Definição de metas de contas a pagar e como a AP Automation pode ajudar

p Definir metas detalhadas e medir regularmente o progresso é a melhor maneira de manter todos os departamentos alinhados com os objetivos de longo prazo da empresa. Para contas a pagar, os objetivos podem variar desde a obtenção de benefícios, como descontos no pagamento antecipado ou preferencial, para cortar custos, eliminando taxas atrasadas e gerenciar o fluxo de caixa, atrasando o pagamento até que uma fatura esteja realmente vencida.

Por que você deve definir metas para contas a pagar?

p Definir metas para a equipe de AP muda o pagamento de contas de uma tarefa de limpeza quase ingrata para uma forma de o departamento entregar uma vantagem comercial estratégica. Isso é bom para o moral dos funcionários e seus resultados financeiros.

p Uma observação importante:os líderes devem ser realistas e definir metas que sejam alcançáveis ​​dentro dos prazos determinados. De outra forma, você está preparando a equipe de finanças para o fracasso. Nosso conselho é manter as condições econômicas atuais em mente e envolver os especialistas internos que trabalham em suas demonstrações de fluxo de caixa e constroem seus modelos financeiros. Eles terão insights sobre quais recursos a AP tem para trabalhar, bem como quais objetivos são alcançáveis ​​e quais são um exagero.

Como definir metas de AP

p Não há nada de errado em encorajar AP a mirar alto. Ao fazer sua lista de metas, lembre-se de que o objetivo final é eliminar desperdícios de dinheiro, como relatórios de despesas errados ou fora da política, ganhe melhores condições ou taxas de juros, capturar benefícios de pagamento antecipado onde fizer sentido financeiro e geralmente melhorar o fluxo de caixa e as classificações de crédito.

p Para determinar objetivos específicos, considere as melhores práticas na redução de custos, táticas de alavancagem de dinheiro e políticas de crédito, bem como os desafios departamentais e as necessidades da empresa em termos de disponibilidade de dinheiro e crédito.

p Aqui estão algumas dicas para ter sucesso na definição de metas.

Revise / audite seu processo de AP existente

p Um fator importante para atingir seus objetivos de AP:melhorar ou substituir processos ineficientes. Isso começa digitalizando seus registros financeiros e minimizando o uso de faturas em papel, cheques e registros de pagamento. Limitando o uso de papel, você reduz custos e erros enquanto aumenta o acesso, melhorando o compartilhamento de dados entre os aplicativos e eliminando o risco de que os registros físicos sejam destruídos em um incêndio ou inundação. Incentive seus fornecedores a enviar faturas eletronicamente.

p Assim que seus dados financeiros forem digitais, a equipe AP pode descobrir que os processos ineficientes usados ​​para embaralhar as faturas em papel, recibos e outros documentos não são apenas desajeitados - eles não funcionam mais. Dica profissional:não simplesmente “eleve e mude” aqueles fluxos de trabalho antigos. Revise-os para identificar quais etapas ou processos precisam ser eliminados, juntou-se ou aprimorou-se para criar um departamento de AP mais moderno e eficiente, e considere investir em software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para converter faturas em papel em arquivos digitais. Isso ajudará muito em um futuro projeto de automação de AP.

p Certifique-se de padronizar seus formatos de dados também. Por exemplo, certifique-se de que campos semelhantes sejam rotulados da mesma forma e que as taxas de câmbio atuais sejam usadas para a conversão de moeda. A padronização torna o compartilhamento ou reutilização de dados mais fácil e preciso.

Defina metas SMART

p Tipicamente, tecnologias inteligentes, muitas vezes incorporando aprendizado de máquina, automação de processos robóticos e IA, são mais comuns no front office do que departamentos como AP. Um exemplo de tecnologia inteligente é o gerenciamento de leads para marketing:à medida que novos leads chegam, o sistema de automação de marketing pode rastrear esses clientes potenciais à medida que eles avançam no ciclo de vendas.

p Como outro exemplo, a automação do processamento de crédito inteligente pode simplificar e acelerar a integração de novos clientes, reunindo dados do relatório de crédito do cliente, encontrar e validar documentos sem que o cliente tenha que carregá-los e tomar decisões sobre se e quanto crédito deve ser concedido, mesmo se um ou dois dos documentos habituais estiverem faltando.

