21 maneiras de automatizar uma pequena empresa em 2020

O sinal mais seguro de uma pequena empresa é a onipresença de "quem usa muitos chapéus". Isso geralmente é verdade quer a empresa seja uma operação de uma pessoa ou tenha uma equipe considerável.

O problema de usar muitos chapéus no trabalho é que nenhuma de suas responsabilidades recebe sua atenção total. Essa situação geralmente tem um de dois resultados:ou você (e seus colegas) trabalham o tempo todo, ou as coisas muitas vezes não funcionam e o trabalho fica eternamente atrasado.

Além disso, sem processos padronizados para as principais tarefas de negócios, alguns detalhes ou etapas podem ser ignorados, esquecido, desnecessariamente repetido ou abandonado antes da conclusão. Os processos de negócios garantem a conformidade nas operações diárias de uma empresa. Uma vez que certos processos são repetitivos e não mudam, eles são os principais candidatos à automação.

Felizmente, ferramentas de automação não são apenas para grandes empresas - elas se tornaram simples e acessíveis, então eles estão dentro dos orçamentos de muitas pequenas empresas. Isso significa que você pode automatizar grande parte do trabalho tedioso e se concentrar em iniciativas estratégicas que farão o negócio crescer. A combinação dos talentos de sua equipe e automação economizará tempo e aumentará o crescimento.

Existem duas categorias de funções de negócios:principal e suporte. As funções essenciais são as atividades que geram receita para o negócio e o principal motivo da existência do negócio. As funções de suporte são atividades secundárias que dão suporte às funções principais.

As empresas podem automatizar várias etapas nas funções principais e de suporte para aumentar a eficiência e reduzir custos. Em última análise, a automação torna a empresa mais competitiva e a prepara para o sucesso.

Tipos de automação que pequenas empresas devem usar

Muitas vezes, as pequenas e médias empresas (SMBs) aproveitam as vantagens do software que automatiza processos e produz insights e relatórios em um painel amigável.

Uma única solução pode automatizar várias tarefas entre departamentos e fazer uma grande diferença. Por exemplo, os principais sistemas de CRM podem automatizar processos relacionados ao marketing, vendas, operações e suporte ao cliente.

Embora existam muitos tipos de automação que as pequenas empresas podem e devem usar, eles normalmente se enquadram em uma das três categorias amplas:marketing, operações e vendas.

Tipos de automação de marketing para pequenas empresas

A automação de marketing já existe há algum tempo e se tornou extremamente popular. Embora você possa não ter enviado muitos emails por meio de uma plataforma de automação de marketing, você provavelmente já recebeu essas mensagens antes. A automação de marketing é uma ferramenta poderosa para pequenas empresas porque coordena mensagens de marketing e as entrega em vários canais em um cronograma definido.

As soluções de automação de marketing estão intimamente ligadas aos sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). A plataforma de automação de marketing extrai dados do CRM, e uma série de soluções populares de CRM também têm recursos de marketing por email que ajudam as empresas a direcionar clientes em potencial ou existentes com ofertas de marketing relevantes.

A automação de marketing pode ajudar em iniciativas como:

1. Gestão de leads: À medida que novos leads chegam, o sistema de automação de marketing pode rastrear esses clientes potenciais à medida que avançam no ciclo de vendas. O sistema colocará leads em várias categorias:leads qualificados de marketing, leads qualificados de vendas, e assim por diante. Ele registrará qualquer comunicação ou desenvolvimento-chave, e alguns sistemas atribuem aos leads uma pontuação com base em seu potencial de se tornarem clientes pagantes.
2. Campanhas de email :O software de automação de marketing pode ajudar a coordenar campanhas de marketing por e-mail e aumentar sua eficácia com métricas de desempenho. Por exemplo, ele pode rastrear a data em que seu cliente comprou uma geladeira e enviar-lhes lembretes de manutenção anualmente ou notificá-los sobre produtos complementares atualmente à venda.
3. Anúncios gráficos: Os clientes em potencial são mais propensos a converter quando veem várias mensagens em canais diferentes, e exibir anúncios em sites ou plataformas de mídia social são outra forma eficaz de atingir seu público. A automação de marketing pode garantir que as pessoas certas vejam esses anúncios. Por exemplo, uma empresa pode ter como alvo alguém que clicou em um e-mail sobre uma nova linha de produtos com um anúncio no Facebook sobre a mesma linha.
4. Postagens nas redes sociais: Um sistema de automação de marketing ajuda as empresas a gerenciar suas postagens em plataformas e agendar postagens futuras. É um lugar centralizado para que todos possam ver a atividade de mídia social da empresa.
5. Campanhas de mala direta: O sistema pode, por exemplo, acionar o envio de um cupom aos clientes que fizerem o download do aplicativo da marca.
6. Bots de bate-papo: Os bots de bate-papo ganharam popularidade rapidamente porque permitem que as empresas conversem com clientes em potencial e clientes sem a ajuda do funcionário. Um bot de bate-papo pode responder a perguntas sobre um produto, ajudar a resolver problemas com um pedido ou até mesmo promover certos bens ou serviços. Muitos provedores de bot de bate-papo se integram às principais plataformas de automação de marketing.

