O que é inventário de MRO? Um guia especializado

p A maioria das empresas precisa manter um estoque de peças de reposição, suprimentos e outros materiais que ajudam a manter seus negócios funcionando. Os fabricantes precisam de componentes e ferramentas que possam usar para reparar máquinas rapidamente e manter as linhas de produção em operação. Varejistas e organizações de serviços precisam de itens básicos como lâmpadas, materiais de limpeza e material de escritório.

p Coletivamente, esses itens são conhecidos como manutenção, inventário de reparos e operações (MRO). Como o estoque de MRO pode ser responsável por uma parte significativa dos gastos gerais de aquisição de uma empresa, é importante aplicar processos de gestão de estoque de MRO eficientes que minimizem os custos, garantindo que a empresa tenha estoque suficiente para atender às suas necessidades.

O que significa MRO?

p MRO significa manutenção, reparo e operações. Refere-se a todas as atividades necessárias para manter as instalações e processos de produção de uma empresa funcionando sem problemas. Por exemplo, MRO inclui manutenção de rotina e reparo de máquinas de produção, bem como atividades cotidianas, como limpeza e obtenção de material de escritório. O Boston Consulting Group indica que os custos de MRO podem chegar a 4,5% da receita em alguns setores, portanto, reduzir os gastos com MRO pode ter um impacto significativo nos resultados financeiros.

O que é inventário de MRO?

p O inventário de MRO compreende os materiais consumíveis, equipamentos e suprimentos necessários para manutenção, reparos e atividades operacionais. MRO inclui itens que são usados ​​em um processo de produção, mas - ao contrário das matérias-primas - não são incorporados aos produtos acabados de uma empresa. Peças sobressalentes e ferramentas para reparar equipamentos de manufatura são itens de estoque MRO, assim como as luvas e óculos usados ​​pelos trabalhadores da fábrica. O estoque de MRO afeta a produtividade de praticamente todos os departamentos, por isso, é vital manter estoque de MRO suficiente para manter o negócio em funcionamento e, ao mesmo tempo, não sobrecarregar.

Exemplos de inventário de MRO

p O estoque de MRO inclui uma ampla variedade de equipamentos e suprimentos. Exemplos incluem:

• p Suprimentos de manutenção e reparo para máquinas de produção: Óleo de máquina e outros lubrificantes, lâmpadas, válvulas, rolamentos, fluido de corte e peças sobressalentes, como motores e engrenagens.

• p Equipamento de segurança: Máscaras, tampões de ouvido, capacetes, respiradores e protetores faciais.

• p Suprimentos de zeladoria: Sprays de desinfecção e limpeza, líquidos e pós, esfregões, baldes, vassouras, trapos e panos para o pó e luvas descartáveis.

• p Material de escritório: Computadores pessoais, impressoras e toner, mobiliário, papel, canetas e lápis.

• p Material de laboratório para teste ou pesquisa: Béqueres, seringas, tubos de ensaio e balanças.

O que é gerenciamento de estoque de MRO?

p O gerenciamento de estoque de MRO envolve a compra, armazenamento, usando e reabastecendo todos os produtos que se enquadram no estoque de MRO. Como com outros tipos de gerenciamento de estoque, o objetivo é realizar cada uma dessas atividades da maneira mais eficiente e econômica possível, para que a empresa tenha o estoque de MRO certo disponível no momento certo, com o custo certo. Gerenciar o estoque de MRO pode ser complexo e demorado porque as empresas podem precisar comprar e armazenar centenas ou mesmo milhares de itens diferentes.

Por que o gerenciamento de estoque de MRO é importante?

p O gerenciamento de estoque de MRO desempenha um papel crítico para manter os negócios funcionando. Por exemplo, se um componente do maquinário vital da fábrica falhar no meio de uma execução de produção, todo o processo de fabricação pode parar. Sem uma peça sobressalente disponível, o impacto pode se transformar em horas ou até dias de inatividade enquanto os funcionários tentam localizar, faça o pedido e aguarde a chegada do componente. Uma empresa também pode perder receita e colocar em risco o relacionamento com o cliente se o tempo de inatividade significar que os prazos de entrega contratados serão perdidos. É fácil ver como o gerenciamento incorreto de itens de MRO pode ter um grande impacto em toda a sua cadeia de suprimentos.

p Por outro lado, armazenar estoque de MRO para evitar o esgotamento também pode causar problemas:comprar e armazenar estoque em excesso retém capital que poderia ser usado para financiar o crescimento dos negócios. Alguns itens podem até se tornar obsoletos se forem armazenados por muito tempo.

