O que é conciliação na contabilidade?

As demonstrações financeiras fornecem um instantâneo da saúde financeira de uma empresa. Eles fornecem uma visão ampla de um negócio e servem como uma indicação de sua lucratividade, solvência e liquidez. No entanto, esses indicadores só são bons quando você faz a reconciliação de contas corretamente.

O processo de reconciliação de contas é parte integrante do negócio, o que ajuda a conectar a contabilidade com os extratos bancários, os registros com o dinheiro e protege o negócio de quaisquer discrepâncias.

No entanto, muitos empresários não se atrevem a realizar uma reconciliação bancária por conta própria. Há razões legítimas para que se sintam assim. Antes do surgimento das soluções de software de reconciliação de contas, a reconciliação em geral significava comparar inúmeras transações diárias com extratos bancários. Concluir o processo de reconciliação de contas manualmente e de uma só vez sempre foi quase impossível, pois os registros em papel são facilmente perdidos e muitas vezes difíceis de substituir.

👉 No artigo de hoje, examinarei por que a reconciliação é importante, o que a torna difícil e descreverei uma maneira segura e eficiente de fazer isso em apenas dois cliques.

1. O que é reconciliação de contas?

2. Por que você precisa de reconciliação de contas?

3. O que causa diferenças no processo de reconciliação de contas

4. Como fazer conciliação de contas

5. Quais são os principais desafios relacionados à reconciliação de contas?

6. Como fazer reconciliação de contas facilmente?

O que é reconciliação de contas?

A reconciliação de contas é um importante processo contábil que compara os registros financeiros com um saldo bancário real para garantir que os números estejam totalmente equilibrados. Nem sempre é um processo fácil, mas é vital para o seu negócio.

Normalmente, o processo de reconciliação da conta ocorre no final do período contábil para garantir que o saldo da conta do razão geral esteja completo e preciso.

A reconciliação de conta corrente geralmente requer duas partes de dados para corresponder. A primeira é fornecida pelos registros de um proprietário da empresa tem (caixa de caixa ) e a segunda é feita pelo terceiro como um banco (extrato bancário ). Se você combinar esses dois relatórios, deverá ver zero diferença entre os dois documentos - significa que eles têm o mesmo valor em uma data específica.

📌 Observação: o processo de reconciliação de contas deve ser concluído antes de uma empresa certificar a integridade de suas informações financeiras e emitir demonstrações financeiras.

Por que você precisa de reconciliação de contas?

O processo de reconciliação de contas mantém sua empresa em dia com suas finanças, bem como com diferentes requisitos regulatórios. Você precisa saber para onde está indo o seu dinheiro, quanto resta e o que precisa fazer com ele.

É importante fazer a reconciliação de contas porque ajuda a verificar se seus registros financeiros estão corretos. Se não estiverem, pode ser necessário ajustá-los. Dessa forma, você terá as informações mais recentes e atualizadas sobre a situação financeira da sua empresa.

Além disso, a reconciliação regular de contas bancárias minimizará a probabilidade de receber multas ou penalidades que geralmente podem ser evitáveis.

📌 Observação: Antes de fazer uma reconciliação de contas, certifique-se de que todos os documentos necessários estejam disponíveis e organizados.

O que causa diferenças no processo de reconciliação de contas

As diferenças detectadas ao fazer a reconciliação de contas são chamadas de discrepâncias. A definição de reconciliação de conta é um processo para garantir que todas as transações tenham sido contabilizadas. Isso pode acontecer devido a um erro humano ou porque a empresa usou um conjunto errado de padrões para contabilizar suas transações. Seja qual for o motivo, essas discrepâncias na reconciliação de contas podem causar sérios danos ao seu negócio se não forem detectadas.

Aqui estão as coisas mais comuns que podem causar diferenças de reconciliação de contas.

Diferenças de tempo

Há uma chance de as transações terem sido capturadas no razão geral, mas o cheque ainda não foi compensado pelo banco ou vice-versa.

Omissões

Essa discrepância de reconciliação de contas está relacionada às transações que aparecem no extrato bancário, mas ainda não foram registradas pela empresa no livro caixa.

