Contratos de preço fixo:The Ultimate Expert Guide

Os contratos que uma empresa assina com seus clientes podem ser a diferença entre ganhar ou perder dinheiro, já que os termos do contrato regerão o escopo do projeto e quanto a empresa receberá para concluí-lo. Embora muitos contratos sejam negociados individualmente e, portanto, únicos, a maioria pode ser agrupada em várias categorias:contratos de preço fixo, contratos de custo acrescido e variações destes.

Qual é a vantagem de um contrato de preço fixo? Os contratos de preço fixo oferecem ao comprador e ao vendedor uma ideia clara do preço. Eles também tendem a ser bastante simples de administrar.

O que é um contrato de preço fixo?

Contratos de preço fixo, também conhecido como contrato de preço firme ou preço global, são acordos em que as duas partes declaram os bens ou serviços que uma das partes fornecerá e estabelecem o preço que a outra parte pagará por eles. Em algumas formas, eles são semelhantes aos preços das mercadorias no supermercado. O valor indicado no pão é o preço que o consumidor paga - em muitos casos com acréscimo de impostos.

Os contratos de preço fixo tendem a ser mais adequados para quando o escopo de um projeto pode ser claramente determinado antecipadamente, e os custos dos materiais e mão de obra necessários para cumprir os termos do contrato podem ser estimados com razoável certeza. O valor pago ao vendedor não aumentará, mesmo que mais materiais ou tempo sejam necessários do que o inicialmente estimado.

O que é um exemplo de contrato de preço fixo? Uma versão simplificada de um contrato de preço fixo poderia ser assim:

Projeto:Desenvolver logotipo para Tree Lovers Orchard

Fornecedor:JDK Creative

Data de Vencimento:Duas semanas (Vencimento. 1º de março)

Preço:$ 2, 000

Perceber, o contrato não discute as etapas que a JDK Creative executará para desenvolver o logotipo. Isso porque não importa quantas etapas sejam necessárias, o preço permanece $ 2, 000

Contudo, muitas vezes não são tão simples. Normalmente existem outras seções, como responsabilidade, termos de rescisão de contratos, Entrega, condições de pagamento etc. Por exemplo, eles podem incluir penalidades para rescisão tardia e benefícios para rescisão antecipada - as empresas de construção geralmente usam termos como esses para ajudar a garantir que o projeto seja concluído dentro do escopo e no prazo.

A principal vantagem dos contratos de preço fixo é a certeza em termos de contabilidade. Assim que o contrato for assinado, todas as partes entendem os produtos ou serviços a serem entregues ou executados e a quantidade de dinheiro que será trocada.

Outra consideração ao definir contratos são os termos de pagamento. Não só pode afetar o fluxo de caixa do seu negócio, mas também há outras questões fiscais e de conformidade a serem consideradas. Por exemplo, se sua empresa segue a contabilidade de competência, a receita será reconhecida quando for ganha - ou quando sua empresa realizar as ações que lhe dão o direito de incorrer na receita. Isso significa que mesmo se o pagamento for processado antes do início do projeto ou entrar bem depois de concluído, a receita será reconhecida no período em que for auferida. Se você seguir o regime de caixa, não será esse o caso. Independentemente de seus processos, é importante incluir em seu contrato quando o pagamento será efetuado, e então planeje de acordo.

Contratos de preço fixo vs. custo mais

Contratos de custo acrescido, às vezes referido como contratos de reembolso de custos, diferem dos contratos de preço fixo de várias maneiras significativas. Sob um contrato de custo acrescido, o comprador reembolsa o vendedor pelos custos reais incorridos, mais uma quantia adicional para gerenciar o projeto e o lucro - esse é o "mais" em "custo-mais".

Contratos de custo acrescido geralmente são mais adequados para quando é difícil estimar com precisão o escopo do projeto no início.

Os custos incluídos em um contrato de custo acrescido geralmente incluem a mão de obra e os materiais usados ​​diretamente no projeto e custos indiretos, como seguro. Se o projeto exigir mais materiais ou mão de obra do que o esperado, o preço aumentará de acordo. Os contratos de custo acrescido oferecem aos vendedores alguma garantia de lucro, mesmo quando o escopo do projeto não é conhecido no início.

