O que é o processamento de faturas? Definição e como processar

O processamento da fatura envolve o ciclo completo de recebimento de uma fatura do fornecedor, aprovando, estabelecendo uma data de remessa, pagando a fatura, e, em seguida, registrá-lo no razão geral. É um aspecto crítico da gestão de uma empresa.

Quando as faturas do fornecedor não são pagas dentro do prazo, pode interromper o fluxo de entrada de serviços, suprimentos e matérias-primas e prejudicam as relações com seus fornecedores. Um ou dois pagamentos perdidos podem ser perdoados, mas o atraso contínuo prejudicará seu negócio.

Graças aos avanços da tecnologia, desculpas como "o cheque está no correio" simplesmente não servem mais quando se trata de processamento de faturas. Seus fornecedores sabem que a maioria das empresas usa algum tipo de sistema automatizado para receber e registrar suas faturas e colocá-las no pipeline de pagamento.

Quando seus fornecedores não recebem pagamentos em dia, eles tomarão medidas para proteger seus balanços.

O que é o processamento de faturas?

O rastreamento e pagamento de faturas de fornecedores, O processamento de faturas é a série de etapas que ocorrem desde o momento em que uma fatura do fornecedor é recebida até que seja paga e registrada na contabilidade.

Se uma fatura é recebida por correio, como um PDF anexado a um e-mail, ou como uma fatura eletrônica, as informações que ele contém devem primeiro ser digitalizadas manualmente ou automaticamente em seu sistema de contabilidade. De lá, a fatura passa por um workflow específico de aprovação e pagamento.

Principais vantagens

• Sem um fluxo de trabalho de processamento de faturas eficiente, as contas não serão pagas em tempo hábil.
• Verifique a exatidão de todas as faturas do fornecedor à medida que são recebidas, para garantir que os bens ou serviços sendo cobrados foram recebidos.
• Encaminhe as faturas para os aprovadores apropriados antes de agendá-las para pagamento.
• Se houver discrepâncias nos valores cobrados ou nas quantidades recebidas, resolva-os no início do processo para que as contas não sejam pagas incorretamente.
• Assim que a fatura for paga, deve ser registrado no razão geral.

Fluxo de Trabalho de Processamento de Fatura

É importante estabelecer um fluxo de trabalho de processamento de faturas eficiente. Em um nível básico, este fluxo de trabalho inclui:

Recibo de fatura: O departamento de contabilidade verificará se o produto ou serviço foi adquirido. Em seguida, ele fará a correspondência entre o valor cobrado e o valor do pedido de compra (PO) original. Se houver uma discrepância nos valores cobrados (em relação ao PO), o problema deve ser resolvido com o fornecedor antes que a fatura seja encaminhada para aprovação.

Aprovação da fatura: Se a informação estiver correta, a fatura é então encaminhada para aprovação de acordo com as políticas da empresa.

Pagamento da fatura :Uma vez aprovado, a fatura será definida para pagamento com base nos termos que foram negociados com o fornecedor. Em alguns casos, as empresas podem optar por pagar uma fatura antecipadamente, a fim de aproveitar um desconto (por exemplo, 1% Net 10, ou uma economia de 1% se você pagar a conta em 10 dias ou menos).

Ter um fluxo de trabalho de processamento de faturas estabelecido torna seu departamento de contas a pagar mais eficiente, pois eles rastreiam o que é devido aos fornecedores, garantir que os pagamentos sejam devidamente aprovados e processar os pagamentos. Informações precisas sobre contas a pagar são essenciais para produzir um balanço patrimonial preciso.

Quando uma fatura pode ser processada?

Uma fatura pode ser processada para pagamento depois que todas as etapas acima foram concluídas e a fatura foi aprovada e inserida no sistema.

Como você processa uma fatura para pagamento?

Qual é o lançamento contábil manual para processamento de faturas?

Assim que uma fatura do fornecedor é recebida, deve ser inserido no sistema de contabilidade da sua empresa. Registrado no balanço como um passivo, o valor faturado torna-se uma conta a pagar (AP) e é normalmente compensado como uma despesa na demonstração de resultados.

Como inserir uma fatura no sistema de contas a pagar em 5 etapas

Use estas cinco etapas fáceis para inserir uma fatura no sistema de contas a pagar:

1. Assim que a fatura for aprovada (usando as etapas descritas acima), insira a fatura como um crédito na conta de contas a pagar do Razão.
2. Uma vez inserido, o item é classificado como uma “fatura em aberto”.
3. Insira a data de pagamento da fatura com base nos termos predeterminados (considere aproveitar todas as oportunidades de desconto que foram fornecidas).
4. Deite o valor nas contas apropriadas (a maioria dos itens AP são registrados como despesas na demonstração de resultados, mas há casos em que uma compensação pode ser registrada em ativos pré-pagos ou ativos fixos).
5. Assim que uma fatura em aberto for paga, é removido das contas a pagar com um débito e um crédito de compensação em dinheiro.

Automação de processamento de faturas

O processamento manual de faturas é demorado, caro, e sujeito a erros. Levvel Research, estima que 50% das empresas ainda não automatizaram seus processos de contas a pagar, enquanto 24% digitalizam e enviam suas faturas por e-mail e 23% dependem de processos manuais. O custo associado a esses processos manuais é alto:onde custa cerca de US $ 10 para processar manualmente uma fatura, essa despesa cai 79% para $ 2,07 por fatura quando o software de automação de processamento de faturas é implementado.

Ao automatizar o processo de gerenciamento de faturas, as equipes de contabilidade são capazes de:

1. Processe faturas de fornecedores de maneira consistente com mais rapidez e eficiência.
2. Evite perder faturas e a necessidade de pesquisar ou voltar aos fornecedores para obter uma cópia desses documentos.
3. Elimine taxas atrasadas que os fornecedores cobram quando as contas não são pagas a tempo.
4. Aproveite os descontos de pagamento antecipado que muitos fornecedores oferecem em troca do pagamento de contas no prazo de 10 a 15 dias após o recebimento.
5. Erradique a reinserção manual de dados em vários sistemas que demoram, mão de obra e esforço.
6. Apoie as boas relações com os fornecedores em um mundo onde o próximo cliente está, literalmente, a um toque de tela ou clique do mouse de distância.
7. Mantenha a cadeia de suprimentos em movimento, garantindo que os fornecedores sejam pagos e os materiais / suprimentos fluam para sua empresa conforme o esperado.
8. Concentre-se em projetos mais importantes que são essenciais para o sucesso do negócio (em vez de tarefas repetitivas de entrada de dados).

Software de automação de processamento de faturas

O software de processamento automatizado de faturas permite que as empresas adotem uma abordagem mais “direta” para o gerenciamento de contas a pagar. Também ajuda a liberar as equipes de contabilidade para se concentrarem em tarefas mais importantes. As principais funcionalidades do software incluem codificação padronizada, fluxos de trabalho de aprovação automatizados, e painéis que mostram quais fornecedores foram pagos, quais faturas estão definidas para pagamento e quais ainda precisam ser aprovadas.

Algumas plataformas de automação de processamento de faturas integram-se diretamente com plataformas ERP, o que ajuda a aumentar a precisão e a pontualidade dos pagamentos. Ao simplificar o processo de contas a pagar, essas plataformas de software ajudam as organizações a melhorar sua gestão de caixa e agilizar o processo de fechamento financeiro.