O que são documentos de origem?

Cada vez que uma empresa está envolvida em uma transação financeira, um rastro de papel é gerado. Essa trilha de papel é referida na contabilidade como documentos de origem. Se os cheques são emitidos para serem pagos, as vendas são feitas para gerar receitas, faturas de faturamento Modelo de fatura (Word) Este modelo de fatura (palavra) funcionará como uma diretriz para você ao criar faturas de vendas para manter registros de transações. são enviadas pelos fornecedores, ou as horas de trabalho são registradas na planilha de horas de um funcionário - todos os respectivos documentos são documentos fonte.

Importância dos documentos de origem

Os documentos de origem são, em primeiro lugar, importante para a contabilidade O que é a contabilidade? A contabilidade envolve o registro, em uma base regular, das transações financeiras de uma empresa. Com uma contabilidade adequada, as empresas são capazes de fazer um processo contábil porque servem como evidência física de que uma transação financeira realmente ocorreu. Hoje em dia, esses documentos não precisam ser necessariamente uma cópia física - eles podem estar em um formato eletrônico rastreável.

Além disso, documentos fonte também são essenciais no processo de auditoria. Quando as empresas passam por uma auditoria, o acesso do auditor a um registro de papel claro e acessível de todas as transações aumenta a legitimidade e independência geral da auditoria. A fim de reafirmar a precisão dos saldos da empresa nas contas individuais, os auditores precisam de acesso total a todos os documentos. Geral, para administrar uma empresa com mais tranquilidade e aumentar a transparência, todos os seus documentos de origem devem ser mantidos e armazenados para referência futura.

Tipos comuns de documentos de origem

Em sua forma mais simples, um documento de origem geralmente contém as seguintes informações:

• A data da transação
• O valor total da transação
• Uma descrição da transação
• Uma ou mais assinaturas de autorização

Os documentos mais comuns são:

• Verificações
• Faturas
• Recibos
• Notas de crédito
• Cartões de ponto de funcionários
• Talões de depósito
• Pedidos de compraPedido de compraUm pedido de compra é um documento de origem comercial emitido pelo departamento de compras de uma empresa ao fazer um pedido aos fornecedores da empresa ou

Armazenamento de Documentos

Qualquer informação gerada por meio de documentos de origem deve ser devidamente registrada no diário da empresa, software de contabilidade, ou livros financeiros. Após a gravação inicial, todos os documentos devem ser preservados e organizados em um arquivo e colocados em um sistema para que possam ser recuperados a qualquer momento. Também é importante fazer um registro dos procedimentos gerais de controle interno, especificando quem na empresa pode acessar e autorizar pagamentos, pedidos, e outras transações.

Originalidade dos documentos de origem

Na maioria dos casos, fotocópias de documentos originais são legalmente permitidas. De acordo com o US Internal Review Service (IRS), contanto que essas fotocópias estejam completas, legível, e representações precisas do documento original, eles são legalmente aceitáveis.

De forma similar, a Agência de Receita Canadense (CRA) aceita documentos digitalizados, desde que os registros sejam produzidos e retidos em formato de papel ou armazenados em um formato acessível e legível eletronicamente. Embora organizar e arquivar esses documentos possa ser entediante, colocar o tempo extra para manter adequadamente um rastro de papel e criar uma maneira fácil de acessar esses documentos pode resultar em uma enorme economia de tempo no futuro, e também garante maior transparência.

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