Documentos financeiros:o que manter e o que jogar fora

Com vontade de organizar? Certifique-se de não jogar fora qualquer coisa que você possa precisar.



Se, como muitos de nós, você tem pilhas e arquivos de documentos financeiros armazenados em sua casa, pode estar curioso para saber por quanto tempo deve guardar tudo isso. Aqui está um resumo do que você precisa manter e o que você pode destruir.

Documentos para manter enquanto estiver ativo

Alguns documentos financeiros devem ser mantidos até que sejam cancelados, vendidos, descontados, expirem ou deixem de servir a um propósito. Eles incluem:

• Documentos de seguro
• Contratos 
• Garantias 
• Certificados de ações
• Acordos de aluguel (você pode jogá-los fora depois de se mudar e o proprietário devolver seu depósito de segurança)

Documentos para guardar por 12 meses

Contanto que você não precise de nenhum dos itens a seguir para fins fiscais, eles podem ser triturados e reciclados após um ano:

• Contas de serviços públicos
• Boletos de pagamento
• Cheques cancelados
• Recibos de cartão de crédito
• Extratos bancários e de cartão de crédito mensais 
• Declarações trimestrais de investimento

Documentos a serem mantidos por no mínimo três anos

Geralmente, o prazo de prescrição para o IRS auditar uma declaração é de três anos (embora haja exceções à regra, conforme discutimos com mais detalhes abaixo). Mantenha todos os documentos relacionados ao IRS por pelo menos três anos. Aqui estão alguns dos itens que você pode jogar nesse momento:

• W-2s
• 1099
• Contas médicas 
• Registros de venda de ações
• Declarações anuais de investimento 
• Recibos de contribuições beneficentes
• Comprovante de pagamento de pensão alimentícia
• Declarações de juros hipotecários
• Declarações de contribuição do plano de aposentadoria
• Documentos de suporte usados ​​em sua declaração de imposto, como recibos (incluindo imposto predial), cheques cancelados e declarações de juros

Documentos a serem mantidos por no mínimo seis anos

O IRS pode auditá-lo por até seis anos se você subestimar sua renda em mais de 25%, exagerar sua base (mentir sobre quanto pagou inicialmente por um investimento) ou deixar de relatar renda estrangeira, presentes ou ativos . Observação :Se você apresentar uma declaração fraudulenta, não assinar sua declaração ou simplesmente optar por não fazer a declaração, o IRS não estará sujeito a um estatuto de limitações se puder provar que você tentou cometer fraude.

Estes são os documentos que você usará para calcular os ganhos de capital ao vender uma casa. Guarde-os, caso você seja auditado dentro de seis anos após reivindicar as despesas com seus impostos:

• Documentos relacionados à compra de uma casa e registros de melhorias substanciais feitas, como uma nova adição ou encanamento.
• Registros de despesas incorridas na compra (e posterior venda) de sua casa, como comissões pagas a agentes imobiliários e honorários advocatícios.

Documentos para guardar para sempre

Embora não sejam necessariamente documentos financeiros, você deve reter cartões de seguro social, carteiras de identidade, passaportes, registros de tiro, certidões de nascimento e óbito, licenças de casamento, licenças comerciais e documentos de adoção indefinidamente. Além disso, mantenha estes documentos financeiros:

• Registros de hipotecas e escrituras pagas
• Testes
• Apólices de seguro de vida
• Procurações
• Testes vitais
• Acordos pré e pós-nupciais
• Planos de pensão e aposentadoria

E caso você precise registrar uma reclamação de seguro, mantenha a papelada associada à compra desses itens (ou até que você não os possua mais):

• Jóias
• Computadores (e outros eletrônicos)
• Arte cara

Faça questão de destruir documentos que você não precisa mais para proteger informações valiosas e reduzir o risco de ser vítima de fraude de cartão de crédito. O melhor lugar para armazenar os registros restantes é em algum lugar fora da vista de visitantes casuais, de preferência em uma caixa à prova d'água/à prova de fogo. Antes de armazenar esses registros, verifique e armazene-os online para garantir que você tenha cópias de backup.

A menos que você seja uma pessoa que goste do processo, não há nada de divertido em reunir e organizar papéis importantes. Ainda assim, isso pode economizar tempo e estresse quando você precisar acessá-los. Também pode ajudá-lo a ter uma noção melhor de sua situação financeira, incluindo quanto você tem em sua conta bancária.