O guia completo para marketing de eventos em 2022

O que é marketing de eventos? Simplificando, o marketing de eventos é o ato de promover um evento online ou presencial que ocorre em um horário específico. É uma prática padrão para tudo, desde conferências a feiras e webinars.

Para pequenas empresas, um evento de sucesso pode aumentar as vendas, aumentar o reconhecimento da marca e ajudar a impulsionar o crescimento. No entanto, se poucas pessoas estiverem cientes do seu evento, nada disso pode acontecer. Neste artigo, vamos mergulhar em algumas considerações importantes para o marketing de eventos, bem como seis dicas específicas para aproveitar ao máximo essa estratégia.

O que considerar ao divulgar seu evento

O que torna o marketing de eventos único é a logística de levar as pessoas certas ao lugar certo na hora certa. A fim de comercializar eficazmente o seu evento, você precisa enquadrar suas decisões com isso em mente.

Vamos dar uma olhada em três considerações importantes ao comercializar um evento.

1. Por que o evento é útil para os participantes?

Assim como em qualquer outro aspecto do seu negócio, você precisa manter a proposta de valor em mente. O tempo é valioso. Pergunte a si mesmo:da perspectiva de seus participantes, o que eles ganharão participando deste evento?

Por exemplo, talvez eles aprendam alguma coisa, ou talvez seja uma excelente oportunidade de networking. É seu trabalho quantificar exatamente o que isso significa para eles.

A partir daí, você precisa perguntar se o que eles vão ganhar vale a pena o tempo, a viagem e o planejamento necessários para chegar ao evento. Se não for, você precisa revisar seu plano.

2. O local é adequado para o evento?

Tudo o mais sendo igual, um local pode fazer ou quebrar um evento. Se o estacionamento é um pesadelo, ou a maioria dos participantes leva horas para chegar lá, a participação pode ser baixa. Além disso, se um local tem uma má reputação, pode não ser bom para alguns de seus convidados.

Alternativamente, se um local oferece um serviço ruim ou comida ruim, isso pode ofuscar sua mensagem e reduzir a eficácia do seu evento.

É claro que o inverso também vale. O local certo pode tornar os eventos mais convenientes e agradáveis, resultando em uma melhor experiência geral para os hóspedes.

3. O evento está ocorrendo no momento certo?

A hora do dia e a época do ano importam muito quando se trata de participação. Levando isso ao extremo para fins de conceituação:a participação em um evento de jantar no Dia de Ação de Graças nos EUA provavelmente será muito baixa.

Claro que definir a data e a hora certa para o seu evento é um pouco mais complicado do que simplesmente evitar feriados importantes. Para ajudar a garantir que seu tempo esteja certo, faça estas perguntas:

• Seus convidados poderão sair do trabalho para participar? Caso contrário, uma noite ou um fim de semana pode ser melhor do que o meio de um dia útil.
• Que outros eventos estão ocorrendo na área com um público-alvo semelhante? Esta é uma faca de dois gumes. Competir com outro evento pode reduzir a participação, mas cronometrar as coisas para que os participantes possam ir convenientemente a ambos pode aumentar a participação.
• Quanto aviso prévio seus convidados precisam? Se eles estiverem viajando para longe ou tirando uma folga do trabalho, isso provavelmente levará pelo menos várias semanas.
• Quando os locais viáveis ​​estão disponíveis? As chances são de que o momento ideal para você também seja o momento ideal para os outros. Certifique-se de marcar um local e uma data.

Estratégias de marketing que você pode usar para promover seu próximo evento

Agora que entendemos o básico do marketing de eventos, podemos explorar estratégias específicas que você pode usar para o seu próximo evento. Algumas dessas dicas, como as que envolvem e-mail e mídias sociais, fluirão naturalmente de uma estratégia de marketing mais ampla.

Outros podem ser território inexplorado para uma pequena empresa que está entrando no mercado de eventos. Em ambos os casos, quando implementadas de forma eficaz, essas estratégias podem ser um grande diferencial para o seu próximo evento.

1. Encontre o local certo

A localização é vital para o sucesso do seu evento. Se for muito difícil de chegar, não houver estacionamento ou o local escolhido tiver má reputação, a participação pode ser ruim. Em alguns casos, como feiras de negócios ou feiras de emprego, isso se resolve sozinho. A organização anfitriã do evento cuida da localização e logística.

