Reconciliação do razão geral:um guia passo a passo

Mesmo com a ajuda do software, erros ainda acontecem. Para detectar e corrigir erros contábeis, siga este guia para concluir uma reconciliação do razão geral.
Se você sabe como equilibrar um talão de cheques, está a mais da metade do caminho para aprender a equilibrar um livro-razão.

Visão geral:o que é reconciliação do razão geral?

O razão geral armazena transações comerciais organizadas por conta. A reconciliação da contabilidade geral garante que você registre corretamente cada transação comparando os documentos de origem - extratos, cheques e faturas - com registros contábeis.

Antes da existência do software de contabilidade, as empresas registravam todas as transações comerciais em um “diário geral”, um registro cronológico de transações. A mesma transação é anotada em outro livro chamado “razão geral”, que mantém um saldo de cada conta.

Digamos que seja 1999 e sua empresa receba uma conta de serviços públicos de US$ 500. Você abriria o diário geral e registraria uma entrada no diário:

Data	Conta	Débito	Crédito
15/10/20	Despesa de utilitários	$ 500
	Contas a pagar		$ 500
	Para eletricidade em setembro - Fatura nº 1044

Em seguida, você abriria o razão geral para atualizar os saldos das contas afetadas. A seção de contas a pagar do seu razão geral ficará assim.

Data	Transação	Débito	Crédito	Saldo
Saldo inicial				$ 1.000
1/10	Conta telefônica - Fatura nº 4194		$ 100	$ 1.100
5/10	Material de escritório (pago) - Fatura nº 33	$ 300		$ 800
15/10	Utilitários - Fatura nº 1044		$ 500	$ 1.300

Você pode imaginar como seria fácil cometer erros ao registrar a mesma transação em dois lugares. Os contadores conduziam regularmente reconciliações do razão geral para detectar erros.

O diário geral e o livro-razão ainda existem na era moderna da contabilidade, mas não em formato analógico. Em vez de registrar cada transação em dois lugares, você registra as transações uma vez, reduzindo a probabilidade de erros de transposição.

Agora, uma reconciliação de contabilidade geral parece diferente - e é mais fácil - graças ao advento do software de contabilidade. Sua empresa ainda deve realizar reconciliações do razão geral pelo menos trimestralmente para detectar erros nos valores e categorias de transações. A tecnologia não está imune a erros.

Como preparar uma reconciliação do razão geral

A contabilidade exige precisão e paciência. Faça algumas respirações de limpeza antes de chegar ao primeiro passo.

1. Compare os saldos das contas iniciais e finais

Antes de iniciar o mergulho profundo em suas transações comerciais, verifique se os saldos finais do período anterior das contas de ativos, passivos e patrimônio são iguais aos saldos iniciais deste período, até o centavo. Se você usar um software de contabilidade, poderá concluir esta etapa rapidamente, pois é improvável que seu software tenha cometido um erro, mas isso pode acontecer.

As contas temporárias - receitas e despesas - começam em zero no início de cada período. O software de contabilidade pode preparar automaticamente os lançamentos de fechamento no final de cada período contábil, zerando receitas e despesas para um novo começo no próximo período. Feche seus livros pelo menos anualmente, mas é uma prática recomendada fazer isso mensalmente.

Aqueles que mantêm seus livros manualmente devem tomar seu tempo neste primeiro passo. Você não quer quebrar seu cérebro mais tarde tentando descobrir o que acaba sendo um erro clerical sem sentido.

Para comparar os saldos de contas iniciais e finais, observe o balancete ajustado de sua empresa do período contábil anterior e o razão geral deste período contábil. Para contas de ativos, passivos e patrimônio, combine o saldo final no balancete com o saldo inicial do razão geral. As contas de receitas e despesas devem começar com saldo zero.

Estou conduzindo uma reconciliação do razão geral para uma empresa de amostra que usa o QuickBooks Online. Combinei o saldo da conta de caixa da empresa em 30 de setembro de 2020 com o saldo de abertura do razão geral de outubro.

