5 dicas de contabilidade para pequenas empresas para seguir em 2020

Um dos motivos mais comuns para o fechamento de um negócio em 2020 é uma avaliação incorreta de sua situação financeira. Se você deseja manter as luzes acesas hoje em dia, é importante que seus dados financeiros sejam atuais e precisos e que você tenha as ferramentas para tomar decisões de negócios sólidas. Já tivemos um guia básico de contabilidade para pequenas empresas. Então, se você ainda não leu o artigo, sugiro que faça isso agora mesmo.

Hoje, adicionaremos os conselhos contábeis mais recentes a serem seguidos em 2020 e daremos algumas dicas para manter a contabilidade organizada em termos de pandemias.

1. As faturas em papel estão obsoletas

Lamento dizer que um grande número de pequenas empresas ainda está preso na idade das trevas com um monte de faturas impressas. Estatisticamente, em média, custa cerca de US$ 25 para processar manualmente apenas uma única fatura. Se você parar de usar as faturas em papel, quase economiza de 3 a 4 horas por dia. Imagine quanto tempo e dinheiro você pode economizar por ano.

Se eu ainda não o convenci a desistir das entradas manuais de dados, vamos dar uma olhada nos benefícios adicionais do faturamento digital:

• É mais seguro e conveniente. O software de faturamento para pequenas empresas é 99% seguro contra qualquer roubo e perdas.
• Os clientes tendem a apoiar empresas ecologicamente corretas que estão preocupadas em se tornarem verdes.
• Você nunca sabe quando virá o próximo “desafio de ficar em casa”. Portanto, não subestime o valor do faturamento digital.

2. Escolher um software de contabilidade atualizado para pequenas empresas

A implementação de software de contabilidade pode economizar horas automatizando a entrada manual de dados e eliminando erros que podem ocorrer quando os dados são importados manualmente para a contabilidade. Um relatório da empresa de análise global IDC estimou que o erro humano está custando às empresas nos EUA e no Reino Unido £ 315 por funcionário por ano ou US $ 18 bilhões para cada economia. Então parece que não usar um software de contabilidade é muito mais caro do que pagar por ele. Assim, é hora de escolher um software de contabilidade adequado, dependendo da sua situação e necessidades.

Tipos de pequenas empresas software de contabilidade :

1. Software de contabilidade on-line é muitas vezes referido como software de contas baseado em nuvem ou Software-as-a-Service (SaaS). Você pode ver suas finanças online a qualquer hora e em qualquer lugar. Geralmente está disponível como assinatura mensal ou anual.

Exemplos:Xero, FreshBooks, QuickBooks.

2. Software de contabilidade off-line geralmente é mais barato do que online. Se você não tiver uma conexão com a Internet, ainda poderá acessar suas contas. Menos suítes de software de contabilidade off-line para startups e pequenas empresas, pois elas precisam permitir que mais usuários acessem o software.

Exemplos:QuickBooks Desktop e Microsoft Excel.

3. Reconsidere os compromissos de custo fixo

A flexibilidade é uma joia de 2020 e anos à frente. Compromissos de longo prazo para o negócio serão uma despesa única, dando valor por períodos mais longos. Este hack é simples, mas muito útil.

Por exemplo, quase todos os softwares baseados em assinatura para pequenas empresas, incluindo software de contabilidade, oferecer descontos quando você faz negócios de longo prazo. Pode ajudar a evitar pagamentos frequentes e saída de dinheiro. Além disso, como regra, os pacotes de longo prazo são mais lucrativos do que um acordo de assinatura mensal.

Também garante que você possa utilizar os serviços mesmo se houver um momento de crise quando sua empresa não estiver obtendo lucros semelhantes.

4. Pagamentos on-line

Outro item obrigatório para a contabilidade de pequenas empresas hoje em dia é o uso de pagamentos online. É a maneira moderna da transação monetária para se livrar dos usos da moeda baseada em papel e facilitar a contabilidade. Por causa da pandemia, a maioria dos clientes ficou online. Eles esperam que as empresas aceitem pagamentos online como regra básica.

Se você não confia nos pagamentos digitais e acha que eles são inseguros, vamos quebrar esses preconceitos. Os pagamentos online estão mais seguros do que nunca, devido aos avanços na tecnologia de pagamentos digitais e ao cenário de segurança cibernética em evolução.

A vantagem muito gostosa de usar pagamentos online é a oportunidade de sincronizar automaticamente com o software de contabilidade e fazê-lo funcionar como um relógio em conjunto. Chegaremos a isso mais tarde.

Exemplos de soluções de pagamento confiáveis:

• Os pagamentos do PayPal são feitos usando a conta existente de um usuário ou com cartão de crédito. O dinheiro pode ser enviado diretamente para um endereço de e-mail, solicitando que os usuários se inscrevam em uma nova conta do PayPal.

Preço:leva 2,9% + $ 0,30 por transação, não tem configuração ou taxas mensais.

• O Stripe fascinou os usuários com sua API poderosa e flexível. Fornece uma excelente solução de pagamento para quem deseja integrar um sistema de pagamento em seus projetos.

Preços:cobra 2,9% + $ 0,30 por transação sem configuração ou taxas mensais.

• O Square permite enviar faturas eletrônicas e, por fim, receber o pagamento por meio do aplicativo Square Cash.

Preço:você paga 2,6% + $ 0,10 por transação.

5. Automático sincronizar sistemas de pagamento on-line e software de contabilidade

O lema de 2020 é “automatize tudo o que puder”. Os pagamentos online não são uma exceção. É outra solução moderna para pequenas empresas economizarem tempo e dinheiro. Não há mais desastres causados ​​pela entrada manual de dados.

A ideia principal é a importação instantânea de pagamentos online para um software de contabilidade, com categorização inteligente de dados e proteção sólida de seus livros contra qualquer confusão com detecção de duplicatas.

Vejamos um exemplo no Synder:é a varinha mágica da Fada Madrinha para sua gestão financeira.

Por quê?

• Synder pode trazer automaticamente seus dados de transação do Stripe, PayPal e Square em seu QuickBooks ou Xero.
• Crie e envie faturas e feche-as automaticamente na contabilidade no momento do pagamento.
• Existe uma função de reversão que permite desfazer qualquer transferência de dados incorreta em alguns cliques.
• Synder permite que você configure uma página de checkout simples (powered by Stripe) diretamente no aplicativo e gere um link de pagamento para ela. O link pode ser usado para receber pagamentos on-line com cartões de crédito em qualquer canal de vendas que você esteja usando.

Conclusão

Para estar nas listas de empresários de sucesso, você precisa se mover com os tempos. Há altos e baixos que afetam a estabilidade do fluxo de caixa. A única coisa que deve permanecer constante é o seu crescimento. Por isso, é importante entender as últimas tendências e dicas para a contabilidade. Estamos tentando manter nosso olho na bola para servi-lo em seu caminho para o sucesso. E realmente aprecio sua confiança e fico feliz em ser útil.