O valor adicional para gerenciamento de projeto e lucro pode ser calculado como uma taxa definida, por hora ou como uma porcentagem do custo do projeto. Para que os contratos de custo acrescido funcionem como pretendido, o fornecedor precisa de um sistema de contabilidade de projeto robusto que possa rastrear com precisão os custos diretos e indiretos dedicados a um projeto.

Em um contrato de custo acrescido, o comprador assume mais riscos, já que o custo final do projeto não é estabelecido no início. Alguns compradores podem se preocupar, pois estão basicamente entregando ao vendedor um cheque em branco.

Contudo, os compradores podem se beneficiar com contratos de custo acrescido. Por uma coisa, eles oferecem um nível de transparência, já que o vendedor normalmente deve enviar registros mostrando os custos em que está incorrendo com mão de obra, materiais e outros itens. E porque o vendedor sabe que seus custos serão cobertos, eles têm menos incentivos para cortar custos.

Contratos de custo acrescido podem ser mais rápidos de implementar. Isso porque não é tão crítico que todos os elementos do projeto sejam definidos com antecedência, como é prudente com contratos de preço fixo.

Além disso, um contrato de custo acrescido pode, em última análise, custar menos aos compradores do que um contrato de preço fixo. O motivo? Sob um contrato de preço fixo, o vendedor normalmente cobra mais para cobrir o risco que está assumindo.

Para fornecer alguma certeza sob um contrato de custo acrescido, as partes podem concordar que o total final do projeto não pode exceder um determinado montante.

Qual é a diferença entre um contrato de preço fixo e um contrato de custo acrescido? Com um contrato de preço fixo, o vendedor assume o risco de executar o contrato por um preço definido, mesmo que seus custos aumentem. Com um contrato de custo acrescido, os fornecedores cobram pelos custos em que incorrem e uma quantia adicional para cobrir o gerenciamento do projeto e permitir o lucro. Isso transfere o risco de que o projeto seja mais caro ou demorado do que inicialmente estimado do vendedor para o comprador.

Tipos de contratos de preço fixo

O Regulamento de Aquisição Federal dos Estados Unidos (FAR) é o conjunto de leis que rege o processo de aquisição do Governo Federal dos Estados Unidos. Entre os tipos de contratos que o governo usa, estão os seguintes:

• Contratos firmes de preço fixo: O vendedor nestes contratos deve entregar os produtos ou serviços conforme indicado no contrato e ao preço estabelecido. Esses acordos não permitem qualquer margem de manobra. Caso os vendedores precisem gastar mais tempo ou dinheiro do que o previsto, eles terão menos lucro do que o esperado. Para se fornecer uma almofada, alguns vendedores cobram preços mais altos do que cobrariam em contratos de custo acrescido e similares.

  Os contratos firmes de preço fixo tendem a ser mais adequados para projetos simples nos quais os custos são bem conhecidos com antecedência. Um exemplo seria a entrega de 100 juntas em duas semanas.

• Contratos de incentivos de preço fixo: Nesta variante de um contrato de preço fixo, a empresa fornecedora do produto ou serviço pode receber mais pagamento se exceder os requisitos do contrato. Isso pode entrar em jogo se, por exemplo, um empreiteiro termina um projeto de construção antes do prazo.

  Por outro lado, o incentivo pode ser negativo. Isso é, pode ser aplicada uma multa se o vendedor não cumprir os critérios estabelecidos no contrato.

• Contratos de preço fixo com ajuste de preço econômico: Contratos de preço fixo com ajustes de preços econômicos, ou FP-EPA, permitir um ajuste ao preço acordado se certos critérios forem atendidos, tais como mudanças nos preços de materiais e mão-de-obra ou para contabilizar a inflação. Esse ajuste reduz o risco que o vendedor assume em um contrato de preço fixo puro.

  Para minimizar o risco de mal-entendido, todas as partes devem identificar explicitamente os critérios sob os quais um ajuste é permitido. Por exemplo, alguns FP-EPAs usam índices publicamente disponíveis, como um índice de preços de combustível, para orientar os ajustes.

