13 ideias de automação comercial para economizar tempo e dinheiro

A automação comercial pode aumentar a eficiência em uma organização, eliminando uma quantidade significativa de tarefas repetitivas no local de trabalho e reduzindo as horas perdidas em tarefas redundantes e ajudando a melhorar a produtividade geral. Esses benefícios-chave e outros levaram um número crescente de organizações a infundir cada vez mais automação comercial em suas operações.

O que é automação comercial?

A automação comercial usa tecnologia para eliminar o trabalho manual dos processos de negócios do dia-a-dia. Da contratação ao gerenciamento de e-mail e contabilidade, quase todos os cantos das operações de uma empresa podem se beneficiar de algum nível de automação comercial.

Com automação comercial, as empresas podem simplificar e otimizar fluxos de trabalho. Simplificando, o objetivo final é menos substituir o trabalho humano e mais aumentar a tecnologia de uma forma que ajude a melhorar o todo, processo de ponta a ponta.

Muito mais do que apenas substituir papel e PDFs por dados digitais dinâmicos, fatores de automação de negócios nas principais etapas dos fluxos de trabalho de uma empresa e, em seguida, tenta tornar esses processos mais baratos, mais rápido e menos sujeito a erros. Ao integrar esses processos em plataformas de tecnologia, as empresas também se beneficiam de melhores recursos de relatórios e da capacidade de analisar dados ao longo do tempo. Essas informações, então, informam as principais decisões e ajudam o negócio a crescer.

Por que sua empresa precisa automatizar processos

Automatizar processos de negócios economiza tempo e dinheiro, mas as recompensas de investir em sistemas automatizados não param por aí. Esses sistemas também ajudam a reduzir a quantidade de mão de obra necessária para concluir as tarefas principais e permitem que os trabalhadores se concentrem em projetos mais importantes. Por exemplo, quando você pode automatizar seus processos de contas a pagar ou salas de chat de atendimento ao cliente online, sua mão de obra paga pode centralizar seus esforços em questões mais críticas, tarefas de construção de negócios.

A automação também ajuda a reduzir erros caros e o tempo necessário para corrigi-los. A maioria dos erros de processamento de documentos e entrada de dados é resultado de erro humano.

A automação comercial também pode introduzir novos níveis de padronização nos fluxos de trabalho diários, acompanhando os funcionários por etapas detalhadas e rastreando toda a documentação relevante. Todas essas melhorias podem ajudar as empresas a reduzir os custos operacionais e as despesas gerais.

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13 principais ideias de automação comercial

Embora a automação tenha o potencial de gerar melhorias em muitos aspectos do seu negócio, existem algumas áreas onde pode ser particularmente impactante. Aqui estão 13 áreas do seu negócio prontas para automação, e alguns conselhos sobre como implementar essas ideias:

1. Processo de contratação

   A contratação de novos funcionários é um processo de várias etapas que começa com uma publicação de emprego ou recrutamento de candidatos específicos, e termina quando o funcionário está totalmente integrado. Muitas etapas ao longo do caminho podem ser automatizadas, tornando o processo geral de contratação mais simples e menos demorado.

   Um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) é uma ferramenta valiosa para automatizar o processo de contratação. Como parte de um conjunto mais amplo de funcionalidades, esses sistemas automatizam o processo de gerenciamento de candidatos. Eles podem reduzir o trabalho de fazer ofertas a candidatos e configurá-los com todo o equipamento e acesso aos sistemas de que precisam para a função.

   Um HRMS pode melhorar a experiência geral do candidato. Que, por sua vez, melhora a reputação da sua empresa e ajuda a atrair melhores candidatos.

2. Análise de funcionários

   Os departamentos de RH encarregados de avaliar o trabalho dos funcionários podem usar dados para rastrear todas as tarefas de cada funcionário e gerar relatórios prontos para uso para gerentes e líderes. Se, por exemplo, a rotatividade de funcionários no depósito tornou-se anormalmente alta nos últimos 90 dias, a empresa pode usar ferramentas de RH para identificar o problema específico e tomar melhores decisões de contratação no futuro.

3. Transferências de arquivo

   Já se foi o tempo em que movia arquivos entre diferentes arquivos e os conduzia a vários departamentos. As organizações de hoje dependem de transferências de arquivos digitais, mas nem todos esses mecanismos de transferência correspondem às expectativas. Usando uma plataforma como o Google Docs ou um serviço como o Dropbox, por exemplo, vem com seu próprio conjunto de desafios.