As empresas que adotam a automação de marketing observam um aumento médio de 14,5% na produtividade de vendas e uma redução de 12,2% nas despesas gerais de marketing, de acordo com o Invesp. Oitenta por cento das empresas que adotaram a automação de marketing viram um aumento no número de leads, e 77% experimentaram um aumento nas conversões.

Tipos de automação de operações de pequenas empresas

As pequenas empresas podem automatizar vários processos operacionais para liberar o tempo da equipe, garantir o cumprimento das leis e até mesmo executar tarefas enquanto as pessoas não estão trabalhando.

As áreas nas quais as empresas podem automatizar as operações incluem:

7. Scripts e escalações do call center: O software pode alimentar os dados do cliente e do produto em scripts de call center para que os agentes não precisem procurar as informações para fornecer suporte ao cliente, identificar oportunidades de upsell ou lidar com problemas de garantia. Caso o problema do cliente não possa ser resolvido pelo agente, a automação pode escalar a chamada para um agente de suporte ou gerente mais experiente.
8. Folha de pagamento e planilhas de horas: Os funcionários podem relatar suas atividades e horas online, que alimenta as planilhas de horas e um sistema automatizado de folha de pagamento. Os impostos e benefícios dos funcionários são então calculados e subtraídos de cada contracheque, que é distribuído automaticamente para cada funcionário.
9. Recursos Humanos: A automação de integração e inscrição de benefícios permite que os funcionários forneçam de forma fácil e rápida suas informações pessoais online para calcular as retenções de impostos e benefícios. Com software de gestão de recursos humanos, os funcionários também podem programar seus dias de férias de acordo com as regras do empregador e as necessidades de pessoal por período.
10. Patch de software e segurança: Uma solução de software como serviço (SaaS) automatizará atualizações de software e patches de segurança. Isso garante que suas informações sejam protegidas e você possa aproveitar os recursos mais recentes, trabalho que pode falhar quando a equipe está ocupada em outro lugar.
11. Cadeia de mantimentos: Os pedidos de compra podem ser automatizados com base na necessidade atual da empresa de suprimentos ou estoque. Por exemplo, o sistema pode solicitar automaticamente matérias-primas de fornecedores confiáveis ​​para garantir um fornecimento adequado com base na programação de produção de um fabricante. Ou, imagine um supermercado que pode receber pedidos de reposição automaticamente para corresponder às vendas em tempo real, de forma que as prateleiras não fiquem vazias, mas os depósitos não estejam cheios de produtos de movimento lento.
12. Planejamento / programação de viagens de negócios: O planejamento e a programação automatizados de viagens de negócios permitem que os funcionários programem e planejem despesas com viagens de negócios dentro das regras e orçamentos de despesas definidos pelo empregador. Isso libera os gerentes para se concentrarem em tarefas-chave que exigem sua especialização, em vez dessas atividades de gerenciamento que distraem, mas são necessárias.
13. Gerenciamento de despesas: Os funcionários podem tirar fotos dos recibos de viagens, refeições ou outras despesas e enviá-los por meio de um aplicativo que aciona um fluxo de trabalho para aprovação, reembolso e lançamento nos registros contábeis da empresa.
14. Utilização do funcionário: Os sistemas automatizados podem calcular o número de funcionários necessários para períodos de tempo específicos com base em dados históricos e planos diários. A solução pode mostrar apenas funcionários disponíveis, levando em consideração os tempos de férias, horários de viagens e outras licenças permitidas para que os empregadores possam atribuir os turnos de trabalho de acordo. Avançar, os funcionários podem ser classificados de acordo com seus níveis de produtividade.

Tipos de automação de vendas para pequenas empresas

Embora muitos tendam a pensar em comércio eletrônico quando se trata de automação de vendas, é importante lembrar que alguns aspectos do varejo tradicional também podem ser automatizados. Por exemplo, pense em uma oficina mandando mensagem de texto para um cliente quando o serviço é concluído.

Avançar, as linhas entre as lojas online e físicas continuam a se confundir à medida que mais clientes usam vários canais, às vezes na mesma transação. Por exemplo, eles podem pedir um produto online e depois retirá-lo na calçada ou fazer um pedido online na loja com a ajuda de um associado de um produto que está fora de estoque. Quando a informação flui entre esses canais, deve proporcionar uma experiência perfeita para o cliente, tanto no ponto de compra quanto depois.