Desafios de gerenciamento de estoque de MRO

p As empresas muitas vezes subestimam a importância da gestão de estoque de MRO, apesar de sua complexidade, custo e impacto nas operações. Historicamente, algumas empresas trataram a gestão de estoque de MRO como uma reflexão tardia, prestando muito menos atenção ao gerenciamento desse estoque do que outros tipos, como matérias-primas e produtos acabados. O gerenciamento de inventário de MRO é frequentemente fragmentado, com diferentes departamentos comprando e rastreando seus próprios itens de MRO, o que pode tornar isso mais difícil. Isso leva a uma série de desafios, Incluindo:

• p Custos de aquisição elevados. As empresas compram milhares de itens de MRO diferentes, muitos dos quais são de baixo valor. Sem um eficiente, processo de compra centralizado, o custo de aquisição de itens individuais pode ser maior do que o preço dos próprios itens. Um estudo estimou que cada US $ 1 milhão em gastos de MRO poderia criar 3, 500 ciclos de pedidos de compra, cada um exigindo pedidos de compra separados, faturas e recibos. Além disso, técnicos bem pagos podem gastar tempo pesquisando catálogos de peças e rastreando entregas em vez de atividades de manutenção.

• p Duplicação e gastos independentes. Departamentos individuais acumulam seus próprios caches de suprimentos idênticos para garantir que tenham o suficiente para atender às suas próprias necessidades. Isso pode ocorrer mesmo quando há um formal, processo de aquisição em toda a empresa se os departamentos acharem que o processo não fornece os suprimentos certos rapidamente. Essa duplicação de esforços e inventário aumenta os custos gerais de aquisição e armazenamento.

• p Rastreamento de estoque. Sem um sistema de gerenciamento de estoque centralizado, as empresas podem não ter visibilidade da verdadeira disponibilidade de itens específicos. Um departamento pode acreditar que um item está fora de estoque quando, na verdade, outro departamento se apropriou do item para atender às suas próprias necessidades. Se os itens em questão forem críticos, como peças de reposição para equipamentos de fabricação, esses descuidos podem ter consequências graves para os negócios.

• p Má visibilidade da demanda. Sem a capacidade de monitorar o consumo geral do estoque de MRO, as empresas não conseguem prever com precisão, orçamento e plano para atender a demanda.

Componentes da gestão de estoque de MRO

p O gerenciamento de estoque de MRO tem vários componentes principais, embora a maneira como esses componentes são implementados possa variar amplamente.

• p Identifique itens de MRO. Identifique todos os componentes e suprimentos que a empresa precisa estocar, bem como as suas especificações e o montante atualmente detido. Alguns itens podem ser exclusivos para processos ou grupos de produção específicos, enquanto outros podem ser usados ​​por muitos grupos em toda a empresa. Armazenar as especificações de cada item ajuda os grupos a determinar se é isso que eles precisam. Ser capaz de identificar rapidamente quais itens estão em mãos é fundamental no caso de um problema de produção.

• p Organize o inventário. Descubra como organizar o inventário de MRO para atender com eficiência às necessidades da organização. As empresas costumam optar por armazenar todos os itens em um depósito central ou depósito, mas em alguns casos, pode fazer mais sentido armazenar itens perto dos grupos que precisarão deles. É essencial implementar um sistema para organizar itens dentro de cada local para que os trabalhadores possam localizá-los rapidamente.

• p Crie um processo de aquisição de estoque de MRO. Um processo de aquisição eficaz permite que a empresa compre a quantidade certa de produtos de MRO de maneira econômica, garantindo que ele sempre tenha o que precisa. O processo inclui a identificação dos itens necessários, selecionando fornecedores, geração de solicitações e aprovações de requisições e rastreamento de pedidos.

• p Estabeleça o controle de estoque. Monitorando os níveis de estoque, a previsão de demanda e o reabastecimento em tempo hábil fazem parte do controle de estoque.

Como gerenciar o estoque de MRO

p Gerenciar o estoque de MRO envolve a compra, meia, distribuir e reabastecer suprimentos com o menor custo prático. O objetivo é garantir que o estoque adequado esteja disponível, considerando o espaço de armazenamento e o orçamento. Aqui estão quatro etapas principais para uma gestão eficaz de inventário de MRO:

1. p Determine quais processos de MRO são essenciais para a continuidade dos negócios. As empresas devem sempre ter um estoque dos itens de MRO que dão suporte a esses processos críticos. Essas são as coisas de que as empresas precisam para funcionar diariamente.

2. p Faça uma auditoria. Isso determinará se todo o estoque de MRO necessário está disponível ou se há estoque obsoleto ou desnecessário que pode ser eliminado. Acompanhar contagens físicas regulares pode ajudar a garantir que a empresa mantenha contagens de estoque precisas e forneça visibilidade do estoque disponível.

3. p Selecione fornecedores estratégicos. A seleção de fornecedores é um aspecto crítico do gerenciamento de estoque de MRO. Canalizar a maior parte das compras para alguns distribuidores estratégicos pode simplificar a aquisição e reduzir os custos administrativos. Mas há muitos fatores a serem considerados, incluindo a qualidade do produto, confiabilidade do fornecedor, velocidade de envio e custo de envio.

4. p Previsão de demanda. Examine os padrões sazonais de uso do estoque e ajuste as compras de acordo. Isso permite que uma empresa garanta que compra o suficiente para atender à demanda, ao mesmo tempo que minimiza os custos de manutenção e o risco de o estoque se tornar obsoleto.

