Noções básicas de contabilidade em nuvem:o que é e motivos para usar

Quase 45 anos atrás, fornecedores de tecnologia lançaram o primeiro software de contabilidade e mudaram para sempre a forma como os contadores fazem seu trabalho. Os sistemas que funcionavam em computadores substituíram os livros-razão de papel e as ferramentas básicas que ajudavam os contadores a calcular os números.

Conforme o software de contabilidade amadurecia, deu outro salto importante com a invenção e o avanço dos sistemas de contabilidade baseados em nuvem. Muito parecido com outro software em nuvem, essas soluções deram às empresas uma flexibilidade revolucionária, ao mesmo tempo em que reduziam os gastos de capital e maximizavam os recursos humanos.

A contabilidade em nuvem oferece vantagens claras sobre as abordagens anteriores para esta função crítica de negócios, o que explica por que ele ganhou ampla adoção.

O que é contabilidade em nuvem?

A contabilidade da nuvem refere-se à execução de tarefas básicas de contabilidade, como gerenciar e equilibrar os livros, usando software que reside na nuvem e geralmente é fornecido em um modelo como um serviço. A equipe ou contadores terceirizados podem gerenciar contas a pagar, contas recebíveis, o livro-razão geral e muito mais dentro do aplicativo. Assim como outros sistemas baseados em nuvem, O software de contabilidade em nuvem é executado em uma plataforma de provedor de nuvem, em vez de em um disco rígido ou servidor local. Os usuários acessam as ferramentas de que precisam pela Internet, o que significa que os funcionários ou contadores terceirizados não precisam estar em um determinado local para compreender a situação financeira da empresa.

Em 2019, quase 60% das empresas americanas usaram software em nuvem para gerenciar finanças e contabilidade. Adicionalmente, apenas 22% das empresas não planejam tirar proveito da tecnologia de financiamento em nuvem no futuro, alguns pontos percentuais abaixo do ano anterior.

Contabilidade em nuvem vs. contabilidade no local:qual é a diferença?

Os primeiros sistemas de contabilidade estavam disponíveis apenas no local, o que significa que eles foram executados nos discos rígidos dos computadores da equipe de contabilidade ou em um servidor de propriedade e mantido pela empresa. Geralmente, qualquer pessoa que desejasse acessar o software precisava de um computador com o software correto instalado ou estar próximo ao servidor. Além disso, todas as informações foram armazenadas localmente, em vez de na nuvem, o que significa que era vulnerável a perdas ou danos.

Embora o software de contabilidade no local inicial oferecesse vantagens importantes sobre os métodos manuais, como livros de papel, esses sistemas não podiam corresponder à flexibilidade ou escalabilidade do software em nuvem. Por exemplo, a empresa era responsável por atualizar o software, o que poderia ser um exercício caro e demorado. Esta é uma diferença fundamental dos sistemas de software como serviço (SaaS), um tipo popular de software em nuvem em que o fornecedor do software cuida de todas as manutenções e atualizações e os clientes pagam uma taxa anual de licenciamento.

É importante observar que SaaS é apenas um tipo de software de contabilidade em nuvem. Com uma solução de contabilidade em nuvem SaaS multilocatário, várias empresas compartilham a mesma infraestrutura na nuvem pública. As empresas também podem usar a nuvem privada, o que significa que eles têm servidores dedicados à sua instância de software. Também existem modelos híbridos que usam a nuvem pública e privada. É importante observar que esses modelos de nuvem privada e implantação híbrida colocam mais responsabilidades nas mãos da empresa, e não do fornecedor.

