Principais KPIs de contas a pagar (AP) para rastrear

Está muito bem estabelecido que os líderes financeiros estão continuamente se esforçando para usar os dados de forma mais eficaz, com a necessidade de produzir relatórios melhores sobre os principais indicadores de desempenho (KPIs) e identificar áreas para realizar economias de custo em toda a empresa. Mas grande parte da busca por desperdícios e ineficiências começa dentro da própria função de contabilidade e finanças. Uma área-chave de otimização nesse sentido é o processo de contas a pagar e as pessoas que o gerenciam.

Monitorar de perto os KPIs em torno do que a empresa deve aos seus fornecedores, fornecedores e credores ajudam a eliminar erros, reduzir os custos gerados pelas ineficiências do processo e otimizar o fluxo de caixa - que são muitos dos benefícios da automação do AP.

O que são KPIs?

Um KPI é uma métrica de negócios vinculada a uma meta de desempenho. O rastreamento de KPIs ajuda a empresa a ver se está avançando em direção a seus objetivos e tomando as decisões de negócios certas para chegar lá. KPIs fornecem uma bússola para monitorar e mudar a direção internamente, mas também podem ser usados ​​para ajudar a comparar o desempenho de uma organização com seus pares em seu setor. KPIs fornecem maneiras de medir a eficiência, custo ou resultado das diferentes partes dos processos de negócios.

Existem KPIs que são relevantes para empresas em uma ampla gama de setores e outros que são exclusivos do setor. Por exemplo, métricas de gerenciamento de estoque, como taxa de atendimento de pedidos ou tempo de ciclo de pedidos, são importantes para empresas de distribuição no atacado. A taxa de rotatividade de clientes e os custos de aquisição de clientes são KPIs importantes para empresas de software SaaS. Mas a maioria dos KPIs financeiros são relevantes em todos os setores, com KPIs sobre processos de contas a pagar, fornecendo muitas pistas de onde a eficiência ou a economia de custos podem ser alcançadas.

Por que os AP KPIs são importantes?

As contas a pagar são passivos de curto prazo da empresa - o dinheiro que deve a seus fornecedores, fornecedores e credores que vencerão em menos de um ano. As pessoas que gerenciam esse processo constituem o departamento de contas a pagar.

Os AP KPIs fornecem maneiras de medir o próprio processo de AP, bem como a produtividade e eficiência das pessoas que o gerenciam. Garantir que os fornecedores fiquem satisfeitos enquanto equilibra os benefícios do crédito para o fluxo de caixa é um trabalho muito importante. Se esses fornecedores, fornecedores e credores não são pagos no prazo que esperam, a empresa não pode obter quaisquer bens ou serviços de que precisa para fazer negócios. E se a empresa não mantiver caixa suficiente mês após mês, não pode dirigir seus negócios, muito menos fazer planos de crescimento.

Por que seu departamento de AP precisa de KPIs / metas?

Como o departamento de contas a pagar fica na interseção de muitas funções de negócios, erros e ineficiências nesse processo têm efeito cascata nos processos de conexão. Os AP KPIs fornecem sinais de que a empresa precisa examinar mais profundamente o processo para encontrar respostas. Uma alta taxa de dias a pagar pendentes pode ser o resultado do atraso no pagamento aos fornecedores porque não está entrando dinheiro suficiente para pagá-los - um problema óbvio com a receita que a empresa precisa analisar mais detalhadamente.

Processar um grande número de faturas em comparação com outras no espaço pode indicar que a empresa está trabalhando com muitos fornecedores e está perdendo descontos e economias de custo com a consolidação do negócio. Um grande número de erros de pagamento ou pagamentos duplicados podem sinalizar práticas fraudulentas de AP - realizadas pagando empresas de fachada ou pagando fornecedores com os quais a empresa não faz mais negócios.

12 principais AP KPIs que você deve rastrear

Os AP KPIs ajudam a empresa a se mover em direção a um melhor desempenho porque podem ser usados ​​para atingir metas internas e compará-los com outros na indústria.

1. Dias a pagar pendentes (DPO). Esse é o número médio de dias que a empresa leva para pagar suas contas a pagar. Esse número deve atingir um equilíbrio entre o pagamento dos fornecedores e a garantia de que estão satisfeitos e a garantia de que haja dinheiro suficiente no negócio. Se for muito alto, é uma indicação de que a empresa está pagando o fornecedor com atraso, o que poderia ter uma série de efeitos - para termos de pagamento mais caros, e avaliações de crédito mais baixas. Se esta taxa for muito baixa, pode significar que a empresa não está aproveitando as condições de crédito. O índice ajuda a empresa a ver quão bem está administrando o fluxo de caixa.