Erros

Os erros geralmente ocorrem se o processo de reconciliação da conta der errado. Na maioria das vezes isso acontece porque as atividades foram registradas incorretamente.

📌 Nota: se um erro for detectado, ele deve ser anotado na reconciliação de conta e registrado em um lançamento contábil de ajuste.

Como fazer a reconciliação da conta

Há muitas razões pelas quais o processo de reconciliação de contas é importante. Em primeiro lugar, pode ajudar a determinar se houve um erro potencial no processo de contabilidade. Além disso, ele pode detectar as contas que precisam ser reconciliadas. Aqui está uma visão geral sobre como fazer a reconciliação de contas para garantir que as posições financeiras da sua empresa permaneçam precisas.

Processo de reconciliação de contas Etapa 1:verificação do razão geral

Primeiras coisas primeiro. Para uma reconciliação de contas precisa, um contador precisa passar por todas as contas no razão geral para verificar se não há transações ausentes e se o saldo está correto.

Processo de reconciliação de contas Etapa 2:comparação

Em seguida, para a reconciliação correta da conta, o contador deve comparar o saldo no razão geral com os dados de sistemas de terceiros independentes ou outra documentação de suporte (extratos bancários ou de cartão de crédito).

Processo de reconciliação de contas Etapa 3:eliminar discrepâncias, se elas aparecerem

Em seguida, o contador estuda as informações adquiridas e toma as ações corretivas apropriadas para eliminar quaisquer discrepâncias.

Processo de reconciliação de contas Etapa 4:preparar os lançamentos contábeis necessários

Se forem detectadas discrepâncias na etapa anterior da reconciliação de contas, os erros de saldo devem ser corrigidos e marcados em lançamentos contábeis especiais.

Processo de reconciliação de contas Etapa 5:lançar os lançamentos contábeis

E é isso! Agora os lançamentos contábeis estão prontos para serem lançados. Após esta etapa, o razão geral será atualizado para o período de reconciliação.

Quais são os principais desafios relacionados à reconciliação de contas?

À medida que mais empresas começam a utilizar a nuvem para sua contabilidade e vendas em geral, muitos problemas do passado estão desaparecendo. Você não precisa mais manter caixas de sapatos cheias de recibos de papel para controlar suas despesas comerciais. Novas possibilidades permitem que as empresas vendam seus produtos com mais facilidade e alcancem um público mais amplo.

No entanto, a transição para o comércio eletrônico também tem seus desafios. Vamos dar uma olhada no que dificulta o processo de reconciliação de contas para empresas on-line.

Vários canais

Pode-se esperar que a reconciliação de contas deixe de ser um problema em breve, mas existem certos desafios que surgem com o crescimento da receita. Por exemplo, as empresas de comércio eletrônico podem ter dificuldades devido a um grande número de canais de vendas que usam. Todos e cada um desses canais devem ser contabilizados.

Taxas da plataforma

Outro desafio ligado ao processo de conciliação de contas de e-commerce é que cada plataforma de vendas costuma cobrar uma taxa de serviço.

No final de um período contábil, você precisa contabilizar as taxas pagas aos provedores de pagamento. Caso contrário, sua receita diminuirá muito. Essa discrepância afetará tudo, desde o planejamento de negócios e pedidos de estoque até coisas importantes, como estimar o valor dos impostos que você deve.

Dados de transação

Ainda outro desafio é que, para executar uma reconciliação de conta adequada, você precisa de dados. Se você tiver dúvidas sobre a validade de uma determinada transação, precisa ter acesso fácil às informações não apenas sobre o cliente (ou fornecedor), mas também sobre os itens (ou produtos) vendidos.

O problema aqui é que, mesmo que seus dados sejam trazidos automaticamente, sem uma boa solução, muitos deles podem ser perdidos no caminho, deixando você com números vazios. Identificar a origem ou algumas características de uma transação em questão pode se tornar impossível nesses casos.

Reembolsos

Outra razão pela qual seu saldo bancário pode não corresponder aos seus registros contábeis é que os reembolsos podem não ter sido devidamente contabilizados. Infelizmente, os reembolsos são bastante frequentes no comércio eletrônico e é razoavelmente importante registrá-los com precisão.

