Processo de cotação para pagamento em dinheiro:o que é,

Benefícios, &Exemplos p O processo de cotação para pagamento em dinheiro abrange tudo o que sua empresa precisa fazer, desde o momento em que um cliente em potencial recebe uma cotação para seu produto ou serviço até que a compra seja feita, o produto ou serviço é entregue e o pagamento é cobrado. Embora a cotação para o pagamento possa parecer diferente entre os setores e tipos de negócios, muitas etapas comuns do processo de cotação para pagamento podem ser aprimoradas ou automatizadas para ajudar as empresas a aumentar a receita e, ao mesmo tempo, cortar custos.

O que significa Quote-to-Cash (QTC ou Q2C)?

p Cotação em dinheiro, às vezes abreviado como QTC ou Q2C, é um termo para uma parte do processo de vendas e pagamento. Outros aspectos do seu negócio que precedem a cotação incluem branding e marketing. Mas o início concreto do processo QTC é normalmente considerado como a preparação de uma cotação. Nesse ponto, você tem um cliente em potencial em seu funil de vendas, e medir o sucesso na conversão de potenciais em clientes e na cobrança de pagamentos é um indicador chave de desempenho (KPI) perspicaz, não apenas de seus processos de vendas, mas também outros aspectos, incluindo atendimento de pedidos, faturamento e contas a receber.

O que é o processo de Quote-to-Cash?

p Quote-to-cash é um processo com várias partes móveis que podem se beneficiar da automação de vendas e pagamento. É comum que pequenas empresas e startups usem soluções de software autônomas para gerenciar diferentes partes de seus negócios no início. Por exemplo, eles podem ter um fornecedor de software de contabilidade, outro para a cadeia de suprimentos e um terceiro para gerenciamento de relacionamento com o cliente. O problema com essa abordagem é que você não consegue ver seus processos de forma holística. O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) integra dados de diferentes áreas em um único, ambiente digital que é especialmente útil para o processo de cotação para pagamento, porque conecta todas as etapas, desde a venda até o atendimento do pedido e o pagamento.

p Dependendo do tamanho da sua empresa, indústria e outros fatores, seu processo de cotação para pagamento pode variar. Aqui estão algumas etapas comuns frequentemente incluídas.

• Configuração de produto ou serviço
• Preços
• Citando
• Gestão de contratos e pedidos
• Faturamento
• Processo de pagamento

Fluxo de trabalho de cotação para pagamento em 8 etapas

1. p Preparando a cotação: Esta é uma forma de apresentar formalmente os preços e detalhes de um produto, trabalho ou pedido. Isso dará ao seu cliente uma ideia clara sobre os preços. É comum que os clientes em potencial solicitem orçamentos de várias empresas e pesem os prós e os contras, junto com os preços antes de tomar uma decisão. Mas uma cotação geralmente significa que eles estão pensando em fazer negócios com você e que seus esforços de marketing foram bem-sucedidos. Isso sempre envolve preços, mas não requer necessariamente configuração. É hora de as vendas assumirem o controle.

2. p Configure, preço, citação (CPQ): CPQ é uma série de etapas que geram propostas de vendas otimizadas para vendas de alto contato (ou produtos que geralmente requerem mais interação com os clientes do que a média). Os vendedores online podem usar o CPQ para criar descontos personalizados, personalizações de produtos ou pacotes de vendas. O CPQ pode ser executado manualmente ou com preços totalmente automatizados, que cria cotações com rapidez e precisão. O conceito de CPQ originou-se na manufatura, especificamente fabricação sob encomenda e engenharia sob encomenda. A menos que você venda um produto complexo com muitas opções diferentes que um cliente pode escolher, você provavelmente não precisa de um configurador.

3. p Proposta: As propostas são documentos detalhados apresentados a clientes em potencial na tentativa de conseguir seus negócios. Este termo é comumente usado para contratos de serviço em que as entregas oferecidas precisam ser explicadas com mais detalhes do que uma simples citação. Freqüentemente, inclui várias cotações que estimam os custos de suprimentos ou mão de obra e também podem incluir informações sobre o cronograma. As propostas podem ser solicitadas por um cliente potencial ou cliente, além de uma cotação, a fim de entender melhor como os custos se somam, e estes são normalmente assinados para indicar um entendimento ou concordância com o documento.

4. p Contratante: Também conhecido como revisão legal, a fase de contratação é o ponto onde você e o cliente negociam os termos da venda, até que um acordo seja alcançado e um contrato seja assinado. Isso pode ser tão simples quanto o cliente aceitar uma cotação, ou tão complicado quanto muita comunicação e negociações para vendas mais complexas.

5. p Cumprimento do pedido: Quando um cliente assina um contrato ou proposta, a próxima etapa é o atendimento do pedido. É importante atender esse pedido com a maior precisão possível e no cronograma acordado para a melhor experiência do cliente. Algumas empresas que fornecem produtos mais complexos, e as empresas de software como serviço (SaaS) podem automatizar totalmente o processamento de pedidos, enquanto outros podem precisar de processos adicionais para enviar pedidos ou criar um produto ou serviço personalizado.