   Para calcular DPO:

   Calcular a média de contas a pagar

   Média de contas a pagar =
   (Contas a pagar iniciais - Contas a pagar finais do período) / 2

   DPO =
   (Média de contas a pagar / custo dos produtos vendidos) x Número de dias no período contábil

   Se esse número for 30, por exemplo, isso significa que a empresa leva em média 30 dias para pagar suas contas.

2. Custo para processar cada fatura. Esta é uma importante métrica de produtividade. Inclui todos os custos do AP de processamento de pagamentos - pessoas, despesas operacionais e encargos de fornecedores. Pegue esse total e divida pelo número total de faturas processadas para obter o custo médio por fatura. A APQC afirma que as empresas de melhor desempenho gastam US $ 2,07 por fatura. Empresas com pior desempenho gastam mais de US $ 10 por fatura.

3. Principais métodos de pagamento. Mover fornecedores para métodos de pagamento eletrônico pode colher muitos benefícios, mas muitas empresas ainda dependem de cheques. Uma pesquisa recente da Pymnts.com descobriu que cheques ainda são o método mais popular usado para pagar fornecedores - embora o departamento de AP os classifique como seu sétimo método de pagamento favorito (ACH ficou em primeiro lugar). Os entrevistados classificaram os cheques como o método de pagamento “menos rápido”.

4. Erros de pagamento. Erros de pagamento podem prejudicar as relações com os fornecedores e afetar os termos de crédito. OpsDog diz que o erro de pagamento do fornecedor é um erro comum. Rastreie o erro de pagamento do fornecedor tomando o número de pagamentos de saída processados ​​pelo departamento de AP que continham um erro (como um endereço errado, valor incorreto ou pagamento duplicado) dividido pelo número total de transações iniciadas no mesmo período.

   Entre esses erros, outro KPI a ser zerado é a taxa de pagamento duplicada. Dados da firma de benchmarking APQC mostram que, em média, mesmo em organizações que apresentam o melhor desempenho quando se trata de pagamentos duplicados, 0,8% dos desembolsos anuais são duplicados ou errôneos. Os piores desempenhos relatam mais do que o dobro desse valor a 2%.

   A porcentagem de pagamentos de faturas duplicadas é calculada tomando o número de faturas pagas mais de uma vez durante um determinado período de tempo e dividindo-o pelo número de faturas pagas durante esse período.

5. Faturas processadas por funcionário. Calcular quantas faturas são processadas por funcionário em tempo integral por ano é uma ótima maneira de avaliar a produtividade. Uma métrica intimamente relacionada é o número médio de faturas processadas por funcionário por dia. Isso pode fornecer uma visão detalhada da produtividade e permitir que a empresa investigue as razões por trás dos lapsos. Esse KPI será diferente com base no setor em que a empresa opera.

6. Faturas eletrônicas como uma porcentagem do total de faturas. As faturas eletrônicas dependem dos formatos EDI ou XML ou de um formulário baseado na web. Os arquivos EDI ou XML são enviados diretamente do sistema de contas a receber do fornecedor para o sistema de contas a pagar da empresa compradora. Isso economiza tempo porque não requer trabalho manual no final do departamento de AP, economiza dinheiro associado a esse trabalho e é mais seguro. Walmart e Ford determinaram que todos os seus fornecedores mudassem para EDI, mas comunicar o valor aos fornecedores pode ser o maior desafio.

7. Porcentagem de descontos de fornecedores capturados. Tirar proveito de todos os descontos de fornecedores oferecidos em condições de pagamento antecipado sempre pode fazer sentido. Depende da posição de caixa da empresa. Por outro lado, a obtenção de descontos para fornecedores pode gerar benefícios significativos em economia de dinheiro e crédito comercial. Dados do Instituto de Finanças e Gestão mostram que 80% dos fornecedores estão dispostos a trocar descontos por adiantamentos. Um KPI intimamente relacionado, a porcentagem de faturas pagas de acordo com os prazos fornece uma medida para saber se a empresa está cumprindo as obrigações do fornecedor.

8. Tempo médio para aprovar uma fatura. Obter aprovações de faturas e pagamentos é classificado consistentemente como o principal desafio para os profissionais de AP. Pymnts.com diz que leva a aprovação de duas a cinco pessoas para processar uma fatura e 14,1 dias. E a pesquisa da Ardent Partners prova que mais tempo gasto em aprovações nem sempre se traduz em pagamentos mais precisos, com 1/10 dos pagamentos em média sendo contestados pelos fornecedores.