Software na nuvem vs. no local

Nuvem No Local Onde o software está instalado? O software reside nos centros de dados em nuvem do fornecedor, que geralmente são muito grandes e bem gerenciados. O software é instalado em um servidor que é mantido no data center ou armário do servidor da empresa. O que nós pagamos? O software em nuvem geralmente é entregue em um modelo como serviço, no qual as empresas pagam mensalmente ou anualmente pelo que usam. As empresas pagam por hardware de servidor, Programas, data center ou espaço do armário do servidor, armazenamento de dados e experiência para gerenciar o sistema. Como fazemos backup e protegemos nossos dados? O proprietário do data center em nuvem compartilha a responsabilidade de fazer backup e proteger o software com clientes e usuários finais. A empresa é totalmente responsável por fazer backup e proteger o software e os dados. Quem atualiza e mantém o software? O provedor de nuvem. O departamento de TI da empresa. Como adicionamos novos usuários? O software em nuvem é escalonável; as empresas pagam pelo que usam e podem adicionar novos assentos rapidamente. A empresa pode precisar adquirir novo hardware e licenças para atender a usuários adicionais.

Como funciona a contabilidade na nuvem

Na contabilidade da nuvem, contadores, controladores, Os CFOs e outras partes relevantes recebem credenciais de login para o sistema e acessam-no por meio de um navegador da web, seja em um laptop, smartphone ou tablet. O provedor também pode oferecer um aplicativo móvel para melhorar a experiência do usuário em telefones e tablets.

O software é normalmente integrado com as contas bancárias da empresa, portanto, todas as transações são lançadas automaticamente no livro-razão digital correto. Os usuários costumam ter um painel inicial que exibe as informações financeiras mais críticas para suas funções, como dinheiro disponível, contas a vencer nos próximos cinco dias ou pagamentos em atraso de clientes. Todos os números são atualizados imediatamente à medida que o software recebe novas informações, e os usuários podem detalhar os dados para obter detalhes adicionais.

A contabilidade é um dos principais componentes de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Uma plataforma ERP unifica funções essenciais de negócios, como contabilidade, planejamento financeiro e orçamento, inventário e gerenciamento de pedidos, recursos humanos (RH), gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e muito mais em um banco de dados central. Este banco de dados conecta módulos projetados para gerenciar diferentes aspectos da organização e, portanto, oferece suporte a processos multifuncionais, muitos dos quais precisam ser vinculados à contabilidade. Folha de pagamento, pedidos de compra e o valor do estoque disponível, por exemplo, todos precisam ser registrados no sistema de contabilidade à medida que acontecem.

Benefícios do software de contabilidade em nuvem

Os principais benefícios fornecidos pelo software de contabilidade em nuvem explicam por que ele se tornou a ferramenta preferida de muitos profissionais de finanças em um curto período de tempo. Esses benefícios também destacam por que a contabilidade em nuvem está se tornando o padrão.

Automação: Quando contas bancárias são conectadas ao sistema de contabilidade, as transações são lançadas automaticamente, significando nenhuma entrada de dados demorada ou importações manuais. Este software também pode automatizar reconciliações de contas, combinar extratos bancários e faturas com livros para ajudá-lo a fechar os livros mais rapidamente. Alguns aplicativos de contabilidade também podem pagar automaticamente os fornecedores e enviar faturas aos clientes em datas definidas pelo usuário.

Acessibilidade: Conforme observado anteriormente, tudo o que alguém precisa para acessar uma solução de contabilidade em nuvem é uma conexão com a Internet, navegador da web e credenciais de login. Eles podem acessar a solução em dispositivos móveis como smartphones e tablets. Funcionários e outros usuários não precisam estar em um determinado computador ou em um local específico para ver informações ou concluir tarefas no sistema. Isso também permite, dizer, seu contador de uma firma de CPA para encontrar facilmente todos os dados de que precisam e alertar os líderes sobre qualquer coisa que requeira sua atenção.

Despesas gerais mais baixas: As organizações que adotam a tecnologia de nuvem geralmente gastam menos do que aquelas que gerenciam suas pilhas de tecnologia internamente. Mais de 60% dos executivos de TI disseram que reduzir custos era sua principal preocupação, de acordo com a empresa de pesquisa em nuvem Datometry. Grande parte dessa economia vem do fato de que você não precisa comprar hardware ou pagar uma grande equipe de TI para gerenciar o sistema. Evitando atualizações e manutenção que muitas vezes resultam em grandes contas do fornecedor ou de um parceiro, reduz o custo total de propriedade, também.