   Usando automação comercial, as empresas podem armazenar e compartilhar arquivos de forma eficiente dentro de suas quatro paredes, ou com clientes, parceiros de negócios e outras partes interessadas. As soluções de software de protocolo automatizado de transferência de arquivos (FTP) e protocolo de transferência de arquivos SSH (SFTP) movem os arquivos para os servidores. Os usuários podem então agendar um download ou upload de FTP / SFTP de um ou mais arquivos sem ter que pedir ajuda a um colega.

4. Geração e distribuição de relatórios

   Se planilhas e relatórios são a base de suas operações diárias, então, automatizar a geração e distribuição de relatórios economizará tempo para sua empresa, dinheiro e aborrecimento. As empresas podem usar software para distribuir automaticamente essas informações em uma base diária ou semanal, e os destinatários podem usá-lo para revisar dados históricos, prever o desempenho futuro, e tomar as melhores decisões.

   O software permite que relatórios automatizados sejam gerados em momentos específicos (ou seja, no final de cada semana ou trimestre). O sistema também pode acionar a geração de relatórios por eventos como uma carteira de produção ou falta de produto no centro de distribuição.

   Equipados com os relatórios de que precisam para realizar seu trabalho - e de uma forma que exige pouco ou nenhum trabalho -, os funcionários têm autonomia para tomar decisões que beneficiam seus departamentos e a empresa como um todo. Isso permite que gerentes e supervisores dediquem mais tempo às tarefas principais.

5. Automação de Email

   A maioria dos funcionários passa horas do dia recebendo, peneirando, e respondendo a e-mails, muitos dos quais são irrelevantes para suas responsabilidades principais.

   Para muitas empresas, a resposta para a pergunta, “Quanto mais seus funcionários poderiam realizar se fossem duas vezes mais produtivos?” pode ser encontrado com automação de e-mail. Em vez de lidar manualmente com cada mensagem que chega às suas caixas de entrada, os funcionários estão usando a automação para organizar suas pilhas de e-mails diários, enviar respostas automatizadas para alguns e direcionar todo o resto para pastas específicas para maior atenção. Ao automatizar as caixas de entrada dos funcionários, as empresas ajudam sua força de trabalho a ver e responder às mensagens relevantes com rapidez e eficiência.

6. Processos de Reivindicações

   O processamento de reivindicações de qualquer tipo é um processo longo (por exemplo, retorna, reparos, etc.) e um processo árduo que muitas vezes cria muita frustração para todos os envolvidos. Quando algumas ou todas as etapas envolvidas podem ser automatizadas, ele tira a pressão do reclamante e da organização e permite que eles se concentrem nos aspectos mais importantes do processo.

   Usando tecnologia como automação de processos robóticos (RPA), as organizações podem acelerar o processo de reclamações. Por exemplo, um perito de sinistros é capaz de extrair e transmitir dados automaticamente, versus ter que procurá-lo online, ligue para alguém sobre isso, ou solicite por e-mail.

   Ao desenvolver um fluxo de trabalho automatizado para esta e outras etapas, as empresas podem reduzir um tempo significativo, dinheiro e complicações de seus processos de sinistros.

7. Tarefas Contábeis

   A contabilidade é um processo demorado que inclui muitas etapas manuais. Ao automatizar algumas ou todas as etapas envolvidas, as empresas podem economizar tempo, reduza os erros e libere o valioso tempo dos funcionários para se concentrarem em outras tarefas.

   Considere contas a pagar (AP), por exemplo. PayStream Advisors indicam que para 55% das empresas que ainda lidam com seus processos de contas a pagar (AP) manualmente, utilizar um sistema automatizado de processamento e pagamento de faturas economiza tempo e dinheiro. Ele também reduz erros de dados e ajuda a prevenir fraudes por meio de um sistema de controles “sem toque” que acontecem nos bastidores.

   Combinado, essas funcionalidades se traduzem em importantes benefícios para as empresas que adotam softwares de automação de contas a pagar. Este software ajuda as empresas a reduzir a quantidade de trabalho manual necessária para processar faturas, gerenciar aprovações, e processar pagamentos. Ao usar uma solução de software para essas e outras tarefas, as empresas podem simplificar efetivamente esses processos e seus fluxos de trabalho associados.

8. Encontros

   Gerenciando calendários, marcar reuniões e organizar os detalhes desses eventos são atividades tradicionalmente realizadas manualmente. Mas várias plataformas de automação diferentes podem ajudar a aliviar o sofrimento das reuniões internas e com clientes.

   Ao automatizar reuniões, as empresas não podem apenas gerenciar o evento em si, mas também a logística pré e pós-reunião.

   Uma alternativa às ferramentas tradicionais de calendário, plataformas de automação de reuniões (MAPs) podem ser usadas para apoiar a reunião em si, melhorar a comunicação antes, no decorrer, e depois da reunião, e aumentar ou diminuir de acordo com as necessidades individuais da empresa.

