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Como lidar com uma verificação NSF em 2022

Se você aceitar cheques de seus clientes, corre o risco de receber um cheque sem fundo, comumente conhecido como NSF Verifica. Aprenda como lidar com um cheque NSF e como reduzir o risco de receber um.
Ao lidar com a contabilidade de sua pequena empresa, é de seu interesse fornecer a seus clientes várias maneiras de pagar por bens e serviços que você vende. Um dos métodos de pagamento mais comuns usados ​​pelos clientes é o cheque.

Embora os clientes gostem de emitir cheques porque são fáceis e convenientes, muitos proprietários de empresas hesitam um pouco mais em aceitar cheques devido à possibilidade de devolução dos cheques. No entanto, existem maneiras de os empresários continuarem a aceitar cheques de seus clientes, ao mesmo tempo em que protegem seus negócios contra o recebimento de um cheque sem fundo.

Explicaremos exatamente o que é um cheque NSF e o que você deve fazer se receber um de um cliente. Também daremos algumas sugestões sobre como proteger sua empresa contra verificações NSF.

Visão geral:o que é uma verificação NSF?


Um cheque NSF, ou cheque de fundos insuficientes, é um cheque devolvido por falta de pagamento. Às vezes chamado de cheque devolvido ou cheque sem fundo, a maioria dos cheques NSF geralmente são devolvidos dentro de dias após serem depositados. Na maioria dos casos, o banco também cobrará de sua empresa uma taxa de cheque devolvido que geralmente varia de US$ 10 a US$ 35 ou até mais em alguns casos.

Os cheques NSF afetam diretamente o saldo de suas contas a receber, bem como seu saldo de caixa, portanto, você precisa ter certeza de registrar o cheque NSF e a taxa do cheque corretamente. Este é um processo fácil se você estiver usando um software de contabilidade, mas exigirá várias entradas se estiver registrando as transações contábeis manualmente.


Como funcionam as taxas para cheques NSF


Se você depositar um cheque que é devolvido posteriormente, seu banco provavelmente cobrará uma taxa NSF. A maioria dos bancos cobra entre US$ 25 e US$ 35 por um cheque devolvido, embora a taxa de cheque NSF possa variar muito, dependendo de onde você deposita. Sua empresa também pode ter uma taxa adicional de cheque devolvido que será cobrada do cliente, juntamente com o saldo do valor devido e as taxas cobradas pelo seu banco.

5 ações que você pode realizar após aceitar uma verificação NSF


Se sua empresa aceitar cheques como forma de pagamento, provavelmente haverá um dia em que um desses cheques será devolvido por fundos insuficientes. Embora sua resposta inicial possa ser raiva, existem etapas acionáveis ​​que você pode tomar para resolver a situação e receber o pagamento.

1. Entre em contato com o cliente que preencheu o cheque NSF


Sempre que receber um cheque NSF, você deve notificar seu cliente imediatamente. Uma verificação NSF nem sempre é nefasta. O NSF pode ser por insuficiência de fundos, mas também pode ser um erro do banco, com seu cliente tão chateado quanto você. Mas seja qual for o motivo, o fato é que o cheque NSF está custando tanto o pagamento do item comprado quanto uma taxa extra do banco.

Quando você entrar em contato com seu cliente, faça os arranjos de pagamento imediatamente, dando a eles uma data em que o reembolso é devido. A maioria dos bancos tenta depositar um cheque duas vezes antes de devolvê-lo ao depositante, então não concorde em tentar depositar novamente o cheque uma segunda vez. Se não passar, você só será atingido com outra taxa.

2. Envie uma nova fatura com a taxa bancária incluída


Depois de entrar em contato com um cliente ou deixar uma mensagem, envie uma nova fatura que inclua a taxa de cheque devolvido, bem como quaisquer taxas que você possa ter por cheques NSF.