Segurança de dados: Os protocolos de segurança dos principais fornecedores de software em nuvem são muito mais extensos do que a maioria das empresas pode fazer com sistemas locais. Os provedores de nuvem regularmente fazem backup de seus dados em servidores em vários locais, reduzindo o risco de que um incêndio ou desastre natural possa comprometer sua instância do sistema e informações. As pessoas em seu escritório não podem roubar discos rígidos ou dispositivos com informações confidenciais porque os dados não são armazenados no próprio dispositivo. E, não há necessidade de compartilhar dados por meio de métodos inseguros, como pen drives ou e-mails.

Escalabilidade: As organizações podem tirar proveito de quase todos os recursos de computação de que precisam com o software em nuvem. Conforme a empresa e suas necessidades crescem, eles podem adicionar espaço no servidor conforme necessário. Eles não precisam comprar novo hardware ou fazer outros ajustes se precisarem de funcionalidade adicional, qualquer. Essa é outra vantagem importante de terceirizar toda a infraestrutura. As soluções de contabilidade em nuvem podem ser implementadas em vários locais ou geografias devem ser mais rapidamente a um custo menor.

Maior colaboração: O software de contabilidade em nuvem facilita a colaboração porque todos os dados estão acessíveis e visíveis para todos os usuários autorizados. Não há um único guardião de informações, então, se um líder de marketing, por exemplo, quer ver os números de vendas do último trimestre, suas permissões podem ser alteradas para permitir que eles façam isso. A visibilidade incentiva projetos interdepartamentais e o trabalho em equipe.

Implementação mais rápida: Geralmente, as empresas podem começar a trabalhar em uma solução em nuvem mais rápido porque não há servidores para comprar e configurar e nenhuma equipe de TI para treinar. Adicionalmente, os principais fornecedores fizeram milhares de implementações e desenvolveram processos repetíveis que permitirão que você obtenha rapidamente os benefícios do novo sistema.

Desafios do software de contabilidade tradicional

Embora esses benefícios possam parecer promissores, talvez você sinta que seu antigo software de contabilidade local ainda está dando conta do recado. O que você pode estar perdendo ao se apegar a esse sistema?

Caro, atualizações longas: Os sistemas locais são famosos por atualizações frustrantes que se arrastam por meses (ou mais) e forçam os clientes a reinstalar ou reprogramar personalizações. As contas desses projetos, que raramente sai como planejado, tendem a se acumular rapidamente. É por isso que muitas empresas evitam atualizações, o que significa que eles não podem capitalizar sobre os recursos e funcionalidades mais recentes aos quais seus concorrentes podem ter acesso.

Práticas de segurança ruins: Fazer backup de todos os dados em seu aplicativo de contabilidade não é uma tarefa fácil. Os backups podem ser caros e trabalhosos para configurar, portanto, as empresas costumam concluir esse processo com pouca frequência, se eles fizerem tudo. Isso significa que você está constantemente em risco de perder semanas ou meses de dados críticos para um ataque de ransomware bem-sucedido ou ato da natureza.

Acesso limitado: Com o software de contabilidade tradicional, os usuários muitas vezes precisam estar na rede da empresa ou fazer login em uma VPN para acessar o sistema, que pode limitar onde e como eles o usam. Isso não é apenas um incômodo, mas aumenta os custos - a empresa precisa comprar VPN ou software semelhante. Isso pode limitar a capacidade das principais partes interessadas de ver dados que podem afetar sua estratégia e decisões.

Fim da vida (EOL): À medida que a contabilidade da nuvem se torna mais do padrão, muitos fornecedores de software de contabilidade local estão encerrando o suporte para suas soluções. Isso representa um grande risco porque se você estiver em uma solução que chega ao fim da vida, você é forçado a mudar para a nuvem ou assumir total propriedade de desatualizados, software local não compatível. Com a contabilidade da nuvem, o software é constantemente atualizado e é improvável que seja desativado.

Quando uma empresa deve usar a contabilidade em nuvem?

Dadas as principais vantagens da contabilidade em nuvem e seus custos iniciais mais baixos, muitas empresas mais recentes adotam uma solução de contabilidade em nuvem desde o início. Mesmo os sistemas de contabilidade básicos agora oferecem versões em nuvem e podem empurrar os clientes nessa direção.

