Pedidos de alteração 101:o básico

Como em muitas áreas da vida, a mudança é inevitável quando se trata de projetos de construção. O proprietário decide alterar um design, um furacão atinge e anula os prazos de entrega, um subcontratado subestima seus custos - a lista de motivos continua. Mas a mudança descontrolada pode consumir rapidamente os lucros, até mesmo inviabilizar um projeto.

É por isso que as empresas de construção experientes têm uma regra rígida e rápida:qualquer coisa que exija uma modificação em um contrato de construção existente exige um pedido de alteração, que detalha as revisões no escopo de trabalho de um projeto, custo e cronograma. Executado bem e de forma consistente, pedidos de alteração mantêm clientes e contratados na mesma página e evitam disputas, contas não pagas e até ações judiciais.

O que é uma requisição de mudança?

Um pedido de alteração é oficial, modificação documentada em um contrato de projeto de construção existente. Ele pode ser iniciado pelo proprietário ou pelo empreiteiro. Quando um projeto se expande ou elementos são atualizados, os detalhes são capturados em uma ordem de alteração aditiva. Quando um projeto encolhe ou elementos são rebaixados, essas alterações são anotadas em uma ordem de alteração dedutiva. Em todos os casos, o pedido especifica como a modificação impacta o escopo do trabalho, preço, linha do tempo ou alguns ou todos os itens acima. Tanto o cliente quanto o contratado devem concordar com os termos e assinar para que um pedido de alteração seja válido.

Principais vantagens

• O escopo e o custo dos projetos de construção mudam após o início do trabalho por vários motivos.
• Os pedidos de mudança documentam esses ajustes e são formais, alterações juridicamente vinculativas aos contratos de projetos de construção.
• Os pedidos de mudança são mais eficazes quando são usados ​​consistentemente como parte de um processo documentado.
• A tecnologia pode melhorar drasticamente a visualização do projeto, qualidade de dados e colaboração, tudo isso melhora o processo de pedido de mudança.

Pedidos de mudança explicados

Os pedidos de alteração são parte da rotina dos projetos de construção. Eles alteram o escopo do trabalho estabelecido em um contrato original e são assinados por todas as partes envolvidas - o proprietário do projeto, o contratante e possivelmente o credor e / ou um ou mais subcontratantes. Os motivos para os pedidos de mudança incluem erros de projeto do plano, uma subestimação no tempo ou orçamento necessário para concluir um projeto ou condições imprevistas no local de trabalho. O pedido de mudança contém esses detalhes, seu impacto no escopo do trabalho - talvez seja necessário tempo extra para atender aos novos requisitos - bem como preços revisados. Embora os pedidos de alteração normalmente reflitam trabalho adicional, eles também podem ser o resultado de reduções ou substituições.

A maioria dos contratos de construção contém uma cláusula que especifica como os pedidos de alteração serão tratados. Formalizar o processo antecipadamente pode manter um projeto funcionando sem problemas e dentro do prazo, garantir o fluxo de caixa para o contratante e proteger todos os envolvidos. As empresas de construção precisam de um processo em vigor para garantir que os pedidos de alteração sejam tratados com agilidade para que os projetos continuem sem atrasos indevidos.

Observe que grandes pedidos de alteração podem desencadear um aumento na retenção do projeto, isso é, a parte do pagamento final que é retida por um período definido para garantir que um empreiteiro ou subempreiteiro tenha concluído um projeto de construção completa e corretamente.

Como funcionam os pedidos de alteração?

Um pedido de alteração pode ser iniciado por um proprietário do projeto ou empreiteiro a qualquer momento durante o processo de construção. O contrato original do projeto normalmente estipulará o uso de um formulário de pedido de mudança específico; se não, um pode ser criado em um documento, planilha ou até mesmo escrito à mão. Todas as partes se reúnem para discutir a mudança proposta e seu impacto no escopo do trabalho, custo e cronograma. Depois que todos concordaram e assinaram formalmente, o trabalho pode começar.

