Despesas de venda de SaaS e contabilidade de computação em nuvem:um guia especializado para 2021

Software as a service (SaaS) é o modelo de vendas de software de crescimento mais rápido, mas a complexidade contábil pode representar desafios. Muitos dos desafios surgem de como os provedores de SaaS oferecem seus serviços:As complexidades das assinaturas podem dificultar a análise precisa de como aplicar as regras de contabilidade, impostos sobre vendas, renovações de contratos, comissões e outras variáveis.

As equipes financeiras precisam desvendar as particularidades da contabilidade SaaS para garantir que eles estejam relatando e prevendo adequadamente - sem mencionar que se mantêm em conformidade com as regras do Financial Accounting Standards Board (FASB) e do International Financial Reporting Standards (IFRS) e com as leis tributárias relevantes.

O que é contabilidade SaaS?

O crescimento da indústria coincidiu com mudanças significativas na contabilidade de SaaS. Entre os mais recentes - e impactantes - estão ASC 606 e IFRS 15.

O ASC 606 do FASB:Receita de Contratos com Clientes substitui as regras do ASC 605:Reconhecimento de Receita, enquanto o IFRS também alterou sua orientação para combinar as regras do FASB mais de perto (mas não exatamente) com o IFRS 15:Receita de Contratos com Clientes. Em ambos os casos, as regras estabelecem que uma porcentagem significativa das receitas e despesas de uma empresa de SaaS devem ser reconhecidas ao longo da vida da assinatura do serviço, e não quando são recebidas ou incorridas.

Isso criou um conjunto padronizado globalmente - embora complexo - de regras para a contabilidade de SaaS que se aplicam às empresas se atenderem a certos critérios, nomeadamente:

• A empresa retém a posse exclusiva do software , e os clientes não têm direito contratual de tomar posse do software, ao contrário do licenciamento ou compra de software.
• Clientes pode não executar o software por conta própria ou em hardware de terceiros.
• A empresa funcionários administram os serviços SaaS , e a entrega das obrigações de desempenho não pode ocorrer pelo cliente ou terceiros.

A maioria dos provedores de SaaS atendem a todos os três critérios, tornar as regras de contabilidade especializada amplamente aplicáveis ​​a este mercado.

Desafios comuns de contabilidade de SaaS

Mesmo com a estrutura robusta que as regras do FASB e IFRS fornecem para o reconhecimento de receitas e despesas, Os provedores de SaaS enfrentam obstáculos contábeis adicionais. Esses desafios podem causar problemas significativos de relatórios financeiros; risco de não conformidade com o estado, impostos federais e internacionais e outras regras e regulamentos; e determinar números como valor de vida do cliente (CLV), uma tarefa complexa para equipes financeiras.

Vejamos três áreas específicas de desafio de contabilidade de SaaS.

Saber quando reconhecer receita

O desafio mais comum - e significativo - para empresas de SaaS é saber quando reconhecer a receita. Como o cliente nunca "obtém o controle" do bem ou serviço, as regras gerais de reconhecimento de receita não se aplicam. Em vez de, As regras do FASB exigem que as empresas de SaaS reconheçam grande parte de sua receita ao longo do prazo do contrato, na maioria dos casos. Isso é verdade se o provedor de SaaS recebe o saldo total do serviço antecipadamente ou utiliza um semanal, por mês, modelo de assinatura trimestral ou anual.

Saber como gerenciar despesas

Os provedores de SaaS também devem distribuir muitas de suas despesas ao longo do prazo do contrato ou da vida útil estimada do relacionamento com o cliente. Saber quais despesas as empresas devem amortizar e quais podem ser reconhecidas imediatamente é essencial. Como receitas, o negócio SaaS deve reconhecer certas despesas em determinados momentos.

Cobrando imposto sobre vendas

Gerenciar o imposto sobre vendas é outro desafio significativo para os provedores de SaaS, que muitas vezes têm forças de trabalho remotas e operações e vendas que abrangem vários estados. Embora as empresas de SaaS nem sempre sejam obrigadas a coletar impostos sobre vendas de seus serviços, alguns estados tributam software em algumas ou todas as categorias de serviços. As empresas SaaS são responsáveis ​​pelas regras de imposto sobre vendas nos estados em que têm presença física.

Como lidar com impostos de SaaS

Os provedores de SaaS exigem algum conhecimento de contabilidade especializado para evitar erros dispendiosos. A tributação é uma das áreas mais complexas e tem potencial para penalidades significativas.

