Como seu banco pode ajudá-lo a ficar sem papel?

Os bancos deveriam estar fazendo mais para ajudá-lo a eliminar totalmente o papel? Veja mais fotos bancárias.
Não é exagero dizer que a maioria das pessoas que pagam contas e têm contas bancárias nos Estados Unidos viu pelo menos uma década de inserções em papel e pop-ups online incentivando serviços bancários sem papel e pagamento de contas online. Se o marketing e os gráficos em nossas caixas de correio, caixas de e-mail e nos sites que visitamos fazem um apelo para salvar árvores e tornar-se verde, ou pintam uma imagem de uma vida simplificada sem papel, selos e espera na fila do banco , a maioria de nós teve muitas chances de abandonar a impressão online.

Por que, então, a pressão por bancos sem papel ainda é tão prevalente? Os bancos economizam muito dinheiro quando os clientes optam por parar de receber extratos em papel e outros pedaços de correio pelos correios - segundo algumas estimativas, pode custar pelo menos 75 centavos a mais de US$ 2 por extrato bancário impresso, mas menos de 40% do indivíduos que fazem transações bancárias on-line optam por ir até o fim e obter seus extratos eletronicamente [fonte:Pulliam Weston].

Pessoas em todo o mundo adoram caixas eletrônicos, depósitos diretos e programas de gerenciamento financeiro on-line e baseados em software, mas muitos que ficaram sem papel o fazem com um backup:eles ainda recebem cópias em papel de históricos de transações e extratos mensais. E cerca de 30 a 40 por cento das pessoas com acesso à Internet não usam nenhum banco online [fontes:Pulliam Weston; Reinwald; Todorova]. A mensagem dos bancos está se inclinando demais para a culpa verde, fazendo as pessoas se sentirem mal com seu papel? Ou as pessoas estão se esforçando ao máximo para manter o controle de uma instituição construída no papel e nas pessoas?

Duas coisas são certas quando se trata de não usar papel:os bancos economizam dinheiro e os clientes economizam tempo. É uma parceria em que ambos os lados se beneficiam, mas os bancos parecem obter mais recompensas financeiras. E nem todos os clientes querem largar o papel para o banco virtual. Mesmo que economize tempo e agilize a manutenção de registros, não é algo que você possa colocar em suas mãos e arquivar de maneira tangível. Há até rumores de que as pessoas podem ser cobradas se quiserem continuar bancando com papel, e algumas instituições já forçam a emissão exigindo depósito direto. Em 2011, o governo dos EUA começou a eliminar gradualmente os cheques em papel para pagamentos de bem-estar e previdência social, apenas um passo para cortar US$ 120 milhões em custos [fonte:Hauser].

Então, os bancos deveriam estar fazendo mais para ajudá-lo a ficar sem papel? Você faria a troca se eles fizessem? Em seguida, veremos como os bancos podem ajudá-lo a controlar seu dinheiro sem realmente ter as mãos nele.

Mente sobre papel

Se você tiver algum medo ou reservas sobre serviços bancários on-line, amigos e familiares podem compartilhar experiências positivas e incentivá-lo a fazer a mudança, mas seu banco pode ser o melhor lugar para encontrar garantias sobre a eliminação do papel. As instituições financeiras gastaram muito dinheiro construindo redes e sistemas para lidar com transações de clientes e sabem com que rapidez podem perder suas reputações e clientes se a segurança for violada.

A maioria dos banqueiros está mais do que disposta a conversar com você sobre a tecnologia no back-end - a criptografia e os firewalls que seus clientes merecem. É direito de todo cliente, desde o pequeno titular de uma conta poupança até o CEO corporativo, saber que tipo de cadeado está no cofre. Fazer perguntas específicas sobre como eles protegem seu dinheiro pode ajudar a aliviar muitos medos sobre como – e com que frequência – as pessoas que fazem transações bancárias online perdem dinheiro.

Os bancos podem ajudá-lo explicando a segurança e equipando-o para usar as práticas recomendadas para serviços bancários on-line seguros. Vale a pena sentar com um representante do banco se você precisar de alguma garantia sobre o gerenciamento de dinheiro virtual. A maioria dos especialistas em atendimento ao cliente pode orientá-lo na configuração das melhores senhas, observando sites fraudulentos ou páginas de destino falsas ao acessar informações e selecionando e configurando a segurança doméstica para manter hackers e vírus afastados.

