10 custos iniciais de pequenas empresas

Se você aderir ao clichê do Vale do Silício, despesas iniciais resumem-se a uma equipe de programadores com laptops de jogos, alguma infraestrutura em nuvem, espaço de trabalho em uma incubadora de quadril e um suprimento infinito de Red Bull, todos pagos pelo prêmio em dinheiro do TechCrunch Disrupt.

No mundo real, há um pouco mais do que isso.

Em tempos de economia robusta, muitas vezes, as startups podem obter financiamento de capital de risco suficiente para lançar um negócio com estilo, sem nenhum plano de como se tornarão lucrativas. Esses dias acabaram, por agora de qualquer maneira. A lucratividade é a nova métrica, e como qualquer graduado da escola B sabe, as fortes margens da unidade dependem de manter os custos sob controle desde o início.

Para uma startup, gastar livremente enquanto confia nas vendas para manter seu negócio no azul é uma estratégia arriscada. Você precisa examinar todos os gastos - custos para estabelecer sua empresa, Serviços, inventário, folha de pagamento, equipamento, marketing, Programas, taxas legais, até mesmo se deve contratar um controlador - em seguida, priorizar, documentar e avaliar continuamente.

Quais são os custos de inicialização de pequenas empresas?

Muitos novos negócios, animado com suas grandes ideias, negligencie o planejamento cuidadoso e a contabilidade meticulosa necessários para gerenciar as despesas. Em vez disso, eles dependem de uma inundação esperada de clientes para manter as operações à tona - às vezes com resultados abismais, a julgar pelas estatísticas de sobrevivência de pequenas empresas.

Você precisa de um plano, mas você não precisa começar do zero. A U.S. Small Business Administration fornece modelos personalizados para três categorias de inicialização:empresas físicas, negócios online e provedores de serviços. Também fornecemos um modelo, abaixo.

Você enfrentará diferentes despesas iniciais, dependendo do seu tipo de negócio, embora a maioria das empresas precise de alguns equipamentos e suprimentos, tecnologias de comunicação e colaboração, licenças e autorizações, serviços profissionais, como advogado e guarda-livros ou contador contratado, Publicidade e Marketing, e um site para alcançar clientes.

Principais vantagens

• A estimativa de custos únicos e contínuos garante que sua empresa tenha capital suficiente para se sustentar por um período de tempo sem depender totalmente de vendas.
• Documento, documento, documento:Para obter um empréstimo, você precisará de cópias dos contratos com os principais fornecedores e clientes, uma projeção de receitas e custos esperados e muito mais. Portanto, mantenha registros.
• Despesas típicas de abertura de pequenas empresas incluem pesquisa, taxas de licenciamento, folha de pagamento, seguro e aluguel.

Despesas de abertura de pequenas empresas explicadas

Os custos iniciais são as despesas necessárias para lançar um novo negócio. Algum, como custos para se qualificar para entrar em um tipo de indústria ou negócio, como obter uma licença para praticar a advocacia ou vender imóveis, não são dedutíveis. Mas você posso deduzir $ 5, 000 em custos iniciais e US $ 5, 000 em custos organizacionais no primeiro ano de negócios, desde que seus custos totais sejam de $ 50, 000 ou menos; se você gastar mais, você precisará amortizar esses custos.

Bom para ir:

• Jurídico, corretagem, contabilidade, avaliação e custos semelhantes incorridos para adquirir um ativo de capital
• Pesquisas de clientes e outras despesas de pesquisa de mercado
• Custos de seleção de local ao escolher um local físico
• Taxas de registro de incorporação e parceria
• Salários e salários dos funcionários em treinamento e seus instrutores.

Não tente:

• Juros e impostos dedutíveis, como imóveis
• Se você está estabelecendo uma parceria, custos relacionados, como um corretor, registro e taxas legais e custos de impressão
• Quaisquer custos incorridos depois de você coloca o negócio em funcionamento. Nesse ponto, você precisa mudar de deduções iniciais para pequenas empresas

Como a SBA aponta em seu guia SMB, diferentes empresas terão diferentes tipos de despesas - uma empresa de serviços profissionais pode querer escritórios, enquanto uma loja de comércio eletrônico precisa de espaço de armazenamento.

