11 principais desafios de gerenciamento de despesas de viagem e como evitá-los

Cheques de reembolso em atraso, baixa visibilidade de quanto os funcionários estão gastando e sistemas de rastreamento baseados em planilhas desajeitados são apenas alguns dos desafios de gerenciamento de despesas de viagens que as organizações enfrentam hoje.

A segunda pode ser a mais dolorosa:as empresas precisam saber para onde está indo seu dinheiro e se os funcionários estão seguindo as regras de gastos. E as pequenas empresas podem sentir a ineficiência de viagens e despesas (T&E) mais agudamente:muitas não possuem sistemas automatizados para processar relatórios de forma rápida e econômica, e suas equipes de finanças muitas vezes estão sobrecarregadas.

A melhor aposta para empresas de todos os tamanhos:Identifique e resolva os desafios de gerenciamento de T&E antes que a ineficiência e os erros aumentem os custos ou encurtem sua pista.

Os 11 principais desafios da gestão de viagens e despesas

Quando os funcionários viajam a negócios, o custo da passagem aérea, alojamento, transporte terrestre e refeições podem aumentar rapidamente. Mesmo aqueles que trabalham em casa ou localmente acumulam despesas, como material de escritório e quilometragem para visitas de clientes.

Essas despesas devem ser processadas, aprovado e reembolsado em tempo hábil e com boa relação custo-benefício. Contudo, 46% por cento das empresas nem mesmo controlam quanto gastam no processamento de relatórios de despesas, de acordo com o Relatório de Tendências de Gestão de Viagens e Despesas de 2019 da Tallie.

Essa falta de visibilidade é apenas um dos desafios de gerenciamento de viagens e despesas (T&E) que as empresas devem estar cientes.

1. Má visibilidade de dados

Gerenciar finanças é impossível quando uma empresa não sabe como seu dinheiro está sendo gasto pelos funcionários em campo. Essa falta de visibilidade também leva as equipes financeiras a não perceberem os erros, relatórios duplicados, faltar recibos, até mesmo uma possível fraude.

Algumas empresas tinham um bom controle sobre os padrões de viagens e podiam realizar “estimativas informadas” sobre os gastos mensais. Mas o COVID-19 sacudiu tudo isso. O Dataconomy relata que a pandemia derrubou os gastos com T&E e subiu nas categorias. Em março de 2020, os hotéis representaram 51% dos gastos. Isso caiu 31% em apenas um mês, a 20%. Enquanto isso, os gastos com serviços empresariais saltaram de 10% para 27%.

É seguro presumir que haverá mais, e duradouro, alterar. Tanto para estimativas.

A resposta é um software de gerenciamento de despesas centralizado que coleta e categoriza todos os recibos e documentos em um banco de dados centralizado que pode ser revisado a qualquer momento. Além de monitorar os gastos dos funcionários, Os sistemas de gerenciamento de T&E determinam como a organização reembolsará os funcionários. E porque reduz a necessidade de entrada manual de dados, este software também ajuda a prevenir erros e acelerar o processo de T&E.

2. Processos ineficientes

Porque envolvem muito papel, e-mail e planilhas, os processos manuais de gerenciamento de despesas são demorados e sujeitos a erros. Eles também introduzem grandes ineficiências e gargalos. Com 43% das empresas ainda usando processos manuais para gerenciar relatórios de despesas, pela pesquisa Tallie, e 46% não rastreando o custo associado a este trabalho, mudar para um sistema automatizado de gerenciamento de despesas beneficiaria uma ampla gama de empresas.

Não é exagero ver como trabalhar em casa pode adicionar ainda mais gargalos a um processo já complicado, especialmente em organizações que requerem autorizações e auditorias de T&E.

Uma dica para startups que estão apenas formulando um processo de gerenciamento de despesas - e que desejam manter alta a satisfação dos funcionários - é se concentrar em uma experiência de usuário agradável e eficiente ao avaliar o software. Procure recursos de pagamento móvel, por exemplo. Mais sobre mobilidade mais tarde.

3. Soluções de alto custo (em tempo e dinheiro)

Ao avaliar a gestão de despesas, não se concentre apenas no custo de software único (para local) ou mensal (para SaaS / nuvem). Sistemas díspares que não "conversam" entre si adicionam mais atrasos e custos ao processo de relatório. E os funcionários que precisam pesquisar online as melhores ofertas de voos e hotéis perdem um tempo valioso.