No entanto, se você estiver organizando o evento sozinho, é essencial encontrar o local certo. Além do tamanho e do orçamento, você precisará pensar em serviços como alimentação, bebidas, segurança e manobrista, além de comodidades como assentos, ar condicionado, banheiros e equipamentos de apresentação.

Dicas para encontrar o local certo:

Para realmente encontrar o local certo, você precisa se fazer algumas perguntas. Para iniciantes:

• Até onde seus convidados estão dispostos a viajar?
• Quanto tempo durará seu evento?
• Quanto estacionamento está disponível?
• Você deve incentivar o transporte público?
• O local combina com a aparência que você deseja para o seu evento?
• Quais serviços você precisa fornecer?

À medida que você começar a responder a essas perguntas, terá uma ideia mais clara de quais locais são viáveis ​​para o seu próximo evento.

• Simplifique: Como proprietário de uma pequena empresa, pode ser fácil ficar sobrecarregado com todos os detalhes que cercam um evento. Felizmente, locais como hotéis e salões de banquetes podem cuidar muito de você. Sempre que possível, procure fazer parceria com um local respeitável que possa lidar com a logística enquanto você se concentra no evento em si.
• "Online" pode ser o local certo: Os eventos presenciais definitivamente têm um impacto que os eventos online não podem igualar. No entanto, isso não significa que você deva ignorar completamente os webinars e apresentações online. O marketing de webinar é popular por um motivo. Um evento online pode ser uma excelente maneira de criar um evento de baixo orçamento e conveniente (para você e seus participantes). Como bônus, gravar um webinar ou uma sessão de treinamento on-line oferece um ativo digital que pode ser reutilizado em diferentes canais de marketing.

2. Crie um site de evento

Se você está procurando exemplos de marketing de eventos, deve ter notado que muitos eventos têm seu próprio site. Por exemplo, muitos profissionais de marketing de eventos usam sites para marketing de conferências e feiras.

Se você está planejando um grande evento, seguir o exemplo e criar um site de eventos pode ter muito valor. O site do seu evento deve servir como um hub central para o seu evento. Isso significa que um bom site de eventos fornecerá aos convidados em potencial todas as informações relevantes e uma maneira de se inscrever, fornecerá uma plataforma para publicar conteúdo sobre seu evento e combinará com a imagem da sua marca.

Como um benefício corolário, você pode até usar a seção RSVP do seu site para ajudar a construir sua lista de e-mail.

Dicas para criar um site de evento:

Assim como encontrar um local, construir um site pode ser complicado se você não souber por onde começar. Felizmente, existem maneiras de simplificar o processo. Você pode terceirizar o lado técnico das coisas para um profissional de TI ou, com a facilidade de uso dos sistemas de gerenciamento de conteúdo atuais, adotar a abordagem DIY (faça você mesmo) não é apenas acessível, mas também simples.

Por exemplo, o Wix é um sistema de gerenciamento de conteúdo de baixo custo que facilita a construção de um site por usuários não técnicos. O Wix ainda tem vários templates com temas de eventos para ajudar você a começar.

Seja qual for o caminho que você seguir para criar o site do seu evento, aqui estão três dicas para ajudá-lo ao longo do caminho:

• Facilite o RSVP: Levar os participantes ao RSVP com antecedência ajuda você a ter uma ideia melhor de qual será a participação. Além disso, um RSVP significa que os convidados se comprometem a comparecer, o que provavelmente aumenta suas chances de realmente aparecer no dia do evento. Certifique-se de que seu site forneça uma maneira altamente visível e conveniente para seus convidados responderem.
• Forneça todas as informações sobre seu evento: Pense nas coisas que deseja saber antes de participar de um evento:endereço, data, hora, estacionamento, alimentação, transporte público próximo, alimentação etc. Certifique-se de que seus visitantes não tenham dificuldade em encontrar todas essas informações sobre sua evento em seu site.
• Usar imagens: O texto é ótimo, mas as imagens - especialmente fotos de eventos anteriores ou atrações no próximo evento - podem ajudar bastante os visitantes do seu site a entender o que esperar. Use imagens relevantes e consistentes com a marca em todo o site para torná-lo mais atraente.