MRO KPIs

p Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) do inventário de MRO ajudam as empresas a controlar o quão bem estão gerenciando o inventário de MRO e a identificar áreas para melhoria. Os KPIs comumente usados ​​se concentram nos custos de aquisição, eficiência e capacidade de atender à demanda. Eles incluem:

• p Gastos de MRO como uma porcentagem da aquisição total: Menor é melhor, contanto que a empresa mantenha estoque suficiente para atender às suas necessidades. A porcentagem dos gastos totais direcionados ao MRO varia de acordo com o setor; retalho, as indústrias de manufatura e de bens de consumo embalados tendem a manter mais estoque de MRO do que outros setores.

• p Consolidação de fornecedores: Esta é a porcentagem dos gastos gerais de MRO direcionados aos fornecedores estratégicos selecionados da empresa. Uma regra prática é direcionar 80% dos gastos gerais para 15% dos fornecedores.

• p Estoque de dias disponível: O estoque ocioso é caro. Manter o estoque abaixo de 30 dias é ideal para muitos setores.

• p Porcentagem de pedidos com remessa urgente: Pedidos urgentes são caros e, portanto, devem ser a exceção, não a regra. Uma alta porcentagem de pedidos que incluem remessa urgente também pode indicar outros problemas com um processo de gerenciamento de estoque, como previsões de demanda imprecisas.

• p Ruptura de estoque: A falta de estoque indica que a empresa está deixando de gerenciar o estoque de MRO para que sempre tenha os suprimentos de que precisa. Essa métrica calcula o número de rupturas em comparação com o total de itens retirados e deve ser inferior a 1%.

4 Melhores práticas de gerenciamento de estoque de MRO

p Seguir as práticas recomendadas para gerenciamento de estoque de MRO pode ajudar a manter os gastos dentro do orçamento, garantindo que o estoque esteja disponível para atender rapidamente a todos os requisitos. Entre eles:

1. p Eduque os funcionários. Certifique-se de que todos na empresa entendam o processo de aquisição de MRO e como encontrar o estoque de que precisam. Fornecer oportunidades para que a equipe de compras se reúna com diferentes grupos dentro da empresa pode ajudar. Isso pode reduzir gastos independentes e reduzir custos.

2. p Localize o estoque de MRO de forma centralizada. Isso facilita o rastreamento e ajuda a eliminar a possível duplicação de compras.

3. p Considere o estoque gerenciado pelo fornecedor. Alguns fornecedores gerenciarão seu estoque no local, monitorando os níveis de estoque e reabastecendo automaticamente quando os itens estão baixos. Isso libera seus funcionários para se concentrarem em outras tarefas e agiliza o processo de aquisição.

4. p Use um software de gerenciamento de estoque. O software torna mais fácil rastrear o estoque, prever a demanda e monitorar o desempenho.

Gerenciar inventário de MRO com software de gerenciamento de inventário

p O software de gerenciamento de estoque pode ajudar as empresas a garantir que tenham estoque suficiente para atender à demanda, ao mesmo tempo em que minimiza custos e esforços administrativos. O software pode fornecer percepções em tempo real sobre os níveis de estoque e inventário durante o trajeto. Ele automatiza o reabastecimento, levando em consideração fatores como níveis mínimos de estoque e prazos de entrega. Adicionalmente, software de gerenciamento de inventário rastreia tendências históricas, tornando mais fácil programar pedidos para aumentar o estoque quando a alta demanda é prevista e para diminuir os pedidos fora dos horários de pico.

p O resultado final é menos tempo e dinheiro gastos rastreando produtos de MRO e fazendo pedidos urgentes quando você percebe que está faltando uma peça ou ferramenta importante que afetará suas operações. O investimento em um sistema de gerenciamento de estoque demonstrará rapidamente seu valor, ajudando você a executar uma operação mais tranquila.

p O gerenciamento eficiente de estoque de MRO é importante para quase todos os negócios. O inventário de MRO permite que a empresa opere de forma eficiente e minimize o dispendioso tempo de inatividade. Uma vez que este estoque pode ser responsável por uma parte significativa dos gastos de uma empresa, também é importante minimizar o custo de aquisição e armazenamento. O software pode ajudar as empresas a controlar melhor e gerenciar automaticamente os níveis de estoque, garantindo que a empresa tenha apenas o suficiente para atender às suas necessidades.

Perguntas frequentes sobre inventário de MRO

O que significa MRO na cadeia de abastecimento?

p Manutenção, reparo e operações (MRO) refere-se a uma série de atividades que mantêm uma empresa funcionando no dia-a-dia. As empresas contam com suas cadeias de abastecimento para fornecer os materiais, ferramentas e componentes de que precisam para atividades de MRO. Os itens que cada empresa armazena para esse fim são conhecidos como estoque MRO.

O que o MRO inclui?

p O inventário de MRO inclui consumíveis, ferramentas e peças sobressalentes. Os exemplos incluem suprimentos de zeladoria, equipamento de segurança, suprimentos de manutenção e reparo, tecnologia, material de escritório e equipamento de laboratório.

Por que o MRO é importante?

p Sem estoque de MRO, os fabricantes não seriam capazes de operar. As empresas dependem de ter itens tão variados quanto peças de reposição, materiais de limpeza e de escritório disponíveis para que suas atividades diárias continuem ininterruptas.