As áreas prontas para automação de vendas incluem:

15. Mapeamento de progresso de vendas: As ferramentas de automação podem rastrear e medir o progresso das vendas para que os vendedores possam determinar rapidamente o status de clientes ou clientes em potencial específicos e o desempenho geral das vendas.
16. Comunicação: Uma ferramenta de automação de vendas pode enviar automaticamente e-mails de acompanhamento e lembretes para reuniões futuras depois que um cliente potencial expressa interesse em um produto ou serviço. Se muito tempo se passou desde a última interação entre o representante e o cliente potencial, o sistema pode lembrar o representante de fazer o check-in.
17. Transações: A automação completa os detalhes da transação, desde o pagamento no momento da compra até verificações de crédito automatizadas e faturas enviadas de acordo com os termos de venda.
18. Gestão de contratos: A automação garante a conformidade com as regras de contrato de uma empresa para evitar problemas no caminho. Ele também pode disparar alertas para ajudar a garantir que os termos sejam cumpridos tanto pela empresa quanto pelo cliente.
19. Upsell e lembretes de comércio eletrônico: O sistema pode aumentar as oportunidades de upsell ou cross-sell, listando automaticamente recomendações como "os clientes que compraram também compraram, ”“ Peças adicionais ou ferramentas de montagem necessárias ”ou“ porque você gostou de X, achamos que você vai gostar de Z. ” Os clientes também podem receber lembretes automáticos por e-mail sobre um item que visualizaram ou colocaram no carrinho, mas não compraram.
20. Mensagens e cupons na loja: Uma empresa pode ser capaz de detectar os telefones dos consumidores quando eles entram na loja, acionar cupons ou outros incentivos de vendas entregues diretamente em seus telefones.
21. Desenvolvimento da proposta: A automação pode preencher previamente os campos para personalizar propostas e outros acordos com os clientes, ao mesmo tempo em que cumpre as regras da empresa em relação aos preços, descontos e outras ofertas especiais.

6 benefícios da automação para sua pequena empresa

Existem muitos benefícios na automação de processos de negócios. Muitos desses benefícios se aplicam a empresas de todos os tipos e tamanhos, enquanto alguns são exclusivos de um setor específico. Abaixo estão os cinco maiores benefícios da automação para pequenas empresas.

1. Produtividade: A automação acelera os processos para que o trabalho seja concluído mais rapidamente e evita o trabalho repetitivo, como redigitar dados. Também aumenta drasticamente a produtividade em todas as áreas da sua empresa, incluindo vendas, marketing, folha de pagamento, contabilidade, cadeia de suprimentos e processamento de pagamentos.
2. Visibilidade: Quando a informação está acessível a todos os departamentos porque flui automaticamente entre os sistemas, há maior visibilidade dos processos de negócios. Isso torna mais fácil identificar a origem dos problemas e refinar os processos.
3. Análise de dados aprimorada: A automação também permite que você descubra mais insights e analise mais dados do que você faria se rastreasse manualmente o desempenho de sua empresa. Por exemplo, você pode ver se seus funcionários de manutenção ou instalação estão dentro do cronograma ou atrasados. Você pode saber com antecedência se vai vender um produto antes que uma nova remessa chegue. E, você pode identificar facilmente mudanças que aumentarão seus lucros, seja usando um fornecedor diferente ou aumentando seus preços.
4. Comunicação: A automação pode rastrear as vendas ou o status de um projeto, atualizar a equipe sobre o progresso e enviar lembretes e avisos importantes para funcionários e clientes. Isso aumenta a organização e torna mais fácil administrar e expandir seus negócios. Por exemplo, o software pode gerar marcos e relatórios de progresso automaticamente e compartilhá-los em uma programação regular que a empresa escolher. Os suprimentos podem ser reabastecidos automaticamente, chamadas de vendas programadas automaticamente, fornecedores notificados sobre mudanças na política de compras, e dados de clientes compartilhados entre departamentos.
5. Custos de folha de pagamento reduzidos: A automatização de tarefas libera as agendas dos funcionários, permitindo que as empresas aumentem a produção de trabalho sem expandir a força de trabalho ou ter que pagar horas extras. Por outro lado, as empresas podem cortar custos com a folha de pagamento e manter o mesmo nível de produção e produtividade por meio da automação.
6. Eficiência operacional: A Forrester prevê que a automação pode reduzir os custos operacionais em 90%. Mas além de economizar dinheiro, a automação pode lhe dar tranquilidade em saber que sua empresa está em conformidade com as leis e regulamentos, há muito menos erros e pouco ou nada foi eliminado. Uma vez que a automação permite que os funcionários façam seu trabalho com mais rapidez, eles podem desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.