p Existem várias maneiras de a automação ajudar as pequenas e grandes empresas. Para AP especificamente, a automação pode eliminar o mundano, tarefas repetitivas, como processamento e aprovação de faturas de fornecedores. Os pagamentos podem ser programados automaticamente com base nas datas de vencimento, descontos de pagamento antecipado ou outras regras predefinidas. Os pagamentos que ocorrem regularmente a fornecedores estabelecidos também podem ser aprovados automaticamente ou marcados para revisão se os valores estiverem acima de um certo limite. Conclusão:as tecnologias de processamento inteligentes ajudam a integrar informações de vários aplicativos. Os CFOs podem e devem defender a tecnologia para ajudar suas equipes a trabalhar de maneira mais inteligente.

p As equipes também precisam definir metas inteligentes, determinando quais processos devem ser automatizados e conectados para garantir menos erros, mais transparência e maior eficiência.

Categorias de meta:precisão, eficiência, adaptabilidade

p Embora haja muitos objetivos a serem alcançados pela equipe de AP, precisão, eficiência e adaptabilidade são os principais alvos.

p A precisão no AP não se trata apenas de inserir dados corretamente e preencher os comprovantes de pagamento e outros documentos de maneira adequada, embora ambos sejam críticos. Garantir a precisão também envolve precisão e padronização, bem como atualizações frequentes, em reconciliações de contas, cálculos matemáticos, verificações e balanços de supervisão e na construção de trilhas de auditoria para encontrar e corrigir erros facilmente, economizando tempo durante as auditorias anuais e reduzindo as taxas de auditoria.

p Simplesmente, há pouco espaço para erros em qualquer lugar nos processos de AP. Estabeleça metas para melhorar continuamente a precisão e detectar erros mais cedo.

p De forma similar, Como nós discutimos, você não ganhará eficiência se apenas automatizar os processos antiquados existentes. Para tornar o AP mais eficiente, repensar os processos - como você pode fazer o trabalho com o mínimo de esforço, tempo e recursos? Você também precisará ajustar os processos para agilidade, em vez de depender de execuções em lote. Por exemplo, seu antigo processo de AP pode ter consistido no pagamento de faturas nos dias 15 e 30 de cada mês. Com automação, você pode cortar custos agindo mais rapidamente em faturas que oferecem um desconto de pagamento antecipado e melhorar o fluxo de caixa esperando até a data de vencimento para pagar faturas que não oferecem descontos semelhantes.

p Estabeleça metas que levarão o AP ao seu nível de eficiência principal em todos os processos. Interessantemente, uma pesquisa recente da Brainyard descobriu que os líderes financeiros agora estão pressionando para se adaptar a novos desafios, adotando mais tecnologia. Certifique-se de que o AP entre nesse impulso, porque esse é o caminho para uma maior precisão e eficiência.

Gráfico 5:Mudanças generalizadas

p Apresentação:O quanto cada um dos itens a seguir mudou para sua empresa devido à pandemia?

p Em terceiro lugar, a adaptabilidade deve ser a meta principal do AP porque a empresa evoluirá com o tempo junto com as necessidades do cliente e a economia em geral. Processos de AP excessivamente restritivos podem prejudicar a competitividade de uma empresa ou prejudicar sua reputação e capacidade de crédito.

12 exemplos de metas AP

p Embora os objetivos do AP variem de acordo com as necessidades e cultura da empresa, estratégia de negócios abrangente e práticas padrão da indústria, existem alguns objetivos que são comuns a todos.

1. Economizando tempo

p Um grande benefício de adicionar eficiência aos seus processos de AP:Libertar a equipe de gastar tempo em tarefas rotineiras para que possam se concentrar em um trabalho mais estratégico e recompensador.

p Isso pode ser alcançado de várias maneiras, desde a automação de tarefas repetitivas até o uso de tecnologias inteligentes, como automação de processos robóticos (RPA) para coletar dados entre aplicativos de forma mais eficiente, integrações ad hoc e tempos de processamento mais curtos.

