Contratos de custo acrescido definidos

p Os contratos podem não ser da sua conta, mas seu negócio depende de contratos. Colocar todas as partes na mesma página pode proteger sua empresa e seus resultados financeiros, mas nem todo tipo de contrato é adequado para todos os negócios.

p Um tipo de contrato que está ganhando popularidade - especialmente na construção - é o formato de custo acrescido. Na verdade, hoje, os contratos de custo acrescido são usados ​​em tudo, desde projetos de construção de rodovias até o desenvolvimento de foguetes aeroespaciais. É por isso que eles podem ser adequados para sua empresa, também.

O que é um contrato Cost-Plus?

p Um contrato de custo acrescido é aquele em que o contratante é pago por todas as despesas do projeto, mais uma taxa adicional pelo trabalho. A taxa adicional destina-se a ser o lucro do contratante. Também conhecidos como contratos de reembolso de custos, esses arranjos contrastam com contratos de preço fixo, em que o contratante recebe uma taxa única definida por um projeto, independentemente das despesas totais.

p Os contratos de custo acrescido transferem parte do risco dos contratantes para os clientes, quem pode ter que pagar mais para cobrir despesas maiores.

Custo Plus vs Preço Fixo

p Como o nome implica, um contrato de preço fixo define um custo global para um projeto, independentemente de despesas e materiais aumentarem ou diminuirem. Em um negócio de preço fixo, o contratante deve calcular cuidadosamente quanto cobrar para garantir que um salto nos custos do material não elimine os lucros.

p Os compradores podem preferir um acordo de preço fixo em vez de custo plus, porque o primeiro fornece certeza sobre o que será cobrado por um projeto. Os empreiteiros devem garantir que rastreiam e relacionam cuidadosamente os materiais e despesas gerais.

Principais vantagens

• O custo adicional reduz o risco de um contratante, separando o lucro das despesas diretas e indiretas de um projeto. Mas os clientes não têm certeza sobre a conta final.
• As variações do contrato podem levar em consideração os incentivos para o trabalho concluído antes do prazo ou excedendo as especificações originais, ou estipular aumentos de taxas se os custos do projeto aumentarem.
• Contratos de custo acrescido exigem contabilidade e rastreamento cuidadosos, e os clientes podem insistir em uma cláusula de limite de custo.

Contratos Cost-Plus explicados

p Contratos de custo acrescido, onde um contratado cobra pelas despesas diretas e indiretas de um projeto mais uma taxa adicional, permitir uma flexibilidade considerável e garantir um lucro. Contudo, eles não são cheques em branco. O contratante deve produzir uma estimativa detalhada dos custos esperados antecipadamente, e o comprador deve concordar com um conjunto de aumentos de despesas reconhecidos que podem ser incorridos.

p As flutuações de preço típicas cobertas em tais contratos incluem o custo das commodities, como madeira e cobre, que pode ter picos de demanda. As despesas também podem incluir despesas indiretas, como custos de pesquisa e desenvolvimento necessários para atender às metas contratuais.

p Contudo, estimar erros, erros e custos incorridos devido a negligência não são cobertos na maioria dos contratos de custo acrescido. Em alguns casos, o cliente pode solicitar um limite para o total de despesas exigíveis. Finalmente, quando se espera que um contrato de custo acrescido dure muitos meses ou anos, geralmente prevê pagamentos intermediários para reembolsar as despesas do contratante ao longo do caminho.

O que está incluído em um contrato Cost-Plus?

p Não importa as especificações de um projeto, um contrato de custo acrescido normalmente divide os custos em três categorias.

Custos diretos

p Esses são os custos mais óbvios relacionados ao trabalho específico no contrato. Conhecido como custo dos produtos vendidos (COGS) em outros contextos, exemplos de custos diretos incluem mão de obra para o projeto, matérias-primas necessárias para completar o projeto, equipamento comprado ou alugado para o trabalho e taxas para especialistas externos, como engenheiros ou consultores.

