Gerenciamento de tarefas:como tornar sua organização mais responsável

Responsabilidade implica assumir a responsabilidade de cumprir seus compromissos. É uma prática orientadora que determina o comportamento de gerentes e funcionários. No que diz respeito ao trabalho, a responsabilização é uma noção complexa que abrange múltiplos aspectos.

Em última análise, a responsabilidade destaca a capacidade do seu ambiente de negócios de:

• Forneça uma visão multiperspectiva do projeto
• Garantir feedback prático sobre o desempenho da tarefa 
• Mantenha a eficiência da força de trabalho em alto nível.

Responsabilizar-se requer políticas gerenciais sábias, consistência e visão estratégica. Além disso, para um sucesso garantido, deve “aplicar-se a todos”.

Por que a responsabilidade é importante 

A prestação de contas pertence aos atributos proativos, o que significa que deve ser declarada antes da execução do projeto:desta forma, ajuda a prevenir erros e atingir as metas estabelecidas de acordo com o plano.

Na fase retrospectiva, a prestação de contas permite apresentar os resultados do trabalho de forma transparente, incluindo a utilização de tempo, dinheiro e recursos.

A longo prazo, construir responsabilidade se traduz em:

• Criando uma estimativa melhor da alocação de tempo no futuro
• Alocação de recursos com mais precisão para projetos futuros 
• Cumprindo prazos dentro do prazo 
• Distribuir a carga de trabalho entre a equipe uniformemente 
• Evitando armadilhas no desempenho do projeto
• Maximizando as chances de sucesso.

Como o gerenciamento de tarefas melhora a responsabilidade

Na abundância atual de ferramentas de gerenciamento de projetos para um melhor planejamento, os funcionários de escritório podem ficar realmente presos a alternar entre softwares para lidar com tarefas. É ineficiente e prejudicial para manter a responsabilidade, para dizer o mínimo.

Reduzir o número de softwares para ferramentas adaptadas às necessidades específicas do projeto seria uma solução que economiza tempo e recursos de sua equipe. Com a redução de ferramentas desnecessárias, você agiliza os processos de trabalho, o que torna os resultados de negócios mais previsíveis.

Uma das maneiras mais eficazes de melhorar a responsabilidade dos funcionários no local de trabalho é aplicar o software de gerenciamento de tarefas que garantiria a visibilidade das prioridades, interconexão de tarefas e forneceria os canais de comunicação abertos para flexibilidade adicional.

Com os eficientes sistemas de gerenciamento de tarefas, os gerentes de projeto:

• Defina tarefas e expectativas de projetos com clareza
• Permita que o membro da equipe conte com o feedback de desempenho com antecedência
• Estabeleça uma cultura de confiança
• Torne as recompensas lógicas
• Destaque os objetivos coletivos

Em termos de melhoria da responsabilidade, a implementação do gerenciamento de tarefas ajudará em um melhor processo de tomada de decisão para os projetos atuais e futuros.

Quer os projetos incluam tarefas interdependentes ou simultâneas, o gerenciamento de tarefas seria relevante para manter o desempenho de uma tarefa sequenciada ou simultânea, mantendo o layout dos detalhes do projeto. A visibilidade das prioridades e tarefas no fluxo de trabalho cria bases sólidas para o reconhecimento das etapas do projeto e a criação da estrutura de responsabilidade.

Também deve ser afirmado que, quando se trata de criar responsabilidade, os rastreadores de tempo e o software de gerenciamento de tarefas são uma combinação perfeita, pois aproveitam a automação. O software de rastreamento de tempo integrado aos sistemas de gerenciamento de tarefas garante a fusão da visibilidade das tarefas com as métricas de tempo, criando assim as bases para melhor transparência e maior chance de sucesso.

A implementação do rastreamento de tempo no gerenciamento de tarefas fornece cálculos automáticos e garante consistência no desempenho da tarefa, tornando o fluxo de trabalho contínuo e suave. Obtendo os meios de economizar tempo e energia no gerenciamento de tempo e tarefas, a equipe realiza as metas estabelecidas e assume o controle das tarefas em um único espaço.

Além disso, manter tarefas e métricas de tempo em um sistema também ajuda a obter flexibilidade, preservando a aparência granular e detalhada dos projetos em mãos. O software que sustenta o gerenciamento eficaz de tarefas devido à sua ampla e organizada funcionalidade vem na lista abaixo.

Software de gerenciamento de tarefas para melhor responsabilidade

Zona de trabalho

Como uma das primeiras ferramentas de colaboração de projetos, o Workzone resistiu ao teste do tempo. Por ser hospedado na nuvem, é adequado para equipes descentralizadas.

Um dos outros recursos úteis são os lembretes automáticos de e-mail para tarefas prioritárias.

