6 problemas comuns de faturamento e como resolvê-los

Sua empresa pode fazer um excelente trabalho, têm membros de equipe dedicados e atendem a um grande grupo de clientes, mas se sua função de faturamento não estiver funcionando corretamente, você não estará no negócio por muito tempo.

O faturamento é fundamental para qualquer empresa. O processo também requer precisão e oportunidade. Entender errado, e você não será pago ou será pago com atraso por seus produtos ou serviços, o que realmente impacta seu fluxo de caixa. E quando você não é pago, você não pode compensar seus funcionários ou cobrir suas despesas gerais.

Erros no processo de faturamento também podem levantar suspeitas nos clientes sobre suas práticas comerciais. Erros repetidos irão aumentar ainda mais essas possíveis bandeiras vermelhas e forçar seus clientes a repensar se desejam fazer negócios com você (ou não).

A boa notícia é que existem etapas que você pode seguir para reduzir erros na fatura e incutir um alto índice de confiança em sua base de clientes.

6 Problemas e soluções de faturamento

1. Faturas em falta

   Se as faturas não chegarem aos destinatários pretendidos, eles não vão receber o pagamento. E se você estiver usando termos de pagamento líquido de 30 com seus clientes - e você não receber confirmações automáticas de recebimento - então pode levar um mês ou mais antes que você perceba que a fatura está faltando. Isso pode impactar significativamente o fluxo de caixa, sem falar que forçá-lo a reiniciar o processo de faturamento.

   Evite esse problema usando um software financeiro que não apenas envia automaticamente por e-mail ou envia faturas diretamente para a pessoa certa no departamento de contas a pagar do seu cliente, mas também avisa quando a fatura foi aberta e visualizada. Certifique-se de que o endereço de e-mail correto esteja associado à conta de cada cliente e que você verifique regularmente se há faturas "não visualizadas". Isso é um sinal de que eles não estão sendo recebidos ou revisados. Procure um sistema automatizado que possa ser configurado para sinalizar e alertá-lo quando as faturas não forem visualizadas por um determinado período de tempo.

2. Faturas confusas

   Embora a linguagem usada em suas faturas possa ser clara o suficiente para você (realizamos X trabalho em troca de X número de dólares), seus clientes podem ver essa mensagem por uma lente diferente. Isso pode levar a confusão sobre as faturas, e é especialmente problemático se você está vendendo vários produtos ou serviços diferentes para o mesmo cliente, e faturá-los várias vezes.

   Contorne esse problema sendo o mais claro possível com seu formato e idioma de faturamento e usando o pedido de compra original (PO), cotação de emprego ou outra documentação para fazer suas descrições. Ao tornar a fatura o mais simples possível de entender, o processo de aprovação será mais tranquilo porque tanto o departamento de contabilidade quanto o aprovador entendem exatamente o que estão pagando.

3. Dados ausentes

   Se você deseja que suas faturas sejam pagas em dia e sem a necessidade de intervenção humana adicional, eles têm que ser precisos. Quando os dados de que os clientes precisam para processar as faturas estão faltando, há uma boa chance de seu pagamento cair para o fim da linha até que alguém descubra o problema.

   Por exemplo, em vez de simplesmente usar "no recebimento" como data de vencimento, seja muito específico sobre exatamente quando uma fatura é devida. Isso ajudará seus clientes a gerenciar suas próprias programações de pagamento sem ter que adivinhar quando uma fatura realmente vence. Observe quaisquer descontos ou incentivos para pagamento antecipado, bem como multas por atraso e tipos de pagamentos aceitos.

   Tendo consistência, dados atualizados em seus sistemas são cruciais, É por isso que ajuda ter um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para unir tudo isso. Seu sistema automatizado deve sinalizar esses tipos de problemas para você, ou você pode revisá-los manualmente para garantir que todos os campos sejam preenchidos com lógica, informação relevante. De qualquer jeito, tenha um processo em vigor para revisar completamente os dados da fatura antes de clicar em "enviar".

