Adotando os requisitos do GDPR

À medida que a invasão de e-mails de política atualizada de privacidade se instala em nossas caixas de entrada e a maioria de nós deixou a mania de memes do GDPR de 2018 para trás, o GDPR se tornou parte da vida cotidiana.

Apesar disso, muitas organizações ainda estão listando a conformidade com o GDPR como uma das principais preocupações, com dois terços das pequenas empresas na UE ainda não atendendo a todos os requisitos do GDPR. E apesar de muitas grandes empresas terem contratado consultores especializados e oficiais de segurança de dados, muitas delas ainda não estão totalmente em conformidade com o GDPR.

Então, o que está acontecendo?

Parece que muitas organizações negligenciaram a importância do treinamento da equipe ao implementar o GDPR. Garantir que a equipe regular, que lida diariamente com os dados do cliente, receba as ferramentas e orientações adequadas ao processar os dados do cliente é crucial para garantir que sua empresa atenda aos requisitos do GDPR.

O treinamento da equipe minimizará o risco de que os regulamentos do GDPR sejam acidentalmente violados na organização.

Abaixo, listei quatro das maiores mudanças no processamento de dados do cliente impostas pelo GDPR. No entanto, é importante que sua empresa entenda e aplique todos os novos requisitos do GDPR para garantir que você esteja em total conformidade com as leis atuais de proteção de dados.

Os dados do seu cliente precisam ser armazenados com segurança na UE

Os novos requisitos do GDPR estabelecem que todos os dados sobre cidadãos da UE devem ser armazenados com segurança na UE. Antes de sua organização começar a capturar e armazenar quaisquer dados de clientes, é importante certificar-se de que você está ciente de onde os dados estão sendo armazenados e que os dados estão armazenados em um sistema seguro. Isso minimiza o risco de os dados pessoais de um cliente serem perdidos ou roubados.

Anotar informações confidenciais em um pedaço de papel ou armazenar informações localmente em um computador aumenta o risco de os dados serem compartilhados com outras pessoas de fora da organização. Se sua organização estiver fora da UE, os dados em papel ou armazenados localmente não atenderão aos requisitos do GDPR. Usar um sistema de CRM baseado na Europa que criptografa as informações do seu cliente ajudará a manter os dados pessoais do seu cliente protegidos. Se você não usa um CRM atualmente ou seu sistema de CRM não é compatível com GDPR, você pode se inscrever para um CRM de sistemas realmente simples aqui.

Os novos requisitos do GDPR estabelecem que todos os dados sobre cidadãos da UE devem ser armazenados com segurança na UE. Antes de sua organização começar a capturar e armazenar quaisquer dados de clientes, é importante certificar-se de que você está ciente de onde os dados estão sendo armazenados e que os dados estão armazenados em um sistema seguro. Isso minimiza o risco de os dados pessoais de um cliente serem perdidos ou roubados.

Anotar informações confidenciais em um pedaço de papel ou armazenar informações localmente em um computador aumenta o risco de os dados serem compartilhados com outras pessoas de fora da organização. Se sua organização estiver fora da UE, os dados em papel ou armazenados localmente não atenderão aos requisitos do GDPR.

Usar um sistema de CRM baseado na Europa que criptografa as informações do seu cliente ajudará a manter os dados pessoais do seu cliente protegidos. Se você não usa atualmente um CRM, ou seu sistema de CRM não é compatível com GDPR, você pode se inscrever para um CRM de Sistemas Realmente Simples gratuito aqui.

Você deve coletar apenas os dados pessoais necessários

Depois de ter um sistema seguro para armazenar os dados de seus clientes, o próximo passo é decidir quais dados coletar. Os requisitos atuais do GDPR afirmam que as empresas só podem coletar informações necessárias de seus clientes e esse esforço deve ser feito para minimizar a quantidade de dados pessoais processados.

Pode ser difícil saber quais informações são importantes coletar; uma boa ideia é analisar as informações atuais que sua empresa está coletando e revisar para que elas são usadas atualmente. Quaisquer dados de clientes coletados que não estejam sendo usados ​​devem ser removidos do seu sistema. É importante que os membros da equipe sejam informados sobre quais informações precisam coletar e por quê. Isso reduz o risco de “sobrecarga de dados” e ajuda a garantir que o processamento de dados da sua organização atenda aos requisitos do GDPR.

O GDPR também afirma que as organizações só podem usar dados pessoais para os quais a permissão original foi concedida. Por exemplo, se os dados pessoais de um cliente foram coletados ao fazer uma venda, essas informações não poderão ser usadas em uma campanha de marketing, a menos que o cliente tenha dado consentimento explícito para que suas informações sejam usadas para fins de marketing.

Certificar-se de que a equipe entenda a intenção para a qual as informações estão sendo processadas ajudará a garantir que os dados não sejam usados ​​para fins errados. O uso de um sistema como um CRM permite que você configure seus próprios campos de dados no sistema, o que ajuda a garantir que a equipe esteja coletando apenas os dados necessários do cliente. A Really Simple Systems oferece campos personalizáveis ​​para que você possa adaptar o sistema aos requisitos de sua empresa e incluir apenas os dados necessários, bem como a capacidade de capturar e registrar consentimentos.

Forneça acesso apenas à equipe relevante a dados confidenciais do cliente

Se sua empresa armazena informações confidenciais de clientes, também é importante que o acesso a essas informações seja restrito dentro das organizações. Os novos requisitos do GDPR não apenas afirmam que os dados não devem ser compartilhados com terceiros, mas também que apenas funcionários relevantes devem ter acesso a dados mais confidenciais, como dados bancários, registros financeiros ou informações médicas.

O uso de um sistema que permite configurar permissões baseadas em função para diferentes tipos de dados do cliente garante que apenas a equipe com a autoridade certa tenha acesso a informações confidenciais do cliente. Dê uma olhada em nossa seção sobre níveis de permissão do usuário para saber mais sobre como você pode restringir o acesso aos dados da equipe ao usar o Really Simple Systems CRM.

Excluir dados do cliente se eles perguntarem

Uma das mudanças mais radicais no novo regulamento de proteção de dados é o direito ao apagamento dos dados, uma extensão do direito anterior ao esquecimento. Um dos pilares centrais dos novos requisitos do GDPR afirma que os indivíduos têm o direito de solicitar à organização que exclua seus dados a qualquer momento.

O GDPR também afirma que a organização deve garantir que os dados pessoais de um indivíduo sejam excluídos quando os dados não forem mais usados ​​ou necessários para manter. Certificar-se de que os dados do cliente estão sendo armazenados em um sistema centralizado, como o CRM, significa que todos os dados do cliente são armazenados em um só lugar. Isso facilita a localização e a exclusão de dados caso seu cliente solicite a remoção. Ele também permite que sua equipe acompanhe facilmente quais dados são úteis e quais dados estão desatualizados e precisam ser removidos.

O GDPR está em pleno vigor

É importante que sua empresa esteja totalmente informada sobre os requisitos existentes do GDPR. Isso inclui não apenas gerentes e encarregados de proteção de dados, mas também membros da equipe que lidam com o cliente e funcionários que lidam com o processamento de seus dados de cliente. Garantir que os dados sejam armazenados em um sistema seguro e compatível com GDPR é o primeiro passo para garantir que sua empresa atenda aos requisitos necessários do GDPR.

Really Simple Systems CRM é um sistema de CRM seguro que armazena todos os dados na UE. Você pode se inscrever no seu próprio CRM de sistemas Really Simple aqui.