  Como os FP-EPAs permitem ajustes no preço do contrato, muitas vezes são adequados para contratos que se estendem por vários anos.

• Contratos de custo mais taxa fixa (CPFF): Os compradores reembolsam os vendedores pelos custos permitidos a uma taxa predeterminada. Eles tendem a fazer sentido quando é difícil estimar com antecedência todos os custos necessários para executar o contrato. Isso geralmente acontece quando um projeto envolve uma nova tecnologia ou pesquisa.

  Para que os contratos CPFF funcionem como pretendido, o vendedor precisa de um sistema de contabilidade do projeto que lhes permita rastrear e separar o material, mão de obra e outros custos relevantes para o projeto.

• Contratos de preço-teto fixo com redeterminação de preço: Os contratos de preço-teto fixo com redeterminação de preço incluem um preço-teto, que é o máximo que a empresa pagará. Os contratos com redeterminação prospectiva estabelecem um preço fixo firme no período inicial do contrato, e em um determinado momento durante os períodos subsequentes estão abertos para serem redeterminados. Eles são usados ​​quando é possível negociar o preço para o período inicial do contrato, mas não para estágios futuros.

  Os contratos com redeterminação retrospectiva permitem ajustes de preços após a conclusão do contrato. Eles geralmente são usados ​​para contratos de pesquisa e desenvolvimento em que é difícil estabelecer um preço justo antecipadamente.

Quando os contratos de preço fixo devem ser usados?

Nenhum tipo de contrato é adequado para todos os projetos, e todos os tipos têm prós e contras. Os contratos de preço fixo tendem a funcionar melhor quando o custo do projeto pode ser determinado antecipadamente com confiança. Em geral, estes projetos:

• São mais simples, abrangendo um número limitado de produtos e / ou serviços.
• Inclua resultados que são bem conhecidos e talvez repetidos; um exemplo seria a entrega de dez resmas de papel de computador toda semana.
• Use materiais e mão-de-obra cujos preços sejam bem conhecidos de antemão.
• Têm apenas incertezas de desempenho limitadas.

Para ter certeza, alguns clientes podem insistir em um determinado tipo de contrato, essencialmente forçando o fornecedor a ir em frente ou perder o negócio. Não importa o tipo de contrato, ambas as partes devem compreender todas as nuances antes de assinar.

Quando um contrato de preço fixo deve ser usado? Os contratos de preço fixo tendem a fazer mais sentido quando um projeto é relativamente simples e os custos de sua conclusão podem ser estimados com segurança com antecedência.

Vantagens e desvantagens dos contratos de preço fixo

• Vantagens: Contratos de preço fixo fornecem certeza, já que ambos os lados têm um conhecimento sólido do preço e dos produtos ou serviços a serem entregues. Eles tendem a ser mais fáceis de administrar, pois exigem menos rastreamento de mão de obra e outros materiais do que normalmente é o caso com outros tipos de contratos, como cost-plus.

  Claro, a empresa que vende o produto ou serviço ainda desejará rastrear os recursos que está dedicando ao projeto para poder calcular seu lucro ou prejuízo. Na verdade, Os contratos de preço fixo fornecem ao vendedor um incentivo para gerenciar de perto os custos e programar para minimizar o risco de perder dinheiro no negócio.

• Desvantagens: Embora os contratos de preço fixo possam ser mais simples de gerenciar, eles vêm com riscos. Mais notavelmente, o vendedor assume o risco de surgirem obstáculos imprevistos, requerendo mais tempo e / ou recursos do que os contabilizados nos termos acordados. O vendedor ainda terá que cumprir os termos do contrato, mesmo quando isso prejudica os lucros orçados. Por causa disso, muitos vendedores definem um preço mais alto do que fariam com contratos de custo acrescido.

