Um guia para configurar o faturamento automatizado para sua empresa

O faturamento automatizado pode economizar horas de faturamento de clientes. Siga as dicas do The Ascent sobre como configurar um sistema de cobrança automatizado eficaz.
O Ascent tem tudo a ver com encontrar maneiras de tornar sua pequena empresa mais eficiente. Da automação de marketing à alavancagem da IA ​​na contabilidade, somos a favor de receber alguns amiguinhos robôs na vida de pequenos empresários ocupados.

O faturamento provavelmente está na sua lista de tarefas que você sabe que precisa fazer, mas prefere não. Vamos apresentá-lo a outro pequeno robô que pode tirar um pouco dessa carga de trabalho da sua mesa.

Visão geral:o que é faturamento automatizado?

Um sistema de faturamento automatizado refere-se a uma solução de software que fatura ou fatura os clientes sem intervenção manual significativa. O sistema funciona especialmente bem em empresas que cobram dos clientes um valor recorrente todos os meses por meio de um modelo de assinatura ou retenção.

Por exemplo, uma pequena loja de vinhos perto de mim oferece um serviço mensal em que eles embalam três garrafas de vinho habilmente escolhidas por US $ 25. Se eles usassem um sistema de cobrança automatizado, não precisariam se preocupar em processar manualmente a cobrança recorrente. Em vez disso, o software de cobrança deles cuidaria disso e os notificaria apenas se meu cartão expirasse ou fosse recusado após várias tentativas.

Consultórios, advogados e consultórios médicos também podem se beneficiar da implementação de um sistema de cobrança automatizado, mesmo que não cobrem um valor uniforme de clientes e pacientes.

Os sistemas de faturamento automatizado operam faturando os clientes e aceitando o pagamento ou cobrando automaticamente dos clientes com um método de pagamento registrado.

Você pode encontrar faturamento automatizado em soluções de software independentes como parte do software de faturamento ou incluídas no software de contabilidade. A forma como você decide configurar um sistema de cobrança automatizado depende das necessidades de sua empresa e dos recursos disponíveis em sua linha de software atual.

3 vantagens de configurar um sistema de faturamento automatizado

O faturamento automatizado pode trazer dinheiro para o seu negócio mais rapidamente, tirando uma grande tarefa do seu prato.

1. Faturamento mais oportuno

O modelo de assinatura ganhou tanta popularidade em parte porque garante um fluxo de receita constante. No entanto, essencial para o processo é o faturamento pontual; quando você fatura os clientes de forma inconsistente, você coleta a receita de forma inconsistente.

O software de faturamento automatizado não precisa fazer malabarismos com vários trabalhos, ao contrário de você como proprietário de uma pequena empresa. Os sistemas de faturamento automatizados faturarão seus clientes no prazo.

2. Economia de tempo

Pode levar horas para enviar faturas comerciais, especialmente se você estiver usando um sistema de cobrança em papel. Tenho certeza de que você gostaria de recuperar as horas que passou imprimindo contas, dobrando-as, colocando-as em envelopes e colocando selos.

Os sistemas de faturamento automatizado geralmente operam digitalmente. Eles não apenas ajudam sua empresa a ficar sem papel, mas também liberam o último domingo de cada mês que você dedica ao faturamento.

Além disso, todos os softwares de cobrança automatizados têm um recurso de “advertência” que repete cartões recusados ​​e notifica os clientes sobre um método de pagamento vencido ou recusado, solicitando que eles o atualizem. Sem a automação, você ficaria preso tendo que coletar informações de pagamento válidas.

3. Redução de erros

A cobrança manual de clientes inevitavelmente leva a erros administrativos. Você pode evitar erros humanos configurando corretamente um sistema de faturamento automatizado. Menos intervenção humana leva a menos erros de faturamento que podem irritar seriamente os clientes.

Como configurar um sistema de faturamento automatizado eficaz para sua empresa

O sistema de faturamento automatizado ideal requer pouca ou nenhuma atenção depois de configurado. Veja como começar a escolher e configurar um novo sistema de faturamento automatizado.

