Como o Business Intelligence é usado na contabilidade hoje

Uma equipe de contabilidade que é orientada por dados e proativa pode ser totalmente transformadora. E os CFOs entendem:a pesquisa do inverno de 2021 da Brainyard com cerca de 150 líderes de finanças e negócios de uma variedade de setores mostra uma constante, demanda sustentada por um uso mais eficaz de dados, se deve identificar áreas para economia, avaliar oportunidades de investimento ou fornecer melhores relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Profissionais de contabilidade que tiram proveito de business intelligence (BI) não desfrutam apenas de maior produtividade e precisão. Eles obtêm os insights para tomar essas decisões mais informadas e são mais capazes de contribuir para o sucesso, fornecendo os dados certos na hora certa para as pessoas certas, sejam partes interessadas internas ou clientes.

O que é Business Intelligence?

A inteligência de negócios é uma prática orientada à tecnologia de análise de dados, desenvolvendo indicadores-chave de desempenho (KPIs) e monitorando o desempenho para informar a tomada de decisão. BI fornece histórico, visões atuais e preditivas das operações de negócios de fácil compreensão, interativo, visualizações de dados. As organizações usam software de business intelligence para analisar dados e informar métricas de desempenho, como financeiro, vendas, KPIs de marketing ou operações. Com BI, as empresas podem acompanhar de perto as finanças, otimizar suas cadeias de suprimentos e tomar melhores decisões em tudo, desde marketing a fusões e aquisições.

A funcionalidade de BI centra-se na integração, painéis personalizáveis ​​que permitem relatórios e análises em tempo real com base em um banco de dados central. Os tomadores de decisão podem identificar exceções, tendências e oportunidades e aprofundar em qualquer métrica ou transação subjacente para obter mais detalhes.

Os sistemas de business intelligence permitem que toda a organização tome melhores decisões ao analisar grandes volumes de dados de todas as linhas de negócios. Procure um sistema escalonável que permita acesso móvel de onde quer que as pessoas estejam trabalhando e que forneça uma variedade de conectores e integrações para seus aplicativos para que você possa obter todos os dados necessários para analisar os KPIs que sua organização considera importantes.

Por que o Business Intelligence é vital na contabilidade?

O software de gerenciamento financeiro habilitado para BI torna os profissionais de contabilidade mais produtivos e minimiza erros ao automatizar a coleta e análise de dados. Uma vez que os CFOs determinam quais KPIs são importantes, O BI mantém essas métricas atualizadas e prontamente disponíveis nos painéis.

Por exemplo, um painel de fluxo de caixa pode mostrar rapidamente seu ciclo de conversão de caixa atual, relações rápidas e atuais, dias de vendas pendentes, giro de contas a pagar e contas a receber e outros KPIs em comparação com períodos históricos. E o painel forneceria atualizações contínuas.

As equipes de contabilidade que não estão compilando manualmente esses dados podem gastar tempo interpretando-os e compartilhando ideias com colegas de trabalho.

O Business Intelligence se relaciona com a contabilidade? Como?

Uma contabilidade eficiente é crucial para o sucesso de uma empresa, e a inteligência de negócios pode ajudar a promover o sucesso contábil. Vejamos um exemplo de como podemos traçar uma linha reta do uso de BI por uma equipe de contabilidade para uma vitória empresarial.

Se você é um varejista que vende produtos e está sem um item popular, os clientes clicarão no site de um concorrente, portanto, ter o nível certo de estoque é fundamental para os varejistas. A taxa de falta de estoque é um KPI que ajuda na análise de estoque - mede a frequência com que um item que um cliente pede está indisponível.

Veja o caso da VolleyTech, varejista de artigos esportivos fictícios. O início da temporada de futebol da primavera traz demanda por chuteiras, e os comerciantes da VolleyTech sabem que os calçados de um fabricante britânico se esgotam rapidamente todos os anos, levando a clientes decepcionados. Eles pressionam para pedir pares extras nos tamanhos mais populares, mas a liderança recua.