Empresas SaaS e imposto sobre vendas

A falta de software físico e a natureza baseada na Web das empresas de SaaS tornam a tarefa de saber quando cobrar impostos sobre vendas uma questão complicada. Alguns estados, como Arizona e Nova York, tratar SaaS da mesma forma que qualquer software vendido na loja ou comprado e baixado, e o imposto sobre vendas é aplicado em conformidade. Outros estados, incluindo Califórnia e Nova Jersey, veja o SaaS apenas como um serviço que não é tributável. Ainda mais confuso, alguns estados não exigem que as empresas de SaaS coletem impostos sobre vendas, mas as cidades dentro deles, como Illinois e a cidade de Chicago.

Para complicar ainda mais as coisas, As empresas de SaaS que operam em vários estados devem seguir as regras do nexo para determinar se precisam coletar impostos sobre vendas. Embora a definição básica de "nexo" signifique ter uma "presença física substancial" em um estado, o comércio baseado na Internet gerou mudanças na forma como esse conceito é interpretado.

Alguns estados promulgaram leis de "conexão de afiliados" que estipulam que empresas de fora do estado estabelecem uma conexão física por meio de funcionários locais, empreiteiros, afiliados ou outros representantes devem coletar impostos sobre vendas nesses estados. Outros introduziram regras de "nexo econômico" exigindo que empresas de fora do estado coletem impostos sobre vendas após atingir um certo limite de receita de vendas ou volume de transações naquele estado.

Tipos de despesas SaaS

As empresas de SaaS têm muitas das mesmas despesas de qualquer empresa, além de algumas despesas exclusivas para fornecedores de software e organizações baseadas na nuvem. Geralmente, eles se enquadram em quatro categorias de despesas:

1. Geral e administrativo. As despesas gerais e administrativas compreendem os custos operacionais do dia-a-dia de administração de uma empresa que não se relacionam com a produção de um bem ou serviço. Embora não esteja relacionado à produção de um produto ou serviço do provedor de SaaS, Os gastos com SG&A ainda são necessários para manter o negócio funcionando. Despesas SG&A comuns incluem espaço de escritório, Serviços de utilidade pública, suprimentos de escritório e folha de pagamento.

2. Vendas e Marketing. As despesas de vendas e marketing são a parte "S" do SG&A KPI comumente usado e estão relacionadas aos esforços de um provedor de SaaS para divulgar e promover seus serviços. Despesas de vendas e marketing incluem impressão, TELEVISÃO, custos de publicidade digital, material de vendas e marketing, despesas do site voltadas para o cliente, ferramentas de automação de marketing e custos de relações públicas.

   Semelhante à equipe de P&D, essas despesas devem incluir a folha de pagamento da equipe de vendas e marketing, incluindo comissões.

3. Pesquisa e desenvolvimento (P&D). Despesas de P&D podem ser uma grande parte do orçamento de um provedor de SaaS, especialmente nas fases iniciais. Essas despesas abrangem o custo do equipamento, licenciamento de software e quaisquer outras despesas incorridas com o desenvolvimento do software e serviços.

   Embora a maior parte da folha de pagamento seja considerada uma despesa SG&A, os custos de pessoal para desenvolver o software e serviços que um provedor de SaaS vende, como os salários da equipe de engenharia, fazem parte de P&D.

4. Custo dos produtos vendidos (CPV). O custo dos produtos vendidos (COGS) é estritamente para despesas diretas necessárias para entregar o aplicativo SaaS. Entre os custos mais comuns que compõem o COGS para um negócio SaaS estão despesas de hospedagem e servidor e taxas de transação. Provedores de SaaS também podem usar uma métrica relacionada, custo de receita, incluindo todos os componentes de COGS e custos diretos para a função de vendas, como comissões, descontos de vendas, distribuição e marketing. Como COGS, custo da receita exclui custos indiretos de G&A, como salários de gerentes, que não se atribuem a uma venda.

As empresas de SaaS podem reconhecer algumas das despesas acima imediatamente, enquanto eles devem adiar outros.

Despesas e receitas incorridas e diferidas

As regras de relatórios financeiros exigem que as empresas de SaaS distribuam muitas de suas despesas ao longo do prazo do contrato ou da vida útil estimada do relacionamento com o cliente, o que for mais longo. Existem regras específicas sobre quais despesas os provedores de SaaS podem adiar e como eles devem lidar com despesas específicas, como comissões de vendas.

Despesas, comissões e receitas

A maioria dos provedores de SaaS utiliza o método de contabilidade de acréscimo, o que significa que eles registram a receita quando uma transação de compra é obtida, não quando o dinheiro é recebido.

A chave aqui é diferir essas despesas e reconhecê-las em porções iguais ao item de receita ao qual estão vinculadas. Por exemplo, um $ 1, A comissão de 200 para um contrato de cliente de 12 meses veria a comissão dividida em 12 montantes iguais de $ 100, com $ 100 removidos do balanço patrimonial da seção de passivos e adicionados aos ativos, apresentado na demonstração do resultado quando reconhecido.

