Como escrever uma carta de cancelamento

Cancelar uma compra ou contrato de serviço, uma assinatura ou uma associação por escrito não é apenas sábia, mas também pode ser necessário. Por exemplo, você deve enviar uma carta de cancelamento por escrito para um contrato coberto pela regra de reflexão da Federal Trade Commission. Seja obrigatório ou opcional, uma carta comercial bem escrita esclarece sua intenção e protege seus direitos legais.

Use um formato de carta comercial

Organize a carta como faria com qualquer correspondência comercial. Inclua seu endereço, a data, uma linha de referência e o endereço do destinatário acima da saudação. Evite usar uma saudação genérica como "A quem possa interessar". Se você não tem um nome, Ligue para a empresa ou faça referência ao departamento com uma saudação como "Prezado Gerente de Relacionamento com o Cliente". Observe na carta que você está incluindo a documentação de apoio, adicionando uma linha de anexo logo abaixo do fechamento, na qual você relaciona o nome de cada documento que está enviando com a carta. Use um corretor ortográfico e revise a carta com cuidado para garantir que seja precisa e sem erros.

Atenha-se aos fatos

Seja educado, mas firme, ao fazer uma solicitação de cancelamento. Embora você possa fornecer um motivo, o FTC diz que isso nunca é um requisito para o cancelamento. Se você der uma razão, não critique ou insulte a empresa. Em vez de, adote um tom objetivo e profissional e atenha-se aos fatos. Inclua as ações que você espera que a empresa execute após o recebimento da carta, como descontinuar pagamentos bancários mensais automáticos ou pagamentos de crédito. Por exemplo, faça uma solicitação como "Esta carta é para notificá-lo de que estou cancelando meu contrato a partir de 20 de janeiro, 2015. Espero que você não faça mais cobranças no meu cartão de crédito. "

Fornecer informações necessárias

Inclua qualquer informação, como uma conta ou número de arquivo, que a empresa possa precisar para identificar você ou sua conta. Anexe um cheque para pagamento integral se você tiver um saldo pendente. Se o cancelamento resultar em reembolso, declare que espera um reembolso dentro de um determinado prazo e especifique o montante. De outra forma, inclua uma declaração como "Espero um reembolso total em 30 dias." Certifique-se de também solicitar uma confirmação de cancelamento por escrito por correio de retorno.

Incluir documentação de apoio

Proteja seus direitos legais com documentação de apoio que verifica a compra e seu direito de cancelar. Por exemplo, inclua uma cópia do contrato no qual você destaca seu direito de cancelar e um recibo ou cópia de um cheque descontado. Como proteção final, a FTC recomenda o envio de uma carta de cancelamento por carta registrada com um aviso de recebimento.