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10 dicas financeiras para pequenas empresas para 2020

Duas empresas. Duas equipes de liderança inteligentes, duas equipes motivadas, dois produtos potenciais de grande sucesso. Então, por que um está crescendo e o outro fracassando?

Três palavras:planejamento financeiro inteligente. Quer você seja um empreendedor iniciante ou um empresário que deseja um IPO, você provavelmente sabe que o sucesso é muito mais do que manter os livros em ordem - embora montar uma equipe financeira eficaz seja definitivamente uma jogada inteligente. Para aqueles que procuram ir para o próximo nível, aqui estão 10 maneiras de aperfeiçoar as finanças de sua empresa e adotar seu melhor eu fiscal.

1. Não use papel, ou pelo menos “luz de papel”.

Livrar-se de papel não é apenas verde; isso economiza seu tempo, dinheiro e sofrimento quando chega a hora de pagar impostos ou trabalhar com um auditor. E, com a proliferação de ferramentas de negócios baseadas na nuvem e trabalho remoto, tornou-se mais fácil e importante adotar o acesso móvel e práticas sem papel (ou menos papel).

Claro, falamos sobre o fim do papel há décadas. Mas 2020 pode ser apenas o ano em que finalmente pararemos de vasculhar resmas de papel em busca de faturas, apenas porque não estamos no escritório para acessar esses estoques de celulose. E, estamos observando uma redução drástica no uso de papel-moeda:82% dos entrevistados em uma pesquisa recente da Mastercard disseram que a tecnologia sem contato é uma "maneira mais limpa de pagar" na era do COVID porque oferece checkouts mais rápidos, mais controle sobre a proximidade física e nenhum contato com dispositivos públicos compartilhados. Para varejistas e aqueles que rastreiam as despesas dos funcionários, sem dinheiro também significa uma trilha eletrônica mais completa.

Para resumir os benefícios de um esforço concentrado para reduzir o uso de papel:Melhor acesso aos dados - com documentos eletrônicos, encontrar o que você precisa é uma questão de simples pesquisa. Você pode agilizar os pagamentos e evitar taxas atrasadas caras. Facilita a manutenção de registros, especialmente quando chega a época dos impostos. Dá a você credibilidade ecológica com os funcionários. Você pode se livrar dessa copiadora volumosa. O que há para não gostar?

2. Elabore e gerencie com base em um orçamento.

O ditado, “Se você não planejar, você está planejando falhar ”é especialmente verdadeiro quando se trata de seu orçamento. Para qualquer negócio, um orçamento - fixo se necessário, flexível, se possível - representa o roteiro enquanto você navega pelas decisões de negócios e até mesmo traça rotas de expansão.

No mínimo, um orçamento incluirá o dinheiro que você espera receber e o valor que espera pagar nas despesas. Com essas figuras mapeadas, você pode ramificar em previsões, reveja quaisquer variações entre os valores projetados e reais e faça as alterações de acordo.

Prós e contras do orçamento flexível

Prós Contras
Alocação de recursos menos rígida Demorado, requer mais manutenção e supervisão
Permite que as empresas tratem de condições e circunstâncias imprevistas, como flutuações de mercado e volume de negócios Limita a capacidade de planejar em algumas áreas quando o orçamento está mudando
Melhor permite que as empresas busquem novas oportunidades e mitiguem riscos As previsões têm uma vida útil mais curta - meses em vez de trimestres
Reflete com mais precisão o estado das finanças Menos responsabilidade para cumprir o orçamento original
Contas para despesas inesperadas
Melhores controles de custos

Lembre-se:este documento não é útil apenas para sua equipe. É uma das primeiras coisas que um banqueiro, especialista em avaliação de negócios ou investidor externo solicitará. Com um orçamento bem elaborado em mãos, você poderá fornecer uma visão clara da saúde financeira de sua empresa.

3. Automatize seus pagamentos de contas.

Pagar contas manualmente leva tempo longe de coisas como aquisição de clientes e desenvolvimento de produtos. Também existe o perigo real de perder prazos e incorrer em multas por atraso. Refine seu processo adotando o banco on-line e automatizando esses pagamentos. Você se beneficiará de maior produtividade e penalidades reduzidas.

E, isso oferece uma base sólida para expandir para uma automação completa de contas a pagar à medida que os negócios crescem. A automação do AP oferece melhor precisão com menos tempo de processamento, captura precisa de dados, correspondência e codificação de faturas, aprovações rápidas e menos potencial para fraude.