Para estimar o verdadeiro custo de adicionar software de gerenciamento de despesas, adapte esta planilha:

Cálculo de custos T&E

Processo Manual Atual, Funcionários Tempo médio gasto por relatório de despesas por funcionário Salário médio por hora Número de funcionários gerando T&E Número de relatórios criados mensalmente Com o software T&E instalado, Estimado Tempo médio gasto por relatório de despesas por funcionário Salário médio por hora Número de funcionários gerando T&E Número de relatórios criados mensalmente Processo Manual Atual, Finança Tempo médio gasto por relatório de despesas por funcionário financeiro Salário médio por hora do funcionário financeiro Número de relatórios processados ​​mensalmente Tempo médio gasto tratando de erros em relatórios Com o software T&E instalado, Estimado Tempo médio gasto por relatório de despesas por funcionário financeiro Salário médio por hora do funcionário financeiro Número de relatórios processados ​​mensalmente Tempo médio gasto tratando de erros em relatórios

4. Sistemas / tecnologia desatualizados

Todos concordam que os sistemas manuais são complicados e sujeitos a erros, ainda assim as empresas continuam a remendar planilhas, e-mails, soluções pontuais e recibos de papel na esperança de encerrar com uma abordagem coesa.

Conforme o tempo passa, os sistemas ad-hoc tendem a se tornar um grande fardo tanto para a equipe financeira quanto para os funcionários. Apenas 27% das empresas, por exemplo, têm sistemas que sinalizam automaticamente despesas fora da política, por Tallie. Isso significa que a contabilidade está revisando relatórios manualmente, ou itens não permitidos estão passando despercebidos.

Um ponto positivo para as empresas com tecnologia mais antiga é que elas podem ultrapassar seus pares e tirar proveito de algumas tendências do setor de gerenciamento de despesas, como mobilidade, integração melhorada, e uso expandido de IA, automação e aprendizado de máquina.

5. Aumento de gastos em T + E

As empresas que não estão acompanhando as tendências de gastos em T&E ao longo do tempo estão perdendo oportunidades para tomar melhores decisões sobre as políticas e intervir antecipadamente para resolver atividades fora da política ou potencialmente fraudulentas.

Por exemplo, se um funcionário que normalmente gasta cerca de US $ 500 por mês visitando clientes em seus locais, repentinamente gasta US $ 750 sem aprovação ou explicação prévia, a abordagem de planilha para gerenciamento de T&E não vai pegar isso.

Empresas com software de viagens e despesas que utilizam o aprendizado de máquina que mencionamos, Contudo, pode intervir cedo. Um sistema de ML que foi devidamente ajustado pode sinalizar anomalias, como aquele aumento de gastos de $ 250 por mês, que pode indicar fraude ou erro humano.

As empresas baseadas em serviços que entregam projetos a seus clientes enfrentam ainda mais desafios com uma abordagem manual para o gerenciamento de despesas. Para essas empresas, eles devem reembolsar seus funcionários, mas também repassar as despesas ao cliente e contabilizá-las de maneira organizada a cada mês para equilibrar as contas e entender a lucratividade do projeto.

As empresas maiores que enfrentam custos crescentes também podem considerar uma equipe de gestão de viagens corporativas que irá abordar todas as funções associadas ao suporte de viagens de negócios para funcionários, clientes, fornecedores e parceiros de negócios, incluindo a contenção de custos e aplicação de políticas.

6. Falta de aplicação de políticas

Uma das melhores práticas de gerenciamento de despesas é criar uma política que todos na organização devam seguir. Sua política deve descrever exatamente o que é e o que não é uma despesa aprovável com base nas regulamentações atualizadas do IRS que regem os reembolsos e a cultura da sua empresa e realidade orçamentária.

Uma política formal que descreve claramente o que é e o que não é uma despesa aprovável também ajuda o departamento de contabilidade e / ou aprovadores a decidir de forma rápida e equitativa se uma despesa é permitida ou não. Os funcionários sabem quando podem esperar o reembolso e que recursos eles têm se uma despesa for rejeitada.

Nenhuma política para aplicar? SHRM fornece modelos de política de despesas de viagem, assim como outros grupos da indústria, para que as empresas não precisem começar do zero.