   7 itens obrigatórios para cobrança

   Veja como criar uma fatura eficaz

   
   • Detalhado, lista detalhada de itens faturados.
   • A data de emissão da fatura.
   • Detalhamento do faturamento:você cobra por hora ou pelo projeto? Existe alguma taxa incluída?
   • Os tipos de pagamentos aceitos e exatamente como pagar.
   • Data de vencimento - e clareza é a chave aqui. Frases comuns que podem causar confusão incluem:"Prazo em X dias a partir do recebimento.", “primeiro dia útil” e “final do mês”. Todos são vagos. Em vez de, use "Vencimento em X dias a partir da data de emissão da fatura."
   • Quaisquer descontos ou outros incentivos para pagamento antecipado.
   • Detalhes de penalidade tardia, se aplicável.

4. Erros na fatura

   Erros acontecem. Talvez você tenha esquecido de relacionar os serviços que os membros da equipe realizavam, ou talvez você não tenha percebido que seu cliente precisava que seu pedido de compra fosse impresso na fatura de uma forma específica. Talvez você tenha cobrado duas vezes pelo mesmo produto ou serviço, ou talvez você tenha colocado a vírgula no lugar errado - efetivamente transformando aquele $ 1, 000,00 serviço em $ 10, Obrigação 000.

   Você pode minimizar ou eliminar erros de fatura usando uma plataforma financeira automatizada que faz as contas para você, avisa quando os campos do formulário ficam vazios e incorpora requisitos específicos do cliente, como aquele número de pedido de compra obrigatório. Se você estiver gerenciando faturas manualmente, certifique-se de verificar novamente sua matemática e certifique-se de que todos os campos foram preenchidos antes de enviar.

   Ao dar esta "última olhada" em seu trabalho, você poderá reduzir significativamente o número de remessas atrasadas devido a erros na fatura.

5. Erros recorrentes de fatura

   Como mencionado, preços incorretos, matemática imprecisa, A falta de datas de vencimento de pagamento e outros descuidos podem levar a atrasos no pagamento que nenhuma empresa pode pagar. Quando esses erros acontecem repetidamente, eles levam à desconfiança em sua base de clientes. Quando uma pessoa de finanças deve reservar um tempo para voltar e descobrir o problema, determinar quantos ciclos foram afetados, calcule os ajustes necessários e certifique-se de que isso não aconteça novamente, você está custando muito tempo ao cliente. Mesmo quando os erros não são intencionais, você pode prejudicar o relacionamento ou até mesmo perder aquele cliente.

   Para evitar erros recorrentes, desenterre e descubra as causas básicas. Correções únicas estão simplesmente desperdiçando o tempo de todos. Por exemplo, se o seu sistema automatizado está puxando informações de preços de um banco de dados que não foi atualizado em seis meses, desligue a emissão de faturas até que o banco de dados possa ser atualizado. Ou, se suas faturas geradas manualmente estão sujeitas a problemas matemáticos, verifique cada um antes de enviar. Ter um cliente satisfeito que paga prontamente valerá a pena o tempo extra gasto.

6. Informações de contato erradas ou ausentes

   A maioria das empresas possui uma caixa de e-mail ou funcionário específico para receber todas as faturas recebidas. Empresas maiores podem ter várias pessoas lidando com essa tarefa em várias divisões corporativas. Se sua fatura não chegar à pessoa certa, há uma boa chance de ele cair na "pilha de cartas perdidas" de faturas que nunca são pagas. Se você não esperava receber o pagamento antes de 30 dias após o envio da fatura, levará pelo menos um mês antes de você pegar o problema.

   Resolva o problema de forma proativa, confirmando - e reconfirmando - o destinatário correto para suas faturas, sabendo que pode haver vários funcionários diferentes atribuídos à sua conta, dependendo da diversificação de seus produtos e serviços. Perceba também que as pessoas mudam para novos cargos ou deixam as empresas completamente, portanto, analise e atualize os contatos regularmente, digamos a cada seis a 12 meses.

Se você está cometendo algum ou todos os erros de faturamento descritos neste artigo, pense em como esses erros aparentemente menores estão afetando seu fluxo de caixa e resultados financeiros. Talvez mais importante, considere como eles estão impactando negativamente seus relacionamentos com os clientes. Seguindo o conselho descrito aqui, você pode contornar muitos desses problemas, melhore o relacionamento com o cliente e administre uma organização mais lucrativa.