Como fazer uma reconciliação com o QuickBooks Online

Para usuários do QuickBooks Online, há uma maneira rápida e fácil de reconciliar extratos bancários. Explicaremos o que é uma reconciliação bancária, por que são importantes e como concluí-la usando o QuickBooks.
Se você possui uma empresa em crescimento ou é autônomo, um software de contabilidade como o QuickBooks pode ajudá-lo a gerenciar melhor suas finanças, oferecendo uma maneira mais simples de conciliar suas contas bancárias e de cartão de crédito. Até mesmo os contadores de pequenas empresas apreciam o recurso de reconciliação automatizada do QuickBooks, que pode reconciliar suas contas em minutos, não em horas.

Forneceremos um tutorial de reconciliação rápido, destacaremos as etapas necessárias para usar esse recurso útil e informaremos sobre o que observar ao usar o recurso de reconciliação.

Visão geral:o que é reconciliação bancária?

A reconciliação da conta bancária é usada para garantir que o saldo do razão geral e o saldo bancário correspondam. Isso é feito observando as discrepâncias entre as duas contas, encontrando as informações que faltam e fazendo quaisquer adições ou correções em seu razão geral.

Por exemplo, se o seu banco cobrar regularmente uma taxa de serviço todo mês, ela não será lançada em sua contabilidade, deixando você com um saldo impreciso. Supondo que não haja outras transações pendentes que precisem ser lançadas, uma vez que você registre a taxa de serviço bancário em seu razão geral, seu saldo bancário e o saldo do razão geral devem corresponder.

O que considerar antes de reconciliar usando o QuickBooks Online

Embora conectar sua conta bancária diretamente a um aplicativo de software de contabilidade, como o QuickBooks Online, facilite o rastreamento e a correspondência de transações, você ainda precisa concluir o processo de reconciliação.

Você pode precisar levar em consideração ao reconciliar suas contas se você conectou suas contas bancárias ao aplicativo ou está apenas enviando suas transações eletronicamente no final do mês. Aqui estão algumas outras coisas que você pode querer considerar ao usar o QuickBooks Online.

1. Seu extrato bancário e seu razão geral raramente coincidem

Embora reduza a quantidade de tempo que você precisa gastar trabalhando na reconciliação de suas contas, as chances de seu extrato bancário e sua correspondência de razão geral imediatamente são bastante reduzidas. Não é que não haja vantagens em conectar sua conta bancária ao seu software, mas isso não faz todo o trabalho para você. A única vez que os dois provavelmente combinarão é se não houver atividade na conta.

2. Acompanhe os cheques pendentes

Se você pagar seus fornecedores ou funcionários com um cheque, precisará acompanhar esses cheques. Mais importante, você precisará saber quanto em cheques pendentes você tem no final do mês.

Por exemplo, se você pagar seus fornecedores com um cheque executado no último dia útil do mês, nenhum desses cheques será compensado no banco quando você estiver pronto para reconciliar sua conta. Embora os cheques pendentes não exijam um lançamento contábil adicional, pois já estão registrados, você deve subtraí-los do saldo bancário final para reconciliar o saldo com o razão geral.

3. Sempre procure por erros

É fácil supor que grandes instituições financeiras não cometem erros, mas cometem. Alguns anos atrás, eu tinha cheques pertencentes a outra pessoa compensando em minha conta por três meses seguidos. Se eu não tivesse olhado os cheques que estavam compensando para combiná-los com minhas transações, é provável que eu nunca os tivesse visto.

Isso é particularmente verdadeiro se você estiver tendo dificuldade em conciliar os dois saldos. Sempre verifique se algo limpou sua conta que simplesmente não pertence a ela.

Como fazer uma reconciliação com o QuickBooks Online

O QuickBooks Online facilita muito a reconciliação de suas contas bancárias e também pode reconciliar contas de cartão de crédito. Lembre-se de que, embora o aplicativo faça um bom trabalho de correspondência automática de transações entre seu razão geral e sua conta bancária, você ainda terá que fazer algum trabalho, principalmente se um grande número de transações for processado por meio de sua conta.

Para começar a reconciliar suas contas, basta seguir este processo fácil de três etapas.

1. Escolha a conta que você deseja reconciliar

No QuickBooks, você pode optar por reconciliar qualquer uma de suas contas conectadas, bem como contas bancárias não conectadas. Se você quiser reconciliar sua conta corrente, basta escolher verificar no menu suspenso. Você também pode reconciliar várias contas de ativos e passivos usando o recurso de reconciliação.



Sempre certifique-se de que seu saldo inicial no QuickBooks corresponda ao saldo inicial em seu extrato. Se você não fez uma reconciliação no mês anterior, esses saldos podem não corresponder. Quando tiver certeza de que sim, você pode inserir o saldo final que está no seu extrato bancário, bem como a data de término do extrato.

2. Comece a reconciliar a conta

Se você conectou suas contas bancárias ao QuickBooks Online, é importante que todas as suas transações baixadas tenham correspondido às despesas registradas. Essas transações também precisarão ser categorizadas antes de continuar com o processo de reconciliação.



Quando isso for concluído, qualquer diferença entre os dois saldos será destacada na página de reconciliação. Se você tiver transações muito limitadas para o mês, seus saldos do QuickBooks Online e do extrato bancário podem corresponder, o que é raro, mas indica que não é necessária reconciliação adicional.

3. Compare os totais dos extratos com os totais do QuickBooks Online

A última parte do processo de reconciliação é comparar os totais do extrato com os totais do QuickBooks Online. Assim que uma despesa em seu extrato puder ser combinada com uma despesa registrada, você pode clicar no círculo ao lado do valor para corresponder aos dois valores.



Você deve continuar este processo até que todas as transações tenham sido contabilizadas seguindo o mesmo processo se suas contas bancárias estiverem conectadas ou se você tiver inserido transações manualmente.

Certifique-se de anotar todas as transações que aparecem no QuickBooks, mas não estão em seu extrato, bem como quaisquer transações em seu extrato bancário que não aparecem no QuickBooks. Essas discrepâncias de reconciliação devem compensar a diferença entre os dois.

Por exemplo, se seu extrato exibir uma taxa bancária ou outra cobrança, é provável que a cobrança não tenha sido registrada. Você pode ter o mesmo problema se usar seu cartão de cobrança para pagar uma conta, mas esqueceu de registrá-la no QuickBooks.



Se for esse o caso, tudo o que você precisa fazer é registrar as transações no QuickBooks usando a tela Despesa acima. O registro da despesa funcionará para reduzir a diferença entre seu extrato bancário e seu saldo do QuickBooks, fornecendo a você o saldo reconciliado. O mesmo processo precisaria ser concluído para depósitos feitos, mas não registrados no razão geral, lançando-os no recurso Recibos.

Reconciliar contas é mais fácil usando o QuickBooks Online

Se você tem medo de reconciliar suas contas bancárias, usar o recurso de reconciliação no QuickBooks tornará a tarefa muito mais fácil. Como bônus, você também pode usar o processo de reconciliação para gerenciar suas atividades de plano de contas, para ter certeza de que os totais de sua conta estão corretos, o que significa que suas demonstrações financeiras também estão corretas.

Se você for um usuário do QuickBooks Online, pare de gastar horas reconciliando suas contas e comece a usar esse recurso que economiza tempo hoje.