O que é Days Deduction Outstanding (DDO)?

Dias de dedução pendentes (DDO) é uma métrica chave ou indicador de desempenho no gerenciamento de deduções que é usado para demonstrar a eficácia de uma empresa na resolução de deduções. Refere-se ao número de dias que as contas a receber Contas a receber Contas a receber (AR) representam as vendas a crédito de uma empresa, que ainda não foram coletados de seus clientes. As empresas permitem que os praticantes tenham de resolver uma dedução pendente. Para calcular DDO, o valor das deduções em aberto é dividido pelo valor médio das deduções incorridas em um determinado período de tempo.

Com tempo, as disputas dos clientes costumam ser difíceis de rastrear, investigar, e resolver. Isso pode levar a deduções do cliente, que pode gerar uma grande perda de receitaRevenueRevenue é o valor de todas as vendas de mercadorias e serviços reconhecidas por uma empresa em um período. Receita (também conhecida como Vendas ou Renda) e reduza os lucros.

Para várias empresas, o vazamento de receita pode chegar a milhões de dólares anualmente. É por isso que DDO é importante. Ele calcula o quão bem ou mal uma empresa é capaz de resolver suas deduções em aberto. A equipe de gerenciamento de deduções pode então adotar as medidas necessárias para melhorar a situação.

Resumo

• Dias de dedução pendente (DDO) é uma métrica principal ou indicador de desempenho no gerenciamento de deduções que é usado para demonstrar o quão eficaz uma empresa é no gerenciamento de deduções.
• As deduções do cliente geralmente representam lucro oculto e perda de receita.
• O DDO pode ser reduzido por meio de uma série de práticas, como a adoção de um fluxo de trabalho eletrônico, mantendo um repositório central de dados, usando detectores de validade, auto-correspondência, etc.

Como interpretar a dedução de dias pendentes

Um DDO menor é sempre desejável, pois mostra que a equipe de gerenciamento de deduções é eficaz na resolução de deduções em aberto em um momento ideal. Em contraste, um valor DDO maior indica que o processo de resolução de deduções é ineficiente e precisa ser mais simplificado.

Um maior volume de deduções não resolvidas também é um sinal de lacunas na codificação de dedução, cooperação, pesquisar, e resolução. Uma organização com muitas deduções não resolvidas não será lucrativa.

Causas de um DDO mais alto

1. Fraca comunicação interna

Se a troca de dados dentro das equipes internas for inadequada, o rastreamento das deduções torna-se difícil. A documentação inadequada das fichas de negócios piora a situação, portanto, aumentando o tempo de resolução das deduções.

Algumas deduções podem não ser validadas e permanecer como deduções em aberto devido à falta de documentação. Para evitar tal problema, convém que uma organização crie um repositório central de documentos para garantir a recuperação mais fácil de documentos e planilhas de negócios relacionados a deduções.

2. Inconsistências de faturamento

Um cliente pode pagar a menos porque o valor indicado na cópia da fatura está incorreto. Em tais casos, os clientes não devem ser vítimas da equipe de deduções. Para evitar esses problemas, a equipe de faturamento e faturamento deve manter coordenação interna adequada com a equipe de deduções.

3. Verificações de qualidade inadequadas

Quando as equipes de logística e conformidade não conseguem realizar verificações de qualidade adequadas, isso pode resultar em falta de documentação. A falta de documentação, como contas de frete, prova de entrega, e conhecimento de embarqueNegotiable Bill of LadingUm conhecimento de embarque negociável é um tipo de conhecimento de embarque. Embarque é a ação de carregar um navio ou embarcação com carga. Um conhecimento de embarque negociável é, pode levar os clientes a reivindicarem danos, escassez, e produtos de baixa qualidade. Como resultado, as deduções permanecerão abertas.

Quaisquer incongruências das equipes de logística e conformidade tornam a resolução das deduções abertas muito difícil para a equipe de deduções. Devem ser realizadas verificações de qualidade regulares.

Melhores práticas para reduzir DDO

Abaixo estão algumas das melhores práticas para reduzir o DDO significativamente:

1. Manter um repositório central de dados

Documentos de backup de dedução, como um conhecimento de embarque, fichas de negócios, prova de entrega, e documentos de envio, deve ter uma única fonte para tornar mais fácil para a equipe de deduções e outras equipes descobrir as informações de que precisam. Manter um repositório central de dados também ajuda a facilitar a colaboração interna.

2. Usando um preditor de validade de dedução e rastreador

Os analistas geralmente levam muito tempo para isolar as deduções inválidas daquelas que são válidas. Usando um preditor de validade de dedução, as deduções podem ser validadas automaticamente.

3. Adotando um fluxo de trabalho eletrônico

A visibilidade da comunicação interna entre a equipe de gerenciamento de deduções e outras equipes pode ser melhorada por meio de um fluxo de trabalho padronizado. Com um fluxo de trabalho eletrônico, há menos necessidade de e-mails aleatórios entre as equipes internas durante o gerenciamento de pedidos.

4. Automação de codificação de razão

A equipe de deduções geralmente passa muito tempo combinando códigos de motivo internos e de cliente. Ao automatizar todo o processo, a equipe de deduções poderá obter tempo suficiente para se concentrar na análise das deduções.

5. Auto-correspondência

A correspondência automática pode ser feita criando modelos predefinidos para diferentes cenários de e-mails de comunicação. Pode ajudar a suavizar a comunicação. Também permite que os analistas se concentrem em tarefas mais importantes, como análise de dedução e tomada de decisão de alto valor.

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