Benefícios

• Lista de tarefas personalizada
• O painel fornece uma visualização de portfólio de projetos
• A equipe do Workzone oferece excelente suporte e treinamento 
• Níveis de permissão ajustáveis ​​para cada pessoa
• Capacidade de importar arquivos de projeto do MS e arquivos do Microsoft Excel
• Formulários de trabalho e relatórios personalizáveis

Custo :O preço é de $ 20/usuário/mês, e com o aumento de usuários o preço cai.

Jira

O Jira é uma ferramenta ágil com um amplo conjunto de recursos de gerenciamento de tarefas. Ele permite que as equipes criem tarefas (problemas), atribuam-nas aos membros da equipe ou se indiquem como um Responsável e acompanhem as atividades para criar transparência no desempenho do projeto.

Benefícios

• Crie relatórios sobre as tarefas planejadas 
• Faça comentários
• Filtrar tarefas
• Definir a prioridade da tarefa 
• Veja a "localização" da tarefa no fluxo de trabalho no mapa do projeto
• Adicionar descrição da tarefa 
• Pesquisar tarefas com filtros 
• Integre um rastreador de tempo no painel 

Custo :você pode começar a usar o Jira a partir de US$ 10 por mês.

Sistemas realmente simples

O Really Simple Systems é um software de CRM com gerenciamento de tarefas que ajuda você a organizar sua carga de trabalho com eficiência e nunca perder nenhum detalhe em uma venda. A ferramenta oferece à equipe várias opções que permitem focar no cliente e maximizar o nível de automação quando se trata de comunicações e gerenciamento de tarefas.

Idealmente, ele se baseia no conceito de um local de trabalho síncrono, onde os funcionários tomam decisões por meio de sistemas de comunicação centralizados e, portanto, se sentem mais produtivos com o software, permitindo um trabalho de foco profundo sem distração.

Benefícios

• Visualizar a correspondência mais recente
• Configurar tarefas 
• Atribuir tarefas aos membros da equipe 
• Sincronizar no Google Agenda 
• Ative o cronograma de atividades para tornar o desempenho das tarefas mais transparente 
• Automatize uma mudança de tarefa para a linha do tempo de atividade após a conclusão da tarefa

Custo :Gratuito para até 2 usuários e 100 contas.

Mesma página

Samepage é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas online com opções de comunicação de equipe em um único espaço de trabalho. Com este software, sua equipe permanece responsável, pois a funcionalidade da ferramenta abrange definição de metas, visibilidade de tarefas, ações e resultados.

Benefícios

• Delegue as tarefas para aumentar a eficiência 
• Mudar datas de vencimento 
• Ative indicadores visuais de conclusão de tarefas 
• Adicione o número ilimitado de membros da equipe para concluir tarefas mais rapidamente
• Notifique os participantes sobre os próximos prazos 
• Filtrar listas de tarefas por equipe, projeto, responsável, prioridade

Custo :os recursos básicos estão disponíveis gratuitamente.

ProWorkFlow

A maior força do ProWorkFlow é que ele é altamente personalizável. Ele fornece ferramentas de controle de tempo e orçamento e uma calculadora de requisitos de força de trabalho. A integração com outras ferramentas de produtividade é fácil.

Benefícios

• Programação fácil
• Linha do tempo estilo Gantt
• Aplicativo para celular e iPhone
• Abrir API
• Ferramenta de relatório robusta
• Teste grátis

Custo : Esta ferramenta custará US$ 10 a US$ 30/usuário/mês

TaskQue

O TaskQue é um aplicativo de gerenciamento de tarefas inteligente que se destaca pela ampla capacidade em termos de criação de pipelines de projetos.

Benefícios

• Automatizar o processo de atribuição de tarefas
• Maximize a utilização de recursos (atribuindo tarefas aos recursos)
• Crie espaços de trabalho diferentes para projetos diferentes  
• Integrar conferência
• Ative o retrocesso para ver suas conquistas 
• Crie a ordem alfabética das tarefas 
• Gerencie tarefas com filtragem 

Custo :O conjunto de recursos básicos está disponível no Plano Gratuito.

Conclusão

A prestação de contas que surge no ponto de convergência entre processos, comunicação e produtividade impacta positivamente no desenvolvimento dos colaboradores e, assim, garante o crescimento e a expansão dos negócios.

A estratégia de responsabilidade pode ser implementada se os funcionários estiverem prontos para reivindicar a propriedade dos resultados de negócios, contribuindo com sua parte do trabalho para os resultados organizacionais. Os gerentes são os primeiros a fomentar essa mentalidade dentro de suas equipes.

A responsabilidade, que é parte integrante do sucesso do negócio, não significa que um gerente de projeto deva microgerenciar cada etapa da equipe:essas táticas causam o efeito oposto. Em vez de escolher o estilo disciplinar, é preferível responsabilizar a equipe, capacitando-a com ferramentas relevantes para um gerenciamento de tarefas leve e eficiente que permite o alinhamento com os compromissos sem falhas.