O software de contabilidade pode ajudar a reduzir custos?

Entre as razões pelas quais as organizações decidem se devem ou não comprar e implementar software de contabilidade está se o software pode ou não reduzir custos.

Salário da Equipe Financeira

Obviamente, há uma série de fatores em jogo quando se trata de avaliar os custos contábeis de uma empresa, mas o maior e mais óbvio é o salário. As despesas com salários contábeis podem aumentar rapidamente. Aqui está um resumo do salário médio para contadores em vários níveis, de acordo com Salary.com.

Contador Fiscal I: Normalmente responsável por manter e preparar declarações fiscais, Registros de imposto, cronogramas de impostos e relatórios de impostos relacionados. O salário médio é de $ 54, 491.

Contador Fiscal III: O salário médio para este cargo é $ 81, 725 para manter e preparar declarações fiscais, retornos estaduais e federais locais, e análise da regulamentação tributária.

Contador de relatórios financeiros IV: Responsável por preparar e manter as devoluções, além de coletar e analisar mudanças no local, regulamentos estaduais e federais para garantir que os processos de trabalho estejam em conformidade. Os contadores de relatórios financeiros nesta função garantem que todos os relatórios estejam em conformidade com as diretrizes de relatórios da SEC e GAAP. Essa função normalmente requer mais de sete anos de experiência. O salário médio é de $ 97, 355.

Contador de custos III: Responsável por preparar e analisar relatórios de custos e auditorias de custos, um Contador de custos III examina e analisa os registros de custos incomuns e garante que os dados de custos sejam alocados corretamente. Seu salário médio é de $ 82, 479 para uma pessoa com quatro a sete anos de experiência.

Claro, software de contabilidade não elimina totalmente a necessidade de um departamento de contabilidade, mas está provado que oferece os seguintes benefícios:permite que uma empresa evite adicionar pessoal à equipe de finanças, apesar do crescimento de dois dígitos; mudar um funcionário de finanças para uma função de vendas geradora de receita; e reduzir o tempo de fechamento de nove dias para duas horas. Esses são apenas alguns exemplos, mas, dados os salários exigidos hoje pelos principais profissionais de contabilidade listados acima, a automação que o software de contabilidade fornece começa a se pagar muito rapidamente, eliminando a necessidade de cargos existentes na equipe de finanças ou eliminando a necessidade de adicionar mais conforme a empresa cresce. Por exemplo, se o software de contabilidade elimina a necessidade de apenas um Contador Fiscal II, em apenas três anos, uma empresa terá economizado em média $ 245, 715. Isso, por si só, pode contribuir muito para se pagar por si mesmo. Contudo, embora a eliminação de posições financeiras assalariadas seja a mais óbvia e uma das formas mais eficazes de reduzir custos para uma empresa, não é de forma alguma o único.

Identificação de gastos desnecessários

Com a automação liberando o tempo gasto na entrada manual de dados, reconciliar diferentes conjuntos de números em várias planilhas do Excel e outras tarefas tediosas, o departamento financeiro pode dedicar mais tempo à avaliação do desempenho dos negócios. E porque o lado financeiro e o lado comercial normalmente têm mais fé nos números, uma vez que eles são inseridos em um livro-razão central, eles estão mais dispostos a tomar decisões críticas sobre esses dados. Por exemplo, O software de contabilidade pode ajudar a identificar quais funcionários estão produzindo mais valor em relação ao seu salário. Alternativamente, O software de contabilidade pode ajudar a identificar os clientes mais lucrativos e garantir que a empresa não dedique mais tempo e recursos aos clientes menos lucrativos.

Melhor Faturamento

Para muitas empresas pequenas e em crescimento, faturar o cliente pode ser uma proposta cara. O faturamento abrange a manutenção de arquivos mestre de clientes e produtos, geração de dados de faturamento do cliente, transmitir dados de faturamento aos clientes, postar entradas de contas a receber e resolver consultas de faturamento. Uma pesquisa com 896 organizações descobriu que as organizações de pior desempenho gastam em média US $ 9 para faturar um cliente, o melhor desempenho gasta $ 2 por fatura e a mediana é $ 3,94. O software de contabilidade totalmente integrado com outros departamentos pode reduzir esse custo significativamente, pois pode gerar e enviar faturas automaticamente aos clientes e reconhecer pagamentos. O crescimento do negócio normalmente envolve mais faturamento, significando maiores custos para aqueles que ainda estão presos aos processos manuais. Adicionalmente, faturamento e cobrança automatizados com software de contabilidade significam menos erros, que pode melhorar o relacionamento com clientes valiosos.

