Os 10 principais desafios financeiros para pequenas empresas e como superá-los

Manter uma pequena empresa funcionando não é para os fracos de coração. Embora 80% das empresas com menos de 500 funcionários passem pelo primeiro ano, diz a Câmara de Comércio dos EUA, apenas 70% ainda estão operando no final do segundo ano. No momento em que atingiram a marca de cinco anos, apenas metade das pequenas empresas ainda está em atividade.

Felizmente, essas estatísticas preocupantes não impedem os americanos de alcançar seus sonhos empreendedores:a partir de 2018, havia 30,2 milhões de pequenas empresas operando nos Estados Unidos.

Dos proprietários de pequenas empresas que fecham as portas, quase meio ponto para a falta de fundos. Simplificando, não estava entrando dinheiro suficiente para pagar os funcionários ou cobrir outras despesas. Neste artigo, veremos os 10 principais desafios financeiros com os quais as pequenas empresas costumam lidar e mostraremos como superá-los e vencer as adversidades.

Os 10 principais desafios financeiros para pequenas empresas

Aqui estão os principais desafios financeiros que as pequenas empresas estão enfrentando e algumas dicas para lidar. O objetivo:manter sua empresa solvente, lucrativo e produtivo.

Quais são os maiores desafios para as pequenas empresas?

1. Fluxo de caixa limitado ou inconsistente
2. Não usando um orçamento
3. Sem preparação para despesas imprevistas
4. Não levantando capital suficiente
5. Muita Dívida
6. Negligenciar relatórios necessários
7. Fraca conformidade fiscal
8. Não pagar contas em dia
9. Combinando finanças pessoais e comerciais
10. Táticas de marketing ruins

Fluxo de caixa limitado ou inconsistente

A maioria das empresas tem dificuldade em gerenciar o fluxo de caixa. Desde simplesmente faturar de forma eficaz para obter o suficiente para cobrir as contas mensais até acumular dinheiro para investir no crescimento, a liquidez é um problema contínuo.

Dicas para gerenciar contas a receber e a pagar

Recebíveis Pagáveis Ofereça um pagamento com desconto em troca de pagamentos mais rápidos Verifique os contratos para ter certeza de que sua empresa não está pagando os fornecedores antecipadamente. Envolva-se com os consumidores para ajudar a evitar atrasos nos pagamentos, disputas ou inadimplências Mapeie seus fornecedores essenciais para os negócios para determinar a prioridade de pagamento. Envie em tempo hábil, faturas completas e lembretes proativos Verifique as oportunidades de desconto com os fornecedores Certifique-se de que não haja barreiras ao pagamento, tais como erros de fatura ou cobrança atrasada Comunique-se para entender quais fornecedores podem estar em risco e quais fornecedores podem estender os prazos Priorizar clientes com grandes saldos no processo de cobrança de dinheiro Garanta que os sistemas e processos sejam eficientes para evitar atrasos e erros Certifique-se de que seu sistema de pagamento é funcional e conveniente. Online com várias opções de pagamento funciona melhor Certifique-se de que o pagamento seja realizado através do método de pagamento acordado Definir metas semanais de coleta de dinheiro Quando possível, calcular as condições de pagamento a partir da data de recebimento da fatura em vez da data da fatura

O fluxo de caixa 101 envolve o equilíbrio de contas a pagar e contas a receber. Ao maximizar o ciclo de conversão de dinheiro em dinheiro, as empresas garantem o acesso ao capital.

Além do básico, as empresas devem desenvolver previsões de fluxo de caixa com base no desempenho histórico e nas condições atuais. Sempre leve em consideração as contingências - mudanças na indústria, crises econômicas, o cliente muda - e usa "e se?" cenários para desenvolver um plano financeiro realista. Na verdade, o planejamento do cenário está no topo das listas de tarefas pendentes de muitas empresas, para evitar a situação despreparada em que muitos se encontravam quando a pandemia atingiu.

Para empresas que estendem os termos de crédito aos clientes, as principais formas de melhorar o fluxo de caixa incluem o estabelecimento de termos de pagamento claros, faturamento de forma eficaz, oferecendo descontos para pagamento antecipado e facilitando o pagamento pelos clientes.

Combinado, essas estratégias irão maximizar a liquidez.

Não usando um orçamento

Se você está administrando seu negócio com prazer, apenas esperando que haja o suficiente no banco para pagar as contas no final do mês, não vai demorar muito para acabar com mais dívidas e responsabilidades financeiras do que você pode suportar.