9. Despesa de contas a pagar como porcentagem da receita. Embora os custos associados ao AP sejam despesas operacionais necessárias, monitorar as despesas como uma porcentagem da receita fornece informações para a tomada de decisões sobre a redução de processos manuais e o aumento ou redução de funcionários. OpsDog diz que isso é calculado dividindo a despesa total incorrida pela função de contas a pagar pela receita de um período. Embora não separe o AP especificamente, O relatório Robert Half Benchmarking de Contabilidade e Finanças de 2019 colocou alguns números em torno do tamanho médio da função financeira em empresas de pequeno e médio porte. As empresas com receita abaixo de US $ 25 milhões empregavam em média três pessoas na função financeira. Entre $ 25- $ 99 milhões empregados seis e entre $ 100 milhões e $ 499 milhões empregados 13.

10. Faturas processadas por ano. Esse número de faturas processadas anualmente é necessário para calcular muitos outros KPIs - incluindo faturas processadas por FTE, bem como o custo por fatura. É uma boa indicação de se uma empresa deve procurar um software para automatizar ainda mais o processo. Mas esse número também deve ser comparado com quantos fornecedores a empresa está trabalhando.

    O KPI pode ser usado para comparar com seus pares na indústria e dar a uma empresa uma boa indicação se está trabalhando com muitos fornecedores (ou não o suficiente), cada um dos quais apresenta seu próprio conjunto de riscos. Trabalhar com muitos fornecedores reduz a visibilidade da cadeia de suprimentos. Na outra extremidade, trabalhar com dois poucos fornecedores pode apresentar desafios quando há interrupções no fornecimento.

11. Porcentagem de faturas processadas diretamente. Ao observar quantas faturas poderiam ser combinadas com POs imediatamente e pagas sem qualquer intervenção manual, as empresas podem ajustar melhor os processos e gerenciar por exceções. Nas melhores empresas da classe, um estudo disse que em média 71% das faturas podem ser processadas diretamente.

12. Tempo de ciclo da fatura. O tempo de ciclo da fatura ou lead time da fatura é o tempo que leva entre o recebimento da fatura de um fornecedor pela empresa e o desembolso do pagamento. Um estudo da Canon disse que as organizações demoram em média 13,5 dias, enquanto o melhor da classe pegue 3.3. Encurtar esse ciclo pode impulsionar o relacionamento com os fornecedores. Os tempos de ciclo de pagamento estendidos podem prejudicar os relacionamentos com fornecedores e sinalizar problemas de produtividade e qualidade de trabalho na função AP.

Avalie seus KPIs de contas a pagar

Para aprender e tomar decisões de negócios a partir de KPIs, a primeira etapa é obter os dados precisos necessários para realizar os cálculos.

Automatizar as partes do processo de AP que são mais propensas a erros torna a coleta de dados muito mais fácil. Uma das primeiras áreas que as organizações procuram automatizar é o processo de fatura. O software de contabilidade pode extrair os dados da fatura e preencher automaticamente os campos no sistema de contas a pagar. Fluxos de trabalho integrados ao software garantem que as pessoas certas vejam as despesas, pode verificar sua legitimidade e aprová-la. Esse fluxo de trabalho pode garantir que a fatura seja encaminhada ao AP para remeter o pagamento.

Reduzir a quantidade de trabalho manual para inserir dados da fatura e realizar o processo de aprovações economiza tempo e aumenta a precisão, mas também garante que todos os dados em torno da fatura estejam em um local central. Métricas sobre o número de faturas processadas naquele mês, os números necessários para calcular a média de contas a pagar e quantas faturas foram processadas sem a necessidade de informações manuais podem ser exibidos com facilidade para realizar mais cálculos de KPI em planilhas ou, idealmente, consulte os painéis que mostram os dados de KPI definidos automaticamente calculados pelo sistema.

Como a automação de AP pode melhorar seus KPIs?

Automatizar o processo AP pode:

1. Corte custos para processar faturas, automatizando a entrada
2. Diminua o DPO acelerando as aprovações
3. Permitir que menos funcionários processem mais faturas, mantendo os custos de AP baixos à medida que o negócio cresce
4. Permite que as faturas sejam pagas diretamente, sem intervenção manual, para permitir que o departamento de contas a pagar gerencie por exceção
5. Automatizar o pagamento para se alinhar com os termos de desconto do fornecedor para construir relacionamentos fortes
6. Aumente a precisão para reduzir as faturas contestadas
7. Diminuir o risco de fraude e garantir a conformidade regulatória com funções e segregação de funções
8. Mova os fornecedores para métodos de pagamento eletrônico e EDI para continuar a ganhar eficiência

Os KPIs ajudam o financeiro a fazer a pergunta certa e ver o impacto das melhorias de processo. Por exemplo, um aumento na fatura eletrônica reduziu o DPO? E isso resultou em condições de pagamento mais favoráveis ​​dos fornecedores - como descontos ou prazos de pagamento mais longos para que a empresa pudesse manter o caixa? Rastrear AP KPIs faz muito mais do que acelerar o processamento de faturas, mas é uma estratégia chave para aumentar a liquidez da empresa.