O que é um relatório de despesas? (Por que é importante e modelo grátis)

O que é um relatório de despesas T&E?

Um relatório de despesas com viagens e entretenimento, também conhecido como relatório T&E, detalha as despesas incorridas quando os funcionários viajam a trabalho e as empresas organizam eventos. Os funcionários podem enviar relatórios de T&E para serem reembolsados ​​por itens como refeições de negócios com clientes ou passagens aéreas para participar de uma conferência do setor. A empresa pode usar relatórios de despesas para rastrear quanto está gastando em viagens e entretenimento.

O que é uma despesa?

“Despesa” é um termo amplo que abrange qualquer tipo de custo comercial. Custos de viagem e entretenimento são uma categoria de despesas. Despesas típicas de viagens e entretenimento podem incluir os custos de aulas de educação de negócios, participando de conferências, viajar para se encontrar com clientes ou clientes, e organizar um piquenique da empresa para recompensar os funcionários.

Uma empresa lista todas as suas despesas em sua demonstração de resultados (também conhecida como demonstração de lucros e perdas).

Tipos de relatórios de despesas

Os relatórios de despesas de T&E são apenas um dos muitos tipos de relatórios de despesas. Em geral, todos os relatórios de despesas visam ajudar a empresa a controlar e analisar melhor os gastos. Os relatórios de despesas de T&E podem ajudar a identificar áreas onde as empresas podem estar gastando demais; alguns relatórios também são importantes para fins fiscais.

Para despesas de T&E, os funcionários geralmente enviam relatórios de despesas semanais detalhando despesas correntes para atividades ou compras, como refeições do cliente ou quilometragem incorrida ao dirigir para as instalações do cliente. Com o software de gerenciamento de despesas certo, as empresas podem gerar relatórios que analisam os dados agregados dos relatórios de despesas dos funcionários para rastrear despesas e ajudar a desenvolver uma política corporativa de gestão de viagens.

As empresas usam outros tipos de relatórios de despesas para rastrear diferentes categorias de gastos, incluindo despesas gerais como salários e aluguel.

Relatório de despesas mensais

Os relatórios de despesas mensais ajudam a empresa a rastrear e analisar todas as despesas envolvidas na administração do negócio. Isso ajuda a empresa a monitorar as tendências de despesas, determinar se os gastos atuais correspondem às previsões e encontrar maneiras de reduzir custos.

Relatórios de despesas de longo prazo

Relatórios de despesas de longo prazo geralmente cobrem trimestres ou anos, e são outra forma de avaliar os padrões de gastos de uma empresa. As empresas também podem usar relatórios de despesas anuais para identificar deduções fiscais para uso em declarações fiscais anuais.

Relatórios de despesas recorrentes

Relatórios de despesas recorrentes normalmente analisam despesas regulares fixas, como aluguel, folha de pagamento e serviços públicos, que a empresa deve cobrir todos os meses. Eles podem tornar mais fácil identificar aumentos significativos nesses gastos que poderiam prejudicar discretamente os resultados financeiros.

Qual é a aparência de um relatório de despesas?

Dependendo da empresa, um relatório de despesas pode ser tão simples quanto uma planilha com algumas colunas para informações essenciais ou tão complexo quanto um documento de várias páginas com várias colunas, categorias e códigos para uma ampla variedade de despesas. Muitas pequenas empresas dependem de formulários e planilhas básicas, em vez de software de gerenciamento de despesas. As empresas maiores são mais propensas a usar códigos numéricos de despesas e números de pedido de compra para algumas despesas.

O que está incluído em um relatório de despesas?

Um relatório de despesas normalmente inclui várias colunas:

• A data em que uma despesa foi incorrida.
• Uma descrição da despesa, que geralmente detalha o que foi comprado, ou, no caso de refeições, quem compareceu ao evento.
• A categoria de despesas, como refeições ou transporte.
• O valor da despesa.
• O departamento em que o funcionário trabalha e seu gerente.

Exemplo de relatório de despesas

Aqui está um exemplo de entradas em um relatório de despesas T&E simples.

Encontro Descrição Alojamento Transporte Refeições De outros Quantia 20/10/20 Almoço com J. Smith
do WidgetWare $ 72,50 $ 72,50 Taxa de registro 21/10/20 para
seminário de vendas online $ 275,00 $ 275,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 72,50 $ 275,00 $ 347,50 Total $ 347,50

Categorias de relatório de despesas de T&E

Categorizar as despesas de T&E é importante para rastrear os gastos com mais detalhes e para fins fiscais. As categorias comuns para relatórios de T&E incluem:

• Auto milhagem
• Viagem (passagem aérea, alojamento, táxis / Uber / Lyft)
• Refeições de negócios
• Despesas de escritório (por exemplo, reembolso de serviço de Internet em casa para funcionários remotos)
• Outras despesas (conforme permitido pela política)

As categorias de relatórios de despesas ajudam as empresas a agrupar suas despesas para relatórios fiscais e conformidade. O IRS estabelece quais despesas são dedutíveis do imposto, normalmente despesas que se enquadram nos custos “normais e necessários” de fazer negócios. Devido à Lei de redução de impostos e empregos dos EUA de 2017 (TCJA), a maioria das despesas de entretenimento, como levar um cliente ao teatro, não são dedutíveis nos impostos. Existem algumas exceções, tais como custos incorridos para organizar uma festa de feriado para funcionários ou certas despesas relacionadas ao comparecimento a reuniões de negócios e conferências.