Pedidos de alteração são documentos legais, portanto, seu uso não deve ser aleatório. Os especialistas aconselham o uso de um sistema processo transparente com as seguintes práticas recomendadas em mente:

Aborde o processo de mudança no contrato original. Isso normalmente está incluído em uma cláusula de “mudanças no trabalho”. O contrato deve explicitar como as solicitações de mudança, incluindo o processo de pedido de mudança, devem ser tratados. Também pode especificar um formulário de pedido de alteração específico a ser usado ou estabelecer um processo de revisão sobre um determinado valor em dólares, por exemplo.

Concentre-se na verdadeira mudança. Os pedidos de mudança têm como objetivo abordar as mudanças que alteram fundamentalmente o escopo de um projeto ou impactam substancialmente seu preço ou cronograma. Eles não são necessários para pequenas alterações ou trabalho que os clientes esperariam razoavelmente que fossem cobertos pelo contrato original. Por exemplo, contratos de construção normalmente especificam que o trabalho seja feito de acordo com "padrões da indústria de construção" ou "instruções escritas do fabricante". Nesse contexto, um empreiteiro não instalaria uma porta inacabada e, em seguida, criaria um pedido de alteração quando o cliente quisesse que ela fosse pintada.

Pense fora da caixa. Embora incomum, pedidos de alteração podem ser usados ​​simplesmente para sugerir alterações. Por exemplo, os empreiteiros de alguns projetos federais são convidados a sugerir um método ou material diferente se essas mudanças reduzirem os custos.

O que está incluído em um pedido de alteração?

Não existem dois projetos de construção idênticos, portanto, é lógico que nem os pedidos de alteração. Contudo, pedidos de mudança bem construídos geralmente compartilham alguns elementos comuns. Esses incluem:

• UMA Descrição da mudança solicitada e um comparação ao que o acordo original contém. Esta seção deve incluir informações suficientes para o cliente e, potencialmente, um credor compreender prontamente por que o trabalho adicional está além do escopo do contrato original.
• Um resumo detalhado de todos os contratados e, se necessário, custos do subcontratado resultantes da mudança.
• Uma contagem do custo total da mudança.
• Uma declaração contratual sobre a mudança impacto no cronograma do projeto .
• O assinaturas do cliente, o contratante e, se necessário, o credor e / ou subcontratado.

Os pedidos de mudança também devem identificar claramente o projeto relevante, incluindo:

• Número do contrato original;
• Nome do proprietário do projeto e informações de contato;
• Nome do contratante, informações de contato e número de licença;
• Informações do credor, quando aplicável;
• Endereço do projeto; e
• Altere o número do pedido.

Quando ocorrem as requisições de mudança?

Os pedidos de alteração geralmente começam quando um cliente tem uma nova ideia ou deseja modificar recursos já existentes. Mas os contratados podem iniciar um pedido de mudança - talvez eles antecipem um problema à medida que o trabalho avança ou não tenham estimado corretamente o custo do projeto. E às vezes os pedidos de mudança são impulsionados por fatores fora do controle de qualquer uma das partes. Esses motivos podem incluir as condições do local de trabalho, como obstruções que eram desconhecidas antes do início do trabalho, ou problemas ou interrupções na cadeia de abastecimento que atrasam a entrega de materiais. A pandemia, por exemplo, teve um impacto negativo nos sistemas de entrega. O clima ou desastres naturais também podem retardar ou mesmo interromper um projeto. O mesmo pode acontecer com as falhas de design, como especificações imprecisas, que não são aparentes até que um projeto de construção comece.

Como se preparar para requisições de mudança

Um processo de pedido de mudança bem-sucedido começa com a premissa saudável de que todos os projetos serão alterados ao longo do caminho. É por isso que os especialistas concordam que o próprio contrato de construção deve definir como o processo de pedido de alteração deve ser tratado. Com um plano e processo sólidos implementados, os pedidos de alteração podem ser elaborados, alteradas, Concordou em, assinado e executado rapidamente para manter o projeto em andamento.