Finanças e contabilidade estão na raiz do que todas as empresas fazem - elas precisam de uma maneira de monitorar as transações e avaliar sua saúde financeira a qualquer momento. Sem práticas financeiras sólidas, um negócio não vai durar muito e corre o risco de não cumprir os principais regulamentos financeiros e fiscais. Quando uma empresa está começando, ele pode usar planilhas ou outros sistemas manuais para gerenciar seu razão geral e outras contas. Contudo, essa abordagem é propensa a erros e complicada e, muitas vezes, rapidamente se mostra insustentável.

Um sistema de contabilidade em nuvem aborda todos esses problemas comuns. Existe software disponível para tudo, desde empresas individuais a empresas multinacionais, por isso é uma opção lógica para praticamente qualquer empresa, em qualquer setor.

6 razões para usar o software de contabilidade em nuvem

O software de contabilidade em nuvem pode permitir melhores práticas de negócios que ajudarão sua empresa a prosperar. Aqui estão alguns grandes motivos para mover sua contabilidade para a nuvem:

1. Mais barato para possuir e operar: Um sistema de contabilidade em nuvem geralmente é uma opção mais barata do que a alternativa local. Não há necessidade de comprar hardware, nem a empresa precisa se preocupar com contas acumuladas de atualizações e manutenção, pois o vendedor cuida de tudo isso. Adicionalmente, a empresa não precisa adquirir software VPN ou qualquer outro tipo de middleware que permita aos funcionários trabalhar fora do escritório.

2. Custos mais previsíveis: Uma vez que a empresa não precisa se preocupar com os custos mencionados acima, é muito mais fácil saber quanto provavelmente gastará com a solução de contabilidade anualmente. Com SaaS em particular, tudo é empacotado em um único preço, e o custo para usuários ou funcionalidades adicionais é claro. Isso evitará que seu orçamento de TI seja afetado por outras áreas do negócio.

3. Aproveite as vantagens da tecnologia mais recente: Atualizações de sistema frequentes e programadas regularmente significam que os usuários podem perceber as vantagens de tecnologias mais avançadas e emergentes que podem trazer ganhos adicionais de negócios. Pode ser improvável que uma empresa de pequeno ou médio porte invista em aprendizado de máquina ou automação de processos robóticos (RPA) para aumentar a eficiência de suas operações financeiras por conta própria, por exemplo. Mas uma atualização pode adicionar essa funcionalidade, e a organização pode se beneficiar sem nenhum investimento adicional.

4. A melhor infraestrutura da classe: Os principais fornecedores de nuvem oferecem suporte a milhares ou até dezenas de milhares de organizações, e dar suporte a todos esses clientes requer a melhor infraestrutura da categoria. Seus data centers são projetados de forma a oferecer desempenho incomparável, segurança e escala. A maioria das empresas não consegue se equiparar às capacidades dos fornecedores em nenhuma dessas áreas por conta própria devido ao capital e à especialização necessários. Mas essas mesmas empresas podem colher os frutos dessa infraestrutura comprando software de contabilidade de um fornecedor tão importante.

5. Continuidade de negócios aprimorada: Os dados armazenados em seu sistema de contabilidade são expansivos e críticos, e perdê-lo pode ser devastador. O software em nuvem oferece um cobertor de segurança porque suas informações são armazenadas em um servidor remoto e com backup em centros de dados em outros locais. Portanto, se uma enchente ou tornado destruir um data center, sua empresa pode continuar a operar normalmente. Esse não é o caso com sistemas locais hospedados em um servidor interno - com nuvem, está lá desde o primeiro dia.

6. Unifique sua empresa: Existem soluções em nuvem disponíveis para todos os aspectos das operações, e o software de contabilidade na nuvem pode servir como base para administrar seus negócios na nuvem. Por exemplo, unir essas soluções permite que você acompanhe os clientes à medida que progridem de cliente potencial para cliente pagante, e, em seguida, lança automaticamente essa transação no razão geral. Assim que todos os sistemas estiverem na nuvem, os funcionários podem acessar informações e fazer os ajustes necessários de qualquer lugar.