Nosso conselho:Desenvolva e cumpra um orçamento. Fazer isso não só ajudará você a planejar o futuro, ele lhe dará uma ferramenta para analisar despesas e a capacidade de mudar de direção rapidamente quando necessário.

Atualize regularmente seu orçamento para refletir as circunstâncias atuais e use-o para tomar boas decisões de negócios. Um orçamento deve ser um documento vivo, não algo que você escreve e depois joga em uma gaveta virtual (ou literal).

Na verdade, o orçamento flexível é uma tendência em alta entre os empresários.

Orçamento estático vs. orçamento flexível

Estático Flexível Permanece o mesmo, mesmo que haja mudanças significativas nas premissas feitas durante o planejamento. Ajusta com base nas mudanças nas premissas usadas no processo de planejamento.

No mínimo, todo orçamento de pequena empresa deve incluir estes cinco elementos:

• Custos fixos
• Custos variáveis
• Custos únicos
• Uma demonstração de fluxo de caixa
• Lucros (o que resta depois que todos os itens acima são computados)

Também recomendamos economizar para eventos inesperados.

Sem preparação para despesas imprevistas

Despesas imprevistas podem inviabilizar os planos mais bem elaborados de qualquer pequena empresa. Ter uma conta dedicada na qual você acumula um fundo para os dias chuvosos dará à sua empresa uma reserva de caixa que pode ajudá-lo em tempos difíceis ou ajudá-lo a crescer quando chegar a hora certa.

É assim que funciona:quando os tempos estão bons, coloque o que puder na conta e deixe crescer com o tempo. Você também pode configurar transferências automáticas de sua conta corrente comercial para sua conta poupança para que você não precise fazer isso manualmente; o dinheiro estará acessível se você precisar retirá-lo.

Uma vantagem de um fundo para dias chuvosos é que ele pode ajudá-lo a minimizar a dívida, reduzindo assim as despesas com juros. O que nos leva ao nosso próximo desafio.

Não levantando capital suficiente

Um em cada cinco proprietários de empresas que se candidataram a financiamento durante os cinco anos anteriores foi negado, de acordo com o Relatório Nav's Small Business American Dream Gap, e 82% de todos os proprietários de negócios pesquisados ​​não sabiam como interpretar as pontuações de crédito de suas empresas. A pesquisa também mostra que os indivíduos que têm um melhor entendimento de suas pontuações de crédito de negócios têm 41% mais chances de serem aprovados para um empréstimo.

Conforme discutimos em nosso artigo sobre a determinação de avaliações, Existem cinco caminhos principais para levantar capital:

• Financiamento de risco para empresas jovens com forte potencial de crescimento.
• Capital privado para aqueles dispostos a desistir de um pedaço da empresa em troca de dinheiro agora.
• Empréstimos apoiados pela SBA. Eles são um pouco mais fáceis de conseguir hoje do que há um ano, mas os montantes dos empréstimos são normalmente pequenos.
• Empréstimos bancários sem apoio governamental. Como sempre, fortemente dependente de boas garantias e estáveis, receita crescente. Além disso, em uma pequena empresa, provavelmente dependente do seu crédito pessoal. Sua casa pode fazer parte da garantia.
• Amigos, família e economias pessoais —As opções mais populares, com base em dados do Bureau of Labor Statistics.

A falta de capital de giro é um problema para empresas de qualquer porte, mas pode ser especialmente prejudicial para entidades menores com menos recursos. Embora ter dinheiro em mãos todos os meses para pagar as contas - com alguma sobra - seja uma coisa boa, a falta de capital pode impedir uma pequena empresa de contratar, expandindo para mercados adicionais e explorando novas oportunidades.

Como melhorar suas chances de conseguir um empréstimo, atrair um investidor ou acessar capital de outra forma?

• Tenha um plano de negócios, por escrito, e potencialmente um argumento de venda.
• Trabalhe para melhorar sua pontuação de crédito.
• Certifique-se de que seu fluxo de caixa, Demonstrações de lucros e perdas e balanço patrimonial são atualizados, acessível e auditável.

Com uma plataforma de gestão financeira automatizada instalada, você pode criar facilmente esses relatórios e tê-los prontos para serem apresentados quando o investidor ou banqueiro solicitar.