Pensando em por que o varejista não queria fazer pedidos o suficiente para evitar rupturas, um fator pode ser a incerteza sobre o fluxo de caixa. A VolleyTech tem dificuldade em projetar receita, então ele opta por executar um apertado, estratégia de pedido just-in-time que aceita que alguns itens fiquem fora de estoque para economizar custos, como armazenamento, taxas de envio e importação. Mais, aquele fabricante, U.K. FootballWear, sabe que suas chuteiras são populares, para que possa exigir adiantamentos de pedidos de varejistas menores como a VolleyTech. Isso amarra fundos que poderiam ser necessários para operações ou folha de pagamento.

Com business intelligence, Os contadores da VolleyTech podem fazer análises e previsões aprofundadas de fluxo de caixa. A equipe pode receber informações, como despesas operacionais e de capital esperadas, dados históricos de vendas e taxa de falta de estoque, projeções de contas a receber e saldos de contas a pagar, e até mesmo extrair fontes de dados externas, como previsões do tempo de longo prazo para os meses principais de compra de chuteiras em locais onde a VolleyTech tem lojas. Com essa informação, a empresa pode descobrir que pode investir mais em estoque. Isso mantém os clientes satisfeitos e pode ganhar um status de parceiro favorito com o U.K. FootballWear.

Posso usar táticas de BI em contabilidade?

O uso de BI taticamente na contabilidade aumentará o status da equipe como consultores estratégicos de confiança, como mostra o exemplo acima. As ferramentas de business intelligence também oferecem aos contadores, incluindo profissionais de contabilidade terceirizados, a capacidade de quantificar seu próprio valor dentro da empresa ou para os clientes.

Pense nos KPIs que os líderes usam para avaliar a eficácia de seus departamentos de contabilidade. Por exemplo, um bom DSO, ou dias de vendas pendentes, o índice mostra que os contadores estão efetivamente cobrando os fundos devidos pelos clientes. Mas vá mais fundo, e você verá que as cobranças rápidas são baseadas na negociação eficaz dos termos de pagamento, e no grupo de contas a receber, administrando com rigor o crédito concedido aos clientes e cobrando dívidas em aberto com poucas baixas.

Os painéis de inteligência de negócios ajudam os contadores a melhorar as taxas de DSO, por exemplo, configurar alertas para sinalizar clientes que estão pagando mais devagar e, portanto, podem não ter mais crédito.

BI significa menos erros e documentação mais completa, o que melhora o desempenho da auditoria. Ele permite que os contadores expliquem conceitos financeiros complexos para usuários de negócios, gerando gráficos e visualizações fáceis de ler, e permite que as equipes de contabilidade trabalhem com mais eficiência, automatizando tarefas manuais.

Tático? Claro - mas em suma, uma vantagem estratégica.

Como usar BI para influenciar e melhorar a contabilidade

O uso bem-sucedido de BI para influenciar e melhorar a função de contabilidade é tudo sobre a rapidez com que um usuário final pode acessar os dados e convertê-los em compreensão ou visão que permite mais precisão, tomada de decisão oportuna que leva ao aumento da lucratividade e ao sucesso do negócio.

Ao avaliar seu programa, pergunte:Como os recursos de business intelligence estão realmente sendo usados? Temos painéis e dados que promovem nossas metas contábeis e a visão de longo prazo e estratégia geral da organização?

Observe também essas sete áreas.

Melhore as percepções

As plataformas de business intelligence permitem que as equipes de contabilidade reúnam dados díspares e comuniquem insights de uma forma que pode proporcionar um “momento aha”.

Veja nosso varejista de artigos esportivos. A análise de varejo baseada em BI pode usar dados de comportamento de compra e tendências de varejo para mostrar que os jogadores de futebol mais jovens estão interessados ​​em competir o ano todo, e que ligas de futebol de salão estão surgindo em alguns estados do norte onde a VolleyTech opera. As travas não são adequadas para ambientes internos, assim, os comerciantes podem agir rapidamente para adquirir sapatos baratos em tamanhos e designs adequados para os grupos demográficos mais interessados ​​em jogos o ano todo. O uso de software de BI para analisar dados de estoque ajudará a VolleyTech a criar um processo de compra e distribuição para colocar esse estoque em áreas geográficas com instalações internas e ligas.