Maior Visibilidade do Negócio

Com um sistema centralizado de registro com o qual todos na organização podem concordar, a empresa está mais bem posicionada para atingir as metas de margem e melhorar os resultados financeiros.

Menos confiança no Excel

Empresas em estágio inicial que não têm software de contabilidade moderno instalado, normalmente dependem de planilhas do Microsoft Excel para gerenciar as finanças. Embora seja uma ferramenta útil, As planilhas do Excel podem criar custos ocultos que muitas organizações não levam em consideração.

Relatório Manual

Por exemplo, O Excel requer revisão manual e preparação de relatórios. Contador de custos III, com um salário médio de $ 82, 479 como acima que gasta 30 horas por mês em relatórios do Excel pode representar quase US $ 15, 000 por ano em relatórios. Moderno, software de contabilidade baseado em nuvem pode fornecer criação automatizada de relatórios, permitindo que uma empresa reduza seu departamento de contabilidade ou redirecione esses recursos para outro local para um trabalho mais lucrativo. Além disso, o relatório médio vai para oito pessoas diferentes, criando cargas de trabalho adicionais e atrasos de tempo. Os benefícios da automação aumentam rapidamente.

Erros de entrada de dados

Os custos da entrada incorreta de dados em uma planilha do Excel podem levar a milhões de dólares em perdas. Em 2003, A TransAlta custou à empresa US $ 24 milhões quando o gerador de energia comprou muito em contratos de transmissão. O CEO Steve Snyder disse em uma teleconferência que o erro era "literalmente um erro de recortar e colar em uma planilha do Excel que não detectamos quando fizemos nossa classificação final e lances de classificação antes do envio."

Em outros casos, Fanie Mae descobriu um erro de $ 1,1 bilhão no patrimônio líquido devido a um erro de cálculo e a RedEnvelope perdeu um quarto de seu valor depois de reportar um prejuízo no quarto trimestre devido à superestimação das margens com base em um erro na planilha.

Embora os erros de entrada de dados não cheguem a milhões para a maioria das empresas, há evidências de que confiar em planilhas pode custar caro.

Uma solução de software de contabilidade moderna pode se pagar rapidamente reduzindo os custos listados aqui, mas também pode criar confiança nas finanças e afetar o tipo de decisões que também impulsionam o crescimento dos negócios.

A plataforma de ERP em nuvem da NetSuite oferece funcionalidade abrangente em contabilidade, finanças e relatórios para empresas em todos os estágios de crescimento, permitindo-lhes reduzir custos por meio de melhores relatórios, automação de tarefas manuais, reduzindo erros e economizando em custos de pessoal. Os recursos de contabilidade do NetSuite incluem:

• Uma contabilidade geral dinâmica que permite aos clientes adicionar linhas de impacto GL personalizadas às transações.
• Segmentos personalizados para garantir precisão e economizar tempo.
• Contabilidade de vários livros que elimina a replicação de dados e reduz a necessidade de ajustes manuais nos processos contábeis
• Contas a receber para automatizado, operações simplificadas.
• Contas a pagar com processamento de exceção simplificado e automatizado para faturas incompatíveis, melhores controles e processos simplificados.
• Conformidade fiscal global automatizada.
• Gerenciamento de ativos fixos para controlar o ciclo de vida completo de ativos com e sem depreciação.
• Gestão de caixa para fornecer uma visão completa dos fluxos de dinheiro e da posição de caixa de uma empresa.
• Gerenciamento de pagamentos para centralizado, pagamentos simplificados que atendem a todas as preferências do cliente.

Referências:

Crescimento de dois dígitos sem adicionar equipe de finanças
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials/cornerstone-ondemand-software.shtml

Adapte um funcionário a uma função de vendas geradora de receita.
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials.shtml#sw

Custo de faturamento
https://ww2.cfo.com/applications/2018/06/real-cost-of-invoicing-metric/

Desastres do Excel
https://www.cio.com/article/2438188/enterprise-software/eight-of-the-worst-spreadsheet-blunders.html