Muita Dívida

Os empreendedores têm o direito de se orgulhar de "iniciar" o seu caminho para o sucesso, portanto, não é incomum que proprietários de empresas contraiam dívidas para lançar seus negócios. Mas existe algo como dívidas comerciais demais. Talvez eles tenham acumulado um pouco de dinheiro demais em um cartão de crédito pessoal, ou talvez seu banqueiro local tenha estendido uma linha de crédito que agora está esgotada e comandando uma alta taxa de juros.

Qualquer que seja o veículo de dívida utilizado, essas situações podem ter impactos significativos de curto e longo prazo na empresa. Por exemplo, pode levar algum tempo para o fluxo de caixa positivo de uma empresa começar, e enquanto isso, existem funcionários, fornecedores e despesas gerais a pagar.

Aqui estão quatro etapas que você pode seguir para minimizar os níveis de dívida de sua empresa e colocar suas finanças de volta aos trilhos:

• Identifique as áreas onde você pode reduzir custos. Talvez você possa sublocar o espaço de escritório não utilizado ou vender o equipamento excedente. Embora reduzir sua força de trabalho não seja uma opção atraente, pode ser necessário manter seu negócio vivo.
• Usar extensores de pista : Fique conectado com seus clientes, e busque maneiras de aumentar sua exposição e / ou melhorar seu modelo de negócios, e, portanto, sua receita. Ofereça descontos aos seus melhores clientes se eles puderem pagar mais rapidamente. Você também deve entrar em contato com seus fornecedores para obter descontos e / ou pagamentos diferidos.
• Considere opções de financiamento criativas. Investidores anjo, financiamento colaborativo, aceleradores - existem maneiras de levantar dinheiro sem grandes pagamentos.
• Contate cada credor e aconselhe eles de sua situação. Ignorar seus credores só vai piorar as coisas, ao mesmo tempo, resolver um problema de dívida é mais fácil quando você age logo. Uma vez que é do interesse de todos encontrar uma solução, solicitar que seus credores trabalhem com você para reduzir as taxas de juros, aumentar sua linha de crédito ou reestruturar suas opções de reembolso.
• Consolide seus empréstimos comerciais em um único pagamento, o que pode reduzir os custos mensais sem afetar negativamente sua pontuação de crédito. Um empréstimo empresarial de consolidação de dívidas, como um da SBA, pode permitir que você negocie com um único credor em vez de muitos e talvez obtenha uma taxa de juros mais baixa.

Negligenciar relatórios necessários

As pequenas empresas devem registrar todas as transações financeiras, frequentemente com a ajuda de um contador. Esses itens incluem vendas, despesas e ganhos. Embora as empresas privadas não sejam obrigadas a relatar dados financeiros, A manutenção inadequada de registros pode levar a problemas sérios. Receitas falsas em formulários fiscais e deduções indevidas podem resultar em multas, juros ou mesmo prisão.

Para empresas públicas, não relatando dados financeiros, ou preenchimento de relatórios imprecisos, pode levar a perdas financeiras e tempo gasto tentando resolver problemas.

Relatórios precisos são cruciais ao preencher formulários fiscais exigidos pelo local, autoridades fiscais estaduais e federais e, potencialmente, outros órgãos governamentais, dependendo de onde sua empresa está localizada. Os relatórios devem ser preenchidos dentro do prazo ou a empresa pode enfrentar multas e outras penalidades.

Não registrar as transações com precisão pode criar um efeito bola de neve, prejudicando o fluxo de caixa mensal e impactando outros relatórios financeiros. Isso também vai lhe causar grandes problemas com os auditores.

Alguns proprietários de empresas criam relatórios com base em dados recuperados de planilhas e recibos, enquanto outros usam sistemas automatizados para administrar esse aspecto de suas empresas. Com um sistema ERP dedicado, as empresas ficam mais do que automatizadas, demonstrações financeiras precisas. Uma solução moderna de relatórios financeiros oferece análise e modelagem financeiras em tempo real em todas as dimensões do seu negócio para insights detalhados sobre o desempenho corporativo e melhor tomada de decisão.

Fraca conformidade fiscal

A gestão de caixa já é bastante difícil; não há por que complicar as coisas pagando a mais do IRS. Ainda, até 85% das pequenas empresas pagam a mais em seus impostos de renda federais a cada ano. Outros pagam mal e acabam no lado errado do IRS ou de outras autoridades. Ambas as situações levam tempo, esforço e dinheiro para trabalhar.

Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam em relação aos impostos federais não é o pagamento. É o custo da conformidade. E esse fardo atinge as pequenas empresas de maneira proporcionalmente mais difícil do que suas contrapartes maiores. De acordo com o IRS, empresas com receita inferior a US $ 1 milhão arcam com quase dois terços dos custos de conformidade comercial.

Não pagar contas em dia

Fornecedores, proprietários e concessionárias querem ser pagos em dia. E embora o eventual atraso no pagamento possa ser esquecido, A remessa consistente de pagamentos atrasados ​​pode custar caro a uma pequena empresa. Relacionamentos prejudicados com fornecedores, ser cortado dos serviços necessários e estar constantemente atrasado na dívida pode ter um impacto profundo na saúde financeira de uma empresa.

Cerca de 55% das empresas ainda lidam com seus processos de contas a pagar (AP) manualmente, diz PayStream Advisors. Isso consome tempo e está sujeito a fraudes e erros. Um sistema automatizado economiza tempo e dinheiro significativos; também reduz os erros de entrada de dados e ajuda a prevenir fraudes por meio de um sistema de controles “sem toque” que funcionam nos bastidores. Combinado, essas funcionalidades se traduzem em importantes benefícios para as empresas que adotam softwares de automação de contas a pagar.

O software de automação de contas a pagar ajuda a reduzir o número de tarefas manuais que a equipe de finanças deve executar. Por exemplo, em vez de gerenciar manualmente as faturas do fornecedor e despesas recorrentes, as organizações podem usar um sistema automatizado para enviar faturas, gerenciar o processo de aprovação de faturas e enviar pagamentos aos fornecedores.

Combinando finanças pessoais e comerciais

Manter os fundos pessoais e comerciais separados é uma daquelas lições de “101 negócios” que alguns proprietários de pequenas empresas optam por ignorar. Na verdade, mais de um quarto das pequenas empresas não têm contas bancárias separadas, de acordo com uma pesquisa da embreagem, e 23% das empresas citam misturar negócios e finanças pessoais como um desafio enfrentado por suas empresas.

As preocupações desses proprietários de negócios são legítimas:mesclar negócios e fundos pessoais é uma prática arriscada que torna difícil monitorar o fluxo de caixa e pode, em última análise, prejudicar o valor de uma empresa. Auditores, seja do governo ou de uma auditoria interna, verá isso como uma grande bandeira vermelha.

Evite esse problema abrindo uma conta comercial e usando-a para gerenciar todas as entradas e saídas relacionadas à empresa - incluindo seu próprio salário, que deve ser uma quantia definida versus apenas uma aquisição de terras no final de cada mês. Seu banco também pode oferecer um cartão de crédito empresarial que você pode usar para gerenciar seu fluxo de caixa enquanto administra seus negócios, em vez de usar seu próprio cartão pessoal. Dessa maneira, quando você precisa comprovar deduções ou outras transações, todos os itens relacionados aos negócios serão facilmente acessíveis e bem organizados.

Finalmente, crescimento, incluindo da sua conta bancária, requer a solicitação de sua proposta de valor - um desafio permanente para proprietários de pequenas empresas.

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Táticas de marketing ruins

Se você não está continuamente inscrevendo novos clientes, você está cedendo aos concorrentes. E embora algumas "butiques" ou pequenas empresas possam sobreviver atendendo o mesmo punhado de clientes ano após ano, empresas com aspirações de crescimento e lucratividade precisam de novos clientes para ajudá-las a atingir esses objetivos.

Para conseguir esses clientes, os proprietários de negócios devem implantar estratégias de marketing que atraem, engajar e reter clientes. Esta é uma área em que as empresas Faz acertar pode realmente brilhar.

Embora algumas empresas terceirizem o marketing para terceiros, outros são criativos e lidam com isso internamente. Você pode obter muita conscientização com um orçamento pequeno usando algumas táticas de guerrilha. E, muitos recursos de instruções existem, como a seção de notícias e tópicos de marketing sobre Entrepreneur.com , onde você pode encontrar artigos e vídeos relevantes para ajudá-lo a divulgar sua empresa - e gerar novas vendas. Até mesmo as ligações financeiras podem ajudar nos esforços de marketing social de algumas maneiras surpreendentes.

Os desafios financeiros são uma realidade para todas as empresas, mas podem ser especialmente desafiadores para proprietários de pequenas empresas que estão tentando sair do portão sem quebrar no processo. Seguindo o conselho descrito neste artigo, você evitará alguns ou todos esses problemas enquanto posiciona sua empresa para o sucesso em qualquer mercado.