Custo da contabilidade na nuvem

O software de contabilidade em nuvem costuma ser mais barato do que os sistemas locais porque descarrega muitas despesas para o fornecedor. Não há necessidade de a empresa adquirir hardware ou expandir sua equipe de TI para monitorar e manter o sistema.

Embora os custos variem de acordo com o fornecedor, As soluções SaaS cobram uma taxa de licença anual para acessar seus serviços. Essa taxa de licença é geralmente baseada em um preço inicial, mais o número de usuários e produtos usados. Por exemplo, uma pequena empresa de produtos pode precisar apenas de software de contabilidade básico, enquanto um negócio baseado em assinatura com processos de faturamento complexos pode exigir um módulo adicional para atender aos requisitos de reconhecimento de receita.

O modelo de preços modular de SaaS permite que os clientes paguem apenas pelo que precisam, quando eles precisam. As organizações podem facilmente adicionar usuários ou módulos à medida que a organização cresce e evolui.

Por outro lado, as soluções de contabilidade de nuvem híbrida ainda podem ter uma licença perpétua típica de sistemas locais. Os clientes pagam uma grande, taxa única para esta licença e também arcar com a conta de manutenção e suporte enquanto usar o sistema. Também haverá taxas de hospedagem cobradas pelo provedor de nuvem que normalmente são baseadas na capacidade de computação que o negócio exige.

As soluções híbridas e SaaS também podem cobrar uma taxa de implementação única que varia de acordo com a complexidade do sistema e suas necessidades exatas.

Futuro da contabilidade em nuvem

A nuvem se tornou um centro de inovação tecnológica à medida que a adoção continua a crescer. Existem algumas tecnologias diferentes que podem levar a economias adicionais de tempo e custos.

IA e aprendizado de máquina

Inteligência artificial (IA) - e especificamente aprendizado de máquina, um subconjunto de IA - tem aplicações práticas para software de contabilidade. Um sistema com recursos de aprendizado de máquina pode revisar grandes quantidades de dados e compará-los com entradas semelhantes para sinalizar qualquer coisa que não siga o mesmo padrão, pois isso geralmente indica um erro. Os algoritmos de aprendizado de máquina se tornam mais inteligentes com o tempo, à medida que processam mais informações e, às vezes, podem tomar decisões de forma independente.

Essa capacidade de revisar grandes quantidades de dados também permite que a IA avalie tendências e desempenho mais amplos do setor para ajudar empresas individuais a fazer melhores projeções financeiras. Ele pode detectar problemas potenciais que surgem no caminho, seja com fornecedores, clientes ou uma determinada equipe dentro de sua organização. Isso ajuda os líderes a planejarem diferentes resultados possíveis para que não fiquem confusos e podem ajudar a minimizar o impacto de eventos perturbadores.

Blockchain

Muito parecido com AI, blockchain é outra palavra da moda que você provavelmente já ouviu. Blockchain é um digital, distribuído - isto é, não há um único, autoridade central - livro-razão que rastreia o movimento e a troca de ativos em detalhes. Depois que uma transação é postada, não pode ser alterado, reduzindo a probabilidade de fraude. Isso cria uma cadeia clara de propriedade, mostrando quem tem o quê e quem deve o quê, ou onde os itens viajaram em sua jornada da matéria-prima ao cliente final.

Os registros do blockchain também podem eliminar ou reduzir o trabalho que vem com a manutenção de registros financeiros e a verificação que ocorre antes de as instituições financeiras liquidarem as transações. Quando o razão é atualizado para refletir que um cliente recebeu mercadorias encomendadas de você, que poderia disparar uma automática, pagamento imediato ao seu negócio para que você não tenha que perder tempo e dinheiro coletando.

O Blockchain e a IA juntos podem até possibilitar a auditoria de cada transação, automaticamente.

