Como declarar imposto de renda:um guia de 6 etapas para pequenas e médias empresas

O Internal Revenue Service (IRS) anunciou o início da temporada fiscal deste ano em 12 de fevereiro de 2021. Nesse ponto, os proprietários de pequenas e médias empresas podem começar a enviar suas declarações fiscais.

Para as pequenas e médias empresas, isso também significa o início de um período de declaração de impostos altamente estressante. Entre os impostos que as pequenas empresas precisam declarar, o imposto de renda é o mais comum. No entanto, vários requisitos para declaração de imposto de renda e mudanças frequentemente introduzidas na legislação americana tornam esse processo muito demorado para os empresários. A falta de tempo e conhecimento financeiro pode levar ao pagamento em excesso de impostos, como admitem 52% dos empresários. Problemas sérios também podem surgir se as PMEs pagarem menos de imposto de renda devido a erros de declaração de impostos, o que pode resultar em uma auditoria fiscal e penalidades governamentais.



Para ajudá-lo a enfrentar a temporada de impostos totalmente armado e preparado, compilamos um guia passo a passo sobre como declarar imposto de renda sem problemas em 2021. Leia sobre qual método de declaração de imposto escolher, onde obter as informações fiscais mais recentes, como acompanhe os prazos e muito mais no artigo.

Conteúdo:

1. O que é um imposto de renda empresarial?
   

2. Quando são os prazos da temporada de impostos?
   

3. Que desafios as pequenas empresas podem enfrentar na declaração de imposto de renda?
   

4. Como arquivar declarações de imposto de renda de empresas em 6 etapas
   

5. Conclusão
   

O que é imposto de renda?

O imposto de renda é um dos tipos mais comuns de impostos para pequenas e médias empresas nos EUA. No entanto, muitos empresários ainda se sentem confusos quando confrontados com a avalanche de definições legais e exigências de imposto de renda. Tudo o que você precisa saber é que existem dois tipos de imposto de renda:pessoa física e pessoa jurídica. Então, qual é a diferença entre eles?

Um imposto de renda comercial é um imposto baseado no lucro (ou lucro líquido da empresa). O governo federal e, em alguns casos, os governos estaduais e municipais, estabelecem as alíquotas que impõem o valor do imposto de renda. As PMEs, por sua vez, precisam pagá-lo e apresentar declarações fiscais ao IRS.

O imposto de renda individual é um imposto retido do salário de um funcionário ou outra renda pessoal. Assim, um empresário precisa pagá-lo.

• O que inclui uma declaração de imposto de negócios?

Os cálculos do imposto de renda são refletidos na declaração de imposto comercial. A Investopedia determina uma declaração de imposto de negócios como um formulário arquivado em uma autoridade fiscal que relata receitas, despesas e outras informações fiscais pertinentes. Nos EUA, o IRS ou as agências fiscais locais desempenham o papel de tal autoridade. Normalmente, as empresas devem apresentar declarações fiscais com informações de renda anualmente.

Os contribuintes arquivam as declarações preenchendo formulários especiais. Geralmente, existem três seções:informações gerais, renda, deduções e créditos fiscais. Mais adiante no artigo, falarei sobre essas seções e formulários com mais detalhes.

• Quem deve apresentar uma declaração de imposto de negócios?

Nos EUA, todas as empresas devem apresentar uma declaração anual de impostos ao IRS. A exceção a essa regra são as parcerias, que devem apresentar uma declaração anual de informações. E seus parceiros devem preparar declarações fiscais individuais com dados de lucros e perdas.

De uma forma geral, para efeitos legais e fiscais, o IRS define cinco tipos de estruturas empresariais:

• Empresas individuais
• Parcerias
• Corporações
• S Corporations
• Sociedades de responsabilidade limitada (LLC)

Para cada tipo de negócio, podem ser aplicados diferentes requisitos fiscais.

Se você quiser obter informações mais detalhadas sobre esses tipos de negócios, visite o site oficial do IRS.

• O que é uma auditoria de imposto de renda e quando ela pode ser aplicada a você?

Uma auditoria de imposto de renda é um exame realizado pelas auditorias do IRS para verificar e garantir as informações da declaração de imposto.

Existem quatro formas de auditoria fiscal do IRS:

• Auditoria de campo;
• Auditoria de correspondência;
• Programa de medição de conformidade do contribuinte;
• Auditoria do escritório.

O motivo de um aviso de auditoria pode ser informações incompletas ou incorretas na declaração de imposto. Para se preparar para uma auditoria fiscal, verifique seus livros e reconciliações e não hesite em solicitar assistência profissional.

Prazos da temporada fiscal

Normalmente, a temporada de impostos nos EUA começa no final de janeiro. Normalmente, a temporada de impostos nos EUA começa no final de janeiro. No entanto, eles podem mudar devido a mudanças na legislação tributária ou fatores externos. (Assim como aconteceu este ano.)

