As 15 principais dicas de contabilidade para pequenas empresas e startups

Gestão adequada das finanças de uma empresa, e ter alguém dedicado a esse processo, é um componente crucial de sucesso para pequenas empresas e startups.

De acordo com o Bureau of Labor Statistics, 20% das empresas não passam do primeiro ano, e apenas 30% das pequenas empresas permanecerão no mercado 10 anos após o seu lançamento. Adesão às melhores práticas contábeis e contratação ou terceirização de pessoa dedicada a esta função, pode ajudar a prevenir os problemas de fluxo de caixa que são responsáveis ​​por muitas falências de negócios. Avançar, essas práticas recomendadas também podem apontar o caminho para percepções que podem levar ao crescimento de pequenas empresas.

As 15 principais dicas de contabilidade para pequenas empresas e startups

Toda pequena empresa precisa seguir processos de contabilidade básicos para garantir práticas sólidas de gestão financeira. Esses incluem:

1. Separe despesas comerciais e pessoais. Um dos primeiros passos que uma pequena empresa deve dar é abrir uma conta bancária empresarial, o que pode ser feito após obter seu Número de Identificação do Empregador, ou EIN (proprietários individuais podem usar números de previdência social). As contas bancárias comerciais oferecem várias vantagens sobre as pessoais, Incluindo:

   • Facilitando o rastreamento e a comprovação de despesas comerciais para aproveitar as deduções fiscais.
   • Oferecendo proteção de responsabilidade pessoal, mantendo os fundos comerciais separados dos fundos pessoais.
   • Oferecer a opção de uma linha de crédito que a empresa pode usar para cobrir lacunas de caixa.

   As empresas devem abrir uma conta corrente, conta poupança, conta de cartão de crédito e conta de serviços comerciais, que permite à empresa aceitar transações de cartão de crédito e débito de clientes.

2. Obtenha um software de contabilidade (e um contador). A contabilidade é o processo organizado de rastreamento de todas as receitas e despesas. É um componente crítico da gestão financeira que garante que os proprietários de negócios tenham as informações de que precisam para tomar decisões de negócios sólidas. Para muitos proprietários de pequenas empresas, contabilidade não está entre seu conjunto de habilidades. Contratar uma pessoa dedicada à tarefa ou, para pequenas empresas, terceirizar a função costuma ser um investimento inteligente.

   O software de contabilidade automatiza os processos de contabilidade que são demorados e sujeitos a erros se concluídos manualmente, e torna mais fácil encontrar todas essas informações para completar as demonstrações financeiras. As pequenas empresas estão obtendo muito sucesso com software de contabilidade baseado em nuvem, em particular, com mais da metade dos entrevistados nos EUA pesquisados ​​por Robert Half relatando que suas empresas usam algumas ou apenas soluções baseadas em nuvem para contabilidade e finanças. Embora a maioria das empresas comece com software de contabilidade básico, à medida que crescem e se tornam mais complexos, eles podem precisar investir em um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Uma vez que uma empresa possui um sistema ERP, pode adicionar módulos para outras funções de negócios, com tudo vinculado a um único banco de dados.

3. Desenvolva um orçamento. Uma das primeiras etapas na criação de um plano de negócios é apresentar projeções de receita e uma lista de despesas previstas, e depois comparar esse orçamento com as despesas e receitas reais. Um estudo realizado pelo Federal Reserve Banks de Chicago e San Francisco relatou que mais de 60% das empresas com excelente saúde financeira sempre construíram um orçamento e, posteriormente abriu uma conta bancária separada para folha de pagamento. Menos de 5% das empresas com problemas de saúde financeira se envolveram nessas duas práticas de planejamento e gestão financeira.

