Quais são as diferenças entre o software de contabilidade em nuvem e o software de contabilidade local?

Do ábaco ao sistema de nós quipus incas, para livros escritos, somando máquinas e calculadoras, as pessoas usam ferramentas de contabilidade há séculos.

Hoje, a maioria dos profissionais de contabilidade depende de algum tipo de software para gerenciar faturas, pedidos, contas a receber e contas a pagar. Esse software pode variar amplamente em sofisticação, dependendo da complexidade do negócio e das necessidades do cliente. Por exemplo, muitas pequenas empresas podem gerenciar seus livros em planilhas do Excel. Muitos continuam a usar o Excel para contabilidade, mesmo com o crescimento de seus negócios, o que acaba resultando em dados díspares espalhados por várias planilhas que estão desatualizadas ou mesmo apresentam números conflitantes. Isso faz com que as empresas percam tempo concordando sobre quem os números estão corretos e justificando seus dados. Eventualmente, as empresas precisam investir em um pacote de software de contabilidade e, finalmente, dependendo de seu crescimento, Planejamento de Recursos Corporativos completo.

Quando se trata da maneira como as empresas gerenciam sua contabilidade, Há uma série de opções. Alguns simplesmente terceirizam a contabilidade para uma agência, mas isso deixa os dados críticos de negócios e a capacidade de aproveitá-los com eficácia para insights sobre os negócios nas mãos de outra pessoa. Para aqueles que implantam software de contabilidade, eles podem implantar software de contabilidade local ou software de contabilidade baseado em nuvem.

O que é software de contabilidade em nuvem?

O software de contabilidade automatiza alguns ou todos os processos associados à medição e comunicação das informações financeiras de uma empresa. Isso inclui contas a pagar, contas recebíveis, renda, despesas e muito mais. O software de contabilidade permite que o departamento financeiro reúna dados financeiros com mais facilidade e os divulgue às partes interessadas, internos e externos, como auditores, investidores e fornecedores.

O que é software de contabilidade local (tradicional)?

Historicamente, software de contabilidade foi executado no local, o que significa que o software e o banco de dados são armazenados em um servidor local que as pessoas da organização podem acessar e manipular. O surgimento da computação em nuvem começou com funções mais simples, como e-mail, mas desde então cresceu para incluir quase todos os aplicativos de software.

Quais são os diferentes tipos de software de contabilidade em nuvem?

Embora tenha havido décadas de uma miríade de fornecedores fazendo o seu melhor para semear confusão e criar entusiasmo em torno da computação em nuvem, é, em sua forma mais básica, uma ideia simples - usar o computador de outra pessoa na Internet. Existem, Contudo, uma série de abordagens diferentes. Está fornecendo infraestrutura, onde o fornecedor da nuvem fornece os servidores, rede e data center e o cliente acessa apenas o poder de computação pela internet, comumente referido como Infraestrutura como Serviço ou IaaS. Alternativamente, o fornecedor pode fornecer a infraestrutura, bem como ferramentas e um ambiente de desenvolvimento no qual o cliente grava e gerencia um aplicativo, comumente referido como Platform as a Service ou PaaS. Finalmente, a forma mais antiga e familiar de nuvem é onde o fornecedor fornece a infraestrutura, a plataforma e o aplicativo de software, que o cliente acessa pela internet, por meio de um navegador ou dispositivo móvel, denominado Software as a Service ou SaaS.

Quando se trata de software de contabilidade em nuvem, a maioria se enquadra na bandeira de software como serviço, embora não todos. A maioria dos observadores do setor considera um aplicativo de software como SaaS apenas se for executado em um ambiente multilocatário. Isso significa que há um único código-fonte para o aplicativo que todos os clientes compartilham, enquanto seus dados são mantidos separados. Alguns fornecedores de software ou seus parceiros hospedam um único aplicativo em seu próprio data center, gerencie-o e deixe o cliente acessá-lo pela internet, mas porque cada cliente tem sua própria versão do software, ele não oferece as mesmas economias de escala que o SaaS. Essa abordagem é comumente referida como hospedagem ou modelo de provedor de serviços de aplicativos (ASP) e chamada por alguns fornecedores de SaaS de Nuvem Fake.

