Um guia passo a passo para criar um orçamento de trabalho

Um orçamento de trabalho, ao contrário de um orçamento estático, pode mudar diariamente. Saiba o que é um orçamento de trabalho e como criar um para sua pequena empresa.
Se você é um único proprietário ou possui uma pequena empresa próspera, preparar um orçamento de negócios é uma boa gestão financeira. Embora orçamentos estáticos, ou orçamentos que não mudam, possam ser úteis, preparar e usar um orçamento de trabalho pode ser muito mais útil para proprietários de pequenas empresas, permitindo que eles façam ajustes à medida que avançam.

Saiba por que escrever um orçamento, especialmente um orçamento de trabalho, é importante para sua pequena empresa e veja algumas dicas sobre como fazer um plano de orçamento de trabalho para sua empresa.

Visão geral:o que é um orçamento operacional?

Um orçamento de trabalho é aquele que você prepara e consulta diariamente, semanalmente ou até mensalmente. Por exemplo, se você preparar um orçamento estático, terá um valor definido em seu orçamento para receitas e despesas. Usando um orçamento de trabalho, você pode ajustar esses totais como achar melhor, aumentando a receita quando você conquista um novo cliente ou aumentando as despesas quando seu aluguel aumenta inesperadamente.

Normalmente, você criará orçamentos de trabalho usando um software de planilha, pois muitos aplicativos de software de contabilidade projetados para pequenas empresas não podem criar um orçamento de trabalho.

Um orçamento de trabalho não precisa ser alterado. No entanto, quando as circunstâncias mudam em seu negócio, como provavelmente acontecerá, um orçamento de trabalho permitirá que você reflita essas mudanças em seu orçamento.

Por que é importante que sua empresa tenha um orçamento operacional?

Um orçamento de trabalho não substitui um orçamento estático. O objetivo de ter um orçamento flexível ou funcional é ajustar seu orçamento conforme as circunstâncias mudam. Por exemplo, você orçou US$ 10.000 em custos de fornecedores para o ano, mas seu fornecedor recentemente aumentou o preço para US$ 1.500 mensais, o que resulta em US$ 18.000 anuais.

Usando um orçamento de trabalho, projetado para flexibilidade, você pode ajustar seu orçamento a cada mês para refletir o novo total. Se você encontrar outro fornecedor, poderá alterar o total orçado para refletir o custo do novo fornecedor.

Como escrever um orçamento de trabalho para sua empresa

Criar um orçamento de trabalho ou orçamento flexível requer conhecimento sobre receitas e despesas do ano anterior, o que é facilmente obtido em suas demonstrações financeiras. A melhor maneira de começar é criar um esboço de orçamento, detalhando quais informações você precisa para começar e onde você pode obtê-las.

Se você não tiver informações do ano anterior, apenas estime os totais de seu orçamento mensal com base em seu plano de negócios.

Por exemplo, se seu plano diz que você fornecerá serviços de contabilidade para 25 clientes, com cada cliente pagando US$ 5.000 por ano, e essa é sua única fonte de receita projetada para seu primeiro ano de negócios, você estimaria sua receita em US$ 125.000. Se você não tiver certeza de quantos clientes terá, poderá inserir uma estimativa mais baixa. Em seguida, ajuste seus totais para cima ou para baixo com base nos números reais, conforme eles ocorrem, em seu orçamento de trabalho.

Basta seguir estas etapas fáceis para criar um orçamento comercial funcional para sua empresa.

1. Revise sua receita

A receita é o principal fator para o restante do seu orçamento. Se você não tiver renda fluindo para o seu negócio, não terá dinheiro para pagar nenhuma despesa.

Você precisa examinar as operações de negócios de perto para determinar a receita para o próximo ano. Você planeja vender os mesmos produtos e serviços que vendeu no ano passado ou está adicionando ou eliminando um produto ou serviço de suas ofertas?

Se você está em operação há vários anos, pode examinar as tendências anteriores para determinar qual deve ser sua receita esperada para o próximo ano. Se sua empresa for relativamente nova, você precisará estimar sua receita com base em estimativas realistas de clientes, produtos e serviços que espera vender.