4. Mantenha registros de negócios precisos. A manutenção de registros é uma das responsabilidades mais importantes para um pequeno empresário. O software de contabilidade pode automatizar grande parte do processo de manutenção de registros e armazenar registros financeiros digitalmente. Isso torna mais fácil documentar o valor, Tempo, local e objetivo comercial de uma transação quando você reivindica despesas como deduções fiscais. Os requisitos do IRS exigem a manutenção dos registros, em geral, por pelo menos três anos - os contadores recomendam mantê-los por sete anos. Os registros que uma empresa precisa manter estão listados em detalhes na Publicação 583 do IRS. Mas alguns que valem a pena mencionar para pequenas empresas e startups incluem:

   1. Receitas brutas são as receitas que você recebe de seu negócio, e os registros incluem:fitas da caixa registradora, informações de depósito (dinheiro e vendas a crédito), livros de recibos, faturas e formulários 1099-MISC.

   2. Despesas são os custos em que você incorre para operar seu negócio, e os registros incluem:cheques cancelados ou outros documentos que reflitam a prova de pagamento / fundos eletrônicos transferidos, recibos de fita de caixa registradora, extratos de conta, recibos de cartão de crédito e extratos e faturas.

      Os scanners de recibo simplificam a digitalização de recibos e faturas para fácil rastreamento, mapeando automaticamente o conteúdo para campos definidos no software de contabilidade. O software de contabilidade pode oferecer seu próprio aplicativo móvel ou oferecer suporte a um aplicativo de terceiros que permite a um funcionário ou proprietário de empresa digitalizar recibos com a câmera do smartphone. Esses aplicativos usam tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para traduzir texto em código legível por máquina.

   3. Ativo permanente precisam ser registrados para calcular a depreciação anual e seu ganho ou perda quando você os vende. Os documentos de ativos incluem faturas de compra e venda; declarações de fechamento de imóveis; cheques cancelados ou outros documentos que identificam o beneficiário, valor e comprovante de pagamento / transferência eletrônica de fundos; recibos de cartão de crédito e extratos e faturas. Os custos relacionados à compra de ativos intangíveis de vida limitada são amortizados. Outras categorias de ativos, como intangíveis atuais ou de vida indefinida, não são depreciados nem amortizados.

5. Escolha um método de contabilidade. Cada pequena empresa e startup deve escolher um conjunto de regras para determinar quando relatar receitas e despesas. Isso fornece um método de contabilidade consistente para fins fiscais. Em geral, sob as alterações implementadas pela Lei de Reduções de Impostos e Empregos, as pequenas empresas com US $ 25 milhões ou menos em receitas brutas anuais nos três anos fiscais anteriores podem escolher entre a contabilidade de exercício e a contabilidade de caixa. Contudo, porque os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) exigem contabilidade de exercício, muitas empresas preferem esse método.

   A contabilidade de caixa pode ser mais direta e fácil de gerenciar para pequenas empresas porque a receita é registrada quando o pagamento é recebido. De forma similar, as despesas são deduzidas quando o dinheiro realmente sai da conta da empresa. A contabilidade de exercício registra as vendas quando um produto é enviado ou um serviço é entregue. Em um ambiente de varejo, uma venda é reconhecida no momento da compra, e em outros setores a receita pode não ser registrada por várias semanas ou mesmo meses após a venda. Requer a contabilidade por partidas dobradas. Uma vez que a contabilidade de exercício tem uma visão de longo prazo do negócio, geralmente fornece uma imagem melhor da saúde financeira de uma empresa.

6. Mantenha os livros atualizados. Sem manter os livros atualizados, proprietários e funcionários não têm uma imagem clara da situação financeira da empresa. Automatizar o recebimento e a captura de faturas é uma forma de garantir que os livros estejam sempre atualizados. Outra etapa importante é vincular contas bancárias ao software de contabilidade. As empresas podem fazer download do cartão de crédito e extratos bancários e importá-los manualmente como CSV (Excel), mas alguns sistemas de contabilidade oferecem um plug-in que extrai informações de sua conta bancária e recupera automaticamente as transações bancárias diárias e os arquivos de extrato. A empresa pode definir as regras de correspondência em seu sistema para reconciliar as declarações, o que torna o processo de reconciliação muito mais fácil. Alguns softwares de contabilidade oferecem integração direta aos bancos, para que o proprietário da empresa possa gerenciar e concluir todas as tarefas bancárias no sistema de contabilidade sem também fazer login no portal da conta bancária.