Reconhecimento de receita para empresas de SaaS

O princípio de reconhecimento de receita, sob a contabilidade de competência, exige que as receitas sejam reconhecidas na demonstração do resultado no período em que são realizadas e ganhas - não necessariamente quando o caixa é recebido. Contas de receita ganha para bens ou serviços que foram fornecidos ou executados, respectivamente. A maioria dos provedores de SaaS usa o método de contabilidade de acréscimo, o que significa que eles registram a receita quando a venda é feita, não em regime de caixa, que registra a receita quando o dinheiro é recebido.

ASC 606 e IFRS15 estabelecem quando as empresas devem reconhecer a receita dos serviços contratados. Isso geralmente acontece quando uma empresa transfere o controle do serviço para o cliente. Contudo, porque os clientes SaaS nunca obtêm o controle do serviço, a "transferência" ocorre em incrementos ao longo da vida do contrato. Isso significa que sob ASC 606 e IFRS 15, Os provedores de SaaS devem reconhecer a receita dos serviços vendidos em incrementos ao longo da vida do contrato com o cliente.

5 etapas para reconhecimento de receita contábil de SaaS

ASC 606 fornece uma estrutura de cinco etapas para o reconhecimento de receita. Essas diretrizes delineiam as medidas de reconhecimento de receita apropriadas e eliminam inconsistências e ambigüidade nas práticas contábeis de SaaS.

1. Identifique o contrato com um cliente: As empresas seguem esta etapa quando contratam novos clientes para o serviço.

2. Identifique as obrigações de desempenho do contrato: Para esta etapa, o provedor deve certificar-se de que o contrato declara explicitamente os serviços que está fornecendo, a duração desses serviços (o prazo do contrato) e as obrigações e direitos do cliente e do provedor de SaaS. Isso inclui listar as entregas do serviço, bem como as obrigações.

3. Determine o preço da transação: É o valor que o provedor espera receber pela prestação dos serviços contratados. Esse número abrange o total de todos os serviços autônomos e agrupados, bem como quaisquer descontos.

4. Aloque o preço da transação: Esta etapa requer os cálculos de alocação da seção anterior. Como a maioria das empresas de SaaS trabalha em uma base de assinatura contínua, o cronograma de alocação para contratos mais longos, digamos 12 meses ou mais, pode ser dividido para fins de reconhecimento. Esse cálculo costuma ser de 30 dias, pois é o menor ciclo de faturamento para a maioria dos provedores de SaaS.

5. Reconhecer receitas ao cumprir a obrigação de desempenho: Nesta etapa final, As empresas de SaaS reconhecem a receita à medida que cumprem as obrigações de desempenho e os benefícios do cliente com o serviço ou serviços prestados.

Os provedores de SaaS devem ter um contrato estabelecido com o cliente, serviços claramente definidos, direitos e deveres, e preços e alocação adequados antes de reconhecer a receita de seus serviços.

Supere os desafios de contabilidade SaaS com software de contabilidade

A natureza da contabilidade SaaS requer uma quantidade significativa de conhecimento e percepção. Infelizmente, muitos provedores de SaaS ainda dependem de sistemas e planilhas desconectados e outros processos manuais. Isso geralmente leva à desorganização, omissões e erros onerosos.

Assim, o que as melhores empresas de SaaS estão fazendo para combater esses problemas? Eles estão utilizando um software de gerenciamento financeiro e contábil moderno que oferece integração total, funcionalidade abrangente em contabilidade e finanças. Isso permite que as empresas SaaS simplifiquem e otimizem seus esforços de gerenciamento financeiro, automatizando tarefas manuais, como cálculos de impostos sobre vendas.

O software certo também pode fornecer relatórios financeiros meticulosos que permitem aos provedores de SaaS cumprir com o estado, padrões de contabilidade federais e internacionais e navegar com sucesso auditorias e outros exames financeiros.

Ter um conhecimento sólido das regras de contabilidade das empresas de SaaS é fundamental, mas as regras e regulamentos que regem a contabilidade SaaS podem ser opressoras. É por isso que trabalhar com um parceiro experiente é essencial.

A funcionalidade de reconhecimento de receita do NetSuite permite que as empresas de SaaS segmentem serviços e diferam automaticamente a receita de acordo com regras predefinidas. O sistema cria, atualiza e publica todos os registros de receitas recorrentes automaticamente. Essa automação elimina erros de entrada manual e garante a conformidade com os padrões de contabilidade, como ASC 606 e IFRS 15.