Integração de aplicativos

Conforme observado anteriormente, quase todo tipo de software agora está disponível na nuvem. Isso inclui aplicativos que atendem a necessidades de nicho e são projetados para serem conectados ao seu sistema de contabilidade, bem como sistemas complementares para gerenciamento de estoque e pedidos, folha de pagamento e CRM.

Embora essas integrações não sejam tão complexas ou demoradas para configurar como costumavam ser, ainda há muito espaço para torná-los mais integrados. Nos anos futuros, mais aplicativos serão desenvolvidos de forma a permitir que os usuários acessem suas funcionalidades dentro da solução de contabilidade. Isso impedirá que os usuários movam dados manualmente e negará a necessidade de alternar sistemas com frequência para realizar várias tarefas ou localizar informações relacionadas a finanças.

Trabalhe de maneira mais inteligente com software de contabilidade em nuvem

Ao selecionar o software de contabilidade em nuvem, as empresas devem considerar fornecedores estabelecidos que oferecem soluções nativas da nuvem - ou seja, sistemas construídos desde o início para funcionar em um modelo como um serviço versus aqueles simplesmente retrabalhados para funcionar em servidores remotos. Por exemplo, NetSuite oferece uma solução de contabilidade e finanças baseada em nuvem que vai além de dados financeiros e livros contábeis em tempo real, com suporte para várias moedas, conformidade com as leis fiscais globais, pagamentos automáticos de faturas, gerenciamento de coleções e muito mais. Este sistema de contabilidade é a base da plataforma de nuvem unificada da NetSuite, que inclui módulos complementares para planejamento e orçamento, reconhecimento de receita, faturamento avançado e muito mais.

NetSuite oferece uma série de outros aplicativos em nuvem como parte de sua plataforma ERP para funções relacionadas, como gerenciamento de estoque e pedidos, Compras, recursos humanos (RH) e folha de pagamento, que estão todos integrados com finanças. Esses aplicativos são integrados de forma nativa com uma interface de usuário comum, e todas as informações são unificadas em uma única plataforma, eliminando a necessidade de alternar entre sistemas para gerenciar diferentes aspectos de seus negócios. E como uma solução SaaS, Os clientes do NetSuite recebem automaticamente novos lançamentos com atualizações importantes duas vezes por ano e não precisam se preocupar com hardware ou manutenção.

A contabilidade na nuvem não é mais apenas o futuro - é algo que as empresas precisam adotar agora para evitar ficar para trás e operar em desvantagem competitiva. Os benefícios de usar um sistema de contabilidade em nuvem são semelhantes aos de outro software em nuvem, mas são ainda mais cruciais porque as finanças formam a base de tudo que uma empresa faz. Administrar uma empresa sem informações financeiras precisas e em tempo real é como dirigir um carro sem velocímetro ou medidor de combustível. É por isso que um sistema de contabilidade baseado em nuvem é um investimento tão crítico para as empresas hoje.

Perguntas frequentes sobre contabilidade na nuvem

P:A contabilidade baseada em nuvem é segura?

UMA: Os aplicativos em nuvem geralmente protegem seus dados melhor do que os sistemas locais. Os principais fornecedores de software de contabilidade em nuvem fazem backup de seus dados em servidores em vários locais para reduzir o risco de incêndio ou desastre natural. Os funcionários também são menos propensos a compartilhar informações por meio de métodos inseguros, como drives flash, porque os usuários autorizados podem fazer login no sistema a partir de qualquer dispositivo, onde quer que estejam trabalhando.

P:A nuvem é segura?

UMA: A nuvem hospeda muitos dos sistemas que usamos e dados que acessamos em nossas vidas pessoais e profissionais, e os protocolos de segurança aumentaram de acordo. Os principais fornecedores de software criptografam todos os seus dados e usam software de segurança cibernética para mantê-los protegidos. Seu sistema também é protegido por senha e geralmente possui autenticação de dois fatores para uma camada adicional de segurança.

P:Quais empresas usam contabilidade em nuvem?

UMA: Empresas em todos os setores e locais e de todos os tamanhos funcionam com software de contabilidade em nuvem, e muitos agora começam dessa maneira. Uma vez que finanças são fundamentais para todos os aspectos da organização, isso beneficia a todos.