Gerenciando equipes remotas durante o surto de coronavírus

Trabalho remoto:transforme o caos em ordem

Ao longo da última década, a tecnologia nos permitiu trabalhar em casa com mais eficiência. Melhores conexões com a Internet, gerenciadores de tarefas fáceis de usar e ferramentas avançadas criaram infinitas possibilidades.

Agora é mais fácil do que nunca comunicar e gerenciar tarefas com ferramentas adequadas de gerenciamento de projetos. De acordo com a Global Workplace Analytics, o número de pessoas que trabalham em casa aumentou 140% em um período de 15 anos.

Essa situação mudou agora devido à pandemia de Coronavírus. Para proteger a saúde de seus funcionários, as empresas estão optando por criar equipes remotas em apenas alguns dias. Os trabalhadores precisam se adaptar ao trabalho em casa e, para alguns, não é tão difícil. Mas fica caótico quando você é quem está administrando o negócio e gerenciando uma equipe.

Transformar o caos em ordem pode ser exigente para quem não tem o trabalho remoto já incorporado na cultura da empresa. Como uma empresa com anos de experiência em trabalho remoto, gostaríamos de compartilhar com você uma lista de estratégias úteis para gerenciar equipes remotas durante o surto de Coronavírus.

1. Aprenda a escrever mensagens concisas e claras

Ser habilidoso na comunicação escrita é uma das qualidades essenciais de todo bom trabalhador remoto. É ainda mais importante que os líderes de equipes remotas trabalhem em suas habilidades de comunicação.

Se as mensagens que você está enviando para seus colegas de trabalho forem concisas e bem filtradas, as pessoas de sua equipe não se sentirão confusas ou sobrecarregadas com informações. No mar de anúncios, bate-papo casual e talvez até um pouco de spam, as pessoas serão menos eficientes e menos focadas em seu trabalho. É por isso que você precisa garantir que todas as suas mensagens importantes sejam visíveis e precisas.

Várias empresas de software oferecem ótimas versões de soluções de intranet. Esse tipo de software permite que os usuários compartilhem e gerenciem conteúdo, criem documentos de funcionários, acompanhem o progresso e recebam notificações em tempo real. Está organizado em categorias com manuais, documentos, calendários, políticas, procedimentos etc. e, o mais importante, pode centralizar todos os documentos vitais para equipes remotas. Todos esses documentos, catálogos e manuais importantes estão sempre disponíveis e fáceis de encontrar com opções de pesquisa. Dessa forma, o gerente da equipe não precisa explicar cada processo e conjunto de regras todas as vezes. Eles podem simplesmente enviar o link e ficar à disposição para mais dúvidas.

Caso seu orçamento neste momento não permita que você use esse tipo de software, você sempre pode seguir as duas regras básicas de comunicação dentro de uma equipe remota:frases claras e transparência. Vai muito longe.

2. Conheça os benefícios da comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona é o futuro da comunicação para equipes remotas e equipes em geral. Ao contrário da síncrona, esse tipo de comunicação não acontece em tempo real e permite que cada membro da equipe tenha tempo e pense em sua resposta.

Os membros de equipes remotas geralmente têm dinâmicas diferentes, e é muito mais útil deixar anotações com perguntas e aguardar o feedback de seus colegas. Isso contribui para criar um ambiente de trabalho menos estressante e dá aos funcionários tempo para apresentar respostas e soluções completas e bem pensadas.

Existem várias formas de comunicação assíncrona e você pode usar ferramentas como Loom e Soapbox para criar e enviar vídeos ou apresentações bem planejadas para membros de sua equipe. Pode levar mais tempo para criar conteúdo para sua reunião, mas a mensagem que você está tentando comunicar não será interrompida com perguntas ao vivo ou outras distrações em tempo real.

Ao usar ferramentas de vídeo, você tem infinitas possibilidades. Por exemplo, você pode adicionar recursos visuais à sua mensagem ou tela dividida para ajudar na sua demonstração. Caso esteja apresentando algum tipo de material instrucional, seus colegas de trabalho poderão assisti-lo ou lê-lo mais de uma vez, o que certamente será útil para o aprendizado deles.

3. Como e quando usar videochamadas para sua equipe remota

Embora a tecnologia nos permita fazer conferências online, nosso conselho sincero é reduzir ao mínimo o bate-papo por vídeo ao vivo. Você pode usar essa opção uma vez por semana ou até mesmo uma vez por mês. Se não for gerenciado corretamente, o bate-papo ao vivo em grupo pode criar muita confusão e mal-entendidos dentro da equipe.

Claire Lew, CEO da Know Your Team, sugere a criação de uma “lista de tarefas” para cada reunião online. É importante anunciar esta videochamada e informar a todos o que devem preparar para esta conversa. Isso vai acelerar todo o processo e torná-lo mais eficiente. Basta lembrar que uma boa reunião online é uma reunião online curta.

O conselho de nossa equipe é criar um e-mail de acompanhamento sobre tudo o que foi mencionado e acordado durante as reuniões ao vivo. Isso ajudará você a acompanhar seu progresso e permitirá que você notifique as pessoas que não puderam participar da reunião. E é assim que você obterá os benefícios da comunicação síncrona e assíncrona simultaneamente.

4. Mude a atitude em relação à produtividade

Para as pessoas que estão mudando neste momento de um ambiente de trabalho offline para o online, a ideia de produtividade mudará. Muitos líderes e gerentes de equipe não poderão ver quando as pessoas estão trabalhando, mas lembre-se de que acompanhar de perto o processo não é importante. Neste momento, a única coisa que conta é um trabalho bem feito.