3. Aproveite sua lista de e-mail

Abordamos a importância de uma lista de e-mail de qualidade em nossa visão geral de dicas de marketing digital. A promoção de eventos é um ótimo exemplo de por que uma lista de e-mail pode ser tão importante.

Como uma pequena empresa, a conscientização de um evento pode ser uma batalha difícil. Se você investiu tempo antecipadamente, uma lista de e-mail fornece um ótimo ponto de partida para levar sua mensagem a um público interessado. Pense assim:você já tem uma lista de convidados; agora você só precisa enviar seus convites digitais.

É claro que enviar e-mails manualmente para mais do que alguns contatos pode ser entediante.

Se você já possui uma lista de e-mail ou está apenas começando a criar uma, o software de marketing por e-mail simplifica o processo de gerenciamento de listas e criação de campanhas. Também não precisa quebrar o banco. Por exemplo, o Zoho Campaigns oferece um nível gratuito que permite até 2.000 assinantes e 12.000 e-mails no total por mês.

Dicas para aproveitar sua lista de e-mail:

As práticas recomendadas de marketing por e-mail, como segmentar sua lista de e-mail, personalizar conteúdo e acompanhar o desempenho da campanha, podem ajudar muito em quase todas as campanhas de e-mail. Isso vale também para campanhas de promoção de eventos. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a começar:

• Crie um envio de e-mail eficaz e direcionado: Para que uma campanha de e-mail seja eficaz, ela precisa chamar a atenção das pessoas e fornecer conteúdo relevante. Criar uma explosão de e-mail direcionada em torno de sua campanha é uma ótima maneira de fazer isso.
• Use uma frase de chamariz para responder: Quando você está promovendo eventos, RSVPs significam muito. Eles ajudam a projetar a participação e obter um compromisso de seus potenciais hóspedes. Como resultado, faz sentido fornecer um motivo convincente e uma maneira para os participantes responderem diretamente de suas campanhas de e-mail.

4. Crie um comunicado de imprensa

As pequenas empresas muitas vezes ignoram os comunicados de imprensa; eles podem parecer mais uma ideia de promoção de eventos corporativos de grande porte.

No entanto, os comunicados de imprensa podem adicionar legitimidade a um evento e aumentar a conscientização de um público que você não teria alcançado de outra forma. Obter um comunicado de imprensa com links para seu site escolhidos por um grande site de notícias também pode ter um grande impacto em termos de otimização de mecanismos de pesquisa (SEO).

Dicas para criar um comunicado à imprensa:

É importante ser realista quando se trata de comunicados de imprensa. Um webinar geralmente não garante um comunicado à imprensa, mas uma conferência pode. Você precisará garantir que seu evento seja legitimamente digno de notícia e segmentar os contornos da mídia - on-line ou impresso - onde for adequado. Se você já sabe como fazer um boletim informativo por e-mail, incluir seu comunicado de imprensa nele faz sentido. Além disso, postar o lançamento em seu próprio site geralmente é um acéfalo, mas o que mais você pode fazer? Aqui estão três dicas:

• Use as tomadas certas: Existem vários sites de relações públicas que terão prazer em receber seu dinheiro para publicar seu comunicado de imprensa. Não compre postagens cegamente em sites. Defina seus objetivos, faça sua pesquisa e faça parcerias apenas com plataformas confiáveis.
• Escreva como um comunicado de imprensa profissional: Os comunicados de imprensa têm um tom profissional e geralmente usam a terceira pessoa. Tenha isso em mente ao escrever seu release e evite torná-lo um post casual no blog ou um anúncio exagerado. Além disso, certifique-se de que sua liberação inclua informações de contato válidas caso um leitor queira entrar em contato com você.
• Use texto âncora relevante: O texto âncora, ou texto com hiperlink, de volta ao seu site pode fornecer aos leitores informações relevantes e aumentar seu SEO.

5. Promova nas mídias sociais

Os eventos têm tudo a ver com envolver seu público, e a mídia social é uma ótima plataforma para fazer exatamente isso antes de um evento. Compartilhar conteúdo interessante relacionado ao seu evento, principalmente conteúdo gerado pelo usuário, é uma ótima maneira de gerar buzz em torno de um evento.