Contudo, existem alguns tipos de despesas que são comuns à maioria dos tipos de negócios. O que é importante saber é se o IRS considera um custo uma despesa de capital, ou seja, um ativo, como maquinário, móveis de escritório ou veículos da empresa, que é carregado no balanço patrimonial e depreciado ao longo de um determinado período de tempo.

A classificação é importante quando se busca reduzir os impostos comerciais porque as compras de capital são normalmente amortizadas ou depreciadas, o que significa que a despesa é distribuída ao longo de vários anos.

Também é crucial determinar uma data de lançamento para o seu negócio. De lá, descobrir o período de tempo durante o qual você pode deduzir os custos de inicialização. Na maioria dos casos, você pode voltar até um ano a partir da data de início de sua empresa.

Por que calcular os custos de inicialização?

O cálculo dos custos iniciais fornece uma visão geral dos custos para lançar e financiar seu negócio. Quanto você precisa para despesas únicas, como móveis? Isso mostra quanto capital você precisa para que seu negócio abra as portas.

Compreender despesas recorrentes ou contínuas, como folha de pagamento e custo dos produtos vendidos (COGs), ajuda você a analisar suas necessidades de fluxo de caixa, para que você saiba quanta receita de negócios precisa para, pelo menos, atingir o ponto de equilíbrio. Também torna mais fácil reservar dinheiro suficiente - digamos, seis meses de despesas contínuas - para que você não fique muito dependente da receita do negócio imediatamente, ou pelo menos até que você tenha passado dos estágios iniciais.

Importância de definir os custos de inicialização em seu plano de negócios

Embora o capital de risco tenha dominado as manchetes da imprensa de negócios, muito poucas empresas seguem essa rota de financiamento:em 2019, a indústria de VC gastou US $ 136 bilhões para financiar apenas 11, 000 empresas dos EUA. Muitas outras empresas dependem de cartões de crédito, empréstimos e linhas de crédito para financiar seus custos iniciais.

Mas seja qual for a rota que você tomar, você deve saber aproximadamente quanto você precisará antes de buscar financiamento externo. A documentação necessária para a maioria dos empréstimos inclui cópias de acordos com os principais fornecedores e clientes, juntamente com uma projeção detalhada de um ano de receitas e custos esperados, com uma narrativa sobre como você espera que esses números correspondam.

10 despesas comuns de abertura de pequenas empresas

Embora a lista abaixo seja dividida em despesas iniciais únicas e contínuas, você notará que alguns deles se sobrepõem. O importante é ser completo e honesto sobre suas expectativas.

Despesas únicas

1. Despesas de pesquisa: Um plano de negócios fornece uma visão geral e um mapa de seu novo negócio. Isso o forçará a considerar custos e estratégias diferentes para garantir a longevidade do seu negócio. Isso inclui pesquisar cuidadosamente o setor em que você está, seu mercado-alvo e a melhor estrutura tributária para você. Se você está contratando uma empresa de pesquisa de mercado, essa despesa precisa ser incluída em seu plano de negócios.

2. Custos de empréstimos e captação de recursos: O financiamento pode ser na forma de capital (como emissão de ações) ou dívida (como um título). A maioria dos proprietários de pequenas empresas contrai dívidas de bancos ou da Small Business Administration (SBA). Dependendo da instituição financeira, você pode precisar pagar uma taxa inicial, como uma taxa de inscrição ou de originação. Claro, haverá custos contínuos na forma de pagamentos de principal e juros.

3. Taxas de licença e permissão: Dependendo da natureza do seu negócio, você pode precisar obter autorizações e inspeções para obter sua licença comercial ou permissão. Algumas licenças específicas do setor podem custar mais do que outras. Você também precisará levar em consideração o preenchimento de artigos de incorporação ou artigos de organização, dependendo das diretrizes do estado.

4. Equipamentos e suprimentos: Todas as empresas precisam de algum tipo de suprimentos e equipamentos. Esses custos podem ser únicos ou contínuos, dependendo se você faz uma compra definitiva ou decide alugar.

Despesas Contínuas

5. Marketing: Publicidade e promoção não são apenas para os estágios iniciais. Você precisará desenvolver e implementar um plano de marketing que deve ser considerado nos custos contínuos. E, não negligencie uma estratégia de relações públicas, o que pode aumentar a visibilidade da marca e construir a confiança do público.