2. Reconciliar contas com o razão geral

É hora de arregaçar as mangas para a auditoria geral. Conta por conta, vasculhe todas as transações listadas em sua contabilidade para o período. Certifique-se de ter documentação que comprove a data, o valor em dólares e as contas envolvidas.

Sua conta bancária é provavelmente a mais ativa, o que significa que levará mais tempo para reconciliar. A maioria dos pacotes de software de contabilidade possui um recurso de reconciliação bancária que automatiza parte do processo.

Se você não é a única pessoa com acesso aos fundos da sua empresa, deve combinar a documentação de aprovação para cada transação. Um auditor em algum lugar agradecerá.

Depois de reconciliar suas contas de caixa, você pode passar para outras contas menores. Alguns softwares de contabilidade, o QuickBooks Online, por exemplo, possuem uma ferramenta de reconciliação de contas para contas não monetárias.

Os contadores manuais precisam adicionar uma etapa extra aqui. Como você armazena transações no diário geral e no razão geral, há uma chance de você estar perdendo uma transação em um só lugar. Crie uma coluna em seus livros para marcar quando as transações no razão geral e no diário geral corresponderem. Você também deve recalcular o total de cada conta para eliminar erros administrativos.

Digamos que eu queira reconciliar a última transação na conta de contas a pagar da nossa empresa de amostra.



Para concluir a reconciliação, puxei a fatura da empresa, que corrobora a data e o valor da transação

3. Criar entradas de correção

Então, você concluiu uma reconciliação de conta e percebeu que um valor foi inserido incorretamente. Não entre em pânico:você pode corrigi-lo com uma entrada de correção.

É uma prática recomendada não editar uma entrada incorreta. Em vez disso, registre uma entrada de correção. Você pode reverter a transação incorreta e criar uma nova entrada. Ou você pode criar uma nova entrada que corrija o erro de uma só vez. É menos provável que você cometa outro erro se tentar o método anterior.

Por exemplo, descobri que alguém registrou o pagamento incorretamente de um cliente chamado Travis. O livro-razão diz que ele pagou US$ 81, mas o cheque mostra que ele pagou US$ 810.

Reverta a entrada incorreta trocando as contas originalmente debitadas e creditadas:

Conta	Débito	Crédito
Contas a Receber - Travis	$ 81
Dinheiro		$ 81

Em seguida, registre a entrada correta:

Conta	Débito	Crédito
Dinheiro	$ 810
Contas a Receber - Travis		$ 810

Se você identificou uma transação ausente em seus livros, registre uma entrada no diário como se não a tivesse perdido em primeiro lugar.

4. Preparar lançamentos de ajuste

É costume registrar a depreciação e outros lançamentos de ajuste no final do período contábil, depois de ter certeza de que não há erros em seus livros. Seu software de contabilidade pode gerar automaticamente lançamentos contábeis recorrentes quando apropriado.

Por exemplo, a empresa de amostra configurou um lançamento contábil recorrente que registra $ 500 em depreciação de maquinário no final de cada mês.

Conta	Débito	Crédito
Despesa de Depreciação - Máquina	$ 500
Depreciação Acumulada - Máquina		$ 500

Os lançamentos de ajuste para despesas acumuladas e receita diferida devem eventualmente ser revertidos para evitar distorções em sua posição financeira.

5. Gerar relatórios

Parabéns, você terminou! Eu sinto que algum tipo de música tipo filme de super-herói deveria começar a tocar em segundo plano.

Agora que você está confiante na precisão dos saldos de suas contas, você pode gerar as demonstrações financeiras básicas para analisar suas transações contábeis.

Em essência, você acabou de realizar uma demonstração de resultados e uma reconciliação do balanço patrimonial. Quando você usa um software de contabilidade para redigir demonstrações financeiras, não precisa fazer outra reconciliação de conta contábil... até o próximo mês.

Não espere

A temporada de impostos não é o único momento em que você deve pensar em conciliar a contabilidade. Arquivar seus impostos é estressante o suficiente, e tentar corrigir erros cometidos meses atrás ao mesmo tempo só aumentará seu estresse.