6. p Faturamento: Algumas faturas podem ser totalmente automatizadas e conter instruções de autoatendimento para pagamentos de clientes com software de gerenciamento financeiro. Dependendo de suas necessidades, você pode incluir números de ordem de compra (PO), desagregação de impostos e taxas, e tudo o mais que seu cliente exigir para que o pagamento seja enviado. Independentemente de como eles são enviados, é vital manter registros de pagamento meticulosos para que cada pedido seja pago. Essa também é uma área em que as melhorias de eficiência podem ajudar a impulsionar seu fluxo de caixa. Ao enviar faturas a tempo e tornar o processo de contas a receber o mais simples possível, você pode ajudar a obter dinheiro mais rapidamente e melhorar seu fluxo de caixa. Ferramentas de reconhecimento de receita em software de gestão financeira podem ajudá-lo a garantir o reconhecimento de receita preciso e conciliar diferentes obrigações de desempenho para que você possa gastar menos tempo gerenciando receita, cumprir melhor com as diretrizes da indústria e visualizar facilmente a entrada de receita futura esperada.

7. p Processo de pagamento: É importante tornar o processo de pagamento o mais fácil possível para o cliente, mesmo que isso signifique uma despesa adicional para o vendedor. Dependendo do seu negócio, você deve estar preparado para aceitar pagamentos via cartão de crédito, ACH, transferência bancária ou cheque. Novamente, isso pode ser totalmente automatizado em muitos casos. E quando os clientes não pagam as faturas em dia, você deve ter um processo de cobrança em vigor.

8. p Relatórios e análises: Observando as operações tradicionalmente isoladas (por exemplo, vendas, gerenciamento de pedidos e contas a receber) e ver todo o processo de cotação para pagamento em uma única jornada, você é capaz de entender melhor os processos internos em operações e contabilidade. É também uma maneira de tentar encontrar ineficiências ou áreas de possível melhoria para que você possa converter mais clientes em potencial e acelerar o pagamento para aumentar seu fluxo de caixa. Os painéis exibidos no software ERP podem ajudá-lo a ter uma visão geral dos KPIs e outras métricas para fornecer uma visão dos processos QTC. Você pode ver em elementos visuais simples de entender, como taxa de rotatividade, receita e dias de vendas pendentes. Um dos principais benefícios do software ERP é que os dados de todas essas áreas distintas podem ser agregados em um espaço digital para que você possa monitorar mais facilmente cada etapa do processo de cotação para pagamento.

Benefícios do Quote-to-Cash

p A análise cuidadosa do processo de cotação para pagamento pode levar a vários benefícios, incluindo aumento de receita, fluxo de caixa aprimorado e uma maior eficiência geral.

p Pense em cada etapa que é iniciada depois que uma cotação é fornecida a um cliente. Dos processos de vendas, para o atendimento do pedido, gestão de inventário, cobrança, contas a receber e muito mais. Existem muitas oportunidades para refinar processos e automatizar tarefas repetitivas que podem beneficiar sua empresa, incluindo tudo, desde equipes de vendas mais produtivas até menos erros de cotação e proposta e atendimento e faturamento de pedido mais rápidos. E finalmente, um processo QTC aprimorado ajuda a impulsionar a experiência do cliente, levando a negócios repetidos e mais receita. Melhorar as ineficiências também deve ajudar a diminuir os custos. Gastar tempo em cada estágio do ciclo de vida do cliente pode ajudá-lo a identificar áreas nas quais você pode automatizar melhor para cortar custos e melhorar a experiência do cliente.

Automação de cotação

p À medida que a tecnologia se desenvolve na velocidade da luz, as áreas para possível automação também crescem. Algumas das principais possibilidades de automação incluem tarefas redundantes ou recorrentes que exigem muito esforço manual. Da entrada de dados, para o faturamento, é provável que muitas áreas de funções de negócios dentro do processo QTC possam se beneficiar da automação. Dependendo do tamanho, setor e tipo de negócio, a automação pode parecer muito diferente. Adicionalmente, você precisará da tecnologia e das ferramentas para tornar isso possível. O software ERP é ideal para automatizar processos QTC porque todos os seus dados de negócios são agregados em um ecossistema digital, em vez de viver em silos separados. Aqui estão alguns dos lugares que sua empresa pode considerar automatizar.

p Citar: A coleta de várias informações e dados de planilhas diferentes para compilar cotações é um processo demorado e complicado. O software ERP pode simplificar esse processo para sua equipe de vendas, automatizando cotações e enviando-as aos clientes em potencial que as solicitaram.