Importância do Relatório de Despesas nos Negócios

Despesas relacionadas ao direcionamento para vários locais de clientes, reembolsar funcionários por despesas de escritório em casa e pagar por conferências podem aumentar rapidamente. O relatório de despesas de T&E permite que as empresas rastreiem para onde vai seu dinheiro e ajuda as empresas a manter essas despesas sob controle.

Como o relatório de despesas de T&E é diferente para pequenas empresas e empresas?

Em pequenas empresas, o processo de relatório de despesas é geralmente direto:um funcionário envia um relatório de despesas T&E para aprovação, e uma vez que o relatório é aprovado, alguém da contabilidade envia um pagamento eletrônico, dá a eles um cheque ou emite um pagamento para uma conta de cartão de crédito corporativa.

Para empresas maiores, o relatório de despesas ajuda a identificar despesas por departamento, localização e outras categorias. Os relatórios de despesas da empresa tendem a ser altamente detalhados. As empresas podem processar centenas ou até milhares de relatórios de funcionários a cada mês, cobrindo tudo, desde os cursos de educação continuada do departamento jurídico até as viagens da equipe de vendas aos locais dos clientes.

Criação de um relatório de despesas T&E sob medida para o seu negócio

Embora os relatórios de despesas de T&E para diferentes organizações tenham muito em comum, cada empresa provavelmente terá alguns requisitos exclusivos. Isso cria a necessidade de relatórios de despesas personalizados adaptados aos requisitos de negócios de uma empresa individual.

Para criar esses relatórios, as empresas podem personalizar um modelo predefinido ou criar um relatório de despesas do zero. Um software de gerenciamento de despesas mais sofisticado permite que as empresas ajustem relatórios às suas necessidades específicas e criem fluxos de trabalho personalizados que irão agilizar o processo de aprovação.

Com que freqüência os relatórios de despesas devem ser arquivados?

Depende. Para relatórios T&E, os funcionários podem preferir enviar relatórios semanais, para que eles possam ser reembolsados ​​rapidamente para despesas diretas. Contudo, isso pode ocupar muito tempo da equipe. Se os funcionários usarem exclusivamente cartões de crédito corporativos para despesas de T&E, enviar relatórios com menos frequência pode reduzir os custos administrativos. Uma prática comum é apresentar o relatório no mesmo período contábil em que as despesas são incorridas.

Como automatizar relatórios de despesas de T&E

Os relatórios de despesas de T&E podem consumir muito tempo e ser um incômodo para os funcionários que preenchem os formulários de despesas e para a equipe de contabilidade. Isso é especialmente verdadeiro à medida que o volume de relatórios aumenta, o que também pode tornar mais difícil relatar gastos por categoria e departamento.

Muitas empresas usam software para automatizar partes do processo de relatório de despesas, tornando mais eficiente o preenchimento, revisar e aprovar relatórios. Um sistema pode reduzir a carga de funcionários individuais, gerentes e a equipe de contabilidade, produzindo automaticamente relatórios detalhados para os líderes da empresa analisarem. O software de relatório de despesas também pode sinalizar itens que podem não estar em conformidade com a política da empresa e enviar a despesa à equipe adequada para revisão.

Software e ferramentas de relatório de despesas T&E

O software pode reduzir o tempo necessário para preparar e processar relatórios de despesas. O software de relatório de despesas também pode gerar automaticamente relatórios mensais ou trimestrais que analisam os gastos, ajudando as empresas a obter informações valiosas sobre os custos incorridos por diferentes departamentos e unidades de negócios.

O software pode facilitar a captura e categorização de despesas, automatizando partes do processo. Por exemplo, ele pode usar o texto de um recibo para preencher automaticamente a categoria de despesas, nome da empresa e valor após um funcionário tirar uma foto dela. Essas soluções também podem melhorar a precisão dos relatórios, permitindo que as empresas criem e usem regras de negócios personalizadas.

As empresas podem personalizar fluxos de trabalho para que os relatórios sejam automaticamente encaminhados aos gerentes corretos para aprovação. O software também pode rastrear relatórios de T&E de funcionários por meio do ciclo de aprovação e reembolso e enviar alertas se um relatório de despesas não for aprovado em um horário específico. Isso garante que os funcionários sejam reembolsados ​​prontamente.

Modelo de relatório de despesas grátis

Para começar, baixe este modelo de relatório de despesas gratuito.

Baixe o modelo