1. Pesquise software de faturamento específico do setor

Os consultórios médicos não podem usar o mesmo software de faturamento automatizado que as floriculturas. Se houver considerações especiais que você precisa considerar no processo de cobrança, como pagamentos de seguro, certifique-se de escolher uma solução de cobrança automatizada que possa acomodá-la.

2. Garanta a integração com o software de contabilidade existente

Certifique-se de que seu sistema de faturamento automatizado se integre ao seu software de contabilidade, caso ainda não esteja integrado.

Suponha que sua empresa use o método de contabilidade de competência. O sistema de faturamento deve registrar automaticamente os lançamentos contábeis que reconhecem a receita e as contas a receber quando as faturas são emitidas e atualizar seus livros novamente quando os clientes efetuam o pagamento. As empresas de regime de caixa reconhecerão a receita somente quando os clientes pagarem.

A implementação de um sistema de cobrança que não se comunica com seu software de contabilidade é apenas empurrar sua carga de trabalho de cobrança atual para a contabilidade.

3. Migrar dados de pagamento do cliente

Depois de selecionar o software de faturamento certo para atender às necessidades de sua empresa, comece a importar as informações de pagamento de seus clientes para o novo sistema.

Parte da integração do software de contabilidade deve incluir a migração perfeita dos dados do cliente.

4. Configure um portal de pagamento do cliente

Quase todos os sistemas de faturamento automatizados incluem um portal online voltado para o cliente que aceita pagamentos online e permite que os clientes baixem faturas e atualizem seus métodos de pagamento.

Personalize o portal de pagamento com o nome e o logotipo da sua empresa para que os clientes saibam que estão acessando o site correto para pagar suas contas.

5. Personalizar faturas

Se você estiver usando um software de cobrança para criar faturas recorrentes, personalize-as adicionando o nome da empresa, logotipo, informações de pagamento automático e informações de contato. Você não quer mudar de sistema de cobrança e deixar seus clientes se perguntando a quem estão pagando.

6. Revise as transações regularmente

Se você assistiu ao filme Eu, Robô , você sabe que não deve deixar tudo para os robôs. Vá regularmente ao seu sistema de faturamento e teste-o quanto à precisão. Garanta sua precisão selecionando aleatoriamente pelo menos 10% de suas transações mensais e, em seguida, verifique se elas refletem com precisão o valor que cada cliente deve.

Você também deseja verificar se seu software de cobrança não está perdendo nenhum cliente. Gere um relatório de contas a receber de seu software de contabilidade e compare-o com a lista de clientes faturados em seu software de faturamento.

Dicas para usar um sistema de faturamento automatizado

Aqui estão algumas maneiras de facilitar a transição para um novo sistema de faturamento.

1. Avise seus clientes

Os esquemas de phishing inundam muitas de nossas caixas de entrada e você não quer que os clientes pensem que uma fatura recém-projetada é a última tentativa de um golpista de enganá-los em centenas de dólares.

Envie um e-mail especial ou inclua uma nota na fatura final antes da mudança, explicando sua transição para um sistema de cobrança atualizado.

2. Considere ajustar as condições de pagamento

A configuração de um novo sistema de cobrança é um ótimo momento para ajustar suas condições de pagamento.

Digamos que antes de implementar um sistema de cobrança automatizado, sua empresa cobrava dos clientes pelo correio com condições de pagamento líquidas de 30. Seu novo sistema é totalmente sem papel, o que significa que não há atraso entre o faturamento e os clientes que recebem suas contas, e os clientes podem pagar suas contas online. É razoável encurtar seus prazos de pagamento em troca da conveniência adicional.

3. Explore as opções de forma de pagamento

Muitas ferramentas de software de faturamento automatizado possuem portais on-line que permitem que os clientes paguem faturas usando qualquer número de métodos de pagamento, desde cheques eletrônicos até os principais cartões de crédito. Se sua empresa aceita apenas cheques enviados, agora é um bom momento para facilitar o pagamento dos clientes.

Não vou cobrar mais tarde

Todos nós adoramos ser pagos, mas nem todo mundo adora passar horas faturando clientes e fazendo a contabilidade para isso. O faturamento automatizado oferece às pequenas empresas o benefício de faturar os clientes agora - não mais tarde - sem adicionar outra tarefa onerosa à lista.