2. Treinamento de funcionários AP

p A equipe da AP sabe o que está fazendo quando se trata de tarefas financeiras, mas ainda pode se sentir um pouco perdida quando novas tecnologias são implantadas. Faça do treinamento e dos cursos de atualização de funcionários uma meta contínua. As taxas de adoção de tecnologia aumentarão, e a eficiência da equipe também.

p Se a resistência ao uso de tecnologia persistir, pode ser porque esses funcionários estão preocupados em perder seus empregos para a automação. Combata isso, oferecendo exemplos de novas iniciativas que oferecem mais oportunidades de avanço e desenvolvimento de habilidades. A melhor maneira de colocar sua equipe de AP a bordo e entusiasmada com o aprendizado é fazer com que a equipe de RH execute um exercício de "análise de pessoas", onde o RH analisa os objetivos de negócios para decidir onde treinamento / retreinamento ou novos talentos são necessários.

3. Fornecimento de suporte ao funcionário

p É comum que uma nova tecnologia pareça simples na sessão de treinamento, mas, em uso real, de alguma forma se tornou muito mais complexo. Trabalhe com o fornecedor ou seu parceiro de integração para fornecer, do dia 1, suporte para ajudar as pessoas a superar quaisquer obstáculos e aprender mais recursos à medida que sua familiaridade com o software aumenta.

p Alguns métodos testados e aprovados são nomear um “superusuário” par para cada departamento e / ou fornecer tutoriais em vídeo sob demanda e documentos de perguntas frequentes.

4. Maior precisão

p Para melhores resultados, definir metas de precisão específicas. Os benchmarks podem ser reduções em erros de dados medidos em porcentagens ou ocorrências, ou na padronização de campos ou formulários em e entre processos. Escolha áreas específicas onde deseja aumentar a precisão dos dados, definir cronogramas realistas e, em seguida, usar métricas para medir o progresso.

5. Desempenho

p As metas de desempenho que você provavelmente desejará definir incluem conformidade, reduções de custos, desempenho em relação ao orçamento, e ganharam eficiências. Automatizar todo o processo, em vez de cada parte separadamente, resultará em ganhos maiores em cada uma dessas e outras métricas também.

p As métricas fiscais são algumas das mais fáceis de rastrear e, por razões óbvias, o mais utilizado em finanças. Vejamos alguns deles.

6. Reduções de custos

p Novamente, definir metas específicas e granulares. As fontes de economia podem incluir menos horas da equipe gastas em trabalhos repetitivos, trabalho de baixo nível; colher mais descontos de pagamento antecipado; renegociar prazos e taxas de juros mais favoráveis; ou melhor transparência para correções de curso anteriores.

7. Faturas pagas em dia

p Os dias de pagamento com base em uma política antiquada e muitas vezes arbitrária já se foram. Os departamentos modernos de AP estão visando ganhos mais estratégicos em relação à conveniência do pagador. O pagamento pontual das faturas afeta o fluxo de caixa e a reputação da empresa. É tão importante não pagar uma fatura muito cedo quanto não pagar com atraso. Estabeleça metas de pontualidade para que o dinheiro e os descontos antecipados sejam colhidos, mas as faturas que não oferecem nenhum sejam pagas na data de vencimento. E, preste atenção a esses seis problemas comuns de faturamento que podem atrapalhar o trabalho.

8. Tempo de processamento de AP e backlog

p A automação é o melhor meio de eliminar atrasos de AP e alcançar uma taxa de rotatividade de AP mais alta porque acelera o tempo de processamento. Estabeleça metas específicas que o ajudarão a se tornar tão automatizado quanto sua empresa pode gerenciar, para que os esforços sejam holísticos, em vez de fragmentados.

9. Dias a pagar pendentes

p O DPO é uma proporção reveladora, pois revela quanto tempo leva para uma empresa pagar suas obrigações de dívida. Em outras palavras, é um indicador de quão bem a empresa gerencia a saída de caixa para fornecedores e outros credores.

p Um DPO mais alto pode significar que a empresa tem boa liquidez e retém seu dinheiro por mais tempo pagando as contas posteriormente. Contudo, se o DPO for muito alto, ele sinaliza problemas prováveis ​​no pagamento de contas em tudo. Um DPO baixo indica que uma empresa paga muito rápido, o que pode deixá-lo sem dinheiro em algum momento.

p Defina metas que manterão seu DPO no ponto ideal - nem muito alto nem muito baixo - para o bem da saúde financeira geral de sua empresa.