O reembolso das taxas do NSF não está sujeito a condições de pagamento regulares, portanto, certifique-se de indicar que o valor total é devido no recebimento. Você também vai querer pedir o pagamento na forma de uma ordem de pagamento ou cheque administrativo. Você também pode considerar se deseja proibi-los de pagar com cheque no futuro.

3. Envie uma carta de demanda


Se você não recebeu o pagamento em 10 dias, seu próximo passo deve ser enviar uma carta de demanda. Certifique-se de enviar a carta certificada para que você tenha um registro da data em que foi enviada, caso precise tomar medidas legais contra o cliente.

4. Entregue a uma agência de cobrança


Se você acha que explorou todas as suas opções, considere levar o assunto a uma agência de cobrança. Como as agências de cobrança recebem uma parte do valor arrecadado, usar uma agência de cobrança é uma opção melhor para cheques NSF inferiores a US $ 150, pois as custas judiciais podem acabar custando mais do que o dinheiro que você deve. No entanto, para quantidades maiores, o próximo passo é uma opção melhor.

5. Iniciar ação legal


Sua opção final pode ser processar seu cliente no tribunal de pequenas causas do seu estado. Certifique-se de descobrir qual é o limite máximo de reivindicações para o seu estado antes de registrar uma reivindicação. Se você entrar com uma reclamação no tribunal de pequenas causas do seu estado, certifique-se de ter cópias de todos os documentos necessários, como a fatura original, o cheque devolvido e qualquer correspondência subsequente que você enviou ao seu cliente ao comparecer ao tribunal.

Dicas para reduzir o risco de aceitar cheques NSF


A melhor maneira de reduzir o risco de aceitar um cheque NSF é parar de aceitar cheques. Se isso não for uma opção para o seu negócio, há outras coisas que você pode fazer para ajudar a mitigar o risco de aceitar um cheque NSF.

1. Crie uma política de aceitação de cheque


Crie uma política de aceitação de cheques para sua empresa e certifique-se de que todos os seus funcionários a sigam. A política deve incluir quais etapas precisam ser tomadas ao aceitar um cheque como pagamento, bem como possíveis bandeiras vermelhas a serem observadas.

2. Examine o cheque com cuidado


Reserve alguns minutos extras para examinar qualquer cheque recebido. Está faltando um nome e endereço pré-impressos na parte superior do cheque? Tem o nome de uma instituição financeira legítima impresso no cheque? O número de roteamento é legítimo? O cheque parece falso? Se algo se destacar para você, entre em contato com a instituição financeira listada no cheque e verifique os fundos, ou simplesmente se recuse a aceitar o cheque.

3. Verifique a identificação


Embora isso não seja uma opção se você receber cheques pelo correio, se estiver aceitando um cheque pessoalmente, verifique a identificação do apresentador. Verifique se os endereços correspondem e anote o número da carteira de motorista. Se um cliente se recusar a apresentar um documento de identidade, simplesmente se recuse a aceitar o cheque.

4. Use um serviço de verificação de cheque


Se você costuma aceitar muitos cheques, pode valer a pena usar um serviço de verificação de cheques. Um serviço de verificação de cheques permite saber se uma conta é válida e se há fundos suficientes na conta. Um serviço de verificação de cheques pode ser caro, portanto, verifique se há um que esteja no orçamento da sua empresa.

Existem maneiras de proteger sua empresa contra verificações NSF


Se você realmente precisar aceitar cheques de seus clientes, certifique-se de colocar algumas salvaguardas para proteger seus negócios. Se você quiser reduzir o número de clientes que pagam com cheque, considere oferecer outras alternativas de processamento de pagamento, como ACH e pagamentos eletrônicos, o que pode tornar seus clientes menos inclinados a emitir um cheque.

Por fim, se você continuar aceitando cheques de clientes, certifique-se de ter uma política de aceitação de cheques em vigor e de que seus funcionários sigam essa política o tempo todo.