Além disso, hashtags específicas para seu evento facilitam para seus seguidores se manterem atualizados com as últimas notícias.

Não existe uma estratégia única para todas as mídias sociais, então você precisa ter certeza de direcionar seus esforços para o seu público.

Felizmente, tende a haver uma grande sobreposição entre o público-alvo de um evento e a empresa que o realiza, portanto, se você tiver um programa de marketing de mídia social existente, começar com a promoção do evento deve ser simples.

Dicas para promover nas mídias sociais:

Dependendo das plataformas em que seus usuários participam, há muitos recursos específicos que você pode usar para promover seu evento. Por exemplo, os Eventos do Facebook, principalmente quando integrados aos convites da Eventbrite, facilitam a organização de eventos e até a venda de ingressos. Os geofiltros do Snapchat podem ser uma ótima maneira de criar oportunidades de fotos compartilháveis ​​e relacionadas à marca para seus participantes.

Quaisquer que sejam as plataformas de mídia social que você usa, aqui estão três dicas para ajudar a manter seus esforços no caminho certo:

• Facilite a localização de quem, o quê, quando e onde: Seus seguidores devem ser capazes de encontrar rapidamente todos os detalhes de alto nível sobre seu evento nas mídias sociais. Certifique-se de ter a data, o local, os detalhes e a lista de palestrantes/apresentadores do seu evento em locais visíveis em todas as suas contas.
• Promova conteúdo gerado pelo usuário: Se você já lançou um evento de sucesso antes e os usuários postaram sobre ele, ou estão empolgados com o seu próximo evento, aproveite e compartilhe o conteúdo novamente. É uma ótima maneira de ajudar a aumentar o entusiasmo orgânico em torno do seu evento.
• Mantenha-se envolvido: Este é simples, mas muitas empresas o ignoram. Não poste e desapareça. Mantenha-se envolvido com seus seguidores, responda a comentários e perguntas e participe de outros tópicos relevantes para seu evento.

6. Incentive a participação

Idealmente, a proposta de valor do seu evento por si só deve ser suficiente para obrigar as pessoas a comparecerem. Claro, às vezes é necessário um empurrão adicional. Brindes promocionais, sorteios e descontos podem fornecer o incentivo extra necessário para obter um participante em cima do muro para fazer a viagem.

Dependendo do tema do seu evento, você pode até ser criativo e gamificar brindes. Por exemplo, se o seu evento for algum tipo de treinamento, um concurso de curiosidades com um prêmio interessante se torna uma vitória para todos. Isso ajuda você a atrair mais pessoas e dá a seus convidados um motivo adicional para reter as informações que você cobriu.

Dicas para incentivar a participação:

É importante encontrar um equilíbrio ao oferecer algo em troca de atendimento. Torne a oferta agradável o suficiente para ser atraente, mas lembre-se de que o foco deve ser o evento. Você não quer criar um ambiente onde os participantes sejam apenas lá para os prêmios. O exemplo clássico disso seria um discurso de vendas de compartilhamento de tempo em que as pessoas comparecem esperando férias gratuitas se ficarem por perto. Para evitar a criação de uma situação semelhante, certifique-se de oferecer incentivos que complementem em vez de distrair sua mensagem principal.

Aqui estão duas ideias para ajudá-lo a começar:

• Ofereça descontos: Se a maioria de seus participantes são clientes existentes ou potenciais, um desconto é uma maneira útil e relevante de incentivar a participação.
• Ofereça produtos relacionados à sua marca: Os brindes com marca são uma ótima maneira de oferecer aos hóspedes algo relevante para a marca e que não distraia muito sua mensagem principal.

Considerações finais:use o impulso do seu evento

Espero que você consiga implementar algumas dessas estratégias para comercializar com sucesso seu próximo evento. No entanto, tenha em mente que não para por aí. Você vai querer fazer um balanço do que fez bem e do que pode melhorar na próxima vez.

Agora você também deve ter algumas perspectivas para acompanhar ou novos negócios para fechar. Além disso, você também pode ter algum conteúdo novo, como vídeos, depoimentos e fotos, para compartilhar nas mídias sociais e em seu site.

Não deixe o impulso parar no evento. Invista nisso e cresça ainda mais o seu negócio!