A conformidade é mais arriscada do que nunca

Por Gerry Zack, CEO, Sociedade de Conformidade e Ética Corporativa

Ao longo dos anos, tem havido um crescimento constante dos riscos relacionados à conformidade que levam à morte prematura de qualquer empresa que tenha a infelicidade de se cruzar com eles. As empresas investem todo o seu dinheiro e tempo em seus produtos apenas para serem prejudicadas por inconvenientes legais inesperados. Em particular, quatro desses fatores têm o efeito mais dominó sobre os negócios, a saber:terceirização e cadeia de suprimentos, processos, leis de privacidade, e mídias sociais.

A última coisa que qualquer empresa deseja é desenvolver e entregar um ótimo produto ou serviço que os clientes adorem, apenas para ser atingido com uma multa pesada por reguladores que descobrem que a empresa violou uma lei importante ao longo do caminho. Mas o risco de isso acontecer é maior do que nunca, e esse risco não se limita às grandes empresas de capital aberto. Organizações de todos os tamanhos precisam adotar uma postura proativa na proteção contra violações de conformidade.

A última coisa que qualquer empresa deseja é desenvolver e entregar um ótimo produto ou serviço que os clientes adorem, apenas para ser atingido com uma multa pesada por reguladores que descobrem que a empresa violou uma lei importante ao longo do caminho.

A necessidade de uma estrutura organizacional para cumprir as leis e regulamentos nunca foi tão grande. “Programa de conformidade” é o termo usado para descrever tal estrutura. Envolve vários componentes inter-relacionados funcionando sob uma estrutura centralizada, e requer cooperação em praticamente todos os departamentos de uma organização.

Vários fatores contribuíram para o aumento do nível de risco relacionado à conformidade para as organizações. Contudo, quatro tiveram o efeito mais dramático.

Terceirização e cadeia de suprimentos estão aumentando os riscos de conformidade

Os tentáculos do risco de conformidade estendem-se muito além dos corredores e fábricas de sua empresa. Uma das tendências mais notáveis ​​no risco de conformidade nos últimos anos é o aumento do número de casos em que as empresas são responsabilizadas por violações de conformidade cometidas por terceiros - como fornecedores, parceiros, e agentes de vendas.

Por muitos anos, reguladores responsabilizam as empresas apenas por ações diretamente cometidas pelos funcionários, com poucas exceções. Isso mudou, e de forma dramática. Fornecedores, intermediários e agentes de vendas são os terceiros mais comumente citados, cujas violações podem ser atribuídas a uma organização. Isso aumentou significativamente a importância de examinar terceiros e monitorar ativamente as atividades de alto risco para as quais a empresa utiliza terceiros.

Uma empresa localizada no país “A” que viola uma lei no país “B” em relação a um produto enviado a um cliente no país “C” agora pode ser investigada simultaneamente por todos os três países.

Os processos não param mais na fronteira

Somando-se à complexidade do gerenciamento do risco de conformidade, existe uma tendência crescente de cooperação entre jurisdições entre os reguladores e a comunidade de fiscalização. Por muitos anos, Organizações multinacionais foram protegidas de alguns riscos porque os investigadores de um país raramente compartilhavam suas informações ou cooperavam na investigação com investigadores de outro país.

Isso mudou. Agora, tornou-se muito comum que os investigadores de um regulador em um país cooperem com os de outros países em sua busca por violações de conformidade. Uma empresa localizada no país “A” que viola uma lei no país “B” em relação a um produto enviado a um cliente no país “C” agora pode ser investigada simultaneamente por todos os três países. E como os três países compartilham detalhes de suas investigações entre si, permite que os três construam casos maiores e mais fortes contra uma empresa.

Os regimes de privacidade estão criando o dobro da complexidade

A implementação do GDPR e de várias outras leis de privacidade em todo o mundo teve um efeito duplo na conformidade. Primeiro, existe a questão de cumprir as próprias leis de privacidade. Essas leis costumam ser complicadas ou formuladas de maneira vaga, deixando muita interpretação para a organização individual.