Um software que automatiza esse processo e rastreia cada etapa pode ser útil. Além disso, uma empresa de construção vai querer garantir que seus gerentes de projeto possam comunicar claramente as mudanças que julgarem necessárias, porque eles são necessários, seu impacto potencial no projeto e uma estimativa de custo precisa, e ser capaz de explicar essas mudanças para suas equipes e outros jogadores-chave. Se um credor estiver envolvido e a mudança aumentar significativamente o custo do projeto, certifique-se de que a equipe saiba qual formato é necessário e quais informações o banco precisará para assinar.

Em todos os casos, adesão às melhores práticas de contabilidade de construção, como custo de trabalho e documentação meticulosa, tornará mais simples de montar - e defender, se necessário - alterar pedidos.

5 etapas para o processo de requisição de mudança

Qualquer mudança em um projeto de construção que envolva trabalho fora do escopo original do contrato requer um pedido de mudança. Mas há muito trabalho a ser feito antes de redigir um pedido oficial de mudança. Aqui estão as etapas de um processo de pedido de mudança eficaz:

1. Comece a conversa. Independentemente de quem inicia uma possível mudança, a primeira etapa é o proprietário do projeto e o contratado discutirem qual é a mudança, por que está sendo solicitado e como isso afetará o custo e o cronograma do projeto. Todos precisam sair na mesma página.

2. Estabeleça as bases. Próximo, o contratante precisa definir o preço da mudança. Se a mudança expandir o projeto, despesas adicionais podem incluir planos de construção revisados, mão de obra extra e novos materiais e equipamentos. O cronograma do projeto provavelmente também precisará ser ajustado.

3. Reveja os números com o cliente e o credor, se necessário. Se a estimativa do contratante for mais do que o cliente deseja gastar - ou se o banco aprovar - ou estender demais o cronograma estimado, o processo pode parar aqui. Ou pode significar que as partes devem voltar ao início do processo para discutir outras opções.

4. Elabore uma proposta de pedido de mudança. Depois que todos concordam com os custos, o contratante enviará uma proposta de pedido de alteração - não o pedido final - para revisão do cliente. Pode demorar algumas revisões para chegar a um acordo.

5. Escreva e assine o pedido de alteração. Assim que o cliente concordar com os termos da proposta, o contratante pode rascunhar o pedido de mudança real. Ambas as partes devem assiná-lo - e então o trabalho pode começar.

Causas comuns de requisições de mudança

Uma variedade de problemas pode surgir durante a construção. Eles são esperados, e eles são a razão pela qual existem pedidos de alteração em primeiro lugar. Os problemas comuns que levam a pedidos de alteração incluem:

Erros ou omissões de desenho

Idealmente, todos os erros, como uma especificação incorreta ou omissão no plano de construção original, são identificados e corrigidos antes do início do projeto. Mas se eles forem pegos quando a construção estiver em andamento, eles podem ser substanciais o suficiente para exigir um pedido de alteração.

Estimativas imprecisas

As estimativas são apenas isso. Tudo o que precisamos é um número - em custo de materiais, horas de mão de obra ou cronograma do projeto - estar fora por mais do que uma variação aceitável para exigir um pedido de alteração.

Mudanças no escopo do trabalho

De mudanças no design a substituições de materiais, os clientes freqüentemente mudam de ideia. Quando eles fazem, um pedido de alteração é necessário. Por exemplo, a mudança de bancadas de quartzo para mármore mudará o preço do material e da mão de obra qualificada. Ou, a decisão de transformar um estacionamento em uma garagem irá alterar significativamente o escopo de um projeto, custo e cronograma.

Os clientes e contratados devem concordar desde o início sobre uma quantia em dólares quando um pedido de alteração deve ser implementado. Por exemplo, transformar o quartzo artificial em granito de médio porte, em vez de mármore, pode somar apenas alguns dólares por pé corrido; o contratante pode ter uma almofada suficiente construída para absorver isso, ou pode cortar em ladrilhos ou ferragens de gabinete.