6. Folha de pagamento e benefícios: O custo dos recursos humanos inclui salários, salários, comissões, bônus, estipêndios e quaisquer benefícios de funcionários que você tenha. O planejamento de uma remuneração justa garante menor rotatividade e atrai talentos para sua organização. Esse custo também pode incluir contratados, se você não estiver contratando funcionários.

7. Seguro: O seguro empresarial pode incluir indenização trabalhista e invalidez de curto prazo. Os especialistas alertam para ter cuidado com gastos excessivos aqui. Considere também o seguro para proteger seus clientes, bem como seus bens pessoais, de quaisquer responsabilidades legais relacionadas aos negócios. O seguro pode ter um custo anual ou mensal.

8. Serviços de utilidade pública: Água, eletricidade, contas de internet e telefone são custos comuns para empresas físicas. Esses custos também podem ser aplicados a espaços de escritórios domésticos, mas você não pode deduzir todos os seus utilitários.

9. Tecnologia: As despesas tecnológicas incluem o custo de um site, sistemas de informação e software empresarial, incluindo software de contabilidade e folha de pagamento. Alguns proprietários de pequenas empresas optam por terceirizar essas funções para provedores de serviços de TI gerenciados ou CFOs virtuais ou contadores para economizar na folha de pagamento e benefícios, enquanto outros optam por adquirir software como serviço (SaaS).

10. Inventário: Negócios como o varejo, os setores de restaurantes e manufatura podem precisar comprar estoque inicial para começar e fazer um orçamento para as operações em andamento. Você deve calcular cuidadosamente para garantir que haja estoque suficiente para operar, mas não tanto a ponto de ficar preso a itens que não são necessários ou que podem estragar. A importância de um bom gerenciamento de estoque é difícil de exagerar.

Como calcular o custo de abrir um negócio

Calcular os custos de abertura de uma pequena empresa pode ajudar a atrair investidores e estimar quando você começará a ter lucro. Abaixo estão as etapas básicas para começar.

1. Crie uma lista de despesas necessárias. Isso inclui custos únicos e contínuos.
2. Custos estimados de pesquisa. Aproxime-se o máximo possível do custo real de cada item de sua lista. Sua pesquisa deve incluir a comparação de fornecedores diferentes para ajudá-lo a minimizar despesas sem sacrificar a qualidade. Dependendo do seu negócio, a pesquisa pode incluir aluguel de equipamentos, renda, material de escritório e salários de empreiteiros.
3. Totalize os valores das despesas. Some suas despesas únicas. Então, veja quanto custarão suas despesas contínuas por um mês e multiplique esse valor por vários meses para calcular o valor inicial total inicial. Quantos são “vários”? Isso depende de quando você realmente espera ver receita ou financiamento adicional.
4. Adicione uma almofada. Uma reserva de seis a 12 meses ajudará você a manter suas operações, uma vez que é difícil prever as vendas com precisão para começar.
5. Calcule o valor final. Adicione o valor do amortecimento às suas estimativas iniciais para chegar ao número final.

Planilha de custos de inicialização grátis

Baixe esta planilha gratuita para ajudá-lo a calcular seus custos iniciais.

Usando o software de gerenciamento de despesas para rastrear despesas iniciais

Calcular despesas de abertura de pequenas empresas será um processo muito mais simplificado quando você usa um software de gerenciamento de despesas. O software também ajuda a automatizar o processo de relatório de despesas, para que você possa ver imediatamente quanto do seu financiamento vai para o pagamento de despesas operacionais reembolsáveis.

Mais, se você trabalha com outras pessoas em uma equipe, Ter uma única fonte de dados que sincroniza em tempo real torna a colaboração mais fácil. Também o ajuda a documentar facilmente suas despesas para relatórios fiscais e auditoria.

Perguntas frequentes sobre despesas de inicialização de pequenas empresas

Quais são os exemplos de custos iniciais?

Exemplos de custos iniciais incluem licenciamento e autorizações, seguro, material de escritório, folha de pagamento, custos de marketing, despesas de pesquisa, e utilitários.

Qual é o custo inicial médio de uma pequena empresa?

Uma vez que empresas e setores têm requisitos diferentes, custos dependem de variáveis, como se você precisa de espaço de escritório ou armazém, inventário físico e licenciamento. É por isso que é crucial estimar os custos, como despesas em que você incorrerá antes que sua empresa abra oficialmente, ativos além de caixa e um colchão no caso de déficits operacionais nas fases iniciais.