Mas uma segunda questão é o efeito que a conformidade com as leis de privacidade tem sobre outros aspectos da conformidade, particularmente na realização de due diligence, monitoramento, e investigações. Parte desse efeito é imaginado, já que as pessoas lêem mais o GDPR e outras leis do que deveriam. Mas uma parte disso é real. O cumprimento de leis de privacidade mais rígidas pode ter um impacto na capacidade de uma organização de se envolver em outros elementos de seu programa de conformidade.

Considere uma investigação de conformidade, por exemplo. Embora a maioria dos regimes de privacidade tenha exceções para investigações, existe uma camada adicional de documentação e complexidade que resulta quando alguns dos documentos ou registros necessários para uma investigação estão sujeitos a novas leis de privacidade.

A mídia social é implacável

Notícias de problemas de conformidade se espalham mais rápido do que nunca, e muitas delas são imprecisas ou repletas de opiniões, e não de fatos. Pior, mais severo o julgamento proferido, mais tração fica online. Assim, defensores e pontos de vista mais moderados são rapidamente oprimidos pelos comentários mais radicais.

Às vezes, começa com um funcionário postando algo, à medida que a palavra de um problema de conformidade ganha força em um escritório, outras vezes é da imprensa, um competidor, ou alguma outra fonte. Independentemente, as informações iniciais quase sempre são imprecisas, e muitas vezes faz com que um problema seja pior do que é. Mas é tarde quando os outros se juntam à conversa.

As apostas são maiores do que nunca, e os danos não se limitam às penalidades avaliadas pelos reguladores. O prejuízo financeiro resultante de danos à reputação pode aumentar mais rápido do que nunca quando as informações se espalham tão rapidamente.

A tendência positiva

A boa notícia é que o clima de risco elevado é amenizado por ações governamentais que estão oferecendo maiores incentivos para organizações que demonstram esforços para cumprir com seus programas de conformidade.

A OCDE há muito incentiva seus países membros a adotarem legislação anticorrupção e a encorajar programas de conformidade. Os governos estão ouvindo, e agora você não só pode encontrar leis que incentivam programas de conformidade em muitos estados, você também pode encontrar uma consistência notável neles. Embora as palavras exatas possam variar, eles refletem os mesmos elementos comuns para programas de conformidade:

1. Uma série de políticas e procedimentos voltados para conduta e conformidade, ambas as políticas de alto nível, como códigos de conduta, bem como procedimentos separados que estabelecem fortes controles internos projetados para prevenir e detectar não conformidade
2. Supervisão de alto nível (gestão sênior e conselho de administração) de uma função de conformidade
3. Devida diligência na contratação e promoção de funcionários, bem como terceiros, destinado a rastrear indivíduos ou empresas consideradas de alto risco
4. Educação e treinamento de funcionários e terceiros para melhorar a conscientização sobre os requisitos de conformidade.
5. Monitoramento e auditoria em uma base contínua, a fim de detectar sinais de violações de procedimentos ou não conformidade
6. Investigação de possível não conformidade, resultando em fiscalização e disciplina consistentes quando funcionários ou terceiros violaram as leis
7. Remediação de controles internos, políticas e procedimentos sempre que a não conformidade for descoberta, a fim de minimizar o risco de recorrência
8. Realizando avaliações de risco de conformidade periodicamente, para que a organização adote uma abordagem proativa para antecipar onde os riscos de conformidade estão surgindo ou mudando e para melhor priorizar os esforços de mitigação de risco

Segundo, o Departamento de Justiça dos EUA, ainda provavelmente o promotor de crimes corporativos mais agressivo do mundo, tem enfatizado o valor dos programas de conformidade ainda mais nos últimos anos. Seu programa piloto para violadores da Lei de Práticas de Corrupção no Exterior - incentivando-os a se apresentar por conta própria e demonstrar um programa de conformidade eficaz - não é mais considerado um programa piloto, mas uma questão de prática. Uma abordagem semelhante também foi adotada para violações das leis anticoncorrência. Além disso, As orientações do DOJ para promotores levam os programas de conformidade muito a sério e se concentram neles ao determinar os fatores que podem reduzir os valores dos acordos.

Em suma, embora os riscos nunca tenham sido mais significativos, os programas de conformidade agora oferecem oportunidades ainda maiores para as empresas mitigarem esses mesmos riscos.