Como a função do secretário da empresa deve evoluir para continuar a agregar valor ao conselho

O papel do secretário da empresa em apoiar a eficácia do conselho às vezes pode ser esquecido. Eles fornecem um serviço valioso como repositório de conhecimento corporativo, regulamentos e boa governança. Como resultado, muitas vezes são indispensáveis ​​para apoiar a eficácia do conselho e, principalmente, para apoiar o presidente.

Hoje, o desafio da pandemia - uma das maiores crises que o mundo enfrentou em gerações - exige que eles se intensifiquem e forneçam valor e apoio adicionais ao conselho. Para garantir que o conselho permaneça eficaz, os secretários da empresa precisam ampliar suas atribuições de administração e se tornarem facilitadores e facilitadores dos processos essenciais do conselho.

Quatro linhas de visão

Como facilitadores, os secretários da empresa precisam garantir que os conselhos continuem a se concentrar em ter quatro linhas de visão, e ajudar a implementar processos eficazes para garantir que cada perspectiva agregue valor:

• Supervisão: Os conselhos devem ter processos em vigor para garantir supervisão e responsabilidade eficazes.
• Discernimento: Conselhos eficazes entendem a empresa, o motor financeiro e a vantagem competitiva da organização e o ambiente externo de negócios. Esse insight leva a uma avaliação mais objetiva e capacitadora do desempenho e da estratégia.
• Previsão: A capacidade de antecipar, ver o que está por vir e as forças futuras que impactarão a competitividade e a sustentabilidade do negócio é fundamental para a compreensão eficaz do risco e do desenvolvimento da estratégia.
• Retrospectiva: Conselhos eficazes podem trazer conhecimento significativo para a empresa, a retrospectiva para lembrar iniciativas anteriores e refletir sobre o que é bom, aprendizados ruins e feios com o passado.

Avaliações do diretor, planejamento de sucessão e induções

Como já se passou mais de um ano desde que a pandemia global foi declarada, hoje é o momento certo para análises do CEO, conselho e presidente. Para garantir que os membros do conselho estejam preparados para o futuro, o secretário da empresa deve, trabalhando junto com a cadeira, facilitar análises de desempenho de 360 ​​graus, composto por pesquisas qualitativas e quantitativas com base em entrevistas e pesquisas online.

É importante começar com uma revisão do CEO - afinal, seu papel de liderar a organização para o futuro é o mais importante no conselho.

No final do processo de revisão, deve haver clareza sobre as próximas etapas, com expectativas claras e resultados confirmados para o CEO e diretores, acordado por todas as partes. O secretário da empresa deve garantir que qualquer treinamento acordado seja organizado e ocorra, bem como ajudar na transição daqueles que não são mais adequados para a função.

Quer o CEO ou os diretores estejam à altura ou não, o secretário da empresa precisa trabalhar em estreita colaboração com o presidente para ajudar a facilitar o planejamento da sucessão. Para garantir a continuidade dos negócios, é fundamental que o CEO certo seja empregado. Isso pode significar olhar internamente para a profundidade do talento abaixo do CEO, ou possíveis candidatos em outras organizações. Após a identificação de um possível candidato pelo conselho, eles poderiam ser orientados por um diretor durante vários anos, para que, quando chegar a hora, o candidato certo possa ingressar na empresa com perfeição. O secretário da empresa também pode assumir a parte administrativa de qualquer mentoria.

O secretário da empresa deve estar fortemente envolvido em garantir o funcionamento bem-sucedido do processo de indução para diretores - algo que é mais importante do que nunca no mundo virtual em que operamos atualmente. Garantir que todas as novas nomeações para o conselho dê uma contribuição valiosa o mais cedo possível eles devem olhar para o processo de indução como uma jornada de 18 a 24 meses. Isso significa que os novos ingressantes não devem mais ser deixados com uma caixa de material de leitura e instruídos a continuar com ela, como costumava acontecer no passado. O secretário da empresa precisa garantir que o treinamento formal de governança seja entregue para que os novos iniciantes aprendam sobre as responsabilidades, riscos, competência financeira, incluindo como ser eficaz nas reuniões do conselho. Eles devem estar envolvidos na criação de um sistema de amizade com um diretor estabelecido para que o novo membro do conselho possa aprender sobre as decisões anteriores, e como as coisas funcionam. Além disso, o secretário da empresa deve organizar um programa de visitas e experiências para que o novo diretor possa realmente entrar em contato com a organização, e as secretárias devem realizar feedback implacável para que o processo de indução possa melhorar com o tempo.

Risco e estratégia

A pandemia revelou processos de risco em muitas empresas acadêmicas, impraticável e, em alguns casos, simplesmente impraticável. Muitos conselhos estavam cegos para os riscos críticos de negócios. O secretário da empresa precisa ajudar o conselho na avaliação de riscos futuros. Eles precisam trabalhar em estreita colaboração com o conselho para desafiar sua compreensão e, portanto, seu apetite de risco, e garantir que eles se preparem efetivamente para o futuro. Essa abordagem deve ajudar a permitir que o conselho identifique e transforme qualquer risco futuro em sua vantagem comercial e assegure a sobrevivência a longo prazo de sua organização.

Próximos passos

Com a atenção dos comitês focados em navegar por um caminho através da pandemia, o secretário da empresa deve desenvolver seu papel para garantir que o conselho continue a realizar processos críticos que proporcionem boa governança e tomada de decisão eficaz. Isso significa que os secretários da empresa precisam ampliar seu papel para se tornarem facilitadores e capacitadores nas áreas de supervisão até a previsão, críticas do diretor, planejamento de sucessão e induções, bem como em risco e estratégia.

Eles também devem manter suas outras funções-chave de governança e administração. Isso inclui verificações de saúde de governança, redigir políticas para o conselho e implementá-las, e lidar com toda a administração em torno das reuniões do conselho, entre outros.

Para aquelas organizações que carecem ou precisam do apoio de uma secretária da empresa em um projeto ou em uma base contínua, podemos ajudar terceirizando os serviços de secretaria da empresa. Oferecemos secretários de empresa dedicados à sua boa governança. Eles são facilitadores que mantêm conformidade e altos padrões de governança corporativa, ao mesmo tempo que vai além para apoiar a eficácia geral do seu conselho, para que você possa se concentrar na gestão do seu negócio.