O que são reconciliações de balanço?

p Se você está procurando maneiras de proteger os ativos da sua empresa, certifique-se de que suas demonstrações financeiras sejam precisas e obtenha a posição exata de sua empresa a qualquer momento, então você deve fazer reconciliações de balanço. Realizado mensalmente, uma reconciliação do balanço patrimonial fornece uma maneira econômica de melhorar os processos de controle interno de sua empresa e reduzir o risco.

O que é um balanço?

p Antes que você possa pensar sobre reconciliações, você precisa entender o que é um balanço, e isso é uma declaração de uma empresa ativos, passivos e capital em um momento específico. É um dos principais documentos do conjunto de contabilidade de uma empresa.

p Gestores, credores e investidores contam com o balanço para avaliar a situação financeira de uma empresa, o que significa que é extremamente importante remover todos os erros. Se o balanço não estiver correto, isso pode resultar na tomada de decisões da administração sobre o negócio com base em informações incorretas ou desatualizadas, o que pode resultar em prejuízo financeiro para a empresa.

O que são reconciliações de balanço?

p Uma maneira de garantir a precisão do balanço patrimonial é conduzir uma reconciliação do balanço no fim de cada mês ou trimestre . Uma reconciliação é o processo de comparar todos os itens de linha que aparecem no balanço patrimonial com as transações que compõem esses saldos. O objetivo é ter certeza de que você contabilizou todas as transações em seu negócio e as registrou no local apropriado.

O que entra em um balanço patrimonial?

p Quando você olha para um balanço, você verá que ele está dividido em três seções de linha superior seguidas por uma série de itens de linha ou classificações da seguinte maneira:

• Ativos incluindo dinheiro, inventário, contas recebíveis, despesas antecipadas e imobilizado.
• Responsabilidades tais como valores devidos a fornecedores e credores, folha de pagamento e impostos.
• Patrimônio líquido que representa o investimento dos acionistas no negócio mais o lucro líquido obtido desde o início do negócio. Se a empresa vendeu todos os seus ativos pelo valor contábil e pagou suas dívidas, o patrimônio líquido seria a quantidade de dinheiro restante. É calculado usando a seguinte fórmula: patrimônio líquido =total de ativos - total de passivos .

p Deve ser bastante óbvio que as empresas devem classificar suas transações na seção correta ou o balanço patrimonial não será preciso. No entanto, a alocação ou codificação incorreta de transações é um erro de contabilidade comum, especialmente para pequenas empresas que dependem de software de contabilidade para gerenciar suas finanças. Quando você reconcilia o balanço patrimonial, você tenta localizar esses erros e corrigi-los antes que alguém confie na discrepância para a tomada de decisão.

Por que reconciliar o balanço patrimonial?

p Muito simples, uma empresa precisa manter um balanço patrimonial preciso para refletir adequadamente o eficiência (ou ineficiência) de seu desempenho. Imagine o cenário em que você emitiu um cheque por débito em sua conta em dinheiro, mas o destinatário não apresenta o cheque por vários meses. Para este período, sua entrada de dinheiro no banco será maior do que deveria ser, então parece que você tem mais dinheiro disponível do que realmente tem.

p Extrapole este exemplo para centenas de transações semelhantes que ocorrem a cada mês, e você pode ver como suas estimativas de caixa podem dar terrivelmente erradas se você não reconciliar as contas regularmente. Dedicar algum tempo para reconciliar o balanço patrimonial pode:

• Garanta a precisão da posição de caixa , verificando se o valor do caixa nos livros está de acordo com o saldo final nas contas bancárias da empresa. Nem você, nem consultores externos, como bancos e provedores de empréstimos, serão capazes de ver quão digna de crédito é o negócio se a posição de caixa estiver inadequada.

• Facilite a localização de erros, itens duplicados e fraude que potencialmente ficaria oculto por meses se você não reconciliasse o balanço patrimonial. A reconciliação é essencialmente uma verificação dupla da posição financeira da empresa, o que reduz o risco de fraude.

• Monitore as atividades da empresa , por exemplo, quantas vendas e compras está fazendo e o consumo de matéria-prima.

• Garantir a precisão de todas as cabeças no balanço patrimonial , garantindo que os débitos e créditos sejam compensados ​​por um crédito ou débito correspondente em outra conta. Isso é essencial em um sistema de contabilidade por partidas dobradas.

Tutorial de reconciliação de balanço

p Não há um processo padronizado para reconciliar os balanços, pois cada razão deve ser revisado e verificado quanto à precisão da classificação, e cada razão precisa de uma abordagem diferente. Por exemplo, reconciliar o estoque significa verificar os itens de linha de estoque em relação às planilhas de controle de estoque. Por dinheiro, você olharia os extratos bancários da empresa.

p Dinheiro, contas recebíveis, inventário, contas a pagar, Os passivos e dívidas da folha de pagamento são apenas alguns dos livros que você examinaria ao reconciliar o balanço patrimonial. A seguir está uma lista de verificação de reconciliação de balanço para orientar seus processos.

p Reconciliando dinheiro

p O saldo bancário deve corresponder à posição de caixa no balanço patrimonial, com a diferença de cheques não compensados ​​e depósitos que estão a caminho do banco. Cheques não compensados ​​com mais de algumas semanas precisam de investigação para descobrir por que o cheque não foi apresentado.

p Reconciliar contas a pagar

p Essa conta importante mostra a quantidade de dinheiro que seus clientes devem nas faturas que você enviou. A reconciliação desta conta mostra quais faturas estão vencidas e se alguma conta precisa ser cancelada como inadimplência ou escalonada para cobrança e cobrança.

p Reconciliando estoque

p Para reconciliar o estoque, você pode olhar as folhas de estoque da empresa ou fazer uma contagem física do inventário. De qualquer jeito, o estoque disponível deve corresponder ao número do balanço patrimonial. Discrepâncias podem ser resultado de roubo ou fraude, ou podem ser o resultado de uma reformulação bem-intencionada feita para agradar um cliente. De qualquer jeito, ele precisa ser investigado.

p Reconciliando ativos fixos

p A reconciliação desta conta informa se a empresa ainda tem os computadores, veículos, máquinas e assim por diante que ele pensa que faz. Se você não conseguir localizar os ativos listados no balanço patrimonial, pode haver problemas com roubo ou relatórios inadequados - e você pode estar pagando impostos a mais.

p Reconciliar contas a pagar

p Contas a pagar representam os valores que a empresa deve a seus fornecedores por produtos e serviços que você solicitou. Reconciliar essa conta é essencial para garantir que você está pagando os fornecedores em dia e não está prejudicando o relacionamento com os fornecedores por meio de pagamentos atrasados ​​frequentes. Esta conta muda rapidamente, então você pode querer realizar uma reconciliação semanal.

p Reconciliando folha de pagamento

p Os passivos da folha de pagamento podem ser bastante complicados, especialmente quando a empresa paga a alguns funcionários por hora e outro um salário. O processo de reconciliação do balanço para esta conta é para garantir que as despesas da folha de pagamento (incluindo horas extras, bônus e comissões) são registrados para o período correto.

p Reconciliando empréstimos

p Se notas a pagar, dívidas e empréstimos não são registrados corretamente, em seguida, a posição financeira da empresa, conforme indicado no balanço patrimonial, estará incorreto. A reconciliação dessas transações requer a correspondência dos documentos do empréstimo com o item de linha mostrado no balanço patrimonial.