Custos indiretos / despesas gerais

p Também conhecido como custos indiretos, custos indiretos são as inúmeras categorias de despesas associadas à administração de uma empresa. Esses custos incluem despesas administrativas, como locações de escritórios, taxas de seguro, licenciamento, despesas de transporte e utilidades. Uma porcentagem das despesas gerais do contratante é geralmente incluída em um contrato de custo acrescido, com a quantidade dependendo do tamanho e do tempo do projeto.

Lucro

p O valor que sua empresa receberá pela conclusão do projeto. Isso pode ser uma taxa fixa ou variar dependendo dos custos gerais ou incentivos específicos - por exemplo, um bônus por terminar no prazo ou mais cedo.

Variações de contrato de custo acrescido

p Os contratos de custo acrescido vêm em uma variedade de formulações, dependendo do tipo de negócio e dos produtos ou serviços a serem entregues.

p Custo acrescido de taxa fixa (CPFF): Este é o tipo mais básico de contrato de custo acrescido. Nesta versão, o comprador simplesmente paga uma taxa fixa além dos custos reais incorridos para cumprir as obrigações contratuais.

p Taxa de incentivo de custo mais (CPIF): Como o nome implica, esses contratos incluem uma taxa mais alta sempre que o contratante atinge ou supera as metas de desempenho estipuladas no contrato. Essas metas normalmente envolvem datas de conclusão, mas também podem recompensar outros resultados, mais notavelmente economias de custos adicionais.

p Custo mais uma porcentagem do custo (CPPC): Nestes contratos, a taxa do contratante é uma porcentagem dos custos totais incorridos. À medida que os custos aumentam, o mesmo acontece com a taxa do contratante. Embora tal acordo possa proteger o contratante no caso de, dizer, aumento dos custos de trabalho ou pesquisa incorridos para cumprir um prazo, a maioria das grandes empresas e agências governamentais são avessas a esses contratos porque há pouco incentivo para o empreiteiro evitar que os custos aumentem.

p Taxa de premiação de custo acrescido (CPAF): Esses contratos pagam uma taxa adicional com base no desempenho do trabalho. Ao entregar um produto, por exemplo, taxas adicionais podem ser obtidas se o item for mais durável, energeticamente eficiente ou mais rápido do que as especificações originais estabelecidas.

p Taxa de custo mais fixa: Raramente usado, e apenas por empreiteiros que realmente conhecem seus custos e taxas de trabalho, esse tipo de contrato de custo adicional estabelece antecipadamente as taxas de trabalho. Nenhuma das partes obtém muita flexibilidade.

Exemplo de contrato de custo acrescido

p Embora os contratos de custo acrescido sejam usados ​​em indústrias que vão desde a biotecnologia à defesa militar, o negócio da construção oferece os exemplos mais comuns de como esses contratos funcionam.

p Em um caso típico, uma empresa que chamaremos de Apex Construction concorda em construir um complexo de escritórios com um custo estimado de US $ 15 milhões. Como parte do contrato de custo adicional, A Apex concorda que o custo total não ultrapassará US $ 17 milhões.

p Em outras palavras, os custos totais previstos são limitados a US $ 17 milhões para proteger o comprador.

p A Apex Construction também concorda em receber uma taxa de US $ 2,25 milhões, não importa quais sejam os custos finais. A taxa neste exemplo é cerca de 15% do custo do projeto, embora taxas iguais a 20% não sejam incomuns. Este projeto específico custará ao comprador pelo menos US $ 17,25 milhões - o custo total estimado mais a taxa para o contratante. A Apex e o cliente também concordam com uma taxa de incentivo de US $ 1 milhão adicional se a construção for concluída 30 ou mais dias antes e o custo total não exceder US $ 15 milhões.

p Para satisfazer os elementos do contato, O Apex rastreia todos os recursos usados ​​e, em intervalos definidos, entrega recibos e documentação de suas despesas. A Apex deve cumprir metas provisórias que podem ser confirmadas por um cliente ou inspeção de um consultor. Para que a Apex possa continuar a financiar suas operações comerciais durante o período de construção, apresenta contas em momentos combinados, quando 25%, 50% e 75% da construção está concluída. Essas contas de médio prazo incluem não apenas despesas faturáveis, mas também uma porcentagem do lucro esperado.

