Como hospedar um retiro virtual

Você quer planejar um retiro virtual para sua empresa, mas não sabe por onde começar? Compartilharemos nossas próprias dicas e truques para que seu retiro virtual também seja um sucesso.

Foi um dia triste quando decidimos cancelar nosso amado retiro da equipe YNAB em 2020. (COVID!). Nossa empresa tem sido totalmente remota desde o início, e esses retiros presenciais uma vez por ano são lendários, afinal! Mas com um planejamento intencional, realizamos um retiro virtual que ainda capturou a magia.

Nosso retiro aconteceu em dois dias da semana, seis horas por dia, incluindo intervalos. Aqui estão algumas atividades que incluímos, juntamente com dicas e lições aprendidas para inspirar as suas!

Como realizamos um retiro virtual bem-sucedido

Crie o entusiasmo

Cerca de um mês antes do retiro, criamos um canal designado para o retiro no Slack para gerar entusiasmo e manter boas conversas. Antecipação é fundamental! Lançamos teasers sobre brindes, jogos de tabuleiro e outras coisas que nossa equipe fica animada.

Traga a magia com lanches

Os lanches são uma parte inegociável dos nossos retiros presenciais! Então, para ainda incluí-los, usamos o SnackMagic, uma plataforma de brindes. Cerca de uma semana antes do retiro, todos receberam um e-mail do SnackMagic oferecendo uma caixa cheia de lanches que eles poderiam escolher. As caixas chegaram pouco antes do retiro, e uau, você teria pensado que surpreendemos a equipe com uma viagem a Maui! ! (Nota do editor:isso não é exagero. Eles foram incríveis.)

Você não pode errar com cartões-presente de entrega de refeições

Fazer refeições juntos também é uma parte muito apreciada dos retiros presenciais na YNAB. Enviamos a cada membro da equipe um cartão-presente eletrônico para um serviço de entrega de comida (o que quer que eles tivessem localmente) para que as pessoas ainda pudessem comer “juntos” se quisessem.

Jogue jogos online (e teste-os primeiro)

Os jogos de tabuleiro são uma necessidade absoluta nos retiros YNAB! (Talvez o item obrigatório nº 1.) Nossa equipe de operações experimentou alguns jogos online com antecedência (hey, alguém tinha que fazer isso!), então pedimos à equipe para se inscrever no(s) jogo(s) que eles queriam jogar todos os dias. Antes e durante o retiro, garantimos que todos soubessem onde estar para cada jogo, quem era o líder do grupo e até enviamos convites de calendário que incluíam as informações do grupo e os links do jogo. Codenames e Drawphone foram ambos grandes sucessos!

Planeje algumas atividades divertidas e inesperadas

Incluímos algumas outras atividades divertidas e inesperadas que ajudaram as pessoas a se encontrarem em grupos menores e a se conhecerem. Usamos o Puzzle Break para uma sala de fuga virtual (adorei isso!), o Icebreaker para chats individuais atribuídos aleatoriamente e um projeto de trabalho divertido que intitulamos de Small Teams Super Secret Work Project. Mantivemos os detalhes para aquele, bem, em segredo, até o projeto começar!

Experimente os passeios pela cidade natal

Os membros da equipe podem escolher criar um vídeo opcional mostrando sua casa ou cidade natal. Assistimos a esses passeios pela cidade natal juntos por partes de 30 minutos algumas vezes durante o retiro. Adoramos ter esses vislumbres das casas e bairros um do outro!

8 vantagens de um retiro virtual

1. Seja claro sobre a agenda . Existem certas atividades que todos na equipe vão querer participar? O que é opcional?
2. Seja sensível ao fato de que as pessoas comparecerão de casa. Eles terão necessidades e interrupções (olá, criança faminta!) que não existiriam se o retiro fosse presencial. Deixe seu grupo saber que não há problema em ser flexível com a programação quando necessário!
3. Deixe um pouco de mistério! Planeje algumas surpresas ou atividades sem mostrar todos os seus cartões.
4. Dê oportunidades para as pessoas interagirem individualmente ou em pequenos grupos. Tanto quanto possível, recrie os bate-papos improvisados ​​que acontecem pessoalmente, quando as pessoas realmente se conhecem.
5. Dê comida de alguma forma!! Muitas pessoas se relacionam por causa da comida. Mas se a comida não é coisa da sua equipe, encontre outra coisa que faça crie conexões em sua equipe e incorpore-as.
6. Comunique-se, comunique-se, comunique-se. Deixe seu grupo saber datas, cronogramas e (pelo menos) planos provisórios com antecedência e, em seguida, certifique-se de que todos saibam para onde ir a qualquer momento. Tínhamos uma agenda principal (documento do Google) e postamos links e lembretes de reuniões do Zoom no Slack durante o retiro.
7. Conheça sua equipe! Eles precisam de uma semana inteira para um retiro? O que desencadeia conversas? O que os ajuda a se conectar? De que atividades passadas eles conversaram muito depois de terem acontecido? Que piadas internas surgem com frequência?
8. Percorra todo o retiro como se fosse um membro da equipe. Que perguntas podem surgir para alguém em certos pontos? Ajuste sua agenda, instruções e planos para que seja o mais livre de estresse possível para sua equipe. Ajude-o a fluir para eles.

3 coisas a evitar durante um retiro virtual

1. Fazer muitas atividades. Existem muitas opções divertidas para retiros virtuais, mas resista à vontade de fazer todas elas. Escolha aqueles que melhor se adequam à sua equipe! Pense na qualidade sobre a quantidade.
2. Jogando algo juntos. Mesmo um retiro virtual requer muito planejamento cuidadoso, ou parecerá outra conferência brega. Não faça um retiro apenas por um retiro.
3. Pensando que será perfeito. Faça o seu melhor para planejar e ficar obcecado com os detalhes, mas depois role com os socos quando algo não sair como planejado.

O que mais aprendemos

• Construa pausas reais. Considere incluir horários durante as horas do retiro que são verdadeiros intervalos, quando não há nada acontecendo. Dessa forma, as pessoas não precisam escolher entre atividades “opcionais” ou realmente dar uma pausa na sociabilidade do retiro. Ajuda a diminuir o FOMO. 🙂
• Seja sensível aos membros da equipe em diferentes fusos horários. Desta vez, mantivemos nossas atividades no horário de trabalho padrão para a maioria da equipe. Mas como também temos um grande número de membros da equipe internacional, da próxima vez agendaremos mais atividades durante sua horas de trabalho padrão.
• Deixe espaço entre as atividades. As pessoas querem tempo apenas para conversar e conversar, além de jogar um jogo juntos ou fazer outra atividade. Eles precisam de oportunidades para conversas e interações não planejadas. Da próxima vez, podemos deixar um pouco mais de espaço para respirar entre as atividades.

Em qualquer retiro, virtual ou não, o mais importante são as pessoas. Seu time. Portanto, o que quer que você escolha fazer para o seu retiro virtual, mantenha seu pessoal em mente e divirta-se com isso. Se você pretende encantá-los e mostrar a eles o quanto eles são valiosos, você pode ser préeeetty certeza que você vai arrasar!

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