No quadro da época fiscal, há uma lista de datas importantes, que são fundamentais no processo de declaração de impostos:

• 12 de fevereiro - o início da temporada fiscal de 2021, o primeiro dia de apresentação das declarações de impostos individuais.
• A primeira semana de março – o início das restituições de imposto de crédito de imposto de renda ganho (EITC) e crédito de imposto de criança adicional (ACTC). NOTA :as restituições fiscais podem ser feitas apenas para contribuintes que apresentaram seus relatórios fiscais eletronicamente com depósito direto e não tiveram problemas com eles.
• 15 de abril - o último dia para apresentação das declarações fiscais de 2020.

Extensão de prazo

Caso um contribuinte precise de mais tempo para preparar a declaração de imposto, o IRS oferece a oportunidade de prorrogar os prazos. Esses contribuintes estão autorizados a apresentar as suas declarações fiscais até 15 de outubro.

Para prorrogar os prazos fiscais, o contribuinte deve solicitar o mais tardar no último dia da época fiscal. As empresas e corporações devem preencher o Formulário 7004 ou Formulário 1138 e enviá-lo à Receita Federal por solicitação eletrônica (e-file) ou fazer a indicação da prorrogação no pagamento do Imposto de Renda. Todos os outros tipos de negócios têm seus próprios formulários a serem preenchidos que podem ser encontrados no site da Receita Federal.

Vale ressaltar que a prorrogação do prazo para apresentação da declaração de imposto de renda não se aplica ao prazo para pagamento de impostos. Diz respeito apenas à parte documental do processo fiscal. Assim, os contribuintes têm que pagar todos os impostos necessários em dia, seguindo prazos regulares.

Quais desafios as pequenas empresas podem enfrentar ao preencher as declarações de imposto de renda?

Os proprietários de pequenas e médias empresas que conseguem apresentar as declarações fiscais corretamente, pagá-las em dia e evitar multas do IRS estão a meio caminho da construção de uma empresa estável e em crescimento. No entanto, esse é um cenário ideal. Na vida real, o processo de declaração de impostos está cheio de problemas e complicações.

Aqui está uma lista dos maiores desafios na declaração de impostos:

• Cálculos de renda tributável

Um relatório financeiro é uma base para o cálculo do lucro tributável. Assim, para evitar cálculos incorretos, é vital garantir a precisão de seus registros financeiros.

• Conciliação de livros com a conta corrente

A reconciliação é uma dor de cabeça para os empresários que ainda não estão familiarizados com o software de contabilidade online. Normalmente, a reconciliação leva horas de cálculos manuais e verifica se há erros. Quase todos os proprietários de pequenas e médias empresas se lembram do desespero de tentar encontrar US$ 5 perdidos.

• Mantendo-se atualizado com os requisitos fiscais

A literacia financeira ajuda a minimizar o risco de erros na declaração de impostos e a reduzir ao máximo os pagamentos em excesso. No entanto, as intermináveis ​​mudanças na legislação tributária dificultam a atualização com todas as novas exigências.

• Como encontrar benefícios fiscais

Os benefícios fiscais, como deduções fiscais e créditos fiscais, são uma ferramenta indispensável para quem deseja diminuir seus impostos. No entanto, nunca há tempo ou recursos suficientes para estudar esse mecanismo contábil e contabilizar todas as despesas dedutíveis.

• Cumprimento dos prazos

O prazo do imposto é um pesadelo para os empresários. É difícil acompanhar todos os prazos quando você está tentando fazer face às despesas nos relatórios. No entanto, pular prazos pode levar a perdas financeiras e grandes problemas com os órgãos fiscais governamentais.

• Evitando erros na declaração de imposto

Não é preciso dizer que a assistência contábil profissional ajudará a lidar com erros de declaração de imposto. Mas mesmo um contador não poderá evitar erros se o proprietário de uma empresa tiver problemas para preparar os dados necessários.

Claro, esses desafios podem trazer grandes problemas! Mas existem soluções para superá-los. Basta tomar algumas medidas fáceis que ajudarão a evitar essas complicações e garantir o arquivamento de impostos sem problemas.

Como arquivar declarações de imposto de renda de empresas em 6 etapas

Etapa 1:colete seus registros contábeis

Dados corretos e precisos são a base de uma declaração de imposto. Para rastrear o fluxo de caixa, as PMEs precisam coletar informações de pagamento em seus livros. O maior desafio aqui é conciliar esses dados com os relatórios da conta corrente. É aí que as ferramentas de contabilidade online podem realmente ajudar.

Por exemplo, um software de contabilidade – Synder, oferece a seus usuários o recurso de importação rápida e precisa de dados atuais e históricos de processadores de pagamento (Stripe, Square, PayPal, Amazon, etc.) em plataformas de contabilidade. Em seguida, ele faz uma reconciliação automática (basta ativar o botão “sincronização automática”) e todas as transações serão sincronizadas em sua conta QuickBooks ou Xero.

Esse software é extremamente útil durante a temporada de impostos, pois faz relatórios detalhados de cada transação, separando os dados por imposto, taxa, localização, desconto, estoque e assim por diante. O Synder realiza todo o trabalho de contabilidade mecânica, reconcilia os dados e ajuda a preparar uma lista de relatórios essenciais, para que você, como empresário, possa se concentrar apenas na otimização tributária e na estratégia de desenvolvimento da empresa.