Quando usar um contrato Cost-Plus

p Os contratos de custo acrescido são particularmente úteis quando não é possível prever as despesas finais de um projeto de longo prazo ou quando não há informações suficientes para criar uma estimativa detalhada das despesas porque os projetos finais não foram concluídos.

p Um contrato de custo acrescido também permite que um comprador inicie rapidamente um projeto sem expor o contratante a riscos excessivos.

5 O que fazer e o que não fazer em contratos de custo acrescido

p Fazer: Compile uma declaração de trabalho muito detalhada para que não haja ambivalência sobre quais despesas estão incluídas.

p Fazer: Certifique-se de discriminar suas despesas gerais de uma forma que faça sentido para o cliente.

p Fazer: Estipule o que acontece se, e em que circunstâncias você ou o cliente podem, rescindir o contrato.

p Não cometa o erro de colocar um preço total firme por escrito, para que um cliente não argumente que o contrato é, na verdade, um montante fixo.

p Não improvise em estimativas. Se você não está familiarizado com um material ou com a taxa de um especialista, faça sua pesquisa antes de indicar um custo projetado.

Prós e contras de um contrato de custo adicional

p O yin-yang dos contratos de custo acrescido é a transparência. O comprador e o vendedor sabem - e concordam com - todos os custos e lucros envolvidos. Isso muda muitos dos riscos inerentes a qualquer negócio e, dependendo das especificações do contrato, pode limitar os benefícios.

p Prós e contras adicionais também espalham riscos e recompensas.

Benefícios de contrato de custo acrescido

p As vantagens dos contratos de custo acrescido incluem:

• Menor risco para os empreiteiros de terem de absorver custos imprevistos devido à inflação de preços.
• Os melhores materiais podem ser usados ​​para atender aos objetivos do projeto.
• Enfatiza a qualidade do trabalho e o cumprimento das metas de desempenho, em vez do corte de custos.
• Tende a equilibrar a responsabilidade de gerenciar os custos igualmente entre o contratante e o comprador.

Desvantagens do contrato de custo acrescido

p Contudo, esses contratos têm contras, Incluindo:

• O custo final do projeto não é fixo.
• Sem monitoramento regular, os custos podem aumentar rapidamente para o comprador.
• Requer gerenciamento e rastreamento mais sofisticados de todos os recursos e despesas relacionados.

Protegendo Seu Negócio

p Os contratos de custo acrescido têm vantagens óbvias para indústrias como construção, onde os custos diretos compreendem uma grande parte da obra, mas onde tais custos estão fora do controle do contratante e podem estar sujeitos a rápidas flutuações na oferta e demanda. Contudo, para garantir que um contrato de custo acrescido realmente proteja seus negócios, os contratantes devem manter registros cuidadosos e ter um bom sistema de contabilidade em vigor. De outra forma, eles podem não conseguir recuperar todas as despesas.

p A manutenção de registros deve ser feita em tempo real para reduzir custos administrativos, permitem o rastreamento constante de custos, minimizar a documentação perdida ou itens esquecidos e controlar o uso de materiais e mercadorias - e ser capaz de entregar em tempo, relatório abrangente ao cliente para cumprimento das obrigações contratuais.

História de Contratos Cost-Plus

p O conceito de um contrato de "custo mais uma quantia fixa" foi publicado pela primeira vez por Frank B. Gilbreth em um artigo de 1907 na Revista Industrial. Gilbreth disse que usou esses contratos em seu negócio de construção. Gilbreth é mais conhecido hoje como um especialista em eficiência e o pai em “Cheaper by the Dozen, ”O romance semi-autobiográfico de 1948, que ele e sua esposa co-autores, que foi transformado em vários filmes.

p Os contratos de custo acrescido passaram a ser mais amplamente utilizados no mercado dos EUA durante a Primeira e a Segunda Guerras Mundiais. Esses acordos foram empregados para incentivar a produção rápida para atender às demandas militares. Contudo, os contratos de custo acrescido também impulsionaram novas empresas de tecnologia, como Hewlett-Packard, que foram capazes de cobrar taxas de pesquisa e desenvolvimento para o Departamento de Defesa e, assim, criar produtos que poderiam não ser viáveis ​​de outra forma.