4. Economize para a aposentadoria.

Embora a maioria dos proprietários de pequenas empresas naturalmente queira investir os lucros de volta na empresa, é essencial reservar pelo menos 15% de sua renda antes dos impostos para a aposentadoria. Para melhores resultados, considere um plano de poupança para aposentadoria com benefícios fiscais, como uma conta simplificada de aposentadoria individual de pensão de funcionários, ou SEP-IRA. Qualquer empregador, incluindo autônomos, pode estabelecer um SEP. Você se beneficiará mesmo se não tiver funcionários, e quando você estiver pronto para contratar, você poderá oferecer a eles esse benefício.

5. Analise o fluxo de caixa.

A falta de dinheiro está entre as principais razões pelas quais as empresas falham. Você precisa estar atento às suas entradas e saídas de caixa. A melhor maneira de fazer isso é criar uma demonstração do fluxo de caixa para analisar sua saúde financeira, e atualize-o pelo menos uma vez por mês.

Embora esta declaração seja mais fácil de criar se você tiver um software de contabilidade, você também pode esboçar um demonstrativo de fluxo de caixa com base nas informações do seu balanço patrimonial e da declaração de renda. Comece criando uma planilha na qual você insere o saldo de caixa total da sua empresa no início do período que você escolher. Este número deve estar em seu balanço. Próximo, adicionar todas as entradas e saídas de caixa que se enquadram em três categorias:atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento. Marque as entradas como positivas e as saídas como negativas. Então, some tudo para chegar a um saldo final.

Se este saldo for maior do que o saldo inicial, você tem fluxo de caixa positivo. Se o saldo final for menor do que o saldo inicial, você tem fluxo de caixa negativo. Se você quiser ver um exemplo, confira nosso exemplo de declaração para instrutores e caminhantes de cães de Wild Bill.

O fluxo de caixa positivo geralmente é um sinal de uma empresa saudável. Contudo, uma empresa pode ter fluxo de caixa negativo se for nova e tiver gasto muito em equipamentos e propriedades, ou está dependendo de um empreendimento ou outro financiamento à medida que cresce. Contudo, se você está enfrentando sistematicamente um fluxo de caixa ruim, talvez você precise fazer alguns ajustes na equipe, estoque ou margens da unidade.

6. Proteja os bens pessoais.

A sua empresa é uma empresa unipessoal? Seus bens pessoais podem estar vulneráveis ​​a processos judiciais. Você pode se proteger apresentando uma declaração como uma empresa S ou criando uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC). Uma sociedade unipessoal ou parceria, bem como um C corp., completar as estruturas de negócios mais comuns para startups. Cada um também tem implicações fiscais específicas.

Quais são os prós e contras fiscais de cada estrutura de negócios?

Estrutura de negócios Profissionais fiscais Contras fiscais
Empresa individual
  • Entidade de passagem
  • Estrutura de negócios fácil / econômica de configurar
  • Requisitos mínimos de relatórios
  • Sem impostos corporativos
  • Responsabilidade pessoal ilimitada
  • É difícil obter financiamento comercial
  • Sem existência perpétua
Parceria
  • Entidade de passagem
  • Sem impostos corporativos
  • Estrutura de negócios fácil / econômica de configurar
  • Responsabilidade pessoal ilimitada (dependendo da classificação da parceria)
  • Sem existência perpétua
  • Deve criar um acordo oficial de parceria
Sociedade de responsabilidade limitada (LLC)
  • Responsabilidade limitada
  • Estrutura de gestão flexível
  • Sem impostos corporativos
  • Flexibilidade para escolher a estrutura tributária
  • Não reconhecido fora dos EUA
  • Sem existência perpétua
  • Não reconhecido em nível federal - ditado por estatuto estadual
Corporação C
  • Responsabilidade limitada
  • Número ilimitado de acionistas
  • Preferido para IPO e investidores externos
  • Existência perpétua
  • Dupla tributação
  • Mais difícil e caro para começar
  • Maior regulamentação e supervisão
Corporação s
  • Responsabilidade limitada
  • Entidade de passagem
  • Existência perpétua
  • Sem impostos corporativos
  • Apenas 100 acionistas são permitidos
  • Padrões de qualificação rígidos
  • Reconhecido apenas dentro dos EUA
  • Não reconhecido por todos os estados

7. Mantenha as finanças pessoais e comerciais separadas.

Como uma regra, finanças pessoais e empresariais não devem se misturar, e por um bom motivo. Para um, manter o controle das despesas comerciais e deduções para fins fiscais é muito mais fácil se você usar uma conta comercial separada. Adicionalmente, mantendo as finanças pessoais e de negócios separadas, junto com o S corp. e estruturas LLC mencionadas acima, protege você da responsabilidade pessoal.

