Combinando negócios e lazer:como deduzir algumas de suas despesas de férias

Agora que a primavera está totalmente aberta, você pode estar planejando férias de verão nos próximos meses. Se você é autônomo ou possui uma pequena empresa, você pode querer combinar suas férias com uma viagem de negócios:há uma chance de que você possa obter alguns benefícios fiscais e reduzir o custo de suas férias ao fazer isso.

Reduza seus custos de férias

O segredo para aproveitar os benefícios fiscais e financeiros das férias de verão é garantir que o objetivo principal de sua viagem esteja relacionado aos negócios. O que isso significa na prática? Você deve viajar para longe de seu local normal de trabalho por mais de um dia de trabalho e agendar pelo menos um compromisso relacionado a negócios antes de sair em viagem.

De acordo com o IRS, você deve estabelecer um “objetivo comercial previamente definido” para que a viagem seja considerada relacionada aos negócios. Se você fizer, quaisquer despesas de viagem “razoáveis ​​e necessárias” relacionadas ao seu negócio serão geralmente dedutíveis de impostos.

Os seguintes tipos de despesas são geralmente considerados pelo IRS como "normais e necessários, ”E assim, dedutível do imposto:

• Passagem aérea, tarifa de trem, milhagem e táxis ou serviços de compartilhamento de carona
• Aluguel de carros ou despesas semelhantes para uso do veículo
• Custos de hospedagem, como quartos de hotel, condomínios ou aluguel do Airbnb
• Refeições e outras despesas com alimentos e bebidas (até 50 por cento)
• Taxas e dicas de manuseio de bagagem
• Lavanderia, despesas de lavagem a seco e higiene pessoal

É importante ter em mente que normalmente você não pode deduzir despesas de refeições ou viagens "extravagantes" com base no local de sua viagem de negócios. Isso não significa que você tenha que optar pelo alojamento mais barato ou comer nos restaurantes menos caros; significa simplesmente que apenas as despesas normais e necessárias ao seu negócio são dedutíveis. Embora um bom filé mignon possa ser incluído na lista de refeições dedutíveis, o IRS pode ter dificuldade em permitir uma dedução por uma garrafa de Lafite-Rothschild Bordeaux (cerca de US $ 6, 000 por garrafa) para acompanhar o seu bife.

Maximize seus benefícios

Um planejamento cuidadoso é essencial para maximizar os benefícios fiscais de combinar uma viagem de negócios com férias. Quando você está planejando sua viagem, é importante saber que os dias de viagem podem ser contados como dias úteis, assim como fins de semana e feriados que ocorrem entre reuniões de negócios e compromissos.

Por exemplo, uma forma de maximizar os benefícios potenciais seria sair de casa em uma quinta-feira para reuniões que estão agendadas para essa sexta-feira e segunda-feira seguinte. Isso permitiria que você abatesse todas as suas despesas de viagem “comuns e necessárias” incorridas de quinta a segunda-feira, enquanto usava o fim de semana para desfrutar de algum tempo de férias.

Neste cenário, se você quiser estender sua viagem para além da reunião de segunda-feira, você não seria capaz de deduzir despesas em nenhum desses dias após a reunião. Contudo, seus custos de transporte (para ir e voltar de seu destino de viagem) ainda seriam dedutíveis.

Restrições aplicadas

Lembre-se de que você só pode deduzir despesas em que incorre pessoalmente, não despesas incorridas por membros de sua família. Por exemplo, enquanto sua família pode estar voando para o mesmo destino, a única passagem aérea que é dedutível do imposto é Sua . Há uma exceção:se você puder dirigir até seu destino, todas as milhas de viagem são dedutíveis, mesmo se seus familiares estiverem viajando no carro com você.

A mesma regra se aplica às refeições - você pode deduzir 50% de sua refeições, mas não refeições consumidas por seus familiares.

É importante observar que essas regras são apenas para viagens dentro dos Estados Unidos. Se você estiver viajando para o exterior, existem regras diferentes para a dedução de despesas - consulte a publicação 463 do IRS para obter mais detalhes.

A documentação é crítica

Finalmente, certifique-se de documentar cuidadosamente todas as despesas de viagem para facilitar a distinção entre suas despesas comerciais e pessoais quando chegar a hora de declarar seus impostos. O IRS não exige recibos de despesas que não sejam de hospedagem inferiores a US $ 75, mas geralmente é uma boa ideia mantê-los de qualquer maneira para tornar sua vida mais fácil quando chegar a hora do imposto.

Nossa opinião

Embora combinar viagens de negócios e férias possa ser uma ótima maneira de economizar nos custos de viagem, os detalhes do que é dedutível de impostos e do que não pode ser complicado, por isso, é melhor falar com um consultor tributário sobre sua situação particular. Esperamos que suas férias de verão sejam ainda mais agradáveis ​​com alguns benefícios fiscais adicionais!

Para saber mais sobre impostos e como eles se encaixam em sua vida (não apenas em termos de férias!), baixe gratuitamente o Guia Fiscal de 2018 da Personal Capital para o planejamento financeiro holístico.