Como uma empresa deve fazer um orçamento para despesas de capital?

O processo de orçamentação de despesas de capital (capex) é essencial para que uma empresa opere e cresça de forma saudável e lucrativa. As despesas de capital são despesas que uma empresa faz para sustentar e expandir seus negócios ao longo de anos.

Uma despesa de capital é o custo de um ativo que tem utilidade, ajudando a criar lucros por um período mais longo do que o ano fiscal corrente. Isso os distingue das despesas operacionais, que são despesas de ativos que são comprados e consumidos no mesmo ano fiscal.

Por exemplo, o papel da impressora é uma despesa operacional, enquanto a própria impressora é uma despesa de capital. As despesas de capital são muito maiores do que as despesas operacionais, cobrindo a compra de edifícios, equipamento, e veículos da empresa. As despesas de capital também podem incluir itens como dinheiro gasto na compra de outras empresas ou em pesquisa e desenvolvimento. As despesas operacionais são apenas o que seu nome significa, as despesas necessárias para que a empresa opere semana a semana ou mês a mês.

As despesas de capital trazem benefícios e riscos. Investir em capex pode melhorar a eficiência de uma empresa, pode permitir que as empresas obtenham uma vantagem competitiva, enquanto, ao mesmo tempo, eles podem não funcionar conforme o esperado, resultando em perdas que poderiam ter sido alocadas em outro lugar.

É importante criar um plano sólido de despesas de capital para evitar estouros de despesas. Como as despesas de capital representam investimentos substanciais de dinheiro projetados para mostrar um retorno sobre o investimento de capital ao longo de um período de anos, eles precisam ser cuidadosamente planejados. Levando em consideração todos os custos, expectativas do mercado, e o crescimento dos negócios, é crucial na elaboração de um plano de investimentos.

Planejamento de despesas de capital

A preparação de um orçamento de despesas de capital varia de uma empresa para outra, dependendo de tais fatores, como a natureza dos negócios da empresa e o tamanho da empresa.

Separando orçamentos de despesas

A maioria das empresas orça suas despesas de capital separadamente de outras despesas. Ter um orçamento separado das despesas operacionais, por exemplo, torna mais simples para as empresas o cálculo das respetivas questões fiscais. Para despesas operacionais, as deduções se aplicam ao ano fiscal atual, mas as deduções para despesas de capital são distribuídas ao longo dos anos como depreciação ou amortização.

Entrada do Departamento

Grande parte da necessidade de capex vem da avaliação dos chefes de departamento, que dirigem as operações do dia-a-dia de um determinado grupo. Eles estão bem cientes de quaisquer problemas em seu grupo que precisem ser atualizados ou substituídos. Esta avaliação de abordagem ascendente ajuda a determinar se quaisquer despesas capex são benéficas para o crescimento a longo prazo, o que é economicamente viável, e qual será o retorno do investimento. No fim, as despesas de capital são inevitavelmente determinadas pela alta administração e pelos proprietários.

Implementando um limite de orçamento

Determinar o gasto máximo de capital é uma etapa inicial crucial no planejamento de investimentos. Fazendo uma avaliação completa das necessidades de capex, seja para manutenção, novas aquisições, ou crescimento, de diferentes departamentos, determina o intervalo de quanto deve ser orçado para capex. Depois que uma empresa decide seu limite de gastos, pode formar um plano em torno disso.

Medindo retornos de despesas de capital

Uma vez que a entrada de diferentes departamentos foi avaliada, um orçamento decidido com base na necessidade e no crescimento do negócio, e despesas de capital concluídas, é imperativo que a empresa determine o retorno de suas despesas de capital. Isso permitirá que eles determinem se suas avaliações estavam corretas, se os investimentos estão valendo a pena ou não, o que deu certo e o que deu errado, então, durante o próximo ciclo capex, essas decisões são continuadas ou melhoradas.

Muitas ferramentas financeiras estão disponíveis para avaliar os retornos das despesas de capital, particularmente o prazo em que os investimentos começarão a ter retorno. Taxas de retorno sobre o investimento, taxas mínimas, e os períodos de retorno são áreas a serem analisadas ao determinar o benefício de uma despesa de capital.

Papel da administração nas despesas de capital

Por uma coisa, orçamento de capital envolve despesas muito grandes, e é a administração que deve avaliar se o investimento em ativos compensa o custo. As despesas de capital quase sempre impactam as despesas operacionais, pois os itens comprados precisam ser mantidos e o "quadro geral" precisa ser considerado.

A administração deve decidir se as despesas de capital vêm diretamente dos fundos da empresa ou se devem ser financiadas. O financiamento aumenta o nível de endividamento de uma empresa, que também precisa ser levado em consideração. O leasing também é uma opção, um que se torna atraente se uma empresa está comprando ativos como computadores ou outros equipamentos de tecnologia - itens que podem se tornar obsoletos rapidamente.

Ao decidir sobre despesas de capital para um determinado item, a administração de uma empresa faz uma declaração sobre sua visão da condição financeira atual da empresa e suas perspectivas de crescimento futuro.

As decisões de orçamento de capital também fornecem uma indicação sobre a direção que a empresa planeja seguir nos próximos anos. Os orçamentos de despesas de capital são comumente elaborados para cobrir períodos de cinco a 10 anos e podem servir como indicadores importantes em relação ao "plano de cinco anos" ou às metas de longo prazo de uma empresa.

The Bottom Line

As despesas de capital são um grande custo para uma empresa, mas geralmente são necessárias. Eles vêm com muitos benefícios e riscos, É por isso que é imperativo criar um plano de orçamento de despesas de capital sólido e completo que leve em consideração todas as variáveis. Se uma empresa pode fazer isso corretamente e executar investimentos capex de forma adequada, isso levará a um crescimento positivo e sucesso para a empresa.