Talvez seja mais compreensível se explicarmos os trabalhadores remotos como pescadores em uma vila de pescadores. Todas as manhãs, todos os pescadores se vêem antes de irem pescar sozinhos e partirem. Quando o trabalho é feito, eles trazem suas capturas para a aldeia e podem discutir como tudo aconteceu. Basicamente, os trabalhadores remotos estão trabalhando sozinhos como pescadores, e a única coisa importante é trazer mais peixes até o final do dia.

O trabalho de um líder de equipe, neste caso, é atribuir a eles metas claras, dar-lhes bons equipamentos e deixá-los fazer seu trabalho. Afinal, por mais que você não queira microgerenciar sua equipe enquanto eles estão em seus escritórios, você também não quer tentar microgerenciá-los enquanto trabalham remotamente. O que nos leva à próxima tática útil de gerenciamento remoto.

5. Evite o microgerenciamento e experimente o OKR

Um bom gerente de equipe remota sabe reconhecer o microgerenciamento e evitá-lo. É verdade que o microgerenciamento pode ser útil para projetos menores, mas geralmente resulta em um gerente excessivamente controlador que cria uma atmosfera que não é produtiva nem agradável para os trabalhadores.

Existe uma técnica de gerenciamento chamada OKR (Objectives and Key Results), e pode ser bastante útil quando uma equipe remota precisa de um objetivo claro e eficácia. Essa técnica é colaborativa e pode definir resultados mensuráveis ​​e metas desafiadoras. Veja como você pode substituir o microgerenciamento pelo OKR:

• Defina até cinco objetivos relevantes para o público (uma pessoa ou uma equipe)
• Torne esses objetivos mensuráveis ​​e crie um prazo
• Para cada objetivo, deve haver até quatro resultados principais
• Todos os objetivos devem ser difíceis, mas possíveis de alcançar

Tenha em mente, no entanto, que isso não deve ser apenas estabelecer metas difíceis de alcançar. Se você decidir usar essa técnica de gerenciamento, não poderá esperar que todos os objetivos sejam concluídos no prazo. O objetivo é considerado alcançado se houver cerca de 70-75% de taxa de conclusão.

Ao usar essa técnica ou software de gerenciamento de tarefas, sua equipe aprenderá o que realmente significa responsabilidade e como ela funciona. Por fim, lembre-se de que evitar o microgerenciamento é possível se um gerente aprender a explicar à equipe quais são as expectativas e por que são importantes.

6. Ferramentas úteis para equipes remotas

Para equipes que estão iniciando sua experiência de trabalho remoto, como uma equipe de desenvolvimento remota dedicada, o mais importante é usar um software acessível e fácil de usar. Aqui estão apenas alguns daqueles que têm um bom equilíbrio quando se trata de preço e usabilidade:

• Google Drive – serviço gratuito de armazenamento e sincronização de arquivos
• Asana – ferramenta de software de gerenciamento de projetos bem conhecida
• Trello – solução de gerenciamento de projetos
• Click Up – software de gerenciamento de projetos gratuito
• Slack – plataforma de mensagens instantâneas com bots e opções fáceis de usar
• Sistemas realmente simples – software de gerenciamento de relacionamento com o cliente fácil de usar
• Skype – aplicativo de telecomunicações gratuito para bate-papo por vídeo
• onWebChat – software de bate-papo ao vivo gratuito e minimalista

Observe que muitas empresas de software estão cientes de que há pessoas necessitadas que estão começando a trabalhar remotamente nos dias de hoje e estão prestando seus serviços gratuitamente. Vale a pena experimentar alguns desses serviços e podem ajudar sua equipe a superar essa crise sem despesas. Essas ferramentas podem ser usadas para ajudar sua equipe a superar momentos difíceis e você pode usar esses aplicativos para atividades de team building.

7. Lidando com o trabalho remoto em sistemas realmente simples

Neste exato momento, toda a equipe da Really Simple Systems está trabalhando de casa. Não era assim antes da pandemia, mas para nós era fácil ficar totalmente remoto porque já temos experiência com trabalhadores remotos em todo o mundo. Conseguimos manter altos níveis de produtividade usando algumas das ferramentas conhecidas e acessíveis que mencionamos acima.

Estamos usando o Slack e o Gmail para comunicação interna e o SnapEngage para bate-papo online. Nossos projetos são gerenciados com o Clubhouse, e nossas atividades de atendimento ao cliente, marketing e vendas são todas cobertas pelos recursos do software Really Simple Systems CRM. Entendemos que cada negócio é diferente, mas queremos que você saiba como combinar ferramentas para manter a produtividade e manter sua equipe satisfeita.

“Acredito que a comunicação face a face é extremamente importante para as empresas e é o que nos torna humanos. Transmitimos tanto significado em nossas expressões faciais e postura corporal que não é possível nos comunicarmos por meio da palavra escrita ou mesmo streaming de vídeo. No entanto, as ferramentas disponíveis tornam o gerenciamento de equipes remotas uma opção viável que pode criar uma nova dinâmica tanto para os negócios quanto para os indivíduos.”

Encerramento

Não podemos prever o que vai acontecer nos próximos meses, mas podemos apontar que gerenciar equipes remotas é o futuro da gestão de negócios. Pode atrair melhores profissionais para o seu negócio e pode economizar muito dinheiro que antes era gasto em deslocamentos, despesas de escritório, etc.

Nos próximos anos, sua empresa pode estar contratando cada vez mais millennials, uma geração conhecida por sua preferência por trabalho remoto e empresas que oferecem flexibilidade. Portanto, é seguro dizer que essa mudança pode nos preparar para um futuro mais bem-sucedido.