Melhorar os processos de contabilidade

BI melhora os processos de contabilidade de maneiras óbvias - agregando dados, criando painéis com mais eficiência, planejamento e orçamento aprimorados - e em áreas menos aparentes.

Por exemplo, a pesquisa Brainyard mostrou que os líderes empresariais estão preocupados com os efeitos das interrupções na cadeia de abastecimento, efeitos persistentes da pandemia e escassez de talentos.

As equipes de contabilidade que usam BI em seus processos podem ajudar a resolver todos estes:

• Melhor visibilidade em cadeias de suprimentos complexas se traduz em menos interrupções, e BI tem tudo a ver com visibilidade. Por exemplo, as empresas estão considerando o onshoring e a localização de suas cadeias de suprimentos. Isto é caro, no entanto. Quanto mais você pode gastar em matéria-prima e ainda assim ser lucrativo? Que efeitos as taxas de câmbio e o frete têm sobre os custos?
• As equipes de contabilidade podem obter fontes de dados externas para melhorar as previsões e informar as decisões financeiras à medida que a economia se recupera. Por exemplo, o site data.gov do governo dos EUA oferece acesso gratuito a mais de 218, 000 conjuntos de dados, incluindo vários conjuntos de dados COVID-19, muitos dos quais podem ser integrados a painéis de BI.
• Lidando com a escassez de talentos é mais fácil quando as empresas podem contratar sem se preocupar com a proximidade de um escritório físico. Com ferramentas de BI, a contabilidade pode decompor dados relevantes para que todas as equipes departamentais possam trabalhar em seus orçamentos de pessoal e colaborar remotamente usando um banco de dados central. Isso não apenas melhora a comunicação entre os gerentes de contabilidade e de contratação, mas também pode melhorar o processo de recrutamento.

Visualização de dados contábeis

A visualização de dados contábeis é o processo de apresentar informações financeiras de forma dinâmica, forma gráfica. As visualizações de dados eficazes ajudam os tomadores de decisão a consumir muitas informações, às vezes complexas, de uma forma que é considerada intuitiva e holística.

Existem benefícios óbvios na capacidade de visualizar dados, incluindo aqueles insights do "momento aha" que discutimos. Mas uma vantagem que muitas vezes é esquecida é que, se você tornar o consumo de dados agradável, os tomadores de decisão e as partes interessadas relevantes pedirão à contabilidade para ajudá-los a usar os painéis com mais frequência. Isso pode impulsionar os investimentos em novas fontes de dados e sistemas financeiros com BI integrado.

Melhorar a produtividade

Uma das principais recompensas dos benefícios de maior produtividade dos recursos de business intelligence em software de contabilidade é poder escalar sem a necessidade de adicionar pessoal.

Primeiro, os tipos e volumes de dados e solicitações de análises e relatórios tendem a crescer junto com a organização. Com software de contabilidade compatível com BI, novas fontes de dados podem ser facilmente adicionadas aos painéis. E, a contabilidade pode configurar painéis personalizados e gerar análises automaticamente, minimizando o esforço manual.

E claro, a inteligência de negócios permite que muitos processos financeiros sejam automatizados. Digamos que o departamento de contabilidade leve dias para preparar relatórios financeiros mensais ao usar ferramentas tradicionais como planilhas. Com software compatível com BI, tabelas e gráficos podem ser exportados para reduzir o tempo necessário para preparar relatórios financeiros.

Tomada de decisão baseada em dados

Profissionais de contabilidade são campeões de dados natos. Digamos que um gerente de mercadorias da VolleyTech tenha um pressentimento de que os clientes gastariam mais em uma linha de bolas de futebol certificadas pelo comércio justo. O marketing concorda e acredita que adicionar esta linha seria uma oportunidade de vendas.

Como a contabilidade pode ajudar a quantificar esse palpite?