Gerenciando Projetos de Preço Fixo

As etapas a seguir podem ajudar os vendedores a gerenciar com eficácia um contrato de preço fixo e mitigar o risco que eles assumem:

1. Avalie se faz sentido entrar em um contrato de preço fixo com o cliente. Você pode ter certeza de sua capacidade de entregar de acordo com os termos? Qual é a probabilidade de o projeto seguir o plano do projeto? Se o projeto estiver bem definido - digamos, fornecer serviços de limpeza uma vez por semana - o risco de desvio é baixo. Projetos que são menos definidos, como o lançamento de uma nova marca de alimentos, são inerentemente mais arriscados.
2. Identifique todas as responsabilidades do comprador e do vendedor, incluindo o prazo e os produtos ou serviços a serem entregues.
3. Na medida do possível, identificar todas as etapas e materiais necessários para concluir o projeto.
4. Estimativa, da forma mais precisa e completa possível, os custos dessas etapas e materiais. Isso inclui todos os tipos de mão de obra e materiais necessários, bem como a quantidade e o custo de cada um.
5. Estimar os custos indiretos, como o tempo de supervisão da gestão.
6. Total de todos os custos estimados.
7. Identifique possíveis interrupções. Isso pode incluir um aumento inesperado nos custos de materiais ou um atraso em uma peça crítica.
8. Calcule o valor que você adicionará ao contrato para cobrir esse risco. Isso normalmente exigirá um equilíbrio entre o risco de obstáculos inesperados e a necessidade de fornecer um preço competitivo.
9. Descreva um processo para lidar com as mudanças.
10. Assim que o projeto estiver em andamento, monitorar o trabalho em relação ao cronograma e ao orçamento.
11. Agende reuniões regulares com o cliente para garantir que o projeto esteja atendendo às expectativas.

Lidando com mudanças no escopo de trabalho

Conforme os projetos estão em andamento, não é incomum que o escopo ou direção mude. Embora isso possa ser normal, também pode atrapalhar o cronograma e o orçamento acordados e reduzir o lucro planejado do vendedor.

Um processo de pedido de mudança ajuda a gerenciar mudanças no escopo de trabalho. Isso deve descrever quem pode aprovar as alterações. Geralmente, deve ser alguém em um nível gerencial que possa identificar o impacto que a mudança terá no projeto geral.

Antes de concordar com a mudança, identificar o impacto no cronograma e no orçamento. Trabalhe com o comprador para determinar como a mudança será refletida no orçamento e no cronograma.

Liste a mudança em si e o impacto em um pedido de mudança e faça com que todas as partes assinem o pedido.

Nota:Evite usar o lucro e / ou contingência embutidos nos termos do contrato inicial para acomodar as mudanças do projeto. Esses valores destinam-se a lidar com obstáculos inesperados que possam surgir, em vez de mudanças no próprio projeto.

Gerenciando contratos de preço fixo com software de contabilidade

O software de contabilidade certo pode ajudar qualquer empresa a rastrear e gerenciar melhor seu trabalho e despesas em contratos de preço fixo. O software de contabilidade do projeto ajuda você em cada etapa do processo, desde o gerenciamento de despesas até o reconhecimento de receitas e faturamento automatizado. Ao compreender seus custos com software de contabilidade, você é mais capaz de prever custos e gerar cotações para contratos de preço fixo. Adicionalmente, o software fornece informações e relatórios em tempo real para que você possa ver o desempenho projetado em comparação com cada contrato ou o seu negócio como um todo.

Outra ferramenta útil com software de contabilidade de projeto é o que às vezes é conhecido como pipeline de renovação. Isso ajuda você a entender melhor o status das renovações, que receita é gerada, upsell e retornos para seus contratos. Adicionalmente, dependendo da sua estrutura contábil - regime de competência ou regime de caixa - o reconhecimento da receita pode precisar ser contabilizado de forma diferente e o software de contabilidade ajuda você a se manter em conformidade e preciso.

O tipo de contrato mais adequado irá variar para cada projeto, dependendo de seu escopo e risco, o grau em que os custos podem ser estimados com segurança com antecedência e o relacionamento entre as partes. Enquanto os vendedores geralmente assumem mais riscos com um contrato de preço fixo, eles também podem reduzir esse risco, descrevendo todas as etapas e materiais necessários e incluindo uma quantia de contingência. Não importa o tipo de contrato que rege um projeto, todas as partes devem ter um controle sólido sobre os termos e responsabilidades.