Custos de material

Projetos de construção prolongados são inerentemente vulneráveis ​​à variabilidade nos custos dos materiais. O compensado de revestimento que custava US $ 40 a folha no início do trabalho pode chegar a US $ 55 no momento em que os subcontratados devem fazer um novo pedido. Um armário extra aqui, plantações adicionais lá, e logo o projeto excedeu seu orçamento de material. Os pedidos de alteração ajudam a gerenciar os aumentos de custos antes que saiam do controle e afetem a lucratividade.

Condições ocultas no local de trabalho

Problemas comuns encontrados ao longo do caminho de um projeto podem incluir madeira apodrecida, vazamentos lentos, infestações de pragas e bolsas de amianto. Esses problemas devem ser corrigidos, necessitando de um pedido de alteração. Em grandes projetos, os empreiteiros também podem se deparar com linhas subterrâneas imprevistas ou saliências, ou descobrir que o conselho de planejamento de um município impõe condições inesperadas com base no zoneamento ou outros fatores.

Eventos não planejados

Os pedidos de mudança podem ser necessários para corrigir ou compensar eventos externos que interrompem um projeto. Tais eventos podem incluir greves trabalhistas, vandalismo, clima, desastres naturais e até mesmo um cliente que enfrenta um déficit de caixa ou crédito e precisa reduzir drasticamente um projeto.

Inspeções reprovadas

Os inspetores podem encontrar violações do código em um projeto de construção. Talvez a folga do sótão seja insuficiente, ou painéis elétricos adicionais são necessários. Os inspetores também podem encontrar problemas não relacionados ao projeto principal. Durante a reforma de um prédio, por exemplo, eles podem descobrir que o sistema de ar condicionado não foi instalado corretamente. O trabalho necessário em todos esses cenários exigirá um pedido de alteração.

Dicas para disputas de requisição de mudança

Um processo de pedido de mudança eficaz, no qual todas as modificações e custos associados são bem documentados e as assinaturas são coletadas de todas as partes interessadas, é a chave para minimizar divergências sobre o que foi acordado. Mas as discussões podem acontecer mesmo assim.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais os empreiteiros podem minimizar ou contornar as disputas:

• Vá em ordem. Quando o pedido de alteração é assinado é quase tão importante quanto tê-lo em primeiro lugar. O trabalho não deve começar até que o pedido de alteração seja concluído e assinado.

• Cubra todas as bases. Um projeto pode incluir mais de um contrato, portanto, um pedido de alteração para um pode não se aplicar aos outros. Por exemplo, se o cliente e o contratado assinam um pedido de alteração, mas se esquecem de obter um para um subcontratado, pode haver uma lacuna no escopo do trabalho que pode ser contestada posteriormente.

• Certifique-se de que o credor está a bordo. No mínimo, os contratados devem se reservar o direito de verificar com o credor do cliente para garantir que haja fundos suficientes disponíveis para cobrir o pedido de alteração.

• Confie nos fatos. Podem surgir disputas sobre se o trabalho em questão realmente constituiu uma mudança - o que pode ser respondido por um juiz não familiarizado com o trabalho ou indústria. Os empreiteiros precisam se armar com fatos para fazer o caso. Isso pode incluir tudo, desde documentos de pré-licitação e pedidos de trabalho de campo a fotografias, cartões de ponto dos funcionários e correspondência do projeto.

Exemplos de pedido de mudança

Provavelmente, há tantos exemplos de pedidos de alteração quanto projetos de construção. Pegar, por exemplo, uma pequena empresa que assinou contrato com uma construtora para construir o seu primeiro espaço de escritórios. Não muito depois do início do trabalho, o cliente decide alterar o design da entrada. Ela também deseja atualizar o material de piso originalmente especificado de carpete para ladrilho em todo o espaço. Como essas mudanças estão fora do escopo de trabalho original do contrato, eles exigem dois pedidos de mudança separados que levam em consideração as despesas adicionais, cronogramas revisados ​​e outras considerações. Por exemplo, um arquiteto pode ser necessário para o redesenho da entrada. Podem ser necessários instaladores qualificados para o ladrilho. Os pedidos de alteração especificam esses detalhes e entram em vigor assim que todas as partes, incluindo subcontratados, assinaram-nos.