7. Otimize termos de AP e faturamento. Para segurar o dinheiro por mais tempo, tirar proveito dos termos de crédito dos principais fornecedores. Pague as contas em um cronograma que maximize seu fluxo de caixa, e quando possível, pague antecipadamente com fornecedores que oferecem um desconto para isso. Para garantir um fluxo de caixa estável, fazer todo o possível para incentivar o pagamento dentro do prazo por parte dos clientes. Isso pode incluir a oferta de descontos para pagamento antecipado, executar verificações de crédito em clientes em potencial antes de fazer negócios com eles e, quando necessário, revogando os termos de crédito. O software de contabilidade que pode automatizar os processos de faturamento enviando contas automaticamente e lembretes de acompanhamento também pode ajudar a evitar que faturas pendentes se acumulem.

8. Funções de contabilidade separadas. As empresas públicas devem seguir os regulamentos que exigem controles para garantir a segregação de funções. As pequenas empresas são mais propensas a ter uma única pessoa lidando com muitas funções de contabilidade, mas isso cria um ambiente que apresenta risco de fraude contábil. Contudo, os proprietários podem minimizar esse risco, colocando alguns controles simples no local. Um controle eficaz é garantir que a mesma pessoa que faz os cheques não os assine e reconcilie os extratos bancários.

9. Fique de olho em certas despesas de alto custo. Os custos de mão de obra são a maior despesa para a maioria das pequenas empresas, e o inventário costuma ser outra. Para reduzir despesas de trabalho, muitas pequenas empresas terceirizam o trabalho para empreiteiros que cobram por hora. Isso pode ser mais barato porque os empreiteiros podem não precisar de 40 horas / semana para concluir seu trabalho e não exigem benefícios. O software de controle de tempo pode ajudar os líderes a entender quanto certas tarefas estão custando aos negócios, permitindo que a empresa faça um orçamento melhor e encontre formas de controlar essas despesas. As empresas podem reduzir os custos de estoque rastreando os custos de manutenção de estoque, relação de giro de estoque, quantidade perdida para inventário obsoleto e outras métricas importantes.

10. Plano para grandes investimentos. Acompanhando de forma consistente despesas e receitas, a empresa pode identificar o melhor momento para grandes investimentos e estabelecer o crédito de que pode precisar para cobrir os custos. Os cartões de crédito empresariais podem ajudar uma organização a estabelecer um histórico de crédito para que tenha uma melhor chance de se qualificar para financiamento (e termos de financiamento ideais), incluindo linhas de crédito e empréstimos, quando precisa de mais capital. Garantir essas fontes de financiamento é importante para a saúde financeira geral de uma empresa - 45% das empresas com excelente saúde financeira receberam empréstimos ou cartões de crédito de um banco, em comparação com apenas 3% das empresas com saúde financeira ruim ou abaixo da média, de acordo com o estudo do Federal Reserve. Adicionalmente, Os cartões de crédito oferecem vantagens para a empresa, como recompensas de negócios ou viagens.

11. Monitore cuidadosamente a preparação de impostos. O IRS geralmente exige que os proprietários individuais, sócios e acionistas da corporação S fazem pagamentos estimados de impostos se esperam dever impostos de $ 1, 000 ou mais quando a devolução for arquivada. Existem registros de impostos trabalhistas específicos que você deve manter (detalhados nos recursos do IRS em Manutenção de registros para empregadores e no Guia de impostos do empregador). O IRS fornece planilhas no Formulário 1040-ES, Imposto estimado para pessoas físicas, ou formulário 1120-W, Imposto estimado para empresas que ajudam a calcular o imposto estimado. As empresas também devem verificar o calendário fiscal do IRS. O calendário fiscal inclui datas de vencimento e ações para cada mês. Uma empresa pode se inscrever para receber lembretes por e-mail, ou até mesmo importar lembretes para o Outlook.