p Configure, preço, citação (CPQ): Esse processo é ideal para uma abordagem personalizada das vendas. Personalize descontos e promoções e até produtos com preços precisos e informações de produtos coletadas de dados em seu ERP.

p Contratante: Depois que um pedido é feito ou uma compra feita, O software ERP pode iniciar um processo de pedido automatizado. Isso pode ser integrado ao seu portal de compras online, então, depois que a compra é feita, escolhendo, os processos de embalagem e envio começam automaticamente. Abordagens de inventário pré-configuradas (como último em, primeiro a sair) e integração com empresas de transporte para que as etiquetas de impressão sejam criadas conforme os pedidos precisos são atendidos.

p Faturamento: Enviar faturas precisas prontamente ajuda a encorajar mais pagamentos dentro do prazo. Depois que os pedidos são feitos, As faturas podem ser enviadas ou agendadas automaticamente com software de gerenciamento financeiro. Ele também pode rastrear pagamentos e enviar lembretes de faturas vencidas. E com o pagamento de contas online, você recebe o pagamento com mais rapidez e, ao mesmo tempo, torna-o mais fácil e rápido para os clientes.

p Relatórios perspicazes: Já se foi o tempo em que você precisava enviar uma solicitação ao departamento de TI para coletar dados de todo o negócio e criar relatórios personalizados. Em vez de, Visuais fáceis de entender que fornecem insights sobre os diferentes estágios de seu processo QTC podem estar disponíveis para você por meio de um ERP. Painéis pré-configurados fornecem KPIs para gerenciamento de pedidos, finanças e muito mais, ao mesmo tempo que oferece a opção de personalizar relatórios para atender às necessidades exclusivas de sua empresa.

p Gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): Aprimore as experiências de seus clientes com sistemas automatizados de CRM. Este tipo de software pode ajudá-lo a rastrear todas as comunicações com os clientes, melhorar o atendimento ao cliente, e ajuda na geração de leads em uma ampla gama de setores.

Gerenciar o processo de cotação para pagamento com ERP

p Em vez de operar com vários programas de software diferentes ou usar formulários de envio em papel ou e-mail, O software ERP pode conectar as diferentes áreas envolvidas nos processos QTC. Por aqui, você pode encontrar detalhes do cliente, estatísticas de vendas, detalhes sobre vendas passadas e potenciais e muito mais em painéis que exibem informações instantâneas. Você também pode detalhar as métricas e KPIs para fazer mais investigação dos dados.

p Os benefícios do software ERP são mais do que apenas conectar dados em um ambiente digital. Os módulos de software também podem ajudar com partes individuais dos processos. Por exemplo, depois que um pedido do cliente é recebido, esse histórico de compra e interação é atualizado automaticamente no sistema CRM. Em seguida, ele aciona um processo automatizado de atendimento de pedidos. E você estará bem ciente de seu inventário, graças ao software de gerenciamento de armazém e cadeia de suprimentos. É armazenado de forma eficiente para que a coleta e embalagem sejam rápidas. Próximo, o cliente recebe o pedido e uma fatura é enviada automaticamente. E finalmente, você pode ficar de olho em todo o processo para identificar gargalos ou áreas de possível melhoria para que os clientes tenham interações mais positivas, receba seus pedidos em tempo hábil e sua empresa seja paga rapidamente.

p O processo de cotação para pagamento reúne vendas, gerenciamento e atendimento de pedidos, cobrança, contas a receber e muito mais. Tudo começa quando um passo concreto é dado por um cliente potencial - uma cotação é fornecida. E segue cada etapa do processo à medida que o cliente faz uma compra, pedidos são atendidos, faturas enviadas e contas pagas. E processos QTC verdadeiramente eficientes terminam examinando cada etapa do processo para identificar gargalos para que sua empresa possa converter mais clientes, atender pedidos prontamente e receber o pagamento. O software ERP é um componente-chave da análise de cada etapa do processo QTC. Além de melhorar a eficiência por meio da automação e outras etapas, ele pode produzir relatórios perspicazes sobre o desempenho do processo OTC.

perguntas frequentes

p Qual é o processo de cotação para pagamento?

p O processo de cotação para pagamento é cada etapa da jornada do cliente, desde o momento em que uma cotação ou proposta é entregue até quando uma compra é feita e o pagamento recebido.

p Qual é o processo de cotação para pedido?

p Ele representa os estágios do ciclo de vendas, desde o momento em que uma cotação do cliente é oferecida até que a cotação seja aceita e solicitada. Cotação para pedido é uma parte do processo de cotação para pagamento.

p O que significa CPQ?

p CPQ é um acrônimo para configurar, preço, citar. Ele representa uma fase no processo de cotação para pagamento em que a cotação é customizada e gerada para um cliente.

p Qual é o processo do pedido ao pagamento?

p Order-to-cash é parte do processo de cotação para cash. Isso representa os estágios de vendas desde o momento em que um pedido do cliente é feito até o recebimento e processamento do pagamento.