2. Veja as despesas operacionais

Antes de analisar os custos de produção e o custo das mercadorias vendidas, examine suas despesas operacionais. São despesas que você incorrerá independentemente dos produtos ou serviços que sua empresa oferecer para o próximo ano. Como essas despesas comerciais não variam, é muito mais fácil estimá-las com base nos custos do ano anterior ou mesmo nos custos reais.

Por exemplo, se você paga R$ 1.600 por mês de aluguel, mas sabe que a cada ano tem um aumento de 10% no aluguel, é fácil adicionar o aumento ao seu orçamento. Você sempre pode ajustar no final do ano com base nos dados reais.

3. Estimar custos variáveis

Embora possa ser fácil estimar custos fixos, é mais difícil estimar custos variáveis ​​ou custos que flutuarão com a produção. Se você tiver custos variáveis ​​de um ano anterior, poderá usá-los para começar.

No entanto, se você está apenas começando, terá que basear os custos variáveis ​​nas vendas projetadas para o próximo ano, o que é algo que você deve fazer ao concluir seu plano de negócios ou plano estratégico. De qualquer forma, com um orçamento de trabalho, esses números podem ser ajustados conforme necessário, para que uma mudança na produção não afete negativamente seu orçamento.

4. Financiamento único e emergencial

Pretende substituir alguma máquina ou equipamento? Você está pensando em comprar ou vender um prédio? Considere essas coisas ao criar seu orçamento de trabalho. O mesmo vale para o orçamento para despesas de emergência.

Todos nós gostamos de pensar que os computadores durarão para sempre, os equipamentos nunca pararão de funcionar e os furacões e tornados nunca afetarão nossos negócios, mas o planejamento para esses eventos permite que você esteja mais preparado financeiramente caso ocorra um desastre.

5. Crie seu orçamento

A etapa final é pegar todos os seus cálculos e estimativas e colocá-los em um formato de orçamento que você possa atualizar mensalmente. Isso permite que você faça ajustes regularmente, em vez de operar seus negócios com um orçamento que não é mais preciso.



Usando este exemplo de plano de orçamento, você pode revisar os totais a cada mês e inserir uma estimativa mais precisa para o próximo mês. Você também pode descobrir que ter uma coluna com valores reais mensais, como na planilha abaixo, pode ajudá-lo a planejar melhor seu orçamento a cada mês.

3 práticas recomendadas para escrever um orçamento funcional

Criar um orçamento de trabalho é semelhante a criar qualquer orçamento. Embora algumas pequenas empresas possam querer revisar seu orçamento de trabalho diariamente, revisar o orçamento versus os reais mensalmente geralmente será suficiente. Você pode fazer o seguinte para garantir que seu orçamento de trabalho continue sendo um recurso útil.

1. Use seu orçamento anual como ponto de partida

Usar um orçamento operacional não significa que você deva renunciar ao seu orçamento operacional anual. Em vez disso, use os totais do seu orçamento anual para preencher as lacunas do seu orçamento de trabalho. No final do ano, você terá uma ideia muito melhor de como sua empresa se saiu financeiramente.

2. Atualize seu orçamento de trabalho regularmente

Usar um orçamento de trabalho permite que você faça ajustes proativos regularmente. É inútil criar um orçamento de trabalho e depois não atualizá-lo regularmente. Você só pode fazer os ajustes necessários no futuro atualizando os totais orçados com os totais reais. Por exemplo, se você perceber que as despesas de viagem estão muito altas, você pode reduzir as viagens nos próximos meses, em vez de esperar até o final do ano para resolver o problema.

3. Encontre o método que funciona melhor para você

Algumas pequenas empresas gostam de analisar seu orçamento diariamente, enquanto outras podem achar melhor revisar receitas e despesas mensalmente ou até trimestralmente. Um orçamento de trabalho o tornará mais proativo no acompanhamento de suas finanças, então encontre o método que funciona melhor para você e cumpra-o.

Você está pronto para escrever um orçamento?

Os orçamentos são uma parte importante da contabilidade das pequenas empresas. Embora um orçamento organizacional seja uma necessidade, você pode descobrir que usar um orçamento de trabalho fornece uma visão maior das finanças da sua empresa, permitindo que você faça ajustes regularmente.

Com sua natureza flexível e capacidade de fazer ajustes em tempo real, o orçamento de trabalho beneficiaria até mesmo o menor negócio.