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Poucos projetos de construção terminam sem mudanças que modifiquem o escopo original da obra. Embora os pedidos de alteração sejam usados ​​para abordar muitos tipos diferentes de modificações, todos eles têm certos elementos em comum. Em vez de reinventar a roda cada vez que uma é necessária, este modelo de pedido de alteração para download pode ser usado para agilizar o processo.

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Melhore o gerenciamento de pedidos de mudança com software

Em meio à atual revolução dos negócios digitais, não deve ser surpresa que o software pode ser uma virada de jogo na construção, também. Algumas soluções podem ajudar a minimizar a necessidade de pedidos de alteração e despesas relacionadas em primeiro lugar, como ferramentas de visualização que criam planos de construção mais precisos. Além disso, uma plataforma robusta de planejamento de recursos empresariais (ERP) e software de automação de serviços profissionais (PSA) com recursos de gerenciamento de produção integrados permitem que os contratados conectem vários elementos do gerenciamento de projetos para que o trabalho seja feito com mais eficiência e sem erros inerentes aos processos manuais. A integração relacionada permite que um contratante acesse seus registros financeiros, insira um pedido de alteração, envie o pedido de alteração e ajuste a programação em minutos.

As mudanças são esperadas com qualquer projeto de construção. Seja iniciado pelo cliente ou pelo contratante, qualquer coisa que altere o escopo de trabalho contratado original, custos ou cronograma do projeto requer um pedido de mudança assinado que captura essas modificações. Como as mudanças são tão comuns, os especialistas aconselham a preparação de um processo para lidar com os pedidos de alteração diretamente no contrato do projeto original. Isso pode ajudar a minimizar disputas e má vontade, não pagamento e possível ação legal.

Perguntas frequentes sobre pedidos de alteração

P:Por que é importante ter um pedido de alteração?

UMA: Um pedido de alteração é oficial, modificação documentada em um contrato de projeto de construção existente. Ele pode ser iniciado pelo proprietário do projeto ou pelo empreiteiro. O cliente e o contratado devem concordar com os termos e assinar o acordo para que um pedido de alteração seja válido. Isso protege todas as partes. Sem um pedido de alteração, disputas sobre alterações podem levar à má vontade, atrasado - ou nenhum - pagamento, ações adversas por parte dos credores e até ações judiciais.

P:Como você redige um pedido de alteração?

UMA: Um pedido de alteração pode ser criado em um documento, planilha ou em papel. Porque são adendos aos contratos, eles devem incluir alguns elementos padrão:

• Uma comparação entre a mudança proposta e o contrato ou licitação original.
• Um resumo detalhado de todos os custos do contratado e subcontratado resultantes da mudança.
• Um resumo do custo total da mudança.
• Uma declaração contratual sobre o impacto que a mudança terá no cronograma do projeto.
• As assinaturas de todas as partes.

P:Quem prepara um pedido de alteração?

UMA: Geralmente, um contratante principal prepara um pedido de alteração. Contudo, se subcontratados estiverem envolvidos, pode caber a eles redigir seus próprios pedidos de alteração para suas partes do trabalho. De outra forma, componentes de seu trabalho podem ser negligenciados ou a responsabilidade pelos custos pode ser contestada.

P:Um empreiteiro pode recusar um pedido de alteração?

UMA: Um pedido de alteração é válido quando o proprietário do projeto (cliente) e o contratado o assinam. Mas se as partes não podem concordar, o proprietário pode usar uma diretiva de mudança de construção (CCD) em vez disso. Um CCD é uma instrução unilateral que não requer consenso. De acordo com a American Bar Association, os contratantes não podem recusar-se a cumprir o CCD - fazê-lo é uma violação do contrato. Contudo, isso não significa que os contratados devem ceder às demandas que alteram fundamentalmente a obrigação inicial do contratante. A doutrina fundamental da mudança protege os empreiteiros de concordar em construir uma igreja e, em seguida, serem forçados a construir um hotel em seu lugar, por exemplo.