Somente quando todas as transações estiverem refletidas nos livros e na conta corrente, um contador ou empresário pode preparar uma declaração de imposto.

Etapa 2:considere possíveis deduções e créditos fiscais

Muitos proprietários de pequenas e médias empresas não prestam atenção suficiente às deduções fiscais e aos créditos fiscais. No entanto, esses mecanismos contábeis diminuirão sua responsabilidade fiscal e economizarão seu dinheiro. Em poucas palavras, as PMEs podem deduzir algumas despesas comerciais da receita e, como resultado, o valor do imposto diminuirá.

Bem, como exatamente isso funciona?

Imagine que você fez alguns pagamentos para planos de poupança de aposentadoria ou teve despesas de aluguel e seguro. Esses gastos são dedutíveis de acordo com a legislação tributária dos EUA, o que significa que, como proprietário de uma empresa, você poderá usar essas despesas para reduzir os impostos. O mesmo esquema se aplica aos créditos tributários.

A lista de despesas que podem ser usadas para dedução de impostos difere dependendo da jurisdição, portanto, você precisa verificá-la em seus requisitos fiscais estaduais.

Etapa 3:determine o método de retenção do imposto de renda dos funcionários

Uma das responsabilidades de um empresário durante a época fiscal é calcular o imposto de renda dos funcionários e preparar essas informações para o IRS. A legislação dos EUA identifica dois métodos de retenção do imposto de renda dos funcionários:Método de porcentagem e Método de faixa salarial.

O Método de Porcentagem pode ser usado para calcular a retenção de imposto de renda federal se um contribuinte tiver um sistema automatizado de folha de pagamento. Pode ser aplicado para qualquer valor de salário. Por outro lado, se um contribuinte arquivar a folha de pagamento manualmente e o salário de um funcionário for de até US$ 100.000, o Método da Faixa Salarial pode ser aplicado.

Para obter informações completas sobre os documentos e formulários necessários, consulte as tabelas e instruções na Publicação 15-T do IRS.

Etapa 4:encontre o formulário certo

Para declaração de imposto, um proprietário de SMB precisa escolher e preencher formulários fiscais especiais. No geral, os formulários fiscais diferem dependendo da estrutura de negócios de uma empresa (leia mais sobre isso acima). Esses formulários são fornecidos no site do IRS.

Em particular, os contribuintes devem estar atentos ao Formulário W-4 (Certificado de Retenção do Empregado) que deve ser preenchido por empregados e empregadores. As informações neste formulário são essenciais para a apuração do imposto de renda. O salário de um funcionário e a frequência de pagamento também afetam o valor do imposto de renda federal.

Algumas das outras formas de impostos mais populares são:

• Formulário 1040 (Declaração de imposto de renda individual dos EUA)
• Formulário 1120 (Declaração de Imposto de Renda Corporativa dos EUA)
• Formulário 1065 (Retorno de Renda de Parceria nos EUA)
• Formulário 1040-ES (Imposto estimado para pessoas físicas)
• Formulário 941 (Declaração de imposto federal trimestral do empregador)
• Formulário W-2 (Declaração de Salário e Impostos) etc.

Além disso, lembre-se de que, para deduções e créditos fiscais, existem requisitos especiais de formulário fiscal.

Etapa 5:preencha sua declaração de imposto corretamente

Um preenchimento de declaração de imposto pode ser dividido em 3 seções:

• Informações gerais
• Relatório de renda
• Informações sobre todos os benefícios fiscais (como deduções fiscais, créditos, reembolsos etc.)

Basta seguir o formulário linha por linha e você não deve enfrentar dificuldades.

Etapa 6:envie sua declaração de imposto de renda ao IRS

O IRS sugere duas opções de declaração de imposto:

• Opções de arquivo eletrônico
• Endereços para correspondência

Para enviar sua declaração de imposto por e-mail, você pode solicitar qualquer um dos seguintes serviços:

1. Arquivo Gratuito de IRS
2. Site Gratuito de Preparação de Declaração de Imposto de Renda (os programas de Assistência Voluntária de Imposto de Renda do IRS e de Aconselhamento Fiscal para Idosos)
3. Software comercial
4. Provedor de arquivo eletrônico autorizado

Em suma, na época fiscal você pode solicitar a assistência de um profissional de contabilidade.

Conclusão

Embora possa parecer complicado, a declaração de impostos não é uma ciência incompreensível que você deve esperar com tensão e estresse. Uma preparação minuciosa e bem planejada ajudará a passar por todos os processos fiscais sem problemas. Espero que este guia passo a passo lhe dê uma visão mais clara do processo de declaração de imposto de renda. E equipado com alguns aplicativos inteligentes de contabilidade on-line, você passará por isso com mais facilidade.

Não hesite em escrever seus comentários e as perguntas mais preocupantes nos comentários abaixo. A equipe Synder terá prazer em ajudar!

Desejamos-lhe boa sorte com a próxima temporada de impostos!