As táticas para aplicar a tomada de decisão baseada em dados às suposições incluem a aplicação de métricas de contabilidade de custos de estoque para as bolas de comércio justo mais caras, ajudando a calcular o preço de custo adicional para estimar um ponto de preço de venda e comparando-o com as bolas mais caras atualmente em estoque. Todos esses dados podem ajudar os comerciantes a determinar se algum novo produto faz sentido financeiramente.

Análise aprimorada de produto e receita

Com BI, O departamento de finanças pode compilar dados de várias fontes em painéis personalizados para permitir uma análise aprofundada que produzirá maneiras de melhorar os produtos e aumentar a receita.

Por exemplo, digamos que os líderes de negócios precisam descobrir o que está por trás de uma redução na receita. Pesquisando dados relevantes, eles podem identificar quaisquer departamentos específicos, escritórios ou regiões com baixo desempenho. Ou, pode haver outros fatores, como novos representantes de vendas que podem não ter treinamento suficiente para desempenhar, ou uma atualização de produto que reduziu temporariamente a receita.

Uma área a se concentrar pode ser a receita total de vendas.

A receita de vendas é reconhecida na demonstração do resultado do mês em que o produto ou serviço foi entregue ou executado, de acordo com as regras GAAP para reconhecimento de receita. Por exemplo, Digamos que um local da VolleyTech decida oferecer aulas presenciais de goleiro. Ele inscreve 40 alunos em junho, cada um pagando $ 50 por sessão, e coletou $ 2, 500 em receitas. Mas realizou apenas 20 dessas sessões em junho. Ele pode reconhecer a receita apenas para aqueles 20 alunos, obtendo receita de vendas reconhecida em US $ 1 de junho, 250. O restante $ 1, 250 das sessões reservadas para julho são contabilizadas na receita diferida. Dado que, faz sentido adicionar outro instrutor para dobrar o número de aulas disponíveis em um determinado mês? O BI pode ajudar a modelar a adição de outro instrutor por mês para determinar se faz sentido financeiro ou não.

Análise de KPI aprimorada

Indicadores Chave de Performance, ou KPIs, são métricas intimamente ligadas aos objetivos estratégicos de negócios. Os líderes devem identificar suas principais métricas no início e revisitar essa lista de KPIs periodicamente com base nas mudanças no mercado, condições econômicas ou do próprio negócio.

Uma vez que a lista é estabelecida, as empresas precisam concordar sobre quais números representam o sucesso - e sinalizam tempos difíceis pela frente.

Por exemplo, nosso fabricante de grampos do Reino Unido pode ver menos pedidos vindos de países da UE como resultado do Brexit. Se seu software de finanças e contabilidade tivesse BI integrado, a empresa poderia ter identificado clientes em risco e trabalhado com seu FP&A (equipe de planejamento e análise financeira) para executar cenários sobre como ainda poderia cumprir suas metas de receita, como, por exemplo, oferecendo um desconto para aumentar suas exportações para distribuidores norte-americanos.

Melhore o seu Business Intelligence com NetSuite ERP

Adotando software com BI integrado, como NetSuite Business Intelligence, pode oferecer maior transparência no desempenho da empresa em todos os departamentos. Os benefícios de um sistema unificado que vem com um ERP incluem um data warehouse centralizado e uma visão única dos clientes, inventário e finanças em várias unidades de negócios, locais e subsidiárias.

Procure a capacidade de personalizar painéis e fornecer acesso a uma variedade de partes interessadas por meio do navegador da web, inclusive em dispositivos móveis. Equipes de contabilidade ocupadas devem procurar recursos de autoatendimento para que os chefes de departamento possam gerar análises por conta própria e obter todos os dados de que precisam para tomar decisões.

Business intelligence é o complemento perfeito para profissionais de contabilidade orientados por dados. Ajuda a eliminar as suposições ou opiniões do processo de tomada de decisão, fornecendo em tempo real, resultados factuais em comparação com as metas de negócios. Quando esses resultados são compartilhados por toda a empresa, as decisões podem ser tomadas mais rapidamente. A equipe de contabilidade não apenas se torna um parceiro de negócios confiável, mas também tem as informações para melhorar os processos de negócios e o desempenho.