O que o reembolso de milhas cobre?

Os empregadores que pedem aos funcionários que usem seus próprios carros para o trabalho pagam um reembolso de milhas. A razão é simples. Os empregadores podem recrutar e reter melhor funcionários de qualidade, compensando-os pelo custo da direção relacionada ao trabalho. O reembolso de milhas cobre as despesas associadas à operação de veículos motorizados, como carros, vans e SUVs.

Taxas padrão do IRS

Cada ano, o Internal Revenue Service define uma taxa padrão para o uso comercial de veículos. Por exemplo, em 2015, a taxa era de 57,5 ​​centavos por milha. A taxa de reembolso é usada para calcular a baixa de impostos quando as viagens relacionadas ao trabalho não são reembolsadas. A taxa de negócios padrão cobre o custo de operação de um veículo médio, incluindo gasolina, manutenção e reparos, seguro e depreciação.

Baixas de milhas não comerciais

Alguns reembolsos são para direção não comercial, mas ainda assim se qualificar para uma redução de impostos. As viagens por motivos médicos ou de mudança poderiam ser deduzidas ou reembolsadas em 23 centavos por milha a partir de 2015. A taxa para dirigir ao realizar atividades de caridade é definida por lei em 14 centavos por milha.

Quilometragem permitida

HR Hero diz que três critérios devem ser atendidos para que o reembolso de milhas se qualifique como uma despesa de negócios. Primeiro, o reembolso pode ser pago apenas para viagens diretamente relacionadas ao trabalho. O deslocamento entre sua casa e o local de trabalho normal não é uma viagem qualificada. Segundo, os funcionários devem documentar a direção relacionada ao trabalho. Finalmente, um funcionário deve devolver quaisquer valores de reembolso em excesso pagos. Os empregadores não incluem reembolsos de milhas qualificadas como receita, portanto, é totalmente isento de impostos para o funcionário. O empregador pode cancelar o valor como despesa comercial.

Manutenção de registros para reembolso

Os funcionários costumam manter um registro de quilometragem para documentar a direção relacionada ao trabalho. Ele começa no primeiro dia do ano em que o carro é usado para negócios e termina com a leitura do hodômetro do último dia. Cada entrada deve indicar a data, o motivo comercial da quilometragem e para onde você vai. As leituras iniciais e finais do hodômetro devem ser registradas. Os empregadores usam essas informações para calcular os reembolsos de milhas multiplicando as milhas geradas pela taxa padrão do IRS.

Opção de despesas reais

Os empregadores geralmente não usam as despesas reais do veículo por causa dos requisitos de manutenção de registros. Contudo, os funcionários podem usar as despesas reais se elas excederem o valor do reembolso. Para usar os custos reais, um funcionário deve manter um registro de quilometragem e registros de pagamentos de seguro, compras de gasolina, reparos e todas as outras despesas do veículo. Uma vez que o funcionário usa as despesas reais, ele não pode usar a taxa padrão novamente se a depreciação acelerada for reivindicada. Apenas despesas proporcionais ao uso comercial do veículo podem ser reclamadas. Por exemplo, se 25 por cento das milhas dirigidas em um ano são relacionadas ao trabalho, 25 por cento das despesas reais do veículo podem ser amortizadas.