SOP de controle de estoque:otimize operações e reduza perdas

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Estabelecer procedimentos operacionais padrão – ou SOPs – para controle de estoque é essencial se você deseja administrar um negócio lucrativo. A redução de estoque – a quantidade de perda de estoque devido a roubo ou perda – pode atingir você fortemente se você não tomar cuidado. Ao definir procedimentos mais cedo ou mais tarde, você pode garantir que seus funcionários saibam o que fazer em cada etapa do processo de gerenciamento de estoque. Para esse fim, vejamos os vários elos dessa cadeia.

Recebimento de mercadorias e suprimentos

O controle de estoque começa no momento em que o produto chega às suas instalações. Seu departamento de recebimento inicia um registro em papel que permitirá que você rastreie cada item que estiver em sua posse. Para isso, sua equipe de recebimento deve inspecionar visualmente cada item que entra em suas instalações. Os membros da equipe devem rejeitar qualquer item danificado e documentar esses itens para seus registros. Além disso, a remessa deve corresponder exatamente ao seu pedido. Rejeite quaisquer itens inesperados, pois provavelmente você será cobrado se aceitá-los.

Indiscutivelmente, este é o aspecto mais importante do controle de estoque, então você pode querer gastar mais tempo nesta etapa ao elaborar seu procedimento operacional padrão para controle de estoque. Lembre-se de que a documentação é absolutamente essencial aqui. Se você não documentar nenhum item danificado ou faltante, não poderá responsabilizar os fornecedores.

Armazenamento e controle de estoque

Um sistema de armazenamento ineficiente ou deficiente pode levar ao desperdício. Por exemplo, num sistema ineficiente, os itens podem expirar ou ser perdidos. Você deve organizar seu armazenamento de uma maneira lógica que permita que os trabalhadores obtenham os itens o mais rápido possível. Por exemplo, se você possui uma creche, pode organizar seus suprimentos assim:

• Suprimentos. São materiais descartáveis ​​​​usados ​​​​todos os dias, como papel, giz, materiais de arte e instrumentos de escrita.
• Equipamento. São itens reutilizáveis ​​que ajudam professores ou cuidadores a realizar seu trabalho. Isso inclui computadores, tablets, câmeras de vídeo, TVs, gravadores e instrumentos musicais.
• Livros didáticos e outros livros. Esses itens devem ser mantidos em boas condições para que não precisem ser substituídos com frequência. Portanto, faz sentido armazená-los separadamente.
• Software. O uso de software licenciado para educação deve ser inventariado em um livro-razão separado. O livro-razão listaria em qual computador o software é executado, já que alguns fornecedores só permitem a ativação do software em uma máquina.

Lembre-se de que cada item em suas instalações tem seus próprios requisitos de armazenamento. Mesmo itens que não têm uso por as datas podem ter que ser armazenadas de uma maneira específica. Por exemplo, alguns itens podem precisar ser mantidos em uma determinada temperatura ou abaixo dela. Outros itens podem precisar ser rotacionados - conhecidos como FIFO - ou 'primeiro a entrar, primeiro a sair' - para garantir que os itens mais antigos sejam usados ​​primeiro. Finalmente, alguns itens, como certos produtos químicos, não podem ser armazenados com outros itens.

Seu sistema de rastreamento de estoque deve ser capaz de atender a esses requisitos. Como parte do seu POP final para controle de estoque, você pode exigir que a equipe verifique regularmente o sistema de estoque para ter certeza de que está atualizado.

O Armazém e a Segurança

Se você armazena estoque em um depósito, é importante reservar um tempo extra para pensar na segurança. O POP do seu armazém deve especificar procedimentos de armazenamento e procedimentos de segurança. No lado da segurança, você gostaria de especificar protocolos de pessoal de segurança para monitoramento de câmeras de segurança. Você também deve criar um cronograma para manutenção e testes de equipamentos de segurança.

Você também desejará estabelecer um procedimento para transferir itens do depósito para a área de vendas. Assim como o recebimento de estoque, esse processo deve ser documentado para que você tenha sempre um registro de onde cada item está. Tenha em mente que um dos principais motivos para a redução do estoque é o roubo por funcionários.

Envio do produto

Quando um item é vendido, ele passa da área de vendas ou depósito até o consumidor. Naturalmente, você desejará documentar esse processo com seu sistema de controle de estoque. A chave aqui é remover um item vendido do estoque no momento da venda. Se seus procedimentos aqui forem fracos, você poderá ter problemas. Os sistemas modernos de controle de estoque cuidarão disso para você, mas ainda é aconselhável ter um procedimento em vigor que descreva com que frequência a equipe deve auditar o software para garantir que ele esteja funcionando corretamente.

Como você pode ver, o controle de estoque envolve documentação. Ao trabalhar antecipadamente em seus procedimentos operacionais padrão para controle de estoque, você estará no caminho certo para garantir que o estoque se mova suavemente da doca de carga para o armazém e, finalmente, para o consumidor final.