Tendências em contratos Cost-Plus

p Os contratos de custo acrescido de taxas fixas continuaram a dominar o setor de defesa até o final da década de 1990. No início dos anos 2000, Contudo, os contratos com taxas de atribuição de custo acrescido tornaram-se o instrumento preferido nos contratos de defesa.

p Contratos de custo acrescido como um todo foram usados ​​extensivamente em negócios de pesquisa pesada, seguido por negócios orientados para serviços e, em seguida, orientados para produtos. No início dos anos 2000, Contudo, os contratos cost-plus passaram a ser utilizados por mais empresas na área de serviços. Isso também reflete sua popularidade atual no setor de construção civil.

Gerenciando contratos Cost-Plus com NetSuite

p Para garantir o sucesso de um contrato de custo acrescido, os empreiteiros devem ser capazes de responder por todo o projeto, da iniciação à conclusão, sem incorrer em despesas adicionais. É essencial ser capaz de fazer isso não apenas para o próprio negócio, mas também ser capaz de mostrar e justificar os custos para compradores e clientes.

p Para tornar a tarefa o mais fácil possível, sistemas de gerenciamento financeiro automatizados baseados em nuvem, como o NetSuite, podem rastrear recursos, inventário, faturamento e outras partes de um trabalho sem administração adicional. Automatizar o controle de despesas e a manutenção de registros também ajuda a manter os custos em linha. O acesso da nuvem torna-se importante quando os funcionários precisam atualizar o rastreamento de recursos e a contabilização de despesas do banco da frente de um caminhão, ou um subcontratado precisa relatar a conclusão do trabalho imediatamente de um local de trabalho.

p A plataforma de cobrança unificada de contas a receber (AR) da NetSuite suporta uma variedade de tipos de contratos e modelos de preços, incluindo contratos de custo acrescido.

p Em última análise, contratos de custo acrescido podem funcionar para uma ampla variedade de projetos, particularmente na construção. Em ambientes de negócios incertos, esses contratos podem oferecer não apenas transparência ao comprador, mas também melhores proteções para o contratante. Mas para obter essas proteções, as empresas devem ser diligentes no monitoramento de custos. Implantar as ferramentas certas é a primeira etapa.

Perguntas frequentes sobre contratos de custo extra

P:Como funciona um contrato de custo adicional?

p UMA: Em um contrato de custo acrescido, o comprador e o vendedor concordam com um conjunto de despesas que serão reembolsadas para um projeto, bem como uma taxa - geralmente fixa - além desses custos. A taxa representa o lucro do contratante.

P:Quais são as vantagens de um contrato de custo acrescido?

p UMA: As vantagens oferecidas pelos contratos de custo acrescido incluem proteção contra a inflação de preços para o contratante e a capacidade de cobrir despesas externas imprevistas de consultoria e engenharia. Esses contratos também compartilham a responsabilidade de gerenciamento de custos entre o contratante e o comprador.

P:Qual é a desvantagem de um contrato de custo mais taxa fixa?

p UMA: Uma desvantagem de um contrato de custo acrescido é que o cliente não tem certeza do custo final. Empreiteiros com sistemas para fazer gerenciamento sofisticado e rastreamento de todas as despesas gerais e despesas podem aliviar as preocupações, fornecendo, documentação oportuna.

P:O que é um exemplo de preço de custo acrescido?

p UMA: Como um exemplo, um contrato de custo adicional pode estabelecer que o custo total estimado de um projeto de construção é de $ 10 milhões mais uma taxa fixa de $ 1,5 milhão, cerca de 15% do custo total, como lucro do contratante. Portanto, a despesa total para o comprador seria de aproximadamente $ 11,5 milhões - o custo mais a taxa. Os contratos podem incluir um limite para as despesas totais, como não superior a US $ 12 milhões, e taxas de incentivo para cumprimento das datas de conclusão antecipada.