Embora você possa precisar assinar garantias pessoais para arrendamentos, empréstimos e linhas de crédito quando a empresa é jovem e não tem uma classificação de crédito forte, sua meta deve ser transferir essas responsabilidades para o seu negócio o mais rápido possível. De outra forma, você pode ser pessoalmente responsável por qualquer dívida incorrida em caso de inadimplência da empresa.

8. Equilibre trabalho e vida.

Administrar uma empresa pode ser desgastante, especialmente quando você está começando. Há muito trabalho e aparentemente nunca há tempo suficiente para concluí-lo. Muitos empreendedores se excedem, sacrificando suas vidas pessoais pelo negócio.

Isso pode levar ao esgotamento, e pode realmente acabar prejudicando sua empresa.

Se você se vê caminhando nessa direção, é crucial fazer um balanço e redefinir o equilíbrio. Você tem o poder de definir limites. Reserve um tempo para o que é importante para você e siga esse cronograma. Comunique suas necessidades às partes interessadas e defina expectativas realistas. No fim, você se beneficiará de uma melhor saúde pessoal e empresarial.

E, estenda isso aos seus funcionários. Agora temos uma força de trabalho de várias gerações, e os funcionários da Geração Z em particular podem precisar de ajuda para encontrar um equilíbrio entre suas vidas digital e profissional.

9. Redução da dívida.

Embora o empréstimo faça sentido quando o fluxo de caixa é baixo ou uma empresa está em um período de crescimento ou expansão, muitas dívidas podem acabar sendo um fardo pesado. Como o épico falha como WeWork e Wag ilustram, na verdade, existe financiamento demais.

Existem várias maneiras de evitar que uma empresa sucumba à morte por dívidas.

  • Cortar custos . Você tem espaço ou equipamento não utilizado? Considere vendê-lo. A folha de pagamento é a culpada? Reduza ao máximo as horas extras e o excesso de pessoal. Aqui estão mais cinco lugares relativamente indolores para cortar.

  • Motive seus clientes a pagar e gastar mais. Este é um momento nobre para entrar em contato e se conectar com seus clientes. Ofereça descontos se isso significar que eles podem pagar mais rapidamente. Oferecer um incentivo para o pagamento antecipado pode ser uma jogada inteligente.

  • Comunique-se com fornecedores. Peça descontos ou pagamentos diferidos. Muitos trabalharão com você em vez de perder seu negócio.

  • Seja honesto com seus credores. Compartilhe sua situação e veja se eles podem ajudá-lo a reduzir as taxas de juros, aumentar sua linha de crédito ou reestruturar opções de reembolso. Você também pode tentar terceirizar para uma empresa de alívio da dívida que pode negociar em seu nome para liquidar dívidas com taxas mais baixas. Como último recurso, considere invocar o conceito de força maior, especialmente se a pandemia atingiu fortemente sua empresa.

  • Consolidar empréstimos. Ao consolidar seus empréstimos em um pagamento, muitas vezes, você pode reduzir os custos mensais sem impactar negativamente o crédito. Considere um empréstimo empresarial de consolidação de dívidas, que pode ser não garantida ou protegida com ativos comerciais. Este empréstimo permite que você negocie com um único credor em vez de muitos. Também pode resultar em uma taxa de juros mais baixa.

  • Arquivo de falência. Este é o último recurso, pois é um processo caro e complexo que requer um advogado experiente em falências. Contudo, é uma maneira infalível de diminuir o peso da dívida da sua empresa. Se os problemas de dívida da sua empresa forem temporários e a empresa ainda for viável, seu advogado pode aconselhá-lo a entrar com o processo de falência do Capítulo 11 ou Capítulo 13.

10. Investir em tecnologia

Uma razão pela qual o software como serviço (SaaS) cresceu tão rapidamente em popularidade - a Forrester Research estimou US $ 170 bilhões em assinaturas de nuvem em 2020, mesmo antes de COVID aumentar o trabalho de casa - é que o SaaS dá até mesmo às menores empresas acesso a tecnologia avançada em uma base de repartição.

Você pode comprar de tudo, desde e-mail e produtividade até software de comércio eletrônico e marketing, mas uma área de benefício particular para pequenas empresas são os pacotes de contabilidade que fornecem gerenciamento financeiro integrado, planejamento e orçamento. Embora você possa usar uma planilha tradicional para controlar suas finanças, o software de contabilidade é muito mais eficiente e preciso. Você pode controlar mais facilmente as vendas e o estoque, além das receitas e despesas. Melhor de todos, seus registros estão em um só lugar e facilmente pesquisáveis ​​quando chega a hora de impostos ou auditoria.

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