Quais são as 5 vantagens do software de contabilidade em nuvem em relação ao software de contabilidade local?

SaaS ou software de contabilidade baseado em nuvem apresenta uma série de vantagens em relação ao software local.

Escalabilidade

Principalmente, o software de contabilidade em nuvem pode escalar melhor com o crescimento de uma empresa. Porque tudo o que é necessário para adicionar capacidade adicional é uma licença de usuário e um navegador, as empresas podem adicionar uma equipe de finanças de forma rápida e fácil. Se uma empresa adiciona um novo, escritório, local ou subsidiária, o gerenciamento da função contábil e financeira também é feito facilmente. É apenas uma questão de fazer login em um computador e acessar o aplicativo.

Acessibilidade

Esse benefício se estende à força de trabalho também. Membros da equipe viajando, preso em algum lugar por causa do clima ou catástrofe ou até mesmo por aqueles que só querem trabalhar de casa, pode fazer isso facilmente sem a necessidade de uma VPN.

Eficácia de custos

Como o software de contabilidade em nuvem não requer um investimento inicial em servidores, bancos de dados, centros de dados e a equipe para gerenciá-los, os custos iniciais para a nuvem são muito mais baixos do que para sistemas de contabilidade no local. Essas economias de custo se estendem por todo o ciclo de vida da propriedade do software de contabilidade em nuvem porque as empresas podem evitar os ciclos de atualização dispendiosos e disruptivos exigidos pelo software local, mas também porque o fornecedor continua a transmitir essas economias de escala.

O Processo de Auditoria

Quando se trata de auditorias financeiras, o software de contabilidade em nuvem adiciona outra camada de conveniência. Algumas empresas simplesmente conseguiram dar aos auditores externos acesso ao seu sistema de contabilidade SaaS e, em vez de ocupar uma sala de conferências com uma pequena equipe e uma sala cheia de caixas, os auditores podem fazer seu trabalho fora do local.

Atualizações Automatizadas

Mas provavelmente a maior vantagem do software de contabilidade em nuvem sobre o software local é que ele está sempre atualizado. As empresas de software de contabilidade em nuvem normalmente fazem várias atualizações em seu software a cada ano e, uma vez que cada cliente usa a mesma versão do software, cada cliente obtém essas atualizações quando o fornecedor as coloca no ar. Isso é diferente do software de contabilidade local, que requer atualizações manuais, patches e atualizações para qualquer integração com outro software que possa ser necessária. Isso também significa que quaisquer alterações nos regulamentos de regras de contabilidade ou leis estaduais ou federais podem ser contabilizadas, integrado no sistema e enviado aos clientes com o toque de um botão. Por exemplo, com as recentes mudanças nas regras sobre o reconhecimento de receita, particularmente receita ASC 606 de contratos com clientes emitidos pelo FASB e IASB, O software de contabilidade SaaS pode ser responsável por essas mudanças, integrá-lo ao sistema e divulgá-lo aos clientes quando as regras entrarem em vigor.

Qual sistema é a melhor escolha para você?

Realmente não há vantagens em ter seu software de contabilidade executado no local em comparação com a nuvem. Alguns fornecedores locais podem sugerir que há vantagens de segurança em armazenar dados contábeis no local, mas as precauções de segurança que os fornecedores de software de contabilidade em nuvem tomam, tanto físico quanto cibernético, quase sempre é muito mais sofisticado e avançado do que uma empresa individual. Alguns lugares têm requisitos legais para manter os dados dentro de uma determinada geografia, mas a maioria dos fornecedores de software de contabilidade em nuvem está construindo ou já construiu centros de dados nesses locais para dar conta dessas leis. Hoje, a escolha padrão é a nuvem.