7. Envio de relatório tardio

Quando os relatórios de despesas chegam atrasados, você pode incorrer em taxas sobre cartões corporativos, o que poderia afetar a pontuação de crédito do funcionário em casos de responsabilidade solidária. O atraso também apresenta desafios contábeis à medida que a equipe financeira se esforça para reunir a documentação e aprovar as despesas antes do fechamento mensal ou trimestral.

Para evitar esse problema, sua política de despesas deve incluir prazos firmes, por exemplo, “Enviar todos os relatórios de despesas até o último dia do mês seguinte ao mês em que foram incorridas” - e os gerentes devem ser alertados automaticamente a tempo para encorajar seus funcionários a fazer os relatórios dentro do prazo.

8. Reembolsos de funcionários lentos

Não há nada pior do que tentar obter um relatório, depois, esperar meses após uma despesa para ser reembolsada - principalmente para um funcionário que pagou do próprio bolso por um produto ou serviço caro. Isso pode levar à frustração por parte do trabalhador e até mesmo afetar a produtividade e o moral. Com processos e software de gestão de despesas eficazes, Contudo, as empresas podem automatizar o processo de aprovação e reembolso e garantir que os funcionários sejam reembolsados ​​em tempo hábil.

9. Gestão de recebimento ineficiente

Para que o processo de gestão de T&E corra bem, os funcionários precisam de uma maneira fácil de enviar recibos junto com seus relatórios de despesas. No final da contabilidade, para cumprir as regras de retenção de registros do IRS, as versões digitais ou impressas dos recibos para a maioria das despesas acima de US $ 75 devem ser retidas por pelo menos três anos.

A resposta para a maioria das empresas é garantir que os funcionários possam usar um aplicativo de gerenciamento de recibos para smartphone, de preferência com tecnologia GPS e OCR, para capturar e enviar recibos facilmente para um repositório central. Então, quando é hora de registrar um relatório de despesas, não há necessidade de procurar papel, e as equipes de finanças têm registros pesquisáveis.

10. Falta de integração de sistema

Quando os sistemas de negócios não podem se comunicar diretamente uns com os outros sem intervenção humana, processos como gestão de T&E tornam-se demorados, caro e sujeito a erros. Ao consolidar uma série de atividades, e inserindo automaticamente os dados resultantes no planejamento de recursos empresariais (ERP) de uma empresa, razão geral ou outro sistema de contabilidade, uma solução integrada de gerenciamento de despesas pode melhorar muito processo caro.

E de fato, a melhor integração é outra tendência do setor de gerenciamento de despesas. Ao considerar o software de gerenciamento de T&E, os funcionários apreciarão a capacidade de rastrear seus relatórios desde o arquivamento até o pagamento. A equipe financeira se beneficiará de uma visão consolidada dos dados financeiros.

Procure por integrações integradas compatíveis com seu sistema de contabilidade e a capacidade de relatar detalhadamente os gastos de T&E. Isso é fundamental para os responsáveis ​​pelo planejamento e análise financeira de sua empresa, porque o planejamento financeiro e contábil (FP&A) requer dados, e muito disso. Ainda assim, as equipes de FP&A gastam 75% de seu tempo simplesmente reunindo e processando dados, de acordo com uma pesquisa da Association for Financial Professionals, em parte porque não têm acesso aos sistemas de origem.

11. Falta de relatórios

A análise de negócios percorreu um longo caminho na última década, mas uma empresa que ainda usa planilhas e processos manuais para gerenciar despesas não pode aproveitar esses avanços.

Relacionado à discussão FP&A, as equipes de finanças sem um sistema centralizado do qual possam extrair relatórios acharão impossível entender os gastos de T&E ao longo do tempo. Isso atrapalha tudo, desde projeções financeiras a análises de fluxo de caixa e negociações com fornecedores.

Conclusão dos desafios:os líderes precisam de insights sobre como os departamentos estão alocando seus orçamentos de T&E mensalmente, como estão as tendências de gastos e onde podem ser encontradas economias. As equipes de finanças precisam de automação para reduzir a quantidade de tempo que passam com tarefas tediosas, processos manuais e a capacidade de detectar erros e anomalias. E os funcionários precisam de aplicativos para obter recibos facilmente e uma maneira de rastrear o andamento de seus relatórios.

Esses problemas podem ser resolvidos com uma plataforma de software unificada que não apenas automatiza o processo de gerenciamento de despesas, mas também se integra com outros sistemas financeiros para criar relatórios oportunos.