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Como os empregadores podem planejar inscrições abertas virtuais este ano


As inscrições abertas estão chegando e este ano apresenta diferentes desafios para empregadores e funcionários. A COVID-19 forçou as empresas a adotar a tecnologia e a serem criativas não apenas nas operações do dia-a-dia, mas também em reuniões, conferências e eventos. A inscrição aberta para benefícios de funcionários não será diferente. O COVID-19 impactou o desenho do plano de benefícios, os custos de saúde e pode ter impactos financeiros nos funcionários. Embora o COVID-19 ofereça desafios sem precedentes para os empregadores, também cria oportunidades para fazer a diferença.

Os efeitos do COVID-19 na saúde e nos benefícios estarão no topo das mentes dos funcionários na temporada de inscrições abertas e o ambiente atual será um ponto de estresse para muitos. Os empregadores devem abordar o impacto do coronavírus nos benefícios de saúde e explicar como isso está afetando os pacotes de benefícios, incentivando os funcionários a selecionar um caminho financeiro e de bem-estar que melhor atenda às suas necessidades individuais.

Uma pesquisa da 2020BenefitsPro com mais de 150.000 empregadores descobriu que houve mudanças dramáticas na priorização de seus objetivos financeiros pelos funcionários desde o COVID-19. Antes da pandemia, a maioria dos funcionários escolhia “tirar férias” como sua prioridade financeira número um. Quando perguntados novamente, 90 dias após o início das ordens de bloqueio, as prioridades dos funcionários mudaram suas prioridades de férias para “criar um fundo de emergência” e “economizar para a aposentadoria”. Os empregadores devem manter essa mudança em mente durante a temporada de matrículas abertas. O estado atual da economia mudou o comportamento de muitas pessoas‡, e isso significa que os funcionários estão mais estressados ​​e começam a pensar mais nos desafios de longo prazo. Para os empregadores, é por isso que os programas de bem-estar e benefícios de saúde estão se tornando mais importantes, pois podem permitir que os funcionários invistam para atender às suas necessidades de longo prazo, não apenas desejos de curto prazo.

Abaixo estão algumas maneiras pelas quais os empregadores podem se preparar e planejar melhor uma sessão de inscrição aberta virtual e benéfica este ano.

Planeje com antecedência


À medida que os empregadores se preparam para as inscrições abertas, pode ser benéfico fazer uma pausa e refletir sobre o ano passado. Fale sobre o que foi eficaz – isso pode ajudar a enquadrar a conversa em torno do formato deste ano e de quaisquer mudanças no plano. Certifique-se de pensar e entender os benefícios que os funcionários precisam agora em relação a esta época do ano passado e o impacto do COVID-19 nas metas de benefícios. Destaque os benefícios que podem ser mais úteis durante a pandemia, como telessaúde, serviços de saúde mental e cobertura para testes e tratamento de COVID-19.

Considere realizar uma pesquisa ou questionário para os funcionários antes de abrir a inscrição para avaliar quais aspectos de um pacote de benefícios eles estão mais interessados ​​em aprender. Os empregadores podem criar apresentações e destacar determinados recursos com base nesses resultados. Lembre-se, esta é uma chance de tornar o processo mais pessoal do que no passado. Aproveitando a nova tecnologia que permite interações cara a cara, as equipes de benefícios podem realmente fornecer mais suporte sob demanda e ter a oportunidade de tornar a experiência mais benéfica e talvez melhor do que antes.

Considere uma feira de benefícios virtual


Uma feira de benefícios virtual pode envolver todos os funcionários, inclusive aqueles que trabalham remotamente. Crie uma agenda e considere hospedar várias sessões para garantir que essas sessões se encaixem nas agendas de todos os funcionários. Envie lembretes e descreva o que os funcionários podem esperar na feira, incluindo destaques e alterações em quaisquer pacotes ou ofertas de benefícios. Mantenha a apresentação simples e direta. Mesmo que a feira de benefícios ocorra conforme o planejado, os funcionários provavelmente terão dúvidas. Pode ser útil criar um folheto digital de perguntas frequentes sobre benefícios para funcionários que aborde perguntas básicas e possa ser um recurso valioso para os funcionários antes que eles façam perguntas.