Para uma correta reconciliação de contas, é crucial registrar não apenas cada venda e reembolso, mas também todas as taxas cobradas ou reembolsadas pelas plataformas de pagamento após a emissão do reembolso.

Lembre-se de que a maioria dos fornecedores não dispensará uma taxa sobre a transação original. Alguns também cobram uma taxa extra pela emissão de um reembolso. Todas essas atividades precisam ser devidamente registradas em seus livros.

Verificação dupla

Muitos especialistas em negócios chegam à conclusão de que a reconciliação manual de contas bancárias pode ser muito cara para os empresários.

De acordo com o levantamento, até 59% dos recursos do departamento financeiro podem ser gastos no gerenciamento de transações. Surpreendentemente, até 95% dessa energia é gasta em transações que já correspondem. Isso se explica pelo fato de o processo de reconciliação manual de contas ser lento na identificação de transações que realmente requerem atenção especial.

É por isso que produzir demonstrativos financeiros precisos e manter demonstrativos de renda e lançamentos contábeis bem administrados se tornam excessivamente caros.

Como fazer a reconciliação de contas facilmente?

A reconciliação de contas pode ser feita manualmente, mas consome muito tempo e requer conhecimento especializado. Além disso, se você cometer algum erro na reconciliação, não há como desfazer seu trabalho. É por isso que muitos contadores usam software de reconciliação de contas para evitar tais complicações.

Como você pode ver nas estatísticas acima, as empresas devem usar a nuvem para aumentar a eficiência e a simplicidade do processo de reconciliação de contas.

Você pode estar se perguntando como tornar a reconciliação de contas mais eficiente. Aqui estão alguns passos concretos que você pode tomar.

1. Conecte suas contas bancárias

Se você já usa um software de contabilidade como o Synder Accounting, pode conectar facilmente suas contas bancárias para obter uma imagem ao vivo atualizada regularmente do saldo de sua conta atual.

Dessa forma, você terá metade do processo de reconciliação de sua conta coberto.

2. Conecte o canal de vendas e o(s) gateway(s) de pagamento

A maioria das soluções de software de contabilidade não possui integrações nativas detalhadas com todas as plataformas de pagamento que você pode estar usando. O Synder oferece essa opção e ajuda você a cobrir a outra metade da reconciliação de contas. Use o Synder para conectar suas plataformas de pagamento, como Stripe, Square, Shopify Payments ou PayPal, entre outras, ao seu software de contabilidade.

Assim que suas contas bancárias e plataformas de pagamento e comércio eletrônico estiverem conectadas ao seu software de contabilidade, seu saldo bancário será atualizado regularmente. Transações e pagamentos individuais também serão sincronizados regularmente com sua contabilidade em segundo plano.

3. Reconciliar

Quando todas as plataformas que você usa estão conectadas ao seu software de contabilidade, o processo de reconciliação de contas se torna o mais tranquilo possível. Por exemplo, se você usa o Synder Accounting, tudo que você precisa fazer é categorizar suas transações (ou você pode usar o recurso Smart Rules para despesas e depósitos) e então verificar seus relatórios.

📌 Nota :Ao reconciliar, você não pode criar suas próprias transações na aba Banking, pois elas podem causar um erro. Cada transação será adicionada somente quando for aprovada pelo banco.

É isso! Quando você conecta suas contas bancárias e gateways de pagamento ao seu software de contabilidade, você certifica-se de trazer dados precisos para o processo de reconciliação de contas. Você fica no controle total sobre suas finanças. Tudo o que você precisa fazer é revisar as correspondências existentes!

Como você pode ver, é possível estabelecer uma rotina simples e direta de dois cliques para um processo preciso de reconciliação de contas. Basta experimentá-lo para ver por si mesmo!

Se você tiver mais dúvidas, é sempre bem-vindo a entrar em contato com a equipe de suporte do Synder usando o bate-papo no aplicativo ou outras formas de contato fornecidas no rodapé desta página. Experimente o Synder gratuitamente (sem necessidade de cartão de crédito) para testar a magia de uma reconciliação simples.