12. Procure orientação profissional para preparação de impostos. A NSBA afirma que uma em cada três pequenas empresas afirma gastar mais de 40 horas por ano em impostos federais. Não é surpreendente, então, que cerca de dois terços das pequenas empresas paguem um profissional / contador externo para lidar com seus impostos. Existem ainda mais benefícios aqui para um único proprietário, já que o custo de contratar alguém para preparar a declaração de imposto de renda de sua empresa é dedutível.

13. Certifique-se de que os dados de inventário sejam precisos. Para preparar as demonstrações financeiras, a empresa precisa de dados de inventário precisos. Deve calcular o custo dos produtos vendidos (CPV) para a demonstração do resultado, e o valor do estoque disponível para o balanço. O inventário físico é rastreado pela contagem manual de itens em uma base regular ou pelo par de contagens com um sistema de gerenciamento de inventário que pode ajustar automaticamente os números conforme as vendas acontecem se estiver integrado com o sistema de ponto de venda e software de contabilidade. O software de gerenciamento de estoque não só torna muito mais fácil rastrear o estoque, mas as informações serão mais precisas.

14. Use as demonstrações financeiras para avaliar o desempenho dos negócios. As despesas e receitas de extração de madeira são a base para a geração dessas três demonstrações financeiras importantes. As declarações de renda ajudam a empresa a determinar seu lucro (ou falta dele), um balanço mostra ativos, passivos e patrimônio líquido para um instantâneo de sua posição financeira em um determinado ponto no tempo, e a demonstração do fluxo de caixa mostra se a empresa tem dinheiro suficiente entrando e saindo de um negócio em um determinado período e quanto dinheiro resta. Quando combinado com o balanço patrimonial, Contudo, a demonstração do fluxo de caixa pode mostrar se uma empresa tem caixa suficiente para cumprir suas obrigações atuais. Todas as três declarações são exigidas por bancos e investidores para garantir financiamento ou captação.

15. Gere projeções financeiras. As projeções financeiras ajudam as empresas a estimar receitas e despesas futuras para prever se precisam de financiamento ou se devem fazer despesas de capital. As previsões financeiras ajudam os líderes de negócios a estimar o fluxo de caixa e determinar quando alterar os preços ou planos de produção.

    As previsões fornecem informações financeiras importantes para as partes interessadas externas quando a empresa busca um empréstimo ou financiamento, ou se o negócio for alvo de uma aquisição. Uma empresa também pode usar essas previsões para criar demonstrações financeiras pró-forma, que são declarações de renda projetadas, balanços e demonstrações de fluxo de caixa. As projeções são baseadas em técnicas de modelagem financeira e fornecem as respostas às perguntas que podem vir dos credores, investidores ou outras partes interessadas de negócios. Em seu nível básico, eles fornecem a resposta a uma pergunta como:se nós lhe emprestarmos esse dinheiro, o que você vai fazer com isso e como vai pagar de volta?

Ao tomar medidas para estabelecer processos contábeis sólidos desde o início, pequenas empresas e startups aumentam sua probabilidade de sucesso. Estudos mostram que quanto mais frequentemente uma pequena empresa analisa seus números financeiros, melhor sua saúde financeira, que deve levar ao sucesso a longo prazo. Embora a contabilidade não seja a paixão da maioria dos proprietários de pequenas empresas, eles devem revisar frequentemente essas métricas financeiras críticas para capitalizar as oportunidades de crescimento e garantir que sua empresa não esteja no caminho da insolvência.