Os empregadores também podem considerar convidar fornecedores para participar de feiras virtuais de benefícios. Eles podem fornecer informações e orientações específicas se os funcionários tiverem situações únicas que gostariam de discutir. Os empregadores também podem organizar sessões temáticas por meio de salas temáticas virtuais para que os funcionários participem se tiverem dúvidas adicionais ou quiserem saber mais sobre um determinado tópico.

Fornecer suporte sob demanda


A maioria dos funcionários ainda está trabalhando em casa, mas isso não significa que eles não tenham acesso a ajuda e orientação de inscrição. Os empregadores devem possibilitar que seus funcionários virtualmente parem em suas mesas para obter ajuda. Pense no que uma feira tradicional de inscrições abertas ou um pontapé inicial normalmente traria, como horário de expediente ou um momento após a apresentação em que os funcionários podem fazer perguntas e descobrir como fornecer o mesmo suporte virtualmente. Para evitar ser inundado com chamadas ou e-mails, os empregadores devem considerar trabalhar com sua equipe de RH usando uma ferramenta de calendário onde os funcionários podem agendar horários com os membros da equipe para discutir considerações, fazer perguntas e tornar o processo mais pessoal.

É importante investir em tecnologia e testá-la com antecedência. Certifique-se de fornecer suporte à decisão de benefícios e ferramentas de educação para tornar esse processo o mais simples possível. Considere enviar alertas de texto ou e-mails para seus funcionários sobre a inscrição e registre a sessão de informações primárias para que os funcionários possam acessá-la posteriormente para uma atualização ou se a perderam.

Foco no engajamento


Tente se concentrar em criar mais comunicação e torná-la interessante para chamar a atenção dos funcionários. Os empregadores devem tentar se concentrar nas principais mudanças nos benefícios. Se os empregadores decidirem avançar com uma pesquisa de funcionários para avaliar o interesse do aspecto do plano, é aqui que os empregadores e a equipe de RH podem se concentrar nesses resultados. Organize sessões virtuais individuais e peça feedback. Meça o sucesso da inscrição virtual medindo o engajamento antes, durante e depois do processo.

Torne-o pessoal


Os funcionários esperam uma comunicação personalizada e desejam que suas perguntas específicas sejam respondidas em vez de receber conteúdo genérico. Os empregadores devem se concentrar em mensagens pessoais e criar espaço e opções para que os funcionários se sintam ouvidos e tenham suas perguntas respondidas. Embora este seja um momento desafiador, os empregadores devem esperar ter uma inscrição mais bem-sucedida quando se conectarem com os funcionários sobre suas situações individuais e permitirem que os funcionários façam melhores escolhas ao participar dos programas. Eduque os funcionários sobre os benefícios disponíveis, como eles trabalham e que tipo de valor eles devem esperar. Por sua vez, isso criará conscientização sobre os benefícios, suporte para dificuldades financeiras, diretrizes de recursos e uma cultura de cuidado.

Não é tarde demais para começar a planejar e executar uma inscrição bem-sucedida de benefícios virtuais. Tenha em mente que o COVID-19 está mudando a população coberta pelo benefício, bem como metas e prioridades. Esteja preparado para ajustar a estratégia, pois o ambiente atual está sempre mudando. Os dados de sinistros podem ajudar a identificar tendências e potencialmente quaisquer lacunas nos cuidados que precisam ser abordadas. Invista em tecnologia, suporte e ferramentas de educação para seus funcionários. Lembre-se, uma boa plataforma de bem-estar financeiro pode garantir que o funcionário esteja tomando uma decisão informada com base em seu pacote de benefícios e em suas circunstâncias específicas.

Saiba mais sobre  Serviços de Saúde UMB , que ocupa o quarto lugar no total de contas e o quinto no total de ativos de depósito entre todos os provedores de HSA (Fonte:Relatório de Tendências e Estatísticas de Mercado HSA Semestral de 2021 da Devenir).‡