9. Gestão de Instalações

   Responsável por tudo, desde o gerenciamento do acesso à segurança do prédio até a substituição de janelas com vazamento e o conserto de sistemas de aquecimento e resfriamento, gerentes de instalações muitas vezes têm que usar processos altamente manuais (ou seja, telefonemas, e-mails, etc.) para gerenciar essas tarefas.

   Essas abordagens são inconsistentes e descentralizadas e se beneficiariam muito com a automação que permite que as equipes reajam rapidamente, fornecer o nível certo de serviço e manter trilhas de auditoria. Na maioria dos casos, o software funciona com um mecanismo de resposta automatizado, em que uma ação (por exemplo, uma máquina que está com pouco óleo, uma janela deixada aberta no inverno, ou um perigoso acidente de escorregão e queda no chão de fábrica) aciona uma resposta.

   Depois de alertado sobre o problema, o sistema gerencia o problema automaticamente ou dispara um alerta para o gerente da instalação - e tudo com o mínimo de intervenção humana. Isso não apenas elimina as suposições do gerenciamento de instalações, mas ajuda a criar um ambiente de trabalho mais seguro para todos os membros da equipe. Também ajuda as empresas a economizar dinheiro. O software de gerenciamento de instalações eMaint afirma que seus serviços automatizados ajudaram as empresas a economizar até US $ 100, 000 em despesas operacionais anuais, melhorando também a produtividade em 20%.

10. Comunicação

    Manter os membros da equipe, clientes e parceiros de negócios atualizados sobre informações importantes são essenciais, mas enviando e-mail, enviar mensagens de texto ou ligar para todos para compartilhar informações consome tempo e é ineficiente.

    A automação pode ajudar. Ao configurar lembretes de reuniões repetidas, por exemplo, as equipes de vendas podem receber alertas sobre os próximos eventos sem que ninguém precise enviar esses lembretes. Os convites aparecem em seus calendários, eles os aceitam ou recusam, e o líder da reunião tem sua lista de participantes para o próximo evento.

    Técnicas de automação semelhantes podem ser usadas ao trabalhar com clientes ou clientes potenciais, quem deve receber check-ins e acompanhamentos regulares durante o curso de um mês ou um trimestre. Usando campanhas automatizadas de gotejamento de e-mail, por exemplo, as empresas podem manter contato próximo com suas bases de clientes, sem a necessidade de escrever e enviar mensagens individuais.

11. Processamento em lote

    As empresas usam o processamento em lote para automatizar o gerenciamento de transações agrupadas ou em lote. Em vez de gerenciar essas transações individualmente, o software “agrupa” várias transações e trata todas de uma vez.

    O processamento em lote requer pouca ou nenhuma intervenção humana e funciona especialmente bem para transações de "fim de ciclo", como processamento de relatórios de fim de mês ou de fim de trimestre ou folhas de pagamento semanais / quinzenais.

12. Integração ERP

    A integração com um sistema ERP permite que sistemas automatizados obtenham informações - ou alimentem - o ERP. Quando todos esses sistemas funcionam com o mesmo conjunto de dados, as empresas obtêm um único, fonte unificada de todos os dados de negócios, que podem orientar as principais decisões de negócios.

    Os dados compartilhados que vêm da integração ERP ajudam as empresas a eliminar inconsistências de dados, erradique o tempo gasto movendo informações entre sistemas e obtenha acesso a informações precisas, informações em tempo real. As empresas, então, têm uma visão holística de suas operações e podem tirar o máximo proveito dos recursos de seus sistemas automatizados.

13. Marketing

    O marketing é outra tarefa crítica de negócios que pode ser simplificada e otimizada com automação. Software de automação de marketing, por exemplo, pode organizar leads e automatizar explosões de e-mail. Ajuda as empresas a alinhar melhor as campanhas e programas com os esforços de suas equipes de vendas, também.

    Com software de automação de marketing, as empresas podem rastrear, monitore e incentive leads altamente qualificados, prontos para os representantes de vendas entrarem em contato e trabalharem com eles. Isso reduz a complexidade do processo de conversão de leads e permite um processo de fechamento de vendas mais rápido.

    Quando as empresas usam software de marketing, eles também ganham acesso a ferramentas de monitoramento e medição que revelam como estão se saindo ao longo do tempo (ou seja, na conversão de leads em vendas) e permitir que eles façam ajustes que, em última análise, resultem em receitas mais altas.

    Com este tipo de automação comercial, as empresas podem simplificar e otimizar fluxos de trabalho, reduzindo o trabalho humano necessário com a tecnologia para melhorar o processo. Fatores de automação de negócios nas principais etapas dos fluxos de trabalho de uma empresa e torna esses processos mais baratos, mais rápido e menos sujeito a erros.