Melhor ainda, os bancos podem ajudá-lo a ficar sem papel, dando-lhe a confiança necessária para aproveitar os serviços bancários on-line sem medo. A maioria das transações financeiras já acontece no mundo virtual ou on-line - e há muito tempo -, mas os clientes têm papel para conectar suas atividades com o que acontece "no banco". Deixar de lado alguns papéis pode melhorar a segurança porque há menos rastros de papel com suas informações pessoais. Suas informações on-line já existem lá como um titular de conta em qualquer instituição informatizada e, na maioria das vezes, são muito mais difíceis de acessar do que os registros em papel.

Uma vez que você tenha a mente sobre o papel, como você pode pensar em arquivamento sem papel? Veremos como uma pasta é apenas uma pasta, seja papel ou não, a seguir.

Ferramentas de arquivamento sem papel

Sem papel não significa sem registro, mas manter arquivos eletrônicos é muito diferente de arquivar papel. Quase todos os registros financeiros visualizados on-line ou em um e-mail podem ser salvos em uma pasta em seu computador. Muitos sites de bancos e investimentos deixam claro com ícones nas páginas que você está visualizando que você pode imprimir o registro ou enviá-lo por e-mail, mas nem sempre fica claro que a opção de impressão não é apenas para papel. Usar a função "salvar como" permite que você escolha o tipo de arquivo ao salvá-lo em seu computador. Salvar como arquivo PDF ou PNG, por exemplo, cria um arquivo visualizável de um registro financeiro, extrato ou transação única.

Os bancos fazem um trabalho louvável ao fornecer instruções para serviços bancários on-line, mas não fornecem muitas informações sobre o que fazer com seus arquivos e registros depois que você os salva no site do banco. O software de gerenciamento financeiro e as ferramentas de orçamento on-line possuem sistemas de arquivos para extrair registros de empresas com as quais você faz negócios e simplificam o armazenamento por mês, tipo de despesa ou orçamento. QuickBooks e Mint.com são dois dos serviços mais conhecidos para ajudá-lo a gerenciar arquivos e finanças. Se você quiser fazer isso sozinho, no entanto, você está realmente sozinho.

Configurar pastas em seu computador por mês, trimestre e ano é uma maneira de começar, mas manter essas pastas atualizadas e completas depende de quão bem você utiliza o que os bancos oferecem. Inscreva-se para receber notificações por e-mail ou defina seu calendário para revisar as transações regularmente, mantendo-se atento às despesas, taxas e quaisquer cobranças adicionais. Preste atenção aos avisos de declaração e repasse as declarações reais que você recebe. Simplesmente mover o arquivo para uma pasta sem revisá-lo é um pouco fácil demais. Serviços bancários e armazenamento online economizam tempo, mas não devem substituir o tempo que você gasta monitorando e conciliando seu orçamento.

Arquivos online devem ser mantidos tanto quanto arquivos em papel, cerca de sete anos parece ser uma recomendação geral, e manter os arquivos não significa mantê-los em um disco rígido. Usar dispositivos de armazenamento portáteis para mover pastas é simples e oferece a oportunidade de fazer backup das informações em um local secundário. Proteger todos os dados com senha e fazer um plano para dar a outras pessoas - familiares, amigos ou conselheiros confiáveis ​​- acesso em caso de emergência também traz tranquilidade. Muitas vezes, os arquivos são pequenos o suficiente para mantê-los no computador, mas lembre-se de fazer backup deles regularmente. Os bancos permitem o acesso desde meses ou até anos, mas ter acesso imediato aos arquivos que você precisa - quando você precisar deles - pode ser mais fácil quando eles estão em seu próprio sistema.

E evite a tentação de imprimir todos esses arquivos. Até mesmo o IRS aceita arquivos eletrônicos, então mantenha o banco sem papel sem papel, mas não se preocupe em ser sem registro. Está tudo lá na impressão, só não no papel.

Sem papel, não sem pessoas

Antigamente, esperava-se que uma pessoa atendesse o telefone em um local de trabalho e o ajudasse com suas dúvidas. Telefones automatizados com prompts começaram a substituir pessoas reais, e os clientes tiveram que se adaptar a essa nova era de atendimento ao cliente. Algumas corporações têm um atendimento ao cliente tão ruim que são conhecidas por serem lugares onde é quase impossível "conseguir uma pessoa ao telefone" para ajudar com um problema. Esta é uma área em que os bancos podem se concentrar para ajudá-lo a ficar sem papel.