10. Métricas baseadas em volume (número de faturas processadas)

p Defina metas aqui para determinar se o trabalho está ocorrendo em um ritmo suficiente para concluir as tarefas em mãos e pagar as faturas em dia. Ao rastrear o número de faturas processadas, você terá uma boa avaliação não apenas da quantidade de trabalho que está sendo feito, mas do número de fornecedores que a empresa está usando. Muitos fornecedores podem levar a oportunidades perdidas em descontos por volume e pechinchas. Muito poucos podem deixar sua empresa vulnerável a uma interrupção ou paralisação do fornecedor.

11. Métricas de pagamento (número de pagamentos feitos)

p “Exceções” são discrepâncias, muitas vezes na extremidade do fornecedor, e requerem manuseio em sistemas automatizados. As métricas de pagamento informarão com que frequência as exceções estão ocorrendo e se o problema é do fornecedor ou de seus processos. Como as exceções são caras de lidar, você vai querer saber quais fornecedores estão obstruindo seus sistemas - ou o que em seus processos está criando um gargalo. Esse conhecimento o ajudará a corrigir o problema.

Dicas para gerenciar contas a receber e a pagar

Recebíveis Pagáveis Ofereça um pagamento com desconto em troca de pagamentos mais rápidos Verifique os contratos para ter certeza de que sua empresa não está pagando os fornecedores antecipadamente. Envolva-se com os consumidores para ajudar a evitar atrasos nos pagamentos, disputas ou inadimplências Mapeie seus fornecedores críticos para os negócios para determinar a prioridade de pagamento. Envie em tempo hábil, faturas completas e lembretes proativos Verifique as oportunidades de desconto com os fornecedores Certifique-se de que não haja barreiras ao pagamento, tais como erros de fatura ou cobrança atrasada Comunique-se para entender quais fornecedores podem estar em risco e quais fornecedores podem estender os prazos Priorizar clientes com grandes saldos no processo de cobrança de dinheiro Garanta que os sistemas e processos sejam eficientes para evitar atrasos e erros Certifique-se de que seu sistema de pagamento é funcional e conveniente. Online com várias opções de pagamento funciona melhor Certifique-se de que o pagamento seja realizado através do método de pagamento acordado Definir metas semanais de coleta de dinheiro Quando possível, calcular as condições de pagamento a partir da data de recebimento da fatura em vez da data da fatura p O objetivo deve ser uma redução constante no número de exceções. Você também pode definir um limite para o número de exceções mensais ou trimestrais consideradas aceitáveis ​​por sua empresa para que sua equipe de AP se empenhe.

p Observe também que as exceções podem indicar fraude, um problema significativo com AP. A pesquisa anual da AFP revela aumentos contínuos na prevalência de golpes. Considere um reconhecimento especial para os funcionários da AP que detectarem e denunciarem tentativas de fraude.

12. Métricas financeiras (descontos obtidos, descontos de pagamento antecipado obtidos)

p Rastreamento de descontos, descontos e outras recompensas de pagamento disponíveis o ajudarão a colher mais deles. Nesse caso, as métricas financeiras medem quanto dinheiro foi ganho com essas medidas. Isso significa que não apenas essas oportunidades foram identificadas, eles também foram concluídos com sucesso. Estabeleça metas para garantir que sua equipe AP ganhe dinheiro de forma consistente.

Automação de AP pode ajudar a alcançar seus objetivos de AP

p A maioria das empresas descobre que superam seus processos de AP à medida que alcançam coisas maiores e melhores. Isso é especialmente verdadeiro se seus processos de AP forem baseados em papel. O manuseio de papel vai te atrapalhar, especialmente quando há um volume apreciável e crescente, e é caro, também. Eventualmente, antiquado, os processos de AP baseados em papel se tornarão um obstáculo ao crescimento porque afetam negativamente o seu fluxo de caixa.

p O software de automação de AP permite que sua equipe seja dimensionada para acomodar mudanças e novos crescimentos sem interrupções. Avançar, a automação pode transformar o AP de um simples centro de custo em um diferencial financeiro estratégico. Aproveitando os benefícios recém-descobertos, desde descontos de pagamento antecipado até gerenciamento de termos de contrato, você pode levar sua empresa à frente com mais rapidez.