Fatura

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento comercial com carimbo de data / hora que especifica e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. Se os bens ou serviços foram adquiridos a crédito, a fatura geralmente especifica os termos do negócio e fornece informações sobre os métodos de pagamento disponíveis.

Os tipos de faturas podem incluir recibo em papel, uma nota fiscal de venda, nota de débito, fatura de vendas, ou registro eletrônico online.

Principais vantagens

• Uma fatura é um documento que mantém um registro de uma transação entre um comprador e um vendedor, como um recibo em papel de uma loja ou um registro online de um revendedor eletrônico.
• As faturas são um elemento crítico dos controles internos e auditorias contábeis.
• Os encargos encontrados em uma fatura devem ser aprovados pelo pessoal de gestão responsável.
• As faturas geralmente descrevem as condições de pagamento, custos unitários, envio, manuseio, e quaisquer outros termos descritos durante a transação.

Fatura

Noções básicas de uma fatura

Uma fatura deve indicar que é uma fatura na frente da conta. Normalmente, ele possui um identificador exclusivo denominado número da fatura, útil para referência interna e externa. Uma fatura geralmente contém informações de contato do vendedor ou provedor de serviços, caso haja um erro relacionado ao faturamento.

Os termos de pagamento podem ser descritos na fatura, bem como as informações relacionadas a quaisquer descontos, detalhes de pagamento antecipado ou encargos financeiros avaliados para pagamentos atrasados. Também apresenta o custo unitário de um item, total de unidades compradas, frete, manuseio, envio, e encargos fiscais associados, e descreve o valor total devido.

As empresas podem optar por simplesmente enviar um extrato de fim de mês como fatura de todas as transações pendentes. Se esse é o caso, a declaração deve indicar que nenhuma fatura subsequente será enviada. Historicamente, as faturas foram registradas em papel, frequentemente com várias cópias geradas para que o comprador e o vendedor tenham um registro da transação para seus próprios registros. Atualmente, faturas geradas por computador são bastante comuns. Eles podem ser impressos em papel sob demanda ou enviados por e-mail para as partes de uma transação. Os registros eletrônicos também permitem uma pesquisa e classificação mais fáceis de transações específicas ou datas específicas.

Uma fatura pró-forma é uma nota fiscal preliminar enviada aos compradores antes de uma remessa ou entrega de mercadorias. A fatura geralmente descreve os itens comprados e outras informações importantes, como o peso de envio e despesas de transporte. Faturas pró-forma geralmente entram em jogo com transações internacionais, especialmente para fins aduaneiros na importação.

Uma fatura pró-forma é um acordo vinculativo, embora os termos de venda estejam sujeitos a alterações.

A importância da data da fatura

A data da fatura representa a hora e a data em que as mercadorias foram faturadas e a transação registrada oficialmente. Portanto, a data da fatura contém informações essenciais sobre o pagamento, uma vez que determina a duração do crédito e a data de vencimento da fatura. Isso é especialmente importante para entidades que oferecem crédito, como 30 líquidos. A data de vencimento real da fatura é geralmente 30 dias após a data da fatura. Da mesma forma, as empresas oferecem aos clientes a opção de devolver os itens normalmente têm um prazo com base em um determinado número de dias a partir da prova de compra, conforme indicado na fatura.

Faturamento eletrônico

Desde o advento da era do computador, pessoas e empresas acharam mais fácil confiar na fatura eletrônica como uma alternativa aos documentos em papel. Faturamento eletrônico, ou faturamento eletrônico, é uma forma de faturamento eletrônico para gerar, armazenar e monitorar documentos relacionados a transações entre as partes e garantir que os termos de seus contratos sejam cumpridos.

Esses documentos eletrônicos podem incluir faturas e recibos, ordens de compra, notas de débito e crédito, termos e instruções de pagamento, e comprovantes de remessa. As faturas digitais são normalmente enviadas por e-mail, página da web ou aplicativo. As vantagens incluem o seguinte:

• Permanência e resistência a danos físicos
• Facilidade de pesquisa e classificação por nomes específicos, termos, ou datas
• Maior auditabilidade
• A capacidade de imprimir ou reproduzir sob demanda
• A capacidade de coleta de dados e inteligência de negócios
• Redução do uso de papel

O faturamento eletrônico inclui várias tecnologias e opções de entrada e é usado como um termo geral para descrever qualquer método pelo qual uma fatura é apresentada eletronicamente a um cliente para pagamento. Vários padrões de faturamento eletrônico, como EDIFACT e UBL, foram desenvolvidos em todo o mundo para facilitar a adoção e eficiência.

Faturas e contas a pagar

As faturas rastreiam a venda de um produto para controle de estoque, para fins contábeis e fiscais, que ajudam a controlar as contas a pagar e obrigações semelhantes devidas. Muitas empresas enviam o produto e esperam o pagamento em uma data posterior, assim, o valor total devido torna-se uma conta a pagar para o comprador e uma conta a receber para o vendedor.

As faturas modernas são transmitidas eletronicamente, em vez de ser baseado em papel. Se uma fatura for perdida, o comprador pode solicitar uma cópia do vendedor. O uso de uma fatura representa a presença de crédito, porque o vendedor enviou um produto ou prestou um serviço sem receber dinheiro adiantado.

As faturas são diferentes dos pedidos de compra, que são criados antes de um cliente solicitar um produto ou serviço.

Faturas e controles internos

As faturas são um elemento crítico dos controles internos de contabilidade. Os encargos em uma fatura devem ser aprovados pelo pessoal de gestão responsável. Alternativamente, uma fatura é combinada com um pedido de compra, e ao reconciliar as informações, o pagamento é feito para transações aprovadas. Uma empresa de auditoria garante que as faturas sejam inseridas no período contábil apropriado ao testar o corte de despesas.