Ganhar a reputação de ter pessoas no lugar quando mais importa - por exemplo, quando você simplesmente não consegue localizar um extrato ou recibo e tem um grande déficit em sua conta que não consegue explicar - pode aumentar a satisfação do cliente muito mais as pessoas podem estar dispostas a deixar de lado o papel. Tratar bem os clientes e gerar propaganda boca a boca é uma abordagem muito centrada nas pessoas e pode parecer ir contra a ideia de banco sem papel, mas talvez os bancos possam ajudar mais os clientes por ter pessoas suficientes para suportar a falta de papel . Seja para solucionar problemas técnicos on-line ou tentar obter um registro impresso para fins fiscais, às vezes o banco sozinho não é suficiente.

Fazer contato cara a cara de vez em quando também ajuda. Alguns indivíduos, talvez gerações mais velhas do que as mais jovens, precisam de garantias sobre seu dinheiro e suas posses. Muitos idosos tiveram décadas de contato frequente com caixas. Mesmo quando nada está acontecendo com uma conta, por exemplo, quando um crédito ou pagamento eletrônico de renda fixa é praticamente tudo o que vai para a conta corrente ou para a poupança de uma pessoa, às vezes tocar na base é importante. As contas são importantes para os bancos e deixar que as pessoas saibam que elas também são importantes muitas vezes é uma arte perdida por parte do banco.

Os bancos podem - e realmente devem - contratar e atender clientes sem papel sem se tornarem conhecidos como pessoas sem pessoas ou por se importarem menos com seus funcionários. E uma maneira de permanecerem conectados é fornecer números para ligar e endereços de e-mail para contato em momentos de necessidade. Veremos outras formas de apoio a seguir.

Ferramentas e aplicativos de papel

Ter um aplicativo com tutoriais, ferramentas de gestão financeira e dicas é outra forma de os bancos apoiarem os clientes à medida que abandonam seus arquivos em papel.
Ficar sem papel ainda pode incluir um pouco de papel, ou talvez, algum bom cartão reciclado. No início do artigo, mencionamos sentar com um banqueiro para começar a mudança para o banco online, e pareceria um pouco vazio sair do banco armado com nada além de uma cabeça cheia de números, senhas e um site Morada. Os bancos podem continuar seu impulso de marketing para bancos sem papel, criando algumas ajudas de referência prontas que as pessoas podem ter em suas mãos.

Ter um panfleto com instruções para fazer logon e lembretes sobre senhas - sem as senhas reais impressas em qualquer lugar, é claro - fornece informações suficientes para recorrer se você não puder acessar uma conta ou precisar solucionar problemas no site do banco . Assim como você grava números para ligar para cartões de crédito perdidos ou roubados e mantém arquivos "em caso de emergência" para acesso a documentos ou instruções importantes conforme necessário, ter um plano de backup para falhas eletrônicas também dá tranquilidade. Os bancos podem e devem ajudá-lo a gerenciar e acessar seu dinheiro mesmo quando o sistema estiver inativo ou você simplesmente não conseguir se lembrar de como começar.

Ter um aplicativo ou ficar em contato com tutoriais por e-mail e ferramentas e dicas de gestão financeira, por exemplo, é outra forma de os bancos apoiarem os clientes na hora de liberar seus arquivos em papel. Uma extensão do banco on-line para depósitos de cheques baseados em aplicativos é apenas uma maneira pela qual os bancos estão atendendo às necessidades dos clientes fora do desktop e do laptop.

Obter tudo isso de graça também seria ótimo, e você pode se pesquisar e ver o que os bancos vão lhe oferecer concordando em renunciar aos extratos em papel. Cortar o papel economiza dinheiro para os bancos, mas isso nem sempre chega ao cliente. No mínimo, não deve custar-lhe fazer a mudança do papel para o sem papel. Se beneficia de forma monetária ou de juros dependerá da instituição e das suas necessidades bancárias, entre outros fatores.

Para muitos que fazem a mudança, no entanto, a conveniência e a organização são recompensas suficientes.