O que é contabilidade da folha de pagamento?

A contabilidade da folha de pagamento é essencialmente o cálculo, gestão, gravação, e a análise da remuneração dos funcionáriosRemunerationRemuneration é qualquer tipo de remuneração ou pagamento que um indivíduo ou funcionário recebe como pagamento por seus serviços ou pelo trabalho que realiza para uma organização ou empresa. Inclui qualquer salário base que um funcionário receba, junto com outros tipos de pagamento que se acumulam durante o curso de seu trabalho, que. Além disso, a contabilidade da folha de pagamento também inclui a reconciliação de benefícios, e impostos retidos na fonte e deduções relacionadas à compensação. O cálculo da folha de pagamento é altamente influenciado pelos requisitos legais de cada país (também pode depender dos requisitos estaduais ou locais da cidade).

Resumo

• A contabilidade da folha de pagamento é essencialmente o cálculo, gestão, gravação, e análise da remuneração dos funcionários.
• A chave para a contabilidade da folha de pagamento é reconhecer quando um conceito é assumido pelo empregador ou pelo empregado.

Principais custos da folha de pagamento

Os custos com folha de pagamento estão relacionados às obrigações (despesas) assumidas pelo empregador. Eles financiam a remuneração paga aos funcionários por sua mão de obra direta ou como consequência de benefícios obrigatórios definidos por requisitos legais.

A soma de todos os conceitos listados acima forma a despesa acumulada para manter um funcionário na folha de pagamento.

De acordo com os princípios contábeis, todas as despesas acumuladasDespesas acumuladas Despesas acumuladas são despesas que são reconhecidas mesmo que o caixa não tenha sido pago. Eles geralmente são combinados com a receita por meio do princípio de correspondência e deve atender ao princípio de correspondência. O princípio de correspondência estabelece que todas as despesas devem corresponder no período em que todas as receitas relacionadas são relatadas (não depende da data de pagamento). Por exemplo, se um funcionário for contratado no primeiro dia de dezembro, mas pago na primeira semana de janeiro, a despesa relacionada à mão de obra do funcionário deve ser reconhecida em dezembro.

Observação: A remuneração pelo trabalho dos empregados nem sempre é reconhecida como despesa. Por exemplo, se a mão de obra de funcionários servidos para a fabricação de um produto ou ativo, a compensação (incluindo provisões) deve ser registrada como custo de fabricação do produto (estoque) ou ativo e reconhecida como despesa quando o estoque é vendido (por meio do custo das vendas).

Obrigações de desempenho sob a contabilidade da folha de pagamento

As obrigações de desempenho estão relacionadas a retenções ou deduções dos salários dos funcionários. Esses valores retidos não são pagos diretamente aos funcionários, mas são pagos posteriormente a instituições governamentais ou empresas privadas. As retenções mais comuns de acordo com as leis dos EUA são:

• Retenções federais:retenções para impostos de renda federais
• Retenções estaduais:retenções para impostos de renda estaduais
• FICA a pagar:Retenções de Seguro Social e Medicare
• Deficiência estadual:taxas estaduais de deficiência
• Seguro saúde do empregado:Retenções para cobertura de seguro saúde
• 401K:Retenções para poupança para aposentadoria.

Outras retenções incluem:

• Retenções ordenadas pelo tribunal:deduções do salário ordenadas pelo tribunal para fins específicos.
• Quotas sindicais

Configurando a contabilidade da folha de pagamento

Antes de iniciar o processo de contratação, existem alguns requisitos ou considerações importantes que os empregadores devem cumprir. Eles estão de acordo com a legislação federal dos EUA e podem variar de estado para estado.

1. Número de identificação do empregador federal (EIN)

Isso é usado para rastrear pagamentos de impostos federais. A empresa deve obter um EIN do IRS.

2. Tipo de pagamento e periodicidade

Depois de decidir o nível salarial (de acordo com o cargo, experiência, indústria, etc.) e tipo (horário ou salário anual), selecione o período em que os funcionários serão pagos. Os pagamentos são geralmente selecionados entre semanais, quinzenal, ou mensalmente. Os períodos de pagamento não devem ser superiores à base mensal.

3. Benefícios e seguro para funcionários

Se os empregadores oferecerem benefícios extras, como seguro ou plano de aposentadoria 401K, eles terão que decidir com quanto contribuir como empregador, e quanto do custo o funcionário deve assumir para obter o benefício.

4. Formulários de funcionários

Ao contratar funcionários, é importante reunir todas as informações relacionadas ao direito de trabalhar nos Estados Unidos e informações pessoais. Os formulários mais importantes são o formulário I-9 (para verificar se o funcionário tem a cidadania ou o direito de trabalhar nos EUA com uma autorização de trabalho), Formulário W-4 (informações pessoais dos funcionários - ao preencher este formulário, você obtém as informações necessárias para calcular a retenção aplicável a um funcionário) e o Formulário de Depósito Direto.

Cálculos na folha de pagamento

Após configurar a empresa para contratar funcionários e reunir todas as informações relacionadas aos funcionários, a empresa precisará seguir estas etapas:

1. Calcule a remuneração direta e indireta do trabalho:Ao terminar um mês, somar todos os custos de compensação direta, como salários e horas extras (a maioria das retenções e provisões são calculadas com base nesses conceitos).
2. Então, soma conceitos indiretos, como comissões e bônus (verifique seus requisitos federais e estaduais para ver se eles devem ser incluídos no cálculo de retenções ou deduções).
3. Calcular retenções e deduções:Depois de determinar a base para cada retenção ou dedução de acordo com a etapa anterior, calcular os impostos e as deduções salariais dos seus funcionários de acordo com os requisitos aplicáveis.
4. Calcular as provisões:as provisões são despesas acrescidas que geram passivosTipos de passivos Existem três tipos principais de passivos:correntes, não corrente, e passivos contingentes. Passivos são obrigações legais ou dívidas que serão pagas no futuro. As despesas que são resultado de requisitos legais como feriados e férias são reconhecidas como provisões no período em que são incorridas, embora sejam pagos nos meses subsequentes. São fruto da relação contratual com o empregado.
5. Registre as entradas nos livros.
6. Gerar pagamentos:Após calcular e registrar os lançamentos contábeis, as empresas precisam gerar os pagamentos aos funcionários, entidades governamentais (relacionadas a retenções), e outras entidades. Este processo pode muitas vezes ser terceirizado, como Ceridian.
7. Calcular ajustes posteriores às provisões:Devido à natureza das provisões, que são baseados em estimativas, é importante recalcular e ajustar as provisões, se necessário.

Leituras Relacionadas

CFI é o fornecedor oficial do Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA). Torne-se um Certified Financial Modeling &Valuation Analyst (FMVA) ® A certificação do Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ® irá ajudá-lo a ganhar a confiança necessária em sua carreira financeira . Inscreva-se hoje! ®Torne-se um Analista de Avaliação e Modelagem Financeira Certificado (FMVA) ®A certificação de Analista de Modelagem e Avaliação Financeira (FMVA) ® do CFI o ajudará a ganhar a confiança necessária em sua carreira financeira. Inscreva-se hoje! programa de certificação, projetado para transformar qualquer pessoa em um analista financeiro de classe mundial. Para continuar aprendendo e desenvolvendo seu conhecimento de análise financeira, Recomendamos fortemente os recursos CFI adicionais abaixo:

• Guia de Salário de Contabilidade Guia de Salário de Contabilidade Neste guia de salário de contabilidade, damos-lhe os valores médios de compensação para aqueles empregados em contabilidade pública e privada. Os contadores são responsáveis ​​por examinar as demonstrações financeiras para garantir a precisão e conformidade com as leis e regulamentos existentes, lidar com tarefas relacionadas a impostos, como calcular o
• Receita acumuladaRenda acumulada A receita acumulada é a receita que uma empresa reconhecerá e registrará em seus lançamentos de diário, embora o dinheiro ainda não tenha sido recebido. Devido à natureza da contabilidade de exercício, às vezes, as empresas precisam registrar a receita antes do recebimento do pagamento.
• Calculadora de SalárioCalculadora de SalárioEsta calculadora de salário pode ser usada para estimar o seu salário anual equivalente com base no salário ou taxa que você recebe por hora. Siga as instruções abaixo para converter a renda horária em anual e determine seu salário anualmente. Basta inserir suas informações e este formulário se transformará em salário de hora em hora
• Guias de remuneraçãoCompensação Guias de remuneração e salário para empregos em finanças corporativas, investimento bancário, pesquisa de